CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP 1.Cơ sở lý luận của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 1.1 Một số khái niệm cơ bản liên quan đến kế toán nguyên vật liệu Hàng tồn kho (theo chuẩn mực kế toán VN số 02- Hàng tồn kho) là những tài sản: Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Hàng tồn kho bao gồm: Hàng hóa mua về để bán Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán; Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm; Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường Chi phí dịch vụ dở dang. Theo chuẩn mực kế toán số 02: Nguyên vật liệu là một bộ phận của hàng tồn kho, sử dụng trong quá trình SX,KD hoặc cung cấp dịch vụ, nó bao gồm cả vật liệu tồn kho, vật liệu gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường.2 Đặc điểm của nguyên vật liệu. Các nguyên vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh (một chu kỳ sản xuất kinh doanh).
Toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu được chuyển trực tiếp vào sản phẩm, là căn cứ cơ sở để tính giá thành. Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng cao trong tổng chi phí sản xuất, do vậy trong giá thành sản phẩm thì chi phí NVL vật liệu cũng chiếm tỷ trọng đáng kể. Nguyên vật liệu là những tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho, vật liệu tham gia giai đoạn đầu của quá trình sản xuất kinh doanh để hình thành nên sản phẩm mới, chúng rất đa dạng và phong phú về chủng loại. Nguyên vật liệu là cơ sở vật chất hình thành nên thực thể sản phẩm, chúng sẽ thay đổi về hình thái, không giữ nguyên được trạng thái ban đầu khi đưa vào sản xuất.TS Nguyễn Phú Giang 4 SVTH: Nguyễn Thùy Dung Luan van Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán – Kiểm toán Về mặt kỹ thuật, nguyên vật liệu là những tài sản vật chất tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau, đời sống lý hoá phức tạp nên dễ bị tác động của thời tiết, khí hậu và môi trường xung quanh.
Từ những đặc điểm trên cho thấy nguyên vật liệu có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh sản xuất của các doanh nghiệp. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu: Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, lợi nhuận đã trở thành mục đích cuối cùng của sản xuất kinh doanh. Mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi phí và lợi nhuận ngày càng được quan tâm. Vì thế các doanh nghiệp đều ra sức tìm con đường giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm.
Trong khâu thu mua: các doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành thu mua nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác của doanh nghiệp. Tại đây đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại và giá cả. Trong khâu dự trữ và bảo quản: để quá trình sản xuất được liên tục phải dự trữ nguyên vật liệu đầy đủ, không gây gián đoạn sản xuất nhưng cũng không được dự trữ quá lượng cần thiết gây ứ đọng vốn, tốn diện tích. Đồng thời phải thực hiện đầy đủ chế độ bảo quản theo tính chất lý hoá học của vật liệu.
Trong khâu sử dụng: doanh nghiệp cần tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giá nguyên vật liệu có trong giá vốn của thành phẩm. Do vậy trong khâu sử dụng phải tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hiệu quả. Do vậy với tỷ trọng chiếm khoảng 60-70% tổng chi phí, nguyên vật liệu cần được quản lý thật tốt. Nếu doanh nghiệp biết sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý thì sản phẩm làm ra càng có chất lượng tốt mà giá thành lại hạ tạo ra mối tương quan có lợi cho doanh nghiệp trên thị trường.
Quản lý nguyên vật liệu càng khoa học thì cơ hội đạt hiệu quả kinh tế càng cao. Với vai trò như vậy nên yêu cầu quản lý nguyên vật liệu cần chặt chẽ trong tất cả các khâu từ khâu thu mua, dự trữ và bảo quản đến khâu sử dụng.TS Nguyễn Phú Giang 5 SVTH: Nguyễn Thùy Dung Luan van Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán – Kiểm toán 1.3 Phân loại nguyên vật liệu Trong thực tế của công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặc trưng dùng để phân loại nguyên vật liệu thông dụng nhất là vai trò và công dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Theo đặc trưng này, ở các doanh nghiệp được phân ra các loại sau đây: NVL chính: là những NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể, vật chất, thực thể chính của sản phẩm. NVL chính bao gồm bán thành phẩm, mua ngoài với mục đích tiếp tục chế tạo ra sản phẩm.
NVL phụ : là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi hình dáng bề ngoài, tăng chất lượng sản phẩm. Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất như xăng, dầu,… phục vụ cho phương tiện vận tải. Phụ tùng thay thế: Là những vật tư, phụ tùng, chi tiết được sử dụng thay thế, sửa chữa những máy móc thiết bị, phương tiện vận tải… Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm những vật liệu, thiết bị, công cụ, vật kết cấu dung cho xây dựng cơ bản. Vật liệu khác: là những vật liệu chưa được xếp vào những loại trên, thường là những vật liệu loại ra từ sản xuất như sắt, thép, gỗ vụn hay phế liệu thu hồi từ thanh lí TSCĐ.
Ngoài ra, tùy thuộc vào yêu cầu quản lí và hạch toán chi tiết của doanh nghiệp mà trong từng loại nguyên vật liệu trên lại chia thành từng nhóm: Căn cứ vào nguồn gốc, nguyên vật liệu được chia thành: Nguyên vật liệu mua ngoài và nguyên vật liệu tự chế, gia công. Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng, nguyên vật liệu được chia thành: o Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất kinh doanh; o Nguyên vật liệu dùng cho công tác quản lý và nguyên vật liệu dùng cho các mục đích khác.TS Nguyễn Phú Giang 6 SVTH: Nguyễn Thùy Dung Luan van Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán – Kiểm toán 1. Kế toán nguyên vật liệu theo chuẩn mực kế toán Việt Nam 1. Chuẩn mực kế toán số 01 Chuẩn mực số 01 - Chuẩn mực chung được ban hành theo Quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2002 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Theo chuẩn mực này, việc hạch toán NVL phải tuân thủ các nguyên tắc, các yêu cầu cơ bản của kế toán. Về hạch toán nguyên vật liệu cần tuân thủ các nguyên tắc sau: Cơ sở dồn tích: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quan đến NVL phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền. Giá gốc: NVL phải được ghi nhận theo giá gốc. Giá gốc của NVL được tính theo số tiền hoặc khoản tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của NVL vào thời điểm NVL được ghi nhận.
Nhất quán: Các phương pháp kế toán áp dụng trong trong đánh giá nguyên vật liệu phải đảm bảo tính nhất quán. Điều đó có nghĩa là kế toán đã lựa chọn phương pháp kế toán nguyên vật liệu nào thì phải áp dụng phương pháp đó trong suốt niên độ kế toán, đồng thời các loại vật tư tương tự nhau phải áp dụng cùng một chính sách. Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp kế toán nguyên vật liệu đã chọn nhưng phải đảm bảo phương pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lí hơn, đồng thời phải giải thích được ảnh hưởng của sự thay đổi đó. Thận trọng: Nguyên tắc này đòi hỏi kế toán NVL phải được lập dự phòng khi giá trị thuần có thể thực được thấp hơn giá gốc.
Về yêu cầu cơ bản đối với kế toán NVL thì các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến NVL phải được ghi nhận một cách trung thực, khách quan, đầy đủ, kịp thời, dễ hiểu và có thể so sánh được giữa các kỳ kế toán. Chuẩn mực kế toán số 02 Nguyên vật liệu là một bộ phận của hàng tồn kho nên việc xác định giá trị của NVL được áp dụng theo chuẩn mực kế toán số 02 - Hàng tồn kho được ban hành theo quyết định số 149/2001/QĐ - BTC ngày 31/12 năm 2001 của Bộ tài chính. NVL được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được.TS Nguyễn Phú Giang 7 SVTH: Nguyễn Thùy Dung Luan van Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán – Kiểm toán Giá gốc NVL bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được NVL ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
Chi phí mua NVL bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua NVL. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ (-) khỏi chi phí mua. Chi phí liên quan trực tiếp khác tính vào giá gốc NVL bao gồm các khoản chi phí khác ngoài chi phí mua và chi phí chế biến NVL.