CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP. Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu. Khái niệm nguyên vật liệu. Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02: Nguyên vật liệu là một bộ phận của hàng tồn kho, sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ, nó bao gồm cả vật liệu tồn kho, vật liệu gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường.
Ngoài ra, còn có một số khái niệm khác về nguyên vật liệu: - Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là đối tượng lao động do mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh , tạo ra sản phẩm mới cho doanh nghiệp. - Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, giá trị nguyên vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo nên giá trị của sản phẩm dịch vụ tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp sản xuất thì giá trị nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn và chủ yếu trong giá trị sản phẩm. Đặc điểm nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu được mua sắm bằng vốn lưu động, được hình thành từ các nguồn khác nhau, trong đó chủ yếu là mua ngoài. Khác với tư liệu lao động, nguyên vật liêu chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất nhất định Giá trị nguyên vật liệu được chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm mới làm ra. Chi phí vật liệu thường chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu. * Vị trí của nguyên vật liệu.
Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là bộ phận cơ bản cấu thành thực thể sản phẩm. Trong quá trình sản xuất, vật liệu chỉ tham gia vào chu kì sản xuất, bị tiêu hao và dịch chuyển toàn bộ một lần vào giá thành sản phẩm. Chi phi về các loại nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất. Do vậy, tăng GVHD: TS.
Tạ Quang Bình 1 SVTH: Nguyễn Thị Phương Luan van Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Kế toán – Kiểm toán cường công tác quản lý kế toán nguyên vật liệu đảm bảo cho việc sử dụng tiết kiệm nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có ý nghĩa rất quan trọng. Xét về mặt hiện vật, nguyên vật liệu chỉ tham gia một lần vào một chu kỳ sản xuất và khi tham gia vào quá trình sản xuất đó, nguyên vật liệu được tiêu hao toàn bộ, không giữ hình thái vật chất ban đầu, giá trị nguyên vật liệu được dịch chuyển toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Xét về mặt giá trị, nguyên vật liệu là thành phẩm quan trọng của vốn lưu động trong doanh nghiệp. Vì vậy, việc tăng tốc độ luân chuyển vốn lưu động không thể tách rời việc sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, tiết kiệm và có kế hoạch.
* Vai trò của nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu có vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp, nó là đối tượng sản xuất phục vụ cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy vật liệu không chỉ quyết định đến số lượng sản phẩm mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm tạo ra. Nguyên vật liệu có đảm bảo quy cách, chủng loại đa dạng thì sản phẩm sản xuất ra mới đạt yêu cầu và phục vụ cho nhu cầu ngày càng cao của xã hội.
Như vậy vật liệu có một giá trị vô cùng quan trọng không thể phủ nhận trong quá trình sản xuất kinh doanh. Một hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp không thể thực hiện được nếu thiếu một trong ba yếu tố: Lao động, tư liệu lao động, và đối tượng lao động. Trong đó con người với tư cách là chủ thể lao động sử dụng tư liệu lao động và đối tượng lao động để tạo ra của cải vật chất. Trong doanh nghiệp sản xuất biểu hiện cụ thể của đối tượng lao động là nguyên vật liệu.
Chi phí về vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành sản phẩm và là bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp. Nó không chỉ làm đầu vào của quá trình sản xuất mà còn là một bộ phận quan trọng của hàng tồn kho được theo dõi bảo quản và lập dự phòng khi cần thiết. Do vật liệu có vai trò quan trọng như vậy nên công tác kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất phải được thực hiện một cách toàn diện để tạo điều kiện quản lý vật liệu, thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ kịp thời, đồng bộ những vật liệu cần sản xuất, dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm ngăn ngừa các hiện tượng hư hao, mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. Tạ Quang Bình 2 SVTH: Nguyễn Thị Phương Luan van Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Kế toán – Kiểm toán 1.
Nguyên tắc và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu khi nhập – xuất - tồn kho. Quản lý nguyên vật liệu là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội, từ xa xưa khi con người chế tạo ra một vật dụng nào đó họ đã biết tính toán xem nên dùng nguyên vật liệu nào cho phù hợp, khối lượng nguyên vật liệu là bao nhiêu và làm như thế nào cho có hiệu quả cao nhất. Khi nền sản xuất xã hội càng phát triển thì các phương pháp quản lý nguyên vật liệu cũng phát triển ngày càng hoàn thiện hơn. Đáp ứng nhu cầu sản xuất ngày càng phát triển và mở rộng hơn và đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp là phải kinh doanh có lãi thì quá trình sản xuất nhất thiết phải giảm chi phí trong đó có chi phí nguyên vật liệu tức là phải thu mua, quản lý, sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm, hiệu quả và có kế hoạch.
Chính vì vậy quản lý nguyên vật liệu là một nhiệm vụ tất yếu không thể thiếu được trong chu trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc quản lý nguyên vật liệu muốn được hiệu quả cần phải quản lý cả về số lượng và chất lượng đồng bộ ở tất cả các khâu. + Khâu nhập: Tổ chức quản lý thu mua sao cho nguyên vật liệu được thu mua đúng chủng loại mẫu mã, đảm bảo các chỉ tiêu chất lượng, đầy đủ về số lượng, kịp về thời gian giá cả hợp lý so với kế hoạch thu mua của doanh nghiệp, góp phần tạo điều kiện cho sản xuất, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, nâng cao chất lượng sản phẩm và hạ giá thành sản xuất. + Khâu xuất: Tổ chức quản lý việc sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm hợp lý, đúng mẫu mã chủng loại phù hợp với quy trình sản xuất.
Mặt khác trong suốt quá trình sử dụng phải quản lý chặt nguyên vật liệu cả về số lượng và chất lượng tránh để hư hỏng hay thất thoát để góp phần tăng hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. + Khâu dự trữ: Phải tạo điểu kiện cho quá trình sản xuất được tiến hành lien tục, cần quan tâm quản lý tốt khâu này. Tổ chức việc dự trữ sao cho đúng với mức tối đa hay tối thiểu để tránh tình trạng ứ đọng hay gián đoạn trong quá trình sản xuất. Tạ Quang Bình 3 SVTH: Nguyễn Thị Phương Luan van Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Kế toán – Kiểm toán + Khâu bảo quản: Tổ chức bảo quản phải đảm bảo theo đúng chế độ quy định về tổ chức hệ thống kho, bến bãi hợp lý, để nguyên vật liệu không thất thoát, hư hỏng, kém phẩm chất ảnh hưởng xấu đến chất lượng sản phẩm.
Nói tóm lại để quản lý tốt nguyên vật liệu cần phải tổ chức quản lý phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu và đặc điểm về sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, phải có các biện pháp quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu trong tất cả các khâu. Việc thực hiện đúng các quy định chế độ tránh hư hỏng mất mát… trong tất cả các khâu là cách quản lý nguyên vật liệu hiệu quả nhất. * Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện những nhiệm vụ sau : - Thường xuyên kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ, sử dụng vật liệu thừa, thiếu hoặc gây ứ đọng nhằm hạn chế tối đa mọi thiệt hại có thể xảy ra. - Xác định chính xác phản ánh đầy đủ kịp thời số lượng và giá trị thực tế nguyên vật liệu sử dụng, tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh, phân bổ giá trị vật liệu sử dụng cho từng đối tượng tính giá thành phải chính xác, phù hợp.
- Phân tích kiểm tra, giám sát tình hình bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu trong doanh nghiệp nhằm phát huy những mặt làm được và khắc phục những mặt còn tồn tại góp phần nâng cao hiệu quả quản lí. Phân loại nguyên vật liệu. Trong quá trình sản xuất kinh doanh hay thi công công trình, nguyên vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, nhiều thứ có vai trò và tính năng lý hóa khác nhau, có sự biến động tăng giảm thường xuyên liên tục hằng ngày. Vì vậy để thuận tiện cho việc quản lí và hạch toán chặt chẽ, chi tiết và chính xác từng loại vật liệu một cách khoa học, hợp lí đòi hỏi các doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu.
Trong thực tế công tác quản lí và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặc trưng dùng để phân loại nguyên vật liệu thông dụng nhất đó là căn cứ vào vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất, vật liệu được chia làm các loại sau: - Nguyên vật liệu chính ( NVLC ): Là nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình sản gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm. Tạ Quang Bình 4 SVTH: Nguyễn Thị Phương Luan van Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Kế toán – Kiểm toán - Nguyên vật liệu phụ ( NVLP ): Là loại nguyên vật liệu chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh như là kết hợp với nguyên vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bên ngoài, tăng thêm chất lượng của sản phẩm, hàng hóa hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, phục vụ cho quá trình lao động.