Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, nguyên vật liệu là đối tượng lao động trực tiếp cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm và là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn, dao động từ 60% đến 80% trong tổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Việc quản lý và tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu có vai trò quyết định đến việc kiểm soát hao hụt, hạ giá thành, thúc đẩy hiệu quả sử dụng vốn lưu động và gia tăng tích lũy cho doanh nghiệp.

Khóa luận tốt nghiệp được thực hiện tại Công ty Cổ phần Công nghiệp thương mại Sông Đà – đơn vị chuyên sản xuất các loại bao bì xi măng và kinh doanh đa ngành. Trong quá trình khảo sát thực tế, tác giả nhận thấy công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu tại công ty còn bộc lộ một số vấn đề thực tiễn:

  • Việc sử dụng nguyên vật liệu ở các phân xưởng còn lãng phí, gây thiếu hụt cục bộ vật liệu trong quá trình sản xuất.
  • Do quy trình sản xuất theo dây chuyền qua nhiều công đoạn gia công phức tạp nên giá thành sản phẩm còn ở mức cao.
  • Quy trình thu thập, luân chuyển chứng từ nguyên vật liệu còn chậm trễ, vẫn xảy ra hiện tượng ghi sai, ghi thiếu thông tin.
  • Doanh nghiệp chưa chú trọng đúng mức đến công tác kiểm kê nguyên vật liệu định kỳ.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể:

  1. Mục tiêu lý luận: Hệ thống hóa, phân tích các vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất theo hệ thống Chuẩn mực kế toán Việt Nam và Chế độ kế toán hiện hành ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
  2. Mục tiêu thực tiễn: Khảo sát thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Công nghiệp thương mại Sông Đà từ khâu lập chứng từ ban đầu, tính giá, ghi chép sổ sách chi tiết và tổng hợp đến khâu lập báo cáo; qua đó chỉ ra các tồn tại và đề xuất giải pháp hoàn thiện.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Kế toán nguyên vật liệu phục vụ sản xuất sản phẩm bao bì tại Công ty Cổ phần Công nghiệp thương mại Sông Đà.
  • Phạm vi không gian: Tại Công ty Cổ phần Công nghiệp thương mại Sông Đà (Cụm công nghiệp Yên Nghĩa, Phường Yên Nghĩa, Quận Hà Đông, TP. Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Đề tài thực hiện từ ngày 26/02/2016 đến ngày 28/04/2016.
  • Dữ liệu nghiên cứu: Số liệu kế toán thu thập trong Quý 1 năm 2016.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nội dung dựa trên khung pháp lý và hệ thống lý thuyết kế toán tài chính doanh nghiệp:

  • Văn bản pháp luật và chuẩn mực áp dụng: Luật Kế toán ngày 17/06/2003; Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01 (VAS 01 - Chuẩn mực chung theo Quyết định 165/2002/QĐ-BTC); Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02 - Hàng tồn kho theo Quyết định 149/2001/QĐ-BTC); Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính thay thế Quyết định 15/2006/QĐ-BTC; cùng Giáo trình Kế toán tài chính của Trường Đại học Thương Mại (NXB Thống kê, 2010).
  • Các nguyên tắc kế toán chi phối: Nguyên tắc cơ sở dồn tích, giá gốc, hoạt động liên tục, nhất quán, phù hợp, trọng yếu và thận trọng.

Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu được tác giả sử dụng trong nghiên cứu:

  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập và phân tích tài liệu lý luận (văn bản quy phạm pháp luật, chuẩn mực, giáo trình) cùng hệ thống tài liệu nội bộ do Phòng Tài chính - Kế toán của công ty cung cấp gồm hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm, sổ chi tiết nguyên vật liệu, thẻ kho và sổ cái Tài khoản 152 trong Quý 1/2016.
  • Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Trao đổi trực tiếp vào ngày 29/02/2016 với cán bộ quản lý và chuyên môn tại công ty, bao gồm Tổng Giám đốc (ông Nguyễn Trọng Trãi) và Kế toán trưởng (bà Nguyễn Hồng Minh) nhằm làm rõ phương pháp hạch toán, chế độ áp dụng, luân chuyển chứng từ và những khó khăn trong quản lý vật tư.
  • Phương pháp quan sát: Quan sát trực tiếp quy trình luân chuyển chứng từ, cách thức phân công lao động kế toán, thao tác nhập dữ liệu vào phần mềm máy tính và lập báo cáo tài chính tại doanh nghiệp.
  • Phương pháp xử lý dữ liệu: Sử dụng phương pháp so sánh (đối chiếu giữa lý thuyết chuẩn mực với thực tế áp dụng, đối chiếu số liệu chứng từ gốc với sổ chi tiết và sổ cái) kết hợp phương pháp tổng hợp dữ liệu để rút ra các đánh giá định tính và định lượng.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp

Chương 1 hệ thống hóa toàn bộ khung lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất:

  • Khái niệm và đặc điểm: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động cấu thành thực thể sản phẩm, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm mới.
  • Phân loại nguyên vật liệu:
    • Theo nội dung kinh tế: Nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản.
    • Theo nguồn hình thành: Mua ngoài, tự gia công chế biến, nhận góp vốn liên doanh hoặc cấp phát.
    • Theo mục đích sử dụng: Trực tiếp sản xuất sản phẩm, phục vụ quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp hoặc bán hàng.
  • Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu: Xác định giá thực tế nhập kho (theo giá mua chưa thuế/có thuế, chi phí thu mua, trừ chiết khấu/giảm giá) và phương pháp tính giá thực tế xuất kho (Bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ, bình quân sau mỗi lần nhập, Nhập trước - Xuất trước FIFO, Nhập sau - Xuất trước LIFO, phương pháp giá đích danh và phương pháp giá hạch toán dùng hệ số giá).
  • Quy định chứng từ và tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC: Trình bày quy trình luân chuyển 6 bước đối với nhập kho và 6 bước đối với xuất kho. Kết cấu Tài khoản 152 (Nguyên liệu, vật liệu) cùng các tài khoản cấp 2 (TK 1521, TK 1522, TK 1523, TK 1524, TK 1525, TK 1528) và quan hệ đối ứng với các tài khoản liên quan (TK 111, 112, 133, 331, 151, 154, 621, 627, 641, 642, 611).
  • Trình bày đặc trưng và quy trình ghi sổ của 5 hình thức kế toán: Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ cái, Chứng từ - Ghi sổ, Nhật ký - Chứng từ và hình thức kế toán trên máy vi tính.

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần công nghiệp thương mại Sông Đà

Chương 2 phản ánh toàn diện tình hình tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại đơn vị nghiên cứu:

  • Tổng quan doanh nghiệp: Thành lập năm 1996 (Quyết định số 05/TCT-TCLĐ của Tổng công ty Xây dựng Sông Đà), chuyển đổi cổ phần hóa năm 2003 theo Quyết định 383QĐ/BXD với vốn điều lệ ban đầu 4 tỷ đồng (Nhà nước nắm 54,41%). Công ty tăng vốn điều lệ qua các giai đoạn lên 5 tỷ đồng (2005), 8 tỷ đồng (2006, niêm yết mã chứng khoán STP trên Sở GDCK Hà Nội), 15 tỷ đồng (tháng 4/2007) và đạt 70 tỷ đồng vào cuối năm 2007 khi đổi tên thành Công ty Cổ phần Công nghiệp thương mại Sông Đà. Công ty được cấp chứng chỉ ISO 9001:2000 vào ngày 18/01/2003.
  • Cơ cấu tổ chức và lĩnh vực hoạt động: Năng lực sản xuất bao bì xi măng đạt từ 40 đến 60 triệu sản phẩm/năm cung cấp cho Xi măng Chinfon, Hoàng Thạch, Hoàng Mai, Bỉm Sơn; công nghệ dây chuyền nhập khẩu từ Đài Loan, Ấn Độ, Nhật Bản. Cơ cấu gồm 2 phân xưởng sản xuất (Xưởng 1: kéo sợi và dệt; Xưởng 2: tráng phức, dựng bao và may).
  • Tổ chức bộ máy kế toán: Tổ chức theo mô hình tập trung tại Phòng Tài chính - Kế toán gồm Kế toán trưởng, Kế toán tiền lương và thuế (kiêm BHXH, BHYT, KPCĐ), Kế toán ngân hàng, Kế toán vật tư và Thủ quỹ.
  • Chính sách kế toán áp dụng: Áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC, sử dụng phần mềm kế toán KT SAS (Song Da Accounting System), hình thức sổ Nhật ký chung, phương pháp kế toán hàng tồn kho kê khai thường xuyên, tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ, trích khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
  • Danh mục và phân loại nguyên vật liệu thực tế:
    • Nguyên vật liệu chính: Nhựa PP kéo sợi và tráng màng (mã 1520201, 1520202); Hạt Taical/Vical CaCO3 gồm Taical tráng màng và kéo sợi (mã 1520213, 1520214, 1520216, 1520217); Giấy Kraft các loại (khổ 550, 1020, 900, 1385...) nhập từ các đơn vị như CP Giấy Vạn Điểm, Giấy Việt Trì, Lâm Anh, SCG Trading Thái Lan, NISSHO, Vicem Bỉm Sơn.
    • Vật liệu phụ và hóa chất: Mực in (mã 1520301), chỉ may (mã 1522175), dây buộc, màng căng PE, chất chống nấm mốc, hạt nhựa UV, phụ gia tẩy trắng.
    • Nhiên liệu: Sử dụng trực tiếp điện năng cho hệ thống máy dệt và máy kéo sợi.
  • Thực trạng tính giá và hạch toán:
    • Tính giá nhập kho: Giá thực tế ghi nhận tại thời điểm nhập bằng giá mua ghi trên hóa đơn (chưa bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ). Chi phí thu mua được tập hợp riêng và phân bổ cho các lần nhập vào thời điểm cuối tháng. (Minh chứng: Phiếu nhập kho PN 01/02 L ngày 01/02/2016 nhập 20.000 kg nhựa PP tráng theo Hóa đơn số 0001145).
    • Tính giá xuất kho: Thực hiện tự động trên phần mềm KT SAS theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ khi kế toán nhập số lượng xuất theo phiếu xuất kho (Minh chứng: Phiếu xuất kho PX 08/02 L ngày 04/02/2016 xuất 1.228 kg giấy Hàn Quốc).
    • Trình tự ghi sổ: Dữ liệu từ chứng từ gốc (Phiếu nhập, Phiếu xuất kiêm giấy yêu cầu cấp vật tư) được nhập vào phần mềm để tự động kết chuyển lên Sổ chi tiết NVL (Thẻ kho), Sổ Nhật ký chung và Sổ cái TK 152.

Chương 3: Các kết luận và đề xuất về kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần công nghiệp thương mại Sông Đà

Chương 3 tổng kết các phát hiện nghiên cứu và đề xuất các giải pháp hoàn thiện:

  • Kết quả đạt được: Đơn vị đã cập nhật Chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC; ứng dụng phần mềm KT SAS giúp tự động hóa quá trình tính toán đơn giá bình quân và vào sổ kế toán; thiết lập hệ thống mã số vật tư chi tiết, phân định rõ ràng từng chủng loại giấy Kraft và hạt nhựa.
  • Những tồn tại phát hiện qua khảo sát:
    • Hao hụt và lãng phí vật tư phát sinh ở các công đoạn kéo sợi, dệt và may bao do việc giám sát định mức tiêu hao chưa chặt chẽ.
    • Công tác luân chuyển chứng từ giữa phân xưởng, kho và phòng kế toán còn chậm, việc lập chứng từ đôi khi thiếu chỉ tiêu hoặc sai sót thông tin.
    • Công tác kiểm kê vật tư thực tế chưa được tiến hành định kỳ và đều đặn để đối chiếu số liệu sổ sách với hiện vật tại kho.
    • Việc tách rời chi phí thu mua để phân bổ vào cuối tháng khiến giá trị vật tư xuất dùng trong tháng chưa phản ánh đúng giá gốc thực tế tại thời điểm phát sinh.
  • Giải pháp kiến nghị:
    • Áp dụng "Phiếu giao nhận chứng từ" (Phụ lục 3.1) để kiểm soát thời gian luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận, tránh thất lạc và chậm trễ.
    • Thắt chặt việc xây dựng và quản lý định mức kỹ thuật tiêu hao nguyên vật liệu tại Xưởng 1 và Xưởng 2.
    • Định kỳ tổ chức kiểm kê kho nguyên vật liệu, thành lập ban kiểm kê đầy đủ thành phần để xử lý kịp thời chênh lệch thừa/thiếu.
    • Cải tiến quy trình hạch toán chi phí thu mua trên phần mềm KT SAS để phân bổ ngay hoặc phản ánh sát hơn giá trị thực tế của vật tư nhập kho.

Kết quả và đóng góp

Nội dung Chi tiết theo dữ liệu khóa luận
Doanh nghiệp nghiên cứu Công ty Cổ phần Công nghiệp thương mại Sông Đà (Mã chứng khoán: STP)
Quy mô vốn điều lệ Tăng từ 4 tỷ đồng (năm 2003) lên 70 tỷ đồng (năm 2007)
Chứng chỉ chất lượng ISO 9001:2000 (được cấp ngày 18/01/2003)
Năng lực sản xuất 40 - 60 triệu vỏ bao bì/năm (cung cấp cho Chinfon, Hoàng Thạch, Bỉm Sơn, Hoàng Mai)
Chế độ & Phần mềm Thông tư 200/2014/TT-BTC; Phần mềm KT SAS; Hình thức Nhật ký chung
Phương pháp tồn kho & Xuất kho Kê khai thường xuyên; Bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ
Danh mục vật tư theo dõi 45 danh mục nguyên vật liệu chính, phụ, hóa chất (PP, Taical, Giấy Kraft, chỉ may, mực in...)
Bộ máy kế toán Mô hình tập trung gồm 5 vị trí công việc chuyên trách

Khóa luận đóng góp một trường hợp nghiên cứu thực tế về việc áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC trong việc hạch toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp sản xuất công nghiệp bao bì. Nghiên cứu chỉ ra sự tương thích giữa phần mềm kế toán tự xây dựng (KT SAS) với yêu cầu quản lý vật tư nhiều chủng loại, đồng thời đưa ra mẫu biểu quản lý thực tế (Phiếu giao nhận chứng từ) giúp giải quyết bất cập về độ trễ luân chuyển chứng từ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của nghiên cứu:
    • Phạm vi khảo sát giới hạn trong mảng sản xuất bao bì xi măng tại Công ty Cổ phần Công nghiệp thương mại Sông Đà, chưa đi sâu vào các mảng hoạt động khác của doanh nghiệp như khai thác khoáng sản hay kinh doanh thương mại.
    • Dữ liệu thực tế phân tích chỉ thu thập tập trung trong phạm vi Quý 1 năm 2016 trong thời gian thực tập 2 tháng (26/02/2016 đến 28/04/2016).
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Mở rộng phạm vi sang nghiên cứu kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm bao bì để đánh giá toàn diện mối quan hệ giữa chi phí nguyên vật liệu và giá thành đơn vị.
    • Nghiên cứu nâng cấp hoặc tích hợp phần mềm kế toán KT SAS sang hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) nhằm tự động hóa việc cập nhật chi phí thu mua và quản lý định mức nguyên vật liệu theo thời gian thực.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận có giá trị tham khảo chuyên môn cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Quản lý sản xuất trong việc tìm hiểu quy trình hạch toán nguyên vật liệu thực tế tại doanh nghiệp sản xuất công nghiệp.
  • Doanh nghiệp sản xuất bao bì và hạt nhựa tham khảo hệ thống danh mục mã hóa vật tư chi tiết (gồm 45 nhóm danh mục cụ thể cho hạt nhựa PP, phụ gia Taical, các khổ giấy Kraft và phụ liệu may).
  • Người làm công tác kế toán tham khảo cách thức tổ chức chứng từ, phương pháp phân bổ chi phí thu mua và quy trình luân chuyển số liệu trên phần mềm kế toán máy theo hình thức Nhật ký chung.

Câu hỏi thường gặp

Khóa luận nghiên cứu kế toán nguyên vật liệu tại đơn vị nào và thuộc ngành nghề sản xuất gì?

Nghiên cứu được thực hiện tại Công ty Cổ phần Công nghiệp thương mại Sông Đà (địa chỉ tại Cụm công nghiệp Yên Nghĩa, Hà Đông, Hà Nội). Doanh nghiệp chuyên sản xuất kinh doanh các loại bao bì xi măng với công suất 40 - 60 triệu sản phẩm/năm cung ứng cho các nhà máy xi măng lớn như Hoàng Thạch, Bỉm Sơn, Chinfon, Hoàng Mai.

Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán và phương pháp hạch toán hàng tồn kho nào?

Doanh nghiệp áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, tổ chức sổ theo hình thức Nhật ký chung trên phần mềm KT SAS. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp Kê khai thường xuyên và tính giá trị nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp Bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ.

Nhóm nguyên vật liệu chính phục vụ sản xuất bao bì gồm những loại nào?

Nguyên vật liệu chính gồm ba nhóm: Hạt nhựa PP (nhựa PP kéo sợi và PP tráng màng), Hạt phụ gia Taical/Vical (CaCO3 tráng phủ axit béo dùng cho kéo sợi và tráng màng) và Giấy Kraft các loại (nhập từ Vạn Điểm, Việt Trì, Lâm Anh, Hàn Quốc, Nhật Bản, SCG Thái Lan).

Việc tính giá nguyên vật liệu nhập kho tại công ty có đặc điểm gì?

Tại thời điểm phát sinh nhập kho trong kỳ, giá thực tế của nguyên vật liệu được ghi nhận theo giá mua ghi trên hóa đơn (chưa bao gồm chi phí thu mua, vận chuyển, bốc dỡ). Đến cuối tháng, sau khi tập hợp toàn bộ chi phí thu mua phát sinh, kế toán mới thực hiện phân bổ các chi phí này cho từng lần nhập.

Tác giả phát hiện những hạn chế chính nào trong công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu tại công ty?

Khóa luận chỉ ra 4 hạn chế: (1) Còn lãng phí nguyên vật liệu tại các phân xưởng sản xuất; (2) Luân chuyển chứng từ vật tư còn chậm, xảy ra sai sót thông tin; (3) Chưa chú trọng công tác kiểm kê định kỳ; (4) Chi phí thu mua dồn phân bổ cuối tháng làm cho giá trị xuất kho trong kỳ chưa cập nhật ngay các chi phí liên quan.

Kết luận

Khóa luận của tác giả Trần Thị Ngọc Ánh đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và chuẩn mực VAS 02, đồng thời mô tả chi tiết thực trạng hạch toán tại Công ty Cổ phần Công nghiệp thương mại Sông Đà trong Quý 1/2016. Tác giả đã phân tích rõ nét đặc thù quản lý vật tư ngành sản xuất bao bì trên phần mềm kế toán KT SAS từ khâu lập chứng từ, mã hóa danh mục đến phương pháp tính giá. Các kiến nghị về phiếu giao nhận chứng từ và kiểm soát định mức tiêu hao được đề xuất phù hợp với thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp.