Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh phải đối mặt với áp lực cạnh tranh gay gắt, đòi hỏi phải tự chủ và quản lý tối ưu các nguồn lực nội bộ để tồn tại và phát triển. Đối với các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực sản xuất công nghiệp và gia công cơ khí - nội thất, nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) là những yếu tố đầu vào căn bản cấu thành nên hình thái vật chất của sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành thành phẩm, do đó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất kinh doanh và khả năng cạnh tranh về giá của doanh nghiệp. Để đáp ứng kịp thời tiến độ sản xuất, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành và ngăn chặn các hành vi thất thoát, lãng phí tài sản, công tác quản lý và hạch toán kế toán NVL, CCDC giữ vai trò công cụ kiểm soát trọng yếu hàng đầu.

Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn đó, tác giả thực hiện đề tài nhằm giải quyết các nhiệm vụ và mục tiêu nghiên cứu cụ thể sau:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất.
  2. Khảo sát, phân tích và phản ánh toàn diện thực trạng tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Thương Mại Sản Xuất Mây Tre Lá Trường Hải.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại đơn vị thực tập.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận được xác định rõ:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Thương Mại Sản Xuất Mây Tre Lá Trường Hải (Địa chỉ: 101/17/19 Gò Dầu, Phường Tân Quý, Quận Tân Phú, TP. Hồ Chí Minh).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu thực tế được thu thập trong giai đoạn thực tập năm 2017, tập trung vào dữ liệu tài chính - kế toán các năm 2015, 2016 và quý 4 năm 2016.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các quy định pháp lý và chuẩn mực kế toán hiện hành của Nhà nước:

  • Khung pháp lý và chuẩn mực áp dụng: Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính; Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) về "Hàng tồn kho"; Quyết định số 203/2009/QĐ-BTC ngày 20/10/2009 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định.
  • Hệ thống khái niệm và nguyên tắc hạch toán:
    • Nguyên vật liệu: Đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật chất, bị tiêu hao toàn bộ và chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm trong chu kỳ sản xuất. Phân loại theo công dụng kinh tế gồm: NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu xây dựng cơ bản, phế liệu và vật liệu khác.
    • Công cụ dụng cụ: Tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng để xếp vào tài sản cố định (giá trị dưới 30 triệu đồng hoặc thời gian sử dụng dưới 1 năm theo quy định chung, tại đơn vị áp dụng mức dưới 10 triệu đồng), giá trị chuyển dịch dần hoặc phân bổ một lần/nhiều lần vào chi phí sản xuất kinh doanh.
    • Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Lý thuyết phân biệt rõ hai phương pháp gồm Kê khai thường xuyên (theo dõi liên tục tình hình nhập - xuất - tồn trên sổ kế toán) và Kiểm kê định kỳ (dựa vào kết quả kiểm kê cuối kỳ để xác định giá trị xuất kho thông qua tài khoản 611 - Mua hàng).
    • Phương pháp tính giá: Xác định giá gốc nhập kho (giá mua trên hóa đơn trừ chiết khấu, giảm giá cộng chi phí thu mua, bốc xếp, vận chuyển); tính giá trị xuất kho theo các phương pháp: Giá thực tế đích danh, Nhập trước - Xuất trước (FIFO), Bình quân gia quyền (liên hoàn hoặc cuối kỳ).
    • Phương pháp kế toán chi tiết: 3 mô hình hạch toán chi tiết gồm phương pháp Thẻ song song, phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển và phương pháp Sổ số dư.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả vận dụng bao gồm:

  • Phương pháp thu thập số liệu: Trích lục, thu thập dữ liệu từ các chứng từ gốc thực tế (Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm vật tư...), các sổ chi tiết, sổ tổng hợp và báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
  • Phương pháp so sánh: Đối chiếu các chỉ tiêu tài chính, doanh thu, lợi nhuận qua các năm 2015 và 2016 để đánh giá khái quát tình hình kinh doanh của công ty.
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp: Tính toán, xử lý dữ liệu kế toán thực tế, đối chiếu giữa quy trình hạch toán tại doanh nghiệp với các nguyên tắc lý luận chuẩn mực để tìm ra các điểm phù hợp và bất cập.

Nguồn dữ liệu phục vụ nghiên cứu bao gồm số liệu kế toán nội bộ do Phòng Kế toán Công ty TNHH TM SX Mây Tre Lá Trường Hải cung cấp kết hợp với hệ thống giáo trình, tài liệu học thuật chuyên ngành Kế toán tài chính.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu

Chương mở đầu trình bày tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu trong bối cảnh các doanh nghiệp sản xuất cần quản trị chặt chẽ chi phí đầu vào. Tác giả xác lập 3 mục tiêu nghiên cứu cụ thể, làm rõ phạm vi nghiên cứu tại Công ty TNHH TM SX Mây Tre Lá Trường Hải, xác định phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu kế toán, đồng thời khái quát cấu trúc 5 chương của khóa luận tốt nghiệp.

Chương 2: Cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ

Chương 2 tổng hợp toàn diện các chuẩn mực và nguyên tắc hạch toán hàng tồn kho theo quy định của Bộ Tài chính:

  • Làm rõ định nghĩa, đặc điểm luân chuyển giá trị và yêu cầu quản trị đối với NVL và CCDC.
  • Phân loại chi tiết NVL theo vai trò công dụng (NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, phế liệu) và nguồn hình thành (mua ngoài, tự chế, góp vốn...); phân loại CCDC theo nội dung kinh tế, nơi sử dụng và phương thức phân bổ (phân bổ 1 lần hoặc nhiều lần).
  • Trình bày kỹ thuật tính giá nhập kho theo giá gốc và các công thức tính giá xuất kho (đích danh, FIFO, bình quân gia quyền cố định và bình quân gia quyền liên hoàn).
  • Phân tích ưu - nhược điểm và sơ đồ hạch toán của 3 phương pháp kế toán chi tiết vật tư (Thẻ song song, Sổ đối chiếu luân chuyển, Sổ số dư).
  • Trình bày sơ đồ tài khoản kế toán tổng hợp: kết cấu TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu), TK 153 (Công cụ, dụng cụ) theo phương pháp Kê khai thường xuyên và kết cấu TK 611 (Mua hàng) theo phương pháp Kiểm kê định kỳ cùng các tài khoản liên quan (TK 111, 112, 133, 141, 154, 242, 331, 621, 627, 641, 642...).

Chương 3: Tổng quan về Công ty TNHH Thương Mại Sản Xuất Mây Tre Lá Trường Hải

Chương 3 giới thiệu lịch sử hình thành, quy mô và tổ chức bộ máy của đơn vị nghiên cứu:

  • Công ty được thành lập theo Quyết định số 148/QĐ-UB ngày 01/01/2006, chính thức hoạt động từ tháng 03/2006. Khởi điểm ban đầu gồm 1 xưởng sản xuất bàn ghế với 80 công nhân, năng lực sản xuất 5.000 sản phẩm/năm. Hoạt động chính là sản xuất, gia công bàn ghế các loại tự thiết kế hoặc sản xuất theo đơn đặt hàng.
  • Cơ cấu tổ chức quản lý theo mô hình trực tuyến: Giám đốc điều hành trực tiếp Phó Giám đốc và 4 phòng chức năng (Phòng Tổ chức Hành chính, Phòng Kế toán, Phòng Điều hành sản xuất, Phòng Kinh doanh).
  • Tổ chức bộ máy kế toán: Áp dụng mô hình kế toán tập trung với nhân sự gồm 6 người (Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán thanh toán, Kế toán vật tư, Kế toán công nợ, Kế toán tài sản cố định).
  • Chính sách kế toán áp dụng: Thực hiện chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC; áp dụng hình thức kế toán trên máy tính sử dụng phần mềm MISA SME.NET; niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; đơn vị tiền tệ VND; hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp Kê khai thường xuyên; tính giá xuất kho theo phương pháp Bình quân gia quyền cuối kỳ; nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng (áp dụng Quyết định 203/2009/QĐ-BTC).
  • Đánh giá khái quát kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh giai đoạn 2015 - 2016:
Chỉ tiêu Năm 2015 (đồng) Năm 2016 (đồng) Chênh lệch (đồng) Tỷ lệ (%)
Tổng doanh thu Số liệu cơ sở Tăng trưởng +7.xxx.xxx +15,98%
Lợi nhuận gộp Số liệu cơ sở Tăng trưởng +120.387 +14,xx%
Lợi nhuận sau thuế (Âm) (Âm) +381.793 -41,08% (giảm lỗ)

Doanh thu năm 2016 tăng 15,98% so với năm 2015 nhờ mở rộng thị trường và tăng lượng khách hàng đặt mua; lợi nhuận sau thuế tuy vẫn còn số âm nhưng mức lỗ đã giảm 41,08% (tương ứng giảm lỗ 381.793 đồng) so với năm 2015.

Chương 4: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Thương Mại Sản Xuất Mây Tre Lá Trường Hải

Chương 4 phản ánh chi tiết toàn bộ nghiệp vụ và quy trình hạch toán thực tế:

  • Phân loại vật tư tại công ty: NVL chính (thép hộp, thép ống, thép tấm, thép vuông); NVL phụ (khí CO2, đá cắt, dây hàn, bột sơn); Nhiên liệu (dầu, nhớt); Phụ tùng thay thế (chi tiết máy mài, máy khoan); Phế liệu (thép vụn). CCDC được quy định là các tư liệu lao động có giá trị dưới 10 triệu đồng và thời gian sử dụng dưới 1 năm (máy khoan, máy mài...).
  • Ứng dụng phần mềm MISA SME.NET: Hỗ trợ quản lý danh mục, tự động hóa tính giá xuất kho, phân bổ chi phí, tạo chứng từ ghi sổ và kết chuyển số liệu lên Sổ chi tiết TK 152, TK 153, Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái và Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn.
  • Thực trạng kế toán chi tiết: Áp dụng phương pháp Thẻ song song. Khi nhập kho, Phòng Điều hành sản xuất lập kế hoạch thu mua, tiếp nhận hàng, phối hợp với thủ kho kiểm tra quy cách, lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư, lập Phiếu nhập kho (gồm 3 liên: Liên 1 lưu tại Phòng Điều hành sản xuất, Liên 2 giao người nhận hàng/thanh toán, Liên 3 chuyển Phòng Kế toán ghi sổ và thủ kho ghi Thẻ kho). Khi xuất kho, lập Phiếu đề nghị xuất và Phiếu xuất kho. Định kỳ, kế toán đối chiếu giữa Thẻ kho và Sổ chi tiết vật tư, dụng cụ.
  • Minh họa các nghiệp vụ thực tế:
    • Nghiệp vụ nhập kho NVL: Ngày 12/11/2016, nhập kho Thép tấm mua từ Công ty TNHH MTV Cơ Khí Xây Dựng Thương Mại Tiến Thịnh theo Hóa đơn GTGT số 0000275; số lượng thực nhập 2.610,5 kg; đơn giá chưa thuế 6.930 đ/kg; giá trị mua chưa thuế là 18.090.765 đồng; thuế GTGT 10% là 1.809.077 đồng; tổng giá trị thanh toán bằng tiền mặt là 19.899.842 đồng (lập Phiếu nhập kho số NK00170 ghi Nợ TK 152 / Có TK 1111).
    • Nghiệp vụ nhập kho CCDC: Ngày 03/12/2016, mua 2 máy mài Makita từ Công ty TNHH TM Đầu Tư Quang Bình theo Hóa đơn GTGT số 0000244; giá chưa thuế 1.600.000 đồng (800.000 đ/cái); thuế GTGT 10% là 160.000 đồng; tổng thanh toán tiền mặt 1.760.000 đồng; hạch toán Nợ TK 153 / Có TK 1111.
    • Nghiệp vụ tính giá và xuất kho NVL: Phiếu xuất kho số XK00064 ngày 10/12/2016 xuất 6.495,77 kg Thép tấm cho sản xuất. Với số dư đầu kỳ (583,27 kg, giá trị 6.613.xxx đồng) và số nhập trong kỳ (6.573,5 kg, giá trị 59.111.xxx đồng), phần mềm tự động tính đơn giá bình quân gia quyền cuối kỳ Quý 4/2016 và xác định giá trị xuất kho chuyển vào chi phí sản xuất (ghi Nợ TK 621 / Có TK 152).
    • Nghiệp vụ xuất kho CCDC: Ngày 17/12/2016, xuất 2 máy mài Makita dùng trực tiếp cho sản xuất; công ty áp dụng phân bổ 1 lần toàn bộ 100% giá trị xuất dùng (2 x 800.000 = 1.600.000 đồng) vào chi phí mà không qua tài khoản phân bổ nhiều kỳ (ghi Nợ TK 627 / Có TK 153).
  • Công tác kiểm kê: Định kỳ tổ chức kiểm kê thực tế vật tư tại kho, lập Biên bản kiểm kê vật tư, dụng cụ để đối chiếu số liệu sổ sách kế toán với thực tế, xử lý chênh lệch thừa/thiếu nếu có.

Chương 5: Nhận xét và kiến nghị

Chương cuối cùng tổng hợp các đánh giá khách quan về công tác kế toán tại đơn vị:

  • Nhận xét ưu điểm: Bộ máy quản lý và kế toán gọn nhẹ, tổ chức theo mô hình tập trung phù hợp với quy mô doanh nghiệp; phân công trách nhiệm rõ ràng; việc ứng dụng phần mềm MISA SME.NET giúp tự động hóa khâu xử lý chứng từ và kết chuyển dữ liệu, nâng cao năng suất hạch toán; phương pháp thẻ song song giúp đối chiếu chặt chẽ số lượng và giá trị giữa kho và phòng kế toán.
  • Nhận xét tồn tại: Việc xuất dùng CCDC có giá trị sử dụng qua nhiều kỳ nhưng đều hạch toán phân bổ 1 lần 100% vào chi phí trong kỳ dễ gây biến động chi phí sản xuất; công tác quản lý định mức tiêu hao nguyên vật liệu tại các phân xưởng sản xuất cần được theo dõi chặt chẽ hơn để kiểm soát hao hụt; quy trình luân chuyển chứng từ đôi lúc còn dồn ứ vào thời điểm cuối tháng.
  • Kiến nghị hoàn thiện: Đề xuất áp dụng phân bổ nhiều lần qua TK 242 (Chi phí trả trước) đối với các loại CCDC có giá trị lớn và thời gian sử dụng dài; hoàn thiện hệ thống định mức tiêu hao kỹ thuật cho từng dòng sản phẩm bàn ghế; tăng cường kiểm tra định kỳ và đối chiếu thường xuyên giữa thủ kho, nhân viên tiếp liệu và kế toán vật tư.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã ghi nhận và phản ánh trung thực các kết quả nghiên cứu cụ thể:

  • Mô tả chi tiết thực tế vận hành hệ thống kế toán hàng tồn kho tại một doanh nghiệp sản xuất bàn ghế vừa và nhỏ, bao gồm việc sử dụng hệ thống chứng từ thực tế (Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho NK00170, Phiếu xuất kho XK00064, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Biên bản kiểm kê...).
  • Lập bảng tổng hợp chứng minh sự biến động sản xuất kinh doanh giai đoạn 2015 - 2016: doanh thu năm 2016 tăng 15,98% so với năm 2015, lợi nhuận gộp tăng 120.387 đồng, tình hình lỗ sau thuế giảm 41,08% (giảm lỗ 381.793 đồng).
  • Hệ thống hóa quy trình tính giá xuất kho thực tế theo phương pháp Bình quân gia quyền cuối kỳ trên phần mềm MISA SME.NET đối với nguyên liệu chính (thép tấm) và xuất CCDC (máy mài Makita phân bổ 100% trị giá 1.600.000 đồng).
  • Đưa ra hệ thống giải pháp xuất phát từ thực tiễn công ty: hoàn thiện phương pháp hạch toán phân bổ CCDC qua TK 242 thay vì phân bổ 1 lần toàn bộ, siết chặt định mức tiêu hao nguyên vật liệu chính (thép tấm, thép ống, thép hộp) và cải tiến khâu đối chiếu chứng từ giữa thủ kho và kế toán.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận còn một số hạn chế do đặc thù phạm vi nghiên cứu:

  • Dữ liệu khảo sát và minh chứng hạch toán tập trung tại một doanh nghiệp cụ thể (Công ty TNHH TM SX Mây Tre Lá Trường Hải) với quy mô vừa và nhỏ trong lĩnh vực sản xuất bàn ghế khung kim loại - mây tre, do đó tính khái quát hóa cho toàn ngành sản xuất có thể chưa cao.
  • Số liệu kế toán chi tiết được tiếp cận chủ yếu trong năm 2015, 2016 và giai đoạn Quý 4/2016, chưa phản ánh chuỗi số liệu đa năm liên tục trong dài hạn.

Hướng nghiên cứu tiếp nối có thể mở rộng:

  • Nghiên cứu chuyên sâu về kế toán quản trị chi phí nguyên vật liệu, xây dựng hệ thống định mức chi phí chuẩn và phân tích biến động chi phí trong doanh nghiệp sản xuất.
  • Đánh giá hiệu quả kinh tế của việc cải tiến phương pháp phân bổ công cụ dụng cụ và kiểm soát dòng tiền phục vụ thu mua vật tư trong môi trường biến động giá nguyên liệu thép.

Giá trị tham khảo

Khóa luận tốt nghiệp là tài liệu tham khảo thực tế có giá trị dành cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kế toán tài chính, Kiểm toán: Cung cấp tài liệu thực chứng về cách triển khai đề tài thực tập tốt nghiệp phần hành kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ; minh họa cụ thể việc kết nối giữa lý thuyết Thông tư 200/2014/TT-BTC với hồ sơ chứng từ thực tế tại doanh nghiệp sản xuất.
  • Kế toán viên và cán bộ quản lý tại các doanh nghiệp sản xuất cơ khí, gia công nội thất vừa và nhỏ: Tham khảo quy trình tổ chức chứng từ luân chuyển (từ Phòng Điều hành sản xuất, kho vật tư đến Phòng Kế toán), cách áp dụng phương pháp thẻ song song và ứng dụng phần mềm kế toán MISA SME.NET trong quản trị hàng tồn kho.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH TM SX Mây Tre Lá Trường Hải áp dụng chế độ kế toán và hình thức kế toán nào?
Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Hình thức kế toán áp dụng là Kế toán trên máy tính, sử dụng phần mềm kế toán MISA SME.NET.

2. Phương pháp kế toán hàng tồn kho và phương pháp tính giá xuất kho tại công ty là gì?
Công ty áp dụng phương pháp Kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Đối với việc tính giá trị NVL và CCDC xuất kho, công ty áp dụng phương pháp Bình quân gia quyền cuối kỳ (tính theo quý/kỳ kế toán trên phần mềm).

3. Tại sao công ty áp dụng phương pháp kế toán chi tiết Thẻ song song?
Phương pháp thẻ song song được công ty lựa chọn vì tính đơn giản, dễ ghi chép, giúp theo dõi thường xuyên liên tục cả về số lượng lẫn giá trị của từng danh điểm vật tư, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu định kỳ giữa Thẻ kho của thủ kho với Sổ chi tiết và Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn trên phần mềm máy tính.

4. Công ty thực hiện phân bổ giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng cho sản xuất như thế nào?
Các CCDC nhập xuất tại công ty (như máy mài, máy khoan) có giá trị dưới 10 triệu đồng. Công ty áp dụng phương pháp phân bổ một lần 100% toàn bộ giá trị của CCDC vào chi phí sản xuất trong kỳ xuất dùng (ghi thẳng vào chi phí Nợ TK 627) mà không thực hiện phân bổ dần qua nhiều kỳ.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Khánh Tân đã phản ánh trung thực, có hệ thống thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Thương Mại Sản Xuất Mây Tre Lá Trường Hải theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Nghiên cứu đã làm rõ toàn bộ quy trình từ khâu lập chứng từ, luân chuyển hồ sơ, ghi chép thẻ kho, xử lý hạch toán trên phần mềm MISA SME.NET đến việc tổng hợp báo cáo nhập - xuất - tồn. Trên cơ sở phân tích thực tiễn và số liệu kinh doanh giai đoạn 2015 - 2016, tác giả đã chỉ ra các ưu điểm trong mô hình kế toán máy và đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện việc phân bổ chi phí công cụ dụng cụ cũng như nâng cao hiệu quả quản trị vật tư tại doanh nghiệp.