CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP. Cơ sở lý luận về kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp thương mại: 1. Một số khái niệm liên quan đến mua hàng và thanh toán tiền hàng: Trong nền kinh tế thị trường, hoạt động chủ yếu của các doanh nghiệp thương mại là cung cấp hàng hóa và dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu của xã hội. Mục tiêu cuối cùng của các doanh nghiệp là tối đa hóa lợi nhuận.
Chính vì thế mà các doanh nghiệp chú trọng ngay từ khâu mua hàng. Các doanh nghiệp cần phải xác định rõ được tầm quan trọng của khâu mua hàng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như thế nào. Ngày nay, nhu cầu xã hội ngày càng thay đổi và có xu hướng đòi hỏi cao hơn về tất cả các phương diện như chất lượng, mẫu mã, tính năng…Chính vì thế các doanh nghiệp càng phải tìm hiểu sâu về thị trường, những mặt hàng nào đáp ứng nhu cầu xã hội tốt nhất đem lại hiệu quả kinh tế là cao nhất. Hoạt động mua hàng và thanh toán tiền hàng cho khách phải được các doanh nghiệp thực hiện sao cho vừa đáp ứng được yêu cầu của xã hội, nhà cung ứng, vừa đảm bảo đạt được hoạt động của công ty trong khâu tiêu thụ.
Để làm rõ vấn đề này, chúng ta cần tìm hiểu một số khái niệm liên quan đến mua hàng và thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp thương mại. Vậy: Mua hàng: là khâu khởi đầu của hoạt động thương mại, là quá trình vốn của doanh nghiệp được chuyển từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hóa. Doanh nghiệp nắm được sở hữu về hàng hóa và mất quyền sở hữu về tiền tệ hoặc phải có trách nhiệm thanh toán tiền hàng. Chi phí mua hàng: bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp,bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng.
Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được (-) khỏi chi phí mua. Chiết khấu thanh toán: là khoản tiền người bán giảm trừ cho người mua, do người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn theo hợp đồng.TS Nguyễn Phú Giang 1 SVTH:Nguyễn Thị Trang Luan van Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Kế toán – Kiểm toán Hàng tồn kho: là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường; đang trong quá trình sản xuất ra các thành phẩm để bán hoặc dưới hình thức nguyên vật liệu, vật dụng sẽ được sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ. Thuế GTGT: Thuế là loại thuế ra đời nhằm khắc phục việc đánh thuế trùng lắp của thuế doanh thu, nó chỉ đánh vào giá trị tăng thêm (được thể hiện bằng tiền lương, tiền công, lợi nhuận, lợi tức và các khoản chi phí tài chính khác) của các sản phẩm, dịch vụ tại mỗi công đoạn sản xuất và lưu thông, làm sao để đến cuối chu kỳ sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ thì tổng số thuế thu được ở các công đoạn sẽ khớp với số thuế tính theo giá bán cho người cuối cùng. Một số lý thuyết về kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng: 1.
Các phương thức mua hàng: a. Mua hàng trong nước: Mua theo hợp đồng: Công ty thực hiện mua hàng trực tiếp từ người bán. Điều này tạo thuận lợi cho việc kiểm tra hàng hóa được chính xác hơn. Tuy nhiên việc mua bán trực tiếp sẽ làm mất nhiều thời gian của công ty hơn Công ty chọn mua hàng từ các nguồn hàng, các nhà cung cấp khác nhau theo yêu cầu kinh doanh của công ty.
Dựa theo hợp đồng đã ký kết với người bán, hàng hóa sẽ được giao cho công ty theo đúng thời gian đã ghi trên hợp đồng. Công ty chọn phương thức thanh toán là trả sau theo sự chấp nhận của người bán. Nguyên nhân là do mua hàng theo phương thức này là mua theo số lượng nhiều, giá trị của hàng hóa lớn. Tuy nhiên công ty sẽ phải chịu mức giá cao hơn so với giá trả ngay.
Mua theo đơn đặt hàng: Công ty tìm hiểu về nhu cầu của khách hàng (số lượng, chất lượng, mẫu mã…), tìm hiểu về nhà cung cấp. Sau đó sẽ gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp. Dựa trên đơn đặt hàng, nhà cung cấp sẽ giao hàng cho công ty. Phương thức thanh toán trong trường hợp này là trả ngay.
Nhập khẩu: Nhập khẩu của doanh nghiệp là hoạt động mua hàng và dịch vụ từ nước ngoài cho nhu cầu trong nước nhằm phục vụ mục đích thu lợi nhuận. Nhập khẩu trực tiếp.: công ty sẽ tiến hành giao dịch, làm hợp đồng với người bán, tự làm thủ tục hải quan và nhận hàng.TS Nguyễn Phú Giang 2 SVTH:Nguyễn Thị Trang Luan van Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Kế toán – Kiểm toán Nhập khẩu ủy thác: doanh nghiệp tiến hành giao dịch làm hợp đồng với người bán. Sau đó sẽ ủy quyền cho một công ty dịch vụ thực hiện việc làm thủ tục hải quan, nhận hàng hóa sau đó tiến hành trả hàng cho doanh nghiệp ủy thác. Các phương thức thanh toán: Thanh toán trực tiếp: khi nhận được hàng, doanh nghiệp thanh toán tiền ngay cho người bán có thể bằng tiền mặt, tiền tạm ứng, séc, chuyển khoản hoặc bằng hàng( hàng đổi hàng).
Thanh toán trả chậm: hàng hóa đã nhận nhưng doanh nghiệp chưa thanh toán tiền cho người bán hoặc chỉ thanh toán một phần theo thỏa thuận 1. Đặc điểm của quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng: Bán hàng là khâu đầu tiên trong hoạt động của doanh nghiệp thương mại. Nó đảm bảo cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp được diễn ra một cách thường xuyên và liên tục, nhằm thực hiện được các mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp. Nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng của doanh nghiệp có những đặc điểm cơ bản sau: a.
Phạm vi xác định hàng mua: Hàng hóa được coi là hàng mua và hạch toán vào chị tiêu hàng mua khi đồng thời thỏa mãn 3 điều kiện: - Phải thông qua một phương thức mua bán và một thể thức thanh toán nhất định. - Hàng mua phải đúng mục đích: để bán hoặc gia công chết biến để bán. - Doanh nghiệp phải được quyền sở hữu về hàng hóa và mất quyền sở hữu về tiền tệ. Hàng hóa không được coi là hàng mua trong các trường hợp sau: - Hàng mua về được tiêu dùng trong nội bộ doanh nghiệp.
- Hàng mua về để sửu chữa lớn hoặc xây dựng cơ bản. - Hàng nhận bán đại lý ký gửi. - Hàng hao hụt tổn thất trong quá trình mua theo hợp đồng bên bán phải chịu. - Trường hợp ngoại lệ được coi là hàng mua: hàng hóa hao hụt tổn thất trong quá trình mua theo hợp đồng bên mua phải chịu.TS Nguyễn Phú Giang 3 SVTH:Nguyễn Thị Trang Luan van Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Kế toán – Kiểm toán b.
Thời điểm xác định hàng mua: Là thời điểm chuyển tiền sở hữu, thời điểm này xác định phụ thuộc vào phương thức mua hàng. Nếu mua hàng theo phương thức nhận hang thì thời điểm chuyển tiền sở hữu đi, cán bộ nghiệp vụ nhận hàng ký nhận vào chứng từ thanh thoán tiền hoặc chấp nhận thanh toán. Nếu mua theo phương thức gửi hàng thì thời điểm chuyển tiền sở hữu đi, đơn vị nhận được hàng hóa do bên bán chuyển đến, ký nhận vào chứng từ đa thanh toán tiền hàng hoặc ký nhận chấp nhận thanh toán. Phương thức xác định giá thực tế mua hàng: Doanh nghiệp phải tuân thủ nguyên tắc giá gốc: Đối với hàng mua ngoài: Giá thực tế hàng mua = Giá thanh toán với người bán + thuế nhập khẩu, thuế TTĐB + chi phí phát sinh khi mua – chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại.
Thuế GTGT của hàng mua có tính vào giá trị hàng mua hay không phụ thuộc vào hàng mua dùng cho hoạt động kinh doanh thuộc đối tượng chịu thuế hay không chịu thuế GTGT và doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp trực tiếp hay khấu trừ. Thanh toán: Tùy vào từng hợp đồng, doanh nghiệp chấp nhận thanh toán cho bên bán theo nhiều phương thức khác nhau tùy vào sự tín nhiệm thỏa thuận giữa hai bên mà lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp. - Thanh toán trực tiếp - Thanh toán trả chậm. Nội dung kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp 1.
Kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng theo chuẩn mực kế toán Việt Nam: GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Giang 4 SVTH:Nguyễn Thị Trang Luan van Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Kế toán – Kiểm toán 1. Chuẩn mực số 02- Hàng tồn kho: Chi phí mua: bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, không được khấu trừ, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ khỏi chi phí mua. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua và các chi phí khác có liên quan trực tiếp phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
Các chuẩn mực kế toán có liên quan khác: Chuẩn mực chung số 01: Các nguyên tắc kế toán: Nợ phải trả: Nợ phải trả xác định nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp khi doanh nghiệp nhận về một số tài sản, tham gia một cam kết hoặc phát sinh các nghĩa vụ pháp lý. Việc thanh toán các nghĩa vụ hiện tại có thể được thực hiện bằng nhiều các, như: a. Trả bằng tiền mặt b. Trả bằng tài sản khác; c.
Cung cấp dịch vụ d. Thay thế nghĩa vụ này bằng nghĩa vụ khác e. Chuyển đổi nghĩa vụ nợ phải trả thành vốn chủ sở hữu. Nợ phải trả phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua, như mua hàng hóa chưa trả tiền, sủ dụng dịch vụ chưa thanh toán, vay nợ, cam kết bảo hành hàng hóa, cam kết nghĩa vụ hợp đồng, phải trả nhân viên, thuế phải nộp, phải trả khác.
Ghi nhận nợ phải trả: Nợ phải trả được ghi nhận trong Bảng cân đối kế toán khi có đủ điều kiện chắc chắn là doanh nghiệp sẽ phải dùng một lượng tiền chi ra để trang trải cho những nghĩa vụ hiện tại mà doanh nghiệp phải thanh toán, và khoản nợ phải trả đó phải xác định được một cách đáng tin cậy. Nguyên tắc giá gốc: Tài sản phải được ghi nhận theo giá gốc.