Kế toán luân chuyển hàng tồn kho tại Công ty TNHH Dược phẩm Thuận Thảo

Khóa luận kế toán luân chuyển hàng tồn kho tại Công ty TNHH Dược phẩm Thuận Thảo - ĐH Kinh tế Huế

• Tác giả: Hồ Thị Quỳnh Tiên
• Người hướng dẫn: TS. Nguyễn Hoàng
• Trường học: Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Kế toán luân chuyển hàng tồn kho tại Công ty TNHH Dược phẩm Thuận Thảo
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan kế toán luân chuyển hàng tồn kho Dược phẩm Thuận Thảo

Kế toán luân chuyển hàng tồn kho đóng vai trò cốt lõi trong hoạt động vận hành của Công ty TNHH Dược phẩm Thuận Thảo. Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phân phối dược phẩm và vật tư y tế. Đặc thù ngành dược đòi hỏi việc theo dõi hàng hóa phải diễn ra chặt chẽ và liên tục. Hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản lưu động của công ty. Quy trình luân chuyển phản ánh dòng vận động từ khi nhập hàng, lưu kho đến khi phân phối ra thị trường. Kế toán hàng tồn kho cung cấp số liệu kịp thời cho ban lãnh đạo. Thông tin chính xác giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lượng hàng dự trữ. Quản trị tốt kho thuốc giúp giảm chi phí lưu kho và hạn chế rủi ro thuốc hết hạn sử dụng. Doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán giá trị hàng hóa. Phương pháp này ghi nhận biến động nhập xuất ngay khi phát sinh nghiệp vụ. Nhờ đó, số liệu kế toán luôn phản ánh kịp thời giá trị tồn kho thực tế. Hệ thống sổ sách kế toán được thiết lập đồng bộ với quy trình quản lý chất lượng ngành dược.

1.1. Đặc điểm hàng tồn kho trong ngành dược phẩm

Hàng tồn kho tại Dược phẩm Thuận Thảo bao gồm các loại biệt dược, thuốc generic, thực phẩm chức năng và vật tư y tế. Các mặt hàng này có yêu cầu bảo quản rất nghiêm ngặt về nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng. Mỗi lô hàng đều gắn liền với số lô sản xuất và hạn dùng cụ thể. Kế toán bắt buộc phải theo dõi chi tiết từng danh mục thuốc. Thuốc quá hạn sử dụng sẽ bị hủy bỏ hoàn toàn và gây thiệt hại tài chính. Do đó, việc hạch toán đòi hỏi độ chính xác tuyệt đối từ khâu nhập kho. Quản lý kho dược phẩm không chỉ nhằm kiểm soát giá trị tài sản mà còn phục vụ tiêu chuẩn thực hành tốt bảo quản thuốc. Sự biến động về giá thuốc trên thị trường cũng yêu cầu kế toán cập nhật đơn giá liên tục.

1.2. Vai trò của kế toán luân chuyển hàng tồn kho

Kế toán luân chuyển hàng tồn kho giữ vị trí then chốt trong chuỗi cung ứng của công ty. Công việc này đảm bảo hàng hóa được luân chuyển thông suốt và hạn chế ứ đọng vốn. Bộ phận kế toán cung cấp chứng từ minh bạch phục vụ công tác thanh tra y tế và tài chính. Hồ sơ theo dõi giúp phát hiện kịp thời tình trạng mất mát, hỏng hóc thuốc trong kho. Việc luân chuyển nhịp nhàng tạo điều kiện đáp ứng nhanh đơn hàng cho các bệnh viện, nhà thuốc và phòng khám. Dữ liệu kế toán là căn cứ xác thực để đánh giá hiệu quả kinh doanh từng nhóm sản phẩm. Nhà quản lý dựa vào báo cáo tồn kho để lập kế hoạch mua hàng chuẩn xác. Nhờ vậy, doanh nghiệp duy trì được nguồn cung ổn định và tối ưu dòng tiền hoạt động.

II. Thực trạng kế toán luân chuyển hàng tồn kho Dược phẩm Thuận Thảo

Thực tế công tác kế toán tại Công ty Dược phẩm Thuận Thảo phản ánh quy trình quản lý song song giữa thủ kho và kế toán chi tiết. Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song để theo dõi từng mặt hàng. Khi hàng về kho, kế toán lập phiếu nhập dựa trên hóa đơn của nhà cung cấp và biên bản kiểm nghiệm. Thủ kho ghi số lượng vào thẻ kho, còn kế toán ghi chép cả số lượng lẫn giá trị. Đối với nghiệp vụ xuất bán, công ty áp dụng phương pháp tính giá bình quân gia quyền cuối kỳ. Phương pháp này đơn giản hóa việc tính toán cho danh mục thuốc đa dạng. Tuy nhiên, khối lượng chứng từ phát sinh hàng ngày rất lớn. Việc đối chiếu số liệu giữa thủ kho và phòng kế toán định kỳ phát sinh một số sai lệch cục bộ. Quy trình phân loại thuốc cận hạn sử dụng chưa được tự động hóa hoàn toàn trên phần mềm. Công tác lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo Thông tư 48/2019/TT-BTC vẫn gặp khó khăn do biến động giá thuốc trên thị trường đấu thầu y tế.

2.1. Quy trình hạch toán nhập xuất và tính giá vốn

Quy trình hạch toán bắt đầu khi hàng hóa nhập kho kèm hóa đơn giá trị gia tăng. Kế toán kiểm tra chứng từ và định khoản vào tài khoản 156. Đối với xuất kho, công ty tính đơn giá xuất bán theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ. Công thức tính đơn giá lấy tổng trị giá tồn đầu kỳ cộng trị giá nhập trong kỳ chia cho tổng số lượng tương ứng. Giá vốn hàng bán được ghi nhận vào tài khoản 632 ngay khi hoàn tất giao hàng. Mặc dù công thức dễ thực hiện nhưng kế toán phải chờ đến cuối tháng mới tính được giá vốn thực tế. Điều này làm chậm trễ việc xác định kết quả kinh doanh tức thời của các lô thuốc.

2.2. Những hạn chế còn tồn tại trong quản lý kho

Công tác quản lý hàng tồn kho tại Thuận Thảo vẫn còn bộc lộ một số nhược điểm cần tháo gỡ. Phương pháp thẻ song song đòi hỏi thủ kho và kế toán ghi chép trùng lặp nhiều biểu mẫu giấy tờ. Khi chủng loại thuốc tăng cao, nguy cơ nhầm lẫn số liệu giữa các lô hàng rất dễ xảy ra. Việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho chưa được triển khai đồng đều cho từng mặt hàng riêng lẻ. Doanh nghiệp chủ yếu đánh giá cảm tính đối với thuốc chậm luân chuyển thay vì xác định giá trị thuần có thể thực hiện được. Sự phối hợp giữa nhân viên kho và phòng kế toán đôi lúc chưa đồng bộ. Tình trạng này khiến công tác kiểm kê định kỳ tốn nhiều thời gian và công sức.

III. Giải pháp kế toán luân chuyển hàng tồn kho Dược phẩm Thuận Thảo

Để khắc phục hạn chế, Công ty Dược phẩm Thuận Thảo cần triển khai đồng bộ các giải pháp cải tiến kế toán luân chuyển hàng tồn kho. Trước hết, doanh nghiệp nên chuyển đổi sang phương pháp thẻ đối chiếu luân chuyển hoặc sổ đối chiếu luân chuyển trên phần mềm chuyên dụng. Ứng dụng công nghệ quét mã vạch và số lô giúp tự động hóa việc cập nhật dữ liệu kho. Đối với phương pháp xuất kho, công ty nên nghiên cứu áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO). Phương pháp FIFO hoàn toàn phù hợp với nguyên tắc phân phối thuốc theo hạn sử dụng. Thuốc nhập trước hoặc có hạn dùng ngắn hơn sẽ được ưu tiên xuất kho trước. Điều này ngăn ngừa triệt để tình trạng thuốc tồn đọng dẫn đến hư hỏng. Ngoài ra, kế toán cần tuân thủ nghiêm ngặt quy trình lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo Thông tư 48/2019/TT-BTC. Việc xác định chính xác giá trị thuần có thể thực hiện được bảo đảm báo cáo tài chính phản ánh trung thực tình hình tài sản.

3.1. Chuyển đổi phương pháp tính giá và kiểm kê

Doanh nghiệp nên cân nhắc áp dụng phương pháp tính giá nhập trước xuất trước thay thế cho bình quân gia quyền. Phương pháp này giúp phản ánh sát thực tế dòng luân chuyển dược phẩm theo hạn dùng. Giá vốn hàng bán được cập nhật ngay lập tức sau mỗi lần xuất kho. Kế toán không cần chờ đến cuối tháng để tổng hợp đơn giá. Bên cạnh đó, công ty cần xây dựng quy chế kiểm kê định kỳ hàng tháng và đột xuất. Đội ngũ kiểm kê cần đối chiếu thực tế số lượng viên thuốc, chai lọ và hạn sử dụng với số liệu sổ sách. Báo cáo kiểm kê phải chỉ rõ nguyên nhân thừa thiếu và trách nhiệm của từng cá nhân liên quan.

3.2. Hoàn thiện việc trích lập dự phòng giảm giá

Công tác trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần được thực hiện đúng theo quy định tài chính hiện hành. Kế toán phải rà soát toàn bộ danh mục thuốc cận hạn hoặc có dấu hiệu suy giảm giá trị thương mại. Giá trị thuần có thể thực hiện được phải được xác định dựa trên giá bán ước tính trừ chi phí tiêu thụ. Đối với các mặt hàng có giá bán thấp hơn giá gốc, kế toán lập tức trích lập khoản dự phòng tương ứng vào tài khoản 2294. Việc trích lập đúng thời điểm giúp công ty bù đắp thiệt hại khi giá thuốc sụt giảm trên thị trường. Đây là biện pháp phòng ngừa rủi ro tài chính lành mạnh và minh bạch hóa báo cáo.

IV. Ứng dụng kế toán luân chuyển hàng tồn kho Dược phẩm Thuận Thảo

Ứng dụng hoàn thiện kế toán luân chuyển hàng tồn kho mang lại lợi ích thiết thực cho sự phát triển của Dược phẩm Thuận Thảo. Hệ thống kế toán hiện đại giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ giá thành sản phẩm và dòng tiền kinh doanh. Việc liên thông dữ liệu giữa kho hàng và bộ phận bán hàng nâng cao tốc độ xử lý đơn hàng y tế. Nhà quản trị có thể theo dõi tỷ lệ luân chuyển kho theo thời gian thực để đưa ra quyết định nhập hàng tối ưu. Công ty hạn chế tối đa lượng thuốc hết hạn hoặc tồn kho quá mức. Từ đó, doanh nghiệp cắt giảm đáng kể chi phí lưu kho và chi phí hủy hàng. Sự chuẩn hóa quy trình cũng củng cố uy tín của đơn vị khi tham gia các gói thầu cung cấp thuốc cho bệnh viện lớn. Minh bạch số liệu kế toán tạo tiền đề vững chắc cho việc tiếp cận nguồn vốn ngân hàng và mở rộng thị phần dược phẩm. Tóm lại, công tác kế toán hàng tồn kho khoa học là đòn bẩy quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

4.1. Ứng dụng phần mềm ERP trong quản trị kho

Ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là bước chuyển mình tất yếu cho Thuận Thảo. Hệ thống cho phép tự động kết nối dữ liệu từ thủ kho đến phòng kế toán và ban giám đốc. Mỗi khi quét mã vạch xuất nhập thuốc, phần mềm sẽ tự động hạch toán tài khoản kế toán tương ứng. Tính năng cảnh báo hạn dùng tự động gửi thông báo khi thuốc còn dưới sáu tháng lưu kho. Nhờ đó, bộ phận kinh doanh kịp thời áp dụng chính sách chiết khấu để giải phóng hàng nhanh chóng. Việc ứng dụng công nghệ số loại bỏ hoàn toàn các sai sót thủ công và nâng cao năng suất lao động cho nhân viên kế toán.

4.2. Bài học kinh nghiệm cho doanh nghiệp dược phẩm

Thực tiễn tại Công ty Thuận Thảo mang lại nhiều bài học giá trị cho các doanh nghiệp cùng ngành phân phối dược phẩm. Doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng nguyên tắc an toàn kho bãi song song với việc hạch toán giá trị tiền tệ. Kế toán luân chuyển hàng tồn kho phải gắn liền với công tác kiểm soát hạn dùng và số lô xuất xưởng. Việc đào tạo nâng cao kỹ năng cho đội ngũ kế toán viên và thủ kho cần diễn ra thường xuyên. Doanh nghiệp nên duy trì mối quan hệ chặt chẽ giữa các phòng ban để thông tin hàng hóa được truyền đạt thông suốt. Quản lý tồn kho hiệu quả chính là chìa khóa bảo vệ biên lợi nhuận bền vững.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, quản lý và hạch toán hàng tồn kho là một trong những nội dung then chốt đối với các doanh nghiệp sản xuất và thương mại. Sự gia tăng số lượng các đơn vị kinh doanh hàng hóa dẫn đến môi trường cạnh tranh gay gắt, đòi hỏi các doanh nghiệp phải tối ưu hóa quy trình vận hành và kiểm soát chi phí lưu kho. Hàng tồn kho đóng vai trò như tấm đệm điều tiết quan hệ cung - cầu, giúp duy trì hoạt động kinh doanh ổn định, đồng thời hạn chế các rủi ro liên quan đến suy giảm chất lượng hoặc lỗi thời của hàng hóa.

Đối với ngành dược phẩm, yêu cầu kiểm soát hàng hóa càng trở nên nghiêm ngặt do liên quan trực tiếp đến sức khỏe và tính mạng người sử dụng. Hàng hóa trong ngành này đòi hỏi sự chính xác cao về chủng loại, nguồn gốc xuất xứ, hạn dùng và điều kiện bảo quản. Công ty TNHH Dược phẩm Thuận Thảo là đơn vị hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vực phân phối dược phẩm, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng và vật tư y tế trên địa bàn thành phố Huế. Tại đơn vị, hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản ngắn hạn, đặt ra yêu cầu phải thiết lập hệ thống kế toán luân chuyển hàng tồn kho chặt chẽ từ khâu nhập kho, bảo quản cho đến xuất kho tiêu thụ. Qua khảo sát thực tế tại đơn vị, tác giả nhận thấy công tác theo dõi và ghi nhận chi tiết các mặt hàng vẫn còn một số điểm chưa tối ưu, tiềm ẩn nguy cơ gây sai lệch thông tin trên báo cáo tài chính và ảnh hưởng đến việc ra quyết định điều hành. Do đó, đề tài "Kế toán luân chuyển Hàng tồn kho tại Công ty TNHH Dược phẩm Thuận Thảo" được lựa chọn để thực hiện khóa luận tốt nghiệp.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác lập rõ ràng gồm:

• Mục tiêu chung: Tổng hợp, hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về kế toán luân chuyển hàng tồn kho; phân tích thực trạng công tác kế toán luân chuyển hàng tồn kho tại Công ty TNHH Dược phẩm Thuận Thảo; từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác này, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tại doanh nghiệp.
• Mục tiêu cụ thể:
  1. Hệ thống hóa các cơ sở lý luận về kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại.
  2. Tìm hiểu, mô tả thực trạng công tác kế toán luân chuyển hàng tồn kho tại Công ty TNHH Dược phẩm Thuận Thảo.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế trong thực tế công tác kế toán hàng tồn kho của đơn vị và đề xuất các giải pháp hoàn thiện.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng công tác kế toán luân chuyển hàng tồn kho tại Công ty TNHH Dược phẩm Thuận Thảo.
• Phạm vi không gian: Nghiên cứu được thực hiện tại Công ty TNHH Dược phẩm Thuận Thảo, địa chỉ trụ sở tại số 34 Ngô Quyền, phường Vĩnh Ninh, thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế.
• Phạm vi thời gian: Số liệu kế toán tổng hợp dùng để phân tích tình hình tài sản, nguồn vốn và kết quả hoạt động kinh doanh thu thập trong giai đoạn từ năm 2021 đến năm 2023; số liệu kế toán chi tiết minh chứng cho thực trạng luân chuyển hàng tồn kho được thu thập trong tháng 10 năm 2024.
• Phạm vi nội dung: Tập trung vào công tác kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp, luân chuyển chứng từ nhập - xuất kho, phương pháp tính giá và kiểm kê hàng tồn kho tại doanh nghiệp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết của đề tài được xây dựng trên hệ thống chuẩn mực kế toán và các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành do Bộ Tài chính ban hành:

• Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) – "Hàng tồn kho" (ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC): Quy định nguyên tắc xác định giá gốc, giá trị thuần có thể thực hiện được, phương pháp tính giá xuất kho và các yêu cầu trình bày, công bố thông tin hàng tồn kho trên báo cáo tài chính.
• Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 01 (VAS 01) – "Chuẩn mực chung": Làm căn cứ áp dụng các nguyên tắc kế toán cốt lõi gồm nguyên tắc giá gốc, nguyên tắc nhất quán và nguyên tắc thận trọng.
• Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính: Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, áp dụng trực tiếp cho hệ thống tài khoản, chứng từ và hình thức sổ kế toán tại công ty.
• Thông tư số 48/2019/TT-BTC ngày 08/08/2019 của Bộ Tài chính: Quy định việc trích lập và xử lý các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Phương pháp nghiên cứu của khóa luận được phân chia thành hai nhóm chính:

• Nhóm phương pháp thu thập dữ liệu:
  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, tổng hợp và phân loại lý thuyết từ giáo trình, bài giảng, văn bản pháp luật kế toán, các nghiên cứu và tài liệu học thuật liên quan để xây dựng cơ sở lý luận.
  • Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Tiếp xúc, trao đổi với kế toán trưởng, nhân viên kế toán kho và thủ kho tại công ty để tìm hiểu quy trình hạch toán, kiểm kê và xử lý chứng từ thực tế.
  • Phương pháp quan sát: Quan sát trực tiếp các thao tác nghiệp vụ hàng ngày của kế toán kho, quy trình tiếp nhận, kiểm đếm hàng hóa tại kho và các bước luân chuyển chứng từ.
  • Phương pháp thu thập số liệu: Trích lục số liệu thô từ hệ thống hóa đơn, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, sổ chi tiết tài khoản 1561, sổ Cái, bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn và báo cáo tài chính giai đoạn 2021 - 2023 của công ty.
• Nhóm phương pháp phân tích dữ liệu:
  • Phương pháp mô tả: Tái hiện quy trình luân chuyển chứng từ và trình tự ghi sổ kế toán hàng tồn kho phát sinh tại doanh nghiệp.
  • Phương pháp so sánh: Đánh giá sự biến động về quy mô tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí và lợi nhuận qua các năm 2021, 2022 và 2023.
  • Phương pháp phân tích: Sử dụng số liệu thực tế để xem xét mối quan hệ giữa các chỉ tiêu tài chính, phân tích ưu điểm, nhược điểm trong khâu hạch toán và kiểm soát hàng tồn kho.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác kế toán luân chuyển hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các lý thuyết nền tảng về kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại:

• Khái niệm và đặc điểm: Hàng tồn kho được xác định là tài sản giữ để bán trong kỳ kinh doanh bình thường, sản phẩm dở dang hoặc nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ dùng trong quá trình kinh doanh. Trong doanh nghiệp thương mại, hàng tồn kho chủ yếu là hàng hóa mua về để bán, chiếm tỷ trọng đáng kể trong tài sản ngắn hạn và chịu sự chi phối của nhiều yếu tố bảo quản.
• Phân loại hàng tồn kho: Được xem xét theo ba góc độ gồm nguồn gốc hình thành (tự sản xuất/gia công, mua ngoài, mua nội bộ, nhập từ nguồn khác); nhu cầu sử dụng (dùng cho kinh doanh, chưa cần sử dụng, không cần sử dụng, góp vốn liên doanh); và quy định tại chuẩn mực VAS 02.
• Nguyên tắc định giá: Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá mua hàng hóa mua ngoài bao gồm giá mua trên hóa đơn cộng các khoản thuế không hoàn lại, chi phí thu mua trừ đi chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua.
• Phương pháp tính giá xuất kho: Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong ba phương pháp: phương pháp giá đích danh, phương pháp bình quân gia quyền (cả kỳ dự trữ hoặc sau mỗi lần nhập) và phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO).
• Tổ chức kế toán chi tiết: Phân tích ba phương pháp hạch toán chi tiết gồm phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư. Trong đó, phương pháp thẻ song song sử dụng thẻ kho tại kho để theo dõi số lượng và sổ chi tiết vật tư tại phòng kế toán để theo dõi cả số lượng lẫn giá trị.
• Kế toán tổng hợp: So sánh hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho là kê khai thường xuyên (ghi chép liên tục biến động nhập - xuất - tồn qua các tài khoản từ 151 đến 157) và kiểm kê định kỳ (phản ánh biến động qua tài khoản 611 - Mua hàng, xác định giá trị xuất kho thông qua kiểm kê cuối kỳ).
• Dự phòng giảm giá và kiểm kê: Trình bày điều kiện, nguyên tắc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo Thông tư 48/2019/TT-BTC trên tài khoản 2294; quy trình kiểm kê thường xuyên, kiểm kê định kỳ và yêu cầu công bố thông tin hàng tồn kho trên báo cáo tài chính theo VAS 02.

Chương 2: Thực trạng kế toán luân chuyển hàng tồn kho tại Công ty TNHH Dược phẩm Thuận Thảo

Chương 2 phản ánh chi tiết bức tranh hoạt động và quy trình kế toán hàng tồn kho tại đơn vị khảo sát:

• Quá trình hình thành và phát triển: Tiền thân là Nhà thuốc Thuận Thảo thành lập ngày 28/12/1990; đến ngày 02/06/2005 chính thức chuyển đổi thành Công ty TNHH Dược phẩm Thuận Thảo (loại hình TNHH 2 thành viên trở lên ngoài nhà nước, MST: 3300375213, người đại diện pháp luật: Trương Nguyễn Phương Thảo). Doanh nghiệp đã phát triển hệ thống chuỗi gồm 9 nhà thuốc trực thuộc tại thành phố Huế (Thuận Thảo, Thuận Thảo 1, 2, 5, 6, 9, 10, 12, 14).
• Tổ chức bộ máy quản lý và kế toán: Cơ cấu quản lý theo mô hình trực tuyến - chức năng gồm Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc, Phòng Tổ chức hành chính, Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán, Bộ phận Kho và hệ thống các Nhà thuốc. Phòng Kế toán gồm 4 vị trí chức danh: Kế toán trưởng, Kế toán kho, Kế toán tổng hợp và Kế toán công nợ.
• Chính sách kế toán áp dụng: Doanh nghiệp áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC; niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; đơn vị tiền tệ VND; nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên; kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song; tính giá trị xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ; hình thức kế toán máy dựa trên phần mềm FAST Business.
• Đánh giá năng lực tài chính và kinh doanh (giai đoạn 2021 - 2023):

Chỉ tiêu tài chính	Năm 2021	Năm 2022	Năm 2023	Tăng giảm 2022/2021 (%)	Tăng giảm 2023/2022 (%)
Tổng tài sản / Nguồn vốn	19.597	17.117	20.251	-12,26%	+19,88%
- Tài sản ngắn hạn	Chiếm tỷ trọng lớn	Giảm	Tăng mạnh	-11,87%	+20,79%
- Hàng tồn kho	5.850	Giảm mạnh	2.249	Giảm mạnh	+43,15%
- Các khoản phải thu ngắn hạn	Chiếm tỷ lệ cao nhất	Tăng	Tăng tiếp	+8,06%	+32,70%
- Tài sản dài hạn (TSCĐ)	Giảm dần	Giảm	Giảm tiếp	-29,91%	-31,20%
- Nợ phải trả (Nợ ngắn hạn)	Biến động mạnh	Giảm sâu	Tăng trở lại	-49,34%	+42,34%
- Vốn chủ sở hữu	Tăng dần	Tăng	Tăng tiếp	+14,61%	+12,68%
Doanh thu bán hàng và CCDV	Lớn	Tăng trưởng	Giảm nhẹ	+8,36%	-4,14%
Giá vốn hàng bán	Tỷ trọng cao	Tăng	Giảm	+5,11%	-5,00%
Chi phí quản lý kinh doanh	2.xxx	Giảm	Giảm tiếp	-6,02%	-10,69%
Tổng lợi nhuận trước thuế	Dương	Tăng	Giảm nhẹ	+15,14%	Giảm nhẹ
Lợi nhuận sau thuế TNDN	Dương	Tăng mạnh	Giảm nhẹ	+156,13%	-0,51%

• Nghiệp vụ kế toán luân chuyển hàng tồn kho thực tế (tháng 10/2024):
  • Danh mục hàng hóa: Thuộc 4 nhóm chính gồm dược phẩm, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng và vật tư dụng cụ y tế gia đình. Phương thức tiêu thụ gồm bán buôn (qua kho, không qua kho) và bán lẻ trực tiếp thu tiền tại chuỗi cửa hàng.
  • Chứng từ và tài khoản: Sử dụng Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu thu, Giấy báo Có, Báo Nợ; tài khoản hạch toán chủ yếu gồm TK 156 (chi tiết TK 1561 - Giá mua hàng hóa), TK 111, TK 112, TK 331, TK 632, TK 1331.
  • Thực tế nhập kho: Trình bày quy trình từ lúc thủ kho tiếp nhận hóa đơn bên bán, cùng kế toán kiểm đếm phẩm chất, kế toán lập Phiếu nhập kho (2 liên), trình Kế toán trưởng ký duyệt, thủ kho ghi thẻ kho, kế toán cập nhật vào phần mềm FAST. Dẫn chứng nghiệp vụ ngày 14/10/2024: Nhập kho 30 chai Cồn 70 độ 500ml (đơn giá 12.000 đồng/chai) và 30 chai Cồn 90 độ 500ml (đơn giá 13.000 đồng/chai) từ Công ty TNHH ANITA Việt Nam theo Hóa đơn GTGT số 00000044 (thuế suất GTGT 10%, bên bán chịu chi phí vận chuyển).
  • Thực tế xuất kho và tính giá: Trình bày quy trình lập Phiếu xuất kho (2 liên), kiểm duyệt, xuất kho giao hàng và xuất Hóa đơn GTGT. Minh họa tính giá xuất kho mặt hàng thuốc Mobic 7.5mg tháng 10/2024: Số dư đầu kỳ 4.425 viên (trị giá 38.833 đồng); nhập trong kỳ qua 2 đợt (ngày 07/10 và 21/10); xuất bán ngày 15/10/2024 theo Hóa đơn số 3359 là 40 viên; tổng xuất kho cả tháng là 2.xxx viên. Đơn giá xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ để làm căn cứ ghi nhận giá vốn hàng bán trên phần mềm.

Chương 3: Đánh giá và giải pháp hoàn thiện công tác kế toán luân chuyển hàng tồn kho tại Công ty TNHH Dược phẩm Thuận Thảo

Chương 3 đưa ra các nhận định đánh giá và đề xuất định hướng cải tiến:

• Về công tác tổ chức kế toán:
  • Ưu điểm: Bộ máy kế toán gọn nhẹ, phân nhiệm rõ ràng; việc ứng dụng phần mềm kế toán FAST Business kết hợp các công cụ hỗ trợ giúp tự động hóa quá trình lên Sổ Cái và Báo cáo tài chính, tiết kiệm thời gian hạch toán.
  • Hạn chế: Sự phối hợp kiểm tra định kỳ giữa bộ phận kho và kế toán đôi lúc chưa đồng bộ; áp lực khối lượng công việc dồn vào cuối kỳ kế toán.
• Về kế toán luân chuyển hàng tồn kho:
  • Ưu điểm: Áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp thẻ song song giúp nắm bắt biến động hàng hóa chặt chẽ; phương pháp bình quân gia quyền phù hợp với đặc thù mặt hàng dược phẩm đa dạng, giá cả ít biến động mạnh.
  • Hạn chế: Công tác theo dõi chi tiết một số danh mục hàng hóa chưa thực sự tối ưu; các khoản phải thu ngắn hạn chiếm tỷ trọng lớn gây đọng vốn; công tác trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo Thông tư 48/2019/TT-BTC đối với thuốc cận date (gần hết hạn dùng) hoặc hư hỏng chưa được thực hiện định kỳ và đầy đủ; công tác kiểm kê thực tế còn phát sinh độ trễ so với sổ sách.
• Giải pháp đề xuất:
  • Hoàn thiện khâu theo dõi, mã hóa danh mục hàng hóa chi tiết trên phần mềm FAST để quản lý chặt chẽ số lô và hạn dùng của dược phẩm.
  • Thực hiện nghiêm túc việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo quy định tại Thông tư 48/2019/TT-BTC nhằm phản ánh trung thực giá trị tài sản trên báo cáo tài chính.
  • Nâng cao tính kỷ luật trong quy trình luân chuyển chứng từ nhập - xuất kho giữa các nhà thuốc trực thuộc và phòng kế toán, hạn chế chậm trễ chứng từ.
  • Hoàn thiện công tác kiểm kê định kỳ, tăng cường đối chiếu đột xuất giữa thẻ kho của thủ kho và sổ chi tiết của kế toán kho để xử lý kịp thời các sai lệch.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh được các kết quả nghiên cứu cụ thể:

• Làm rõ thực trạng tài chính của Công ty TNHH Dược phẩm Thuận Thảo giai đoạn 2021 - 2023: Tổng tài sản biến động từ 19.597 đồng (2021) giảm xuống 17.117 đồng (2022) và tăng lên 20.251 đồng (2023). Vốn chủ sở hữu tăng trưởng liên tục qua các năm (tăng 14,61% năm 2022 và tăng 12,68% năm 2023), chỉ tiêu lợi nhuận sau thuế duy trì kết quả dương (năm 2022 tăng trưởng 156,13% so với năm 2021), khẳng định doanh nghiệp hoạt động có lãi và có khả năng tự chủ tài chính.
• Khảo sát toàn diện chu trình kế toán hàng tồn kho tại doanh nghiệp: Mô tả đầy đủ quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho, xuất kho; làm rõ việc áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán chi tiết thẻ song song và phương pháp tính giá xuất kho bình quân gia quyền trên phần mềm kế toán FAST Business trong tháng 10 năm 2024.
• Đề xuất hệ thống giải pháp gắn liền với thực tế: Các khuyến nghị về mã hóa quản lý hạn dùng thuốc, trích lập dự phòng giảm giá theo Thông tư 48/2019/TT-BTC và siết chặt kiểm kê có giá trị ứng dụng trực tiếp cho mô hình kinh doanh dược phẩm tại công ty.
• Đóng góp khoa học: Khóa luận là công trình nghiên cứu độc lập của tác giả, cung cấp tài liệu mô tả thực tế có độ tin cậy cao về công tác kế toán hàng tồn kho tại một doanh nghiệp thương mại dược phẩm cụ thể trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận tồn tại một số giới hạn do điều kiện nghiên cứu thực tế:

• Về phạm vi thời gian: Số liệu kế toán chi tiết về luân chuyển hàng tồn kho (chứng từ, sổ chi tiết, sổ Cái, bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn) mới chỉ được thu thập và phân tích sâu trong phạm vi 01 tháng (tháng 10 năm 2024), chưa bao quát toàn bộ các chu kỳ biến động hàng hóa trong cả năm tài chính.
• Về chiều sâu quản trị: Khóa luận tập trung chủ yếu vào khía cạnh kế toán tài chính (hạch toán, luân chuyển chứng từ, lên báo cáo tài chính theo Thông tư 133/2016/TT-BTC), chưa đi sâu phân tích kế toán quản trị hàng tồn kho như xác định điểm đặt hàng tối ưu (EOQ) hay kiểm soát chi phí lưu kho.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu số liệu luân chuyển hàng tồn kho theo chuỗi thời gian dài hơn (cả niên độ tài chính) và phát triển hướng đề tài kết hợp giữa kế toán tài chính với kế toán quản trị hàng tồn kho trong các chuỗi nhà thuốc bán lẻ.

Giá trị tham khảo

Bản khóa luận mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho nhiều nhóm đối tượng:

• Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán và Tài chính: Nguồn tài liệu học tập cụ thể về việc vận dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa (Thông tư 133/2016/TT-BTC), chuẩn mực kế toán VAS 02 vào thực tế doanh nghiệp thương mại.
• Người làm đề tài nghiên cứu về hàng tồn kho: Tham khảo được cấu trúc khóa luận chuẩn mực, hệ thống bảng biểu so sánh tài chính, sơ đồ luân chuyển chứng từ và phương pháp xử lý số liệu kế toán chi tiết.
• Doanh nghiệp thương mại dược phẩm quy mô vừa và nhỏ: Tham khảo quy trình tổ chức bộ máy kế toán kết hợp thẻ song song, quy trình phối hợp giữa phòng kinh doanh - kế toán - thủ kho và cách thức xử lý dữ liệu nhập - xuất kho trên phần mềm FAST Business.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Dược phẩm Thuận Thảo áp dụng chế độ kế toán và phương pháp tính giá xuất kho nào? Doanh nghiệp áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính. Hàng tồn kho được theo dõi theo phương pháp kê khai thường xuyên và giá trị hàng xuất kho được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ.

2. Bộ máy kế toán của Công ty TNHH Dược phẩm Thuận Thảo gồm những vị trí nào và sử dụng phần mềm gì? Bộ máy kế toán của công ty chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Kế toán trưởng, bao gồm 3 vị trí chức danh phụ trách là Kế toán kho, Kế toán tổng hợp và Kế toán công nợ. Doanh nghiệp thực hiện hình thức kế toán máy bằng phần mềm FAST Business kết hợp các công cụ hỗ trợ như Excel, Word và phần mềm quản lý kho.

3. Kế toán chi tiết hàng tồn kho tại công ty được tổ chức theo phương pháp nào? Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng tồn kho. Theo phương pháp này, thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng tại kho; phòng kế toán mở sổ kế toán chi tiết vật tư, hàng hóa để theo dõi cả về số lượng và giá trị; cuối tháng đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết với thẻ kho và bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn.

4. Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty giai đoạn 2021 - 2023 biến động ra sao? Tổng tài sản và nguồn vốn có sự biến động: năm 2021 đạt 19.597 đồng, năm 2022 giảm xuống 17.117 đồng (giảm 12,26%) và năm 2023 tăng lên 20.251 đồng (tăng 19,88%). Tài sản ngắn hạn luôn chiếm tỷ trọng chi phối; vốn chủ sở hữu tăng liên tục qua các năm nhờ lợi nhuận sau thuế chưa phân phối tích lũy đều đặn.

5. Nghiệp vụ nhập kho ngày 14/10/2024 tại công ty diễn ra như thế nào? Ngày 14/10/2024, công ty mua nhập kho 30 chai Cồn 70 độ 500ml (đơn giá 12.000 đồng/chai) và 30 chai Cồn 90 độ 500ml (đơn giá 13.000 đồng/chai) từ Công ty TNHH ANITA Việt Nam theo Hóa đơn GTGT số 00000044 (thuế suất GTGT 10%). Toàn bộ chi phí vận chuyển, bốc xếp do bên bán chịu nên giá nhập kho được tính đúng bằng giá mua chưa thuế trên hóa đơn.

Kết luận

Khóa luận của tác giả Hồ Thị Quỳnh Tiên đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại theo các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Công trình phản ánh trung thực thực trạng kế toán luân chuyển hàng tồn kho tại Công ty TNHH Dược phẩm Thuận Thảo, làm rõ các quy trình hạch toán, tính giá và luân chuyển chứng từ trên phần mềm kế toán FAST Business. Trên cơ sở phân tích số liệu tài chính giai đoạn 2021 - 2023 và nghiệp vụ thực tế tháng 10 năm 2024, tác giả đã chỉ ra các ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp hoàn thiện có tính khả thi đối với công tác kế toán hàng tồn kho tại doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

chương 1) Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kì Quan hệ đối chiếu  Trình tự ghi chép: Tại Kho Tại Phòng kế toán Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi Kế toán sử dụng sổ chi tiết hàng hóa chép. Hằng ngày, dựa trên các chứng từ để ghi chép tình hình N-X-T kho của từng nhập, xuất nhận được, thủ kho ghi chép loại hàng hóa về mặt số lượng và giá trị. tình hình nhập, xuất, tồn hàng hóa vào thẻ Hằng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được kho. Cuối ngày, tính ra số lượng tồn kho các chứng từ nhập, xuất hàng hóa được của từng loại hàng hóa trên thẻ kho.

thủ kho chuyển đến, kế toán phải kiểm tra, ghi giá và phản ánh vào sổ chi tiết. Cuối tháng, dựa trên sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp N-X-T hàng hóa và đối 11 chiếu: Sổ kế toán chi tiết với thẻ kho, số liệu tổng cộng trên bảng tổng hợp N-X-T với sổ sách kế toán chi tiết, số liệu trên sổ kế toán với số liệu kiểm kê thực tế. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Đây là phương pháp hạch toán chi tiết HTK, trong đó tại kho vẫn mở thẻ kho cho từng danh điểm vật tư như phương pháp thẻ song song và tại phòng kế toán, để theo dõi cả về mặt giá trị và số lượng vật tư, kế toán sẽ mở sổ đối chiếu luân chuyển. Chứng từ nhập Thẻ kho Chứng từ xuất Sổ đối chiếu luân Bảng kê nhập Bảng kê xuất chuyển Kế toán tổng hợp Sơ đồ 1.

Kế toán chi tiết HTK theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển  Trình tự ghi chép: Tại kho Tại Phòng kế toán Tương tự như phương pháp thẻ song Kế toán theo dõi từng loại vật tư N- song, thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép X-T về số lượng và giá trị bằng cách sử tình hình N-X-T của từng loại vật tư về dụng sổ đối chiếu luân chuyển. Sổ này mặt số lượng. được ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng, dựa trên tổng hợp các chứng từ nhập xuất trong tháng, mỗi loại hàng hóa chỉ ghi một dòng trên sổ. Cuối tháng, tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc bảng kê) để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển.

Phương pháp sổ số dư Phương pháp này đặc trưng bởi sự kết hợp chặt chẽ giữa việc hạch toán nghiệp vụ tại phòng kế toán và công tác ghi chép số liệu tại kho của thủ kho. Theo phương pháp này, tại kho thủ kho sẽ theo dõi số lượng của từng loại nguyên liệu, vật tư thông qua thẻ kho và số dư tồn kho. Trong khi đó, phòng kế toán sẽ theo dõi cả số lượng và giá trị của các vật tư qua bảng lũy kế N-X-T. Chứng từ nhập Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ số dư Thẻ kho Bảng lũy kế N-X-T Kế toán tổng hợp Phiếu giao nhận Chứng từ xuất chứng từ xuất Sơ đồ 1.

Kế toán chi tiết HTK theo phương pháp sổ số dư  Trình tự ghi chép: Tại kho Tại Phòng kế toán Thủ kho không chỉ sử dụng thẻ kho Định kỳ, kế toán sẽ trực tiếp xuống để ghi chép số liệu, mà còn sử dụng sổ số kho để kiểm tra và thu thập chứng từ dư để ghi lại các thông tin về việc nhập, nhập, xuất kho. Sau đó, kế toán tổng hợp xuất và số hàng tồn cuối kỳ. Cuối tháng, giá trị của các mặt hàng nhập, xuất và tồn Sổ số dư được chuyển cho thủ kho để ghi kho, ghi vào Bảng kê lũy kế N-X-T để số lượng HTK dựa trên số liệu từ thẻ kho. cuối tháng sẽ chuyển dữ liệu này sang Bảng tổng hợp N-X-T.