Thực trạng công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH MTV Bảo Trác

Khóa luận kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH MTV Bảo Trác - ĐH Kinh tế Huế

• Tác giả: Phan Thị Tuyết
• Người hướng dẫn: ThS. Bùi Thành Công
• Trường học: Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Thực trạng công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH MTV Bảo Trác
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH MTV Bảo Trác

Hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu tài sản ngắn hạn tại doanh nghiệp thương mại. Công tác hạch toán chuẩn xác phản ánh trực tiếp hiệu quả vận hành kinh doanh. Tại Công ty TNHH MTV Bảo Trác, quản trị kho hàng là nhiệm vụ trọng tâm của bộ phận tài chính. Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Quy trình kế toán bao gồm nhiều khâu chặt chẽ từ mua hàng, nhập kho, lưu kho đến xuất bán. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều gắn liền với hóa đơn và chứng từ gốc hợp lệ. Kế toán viên theo dõi giá trị hàng hóa trên tài khoản 156 theo thời gian thực. Phương pháp kê khai thường xuyên giúp kiểm soát chi tiết biến động từng mã sản phẩm. Dữ liệu kho hỗ trợ ban lãnh đạo nắm bắt kịp thời vòng quay vốn lưu động. Doanh nghiệp duy trì kiểm tra sổ sách để tránh rủi ro ứ đọng vốn và hư hỏng hàng hóa. Quản lý kho khoa học tạo tiền đề duy trì lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

1.1. Đặc điểm tổ chức kinh doanh và chủng loại hàng hóa

Công ty TNHH MTV Bảo Trác chuyên phân phối các mặt hàng thương mại trên địa bàn miền Trung. Danh mục hàng tồn kho phong phú về chủng loại và xuất xứ. Doanh nghiệp thường xuyên nhập khẩu và thu mua hàng hóa từ các nhà cung cấp lớn trong nước. Tốc độ luân chuyển hàng hóa đòi hỏi quy trình nhập xuất phải diễn ra liên tục, nhịp nhàng. Thủ kho chịu trách nhiệm kiểm tra số lượng, quy cách thực tế trước khi ký nhận phiếu nhập. Mọi thông tin về lô hàng đều được ghi nhận chi tiết vào thẻ kho. Sự đa dạng về sản phẩm đặt ra yêu cầu cao đối với việc sắp xếp không gian kho bãi. Doanh nghiệp cần bố trí mặt bằng hợp lý để tránh nhầm lẫn hàng hóa khi xuất bán.

1.2. Chế độ kế toán và phương pháp kê khai áp dụng

Doanh nghiệp vận dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Tài khoản 156 đóng vai trò cốt lõi trong việc theo dõi giá gốc hàng hóa mua vào. Đơn vị áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để theo dõi hàng tồn kho. Mọi nghiệp vụ nhập xuất được phản ánh liên tục trên sổ kế toán chi tiết và tổng hợp. Khi xuất hàng hóa phục vụ bán hàng, giá vốn được chuyển sang tài khoản 632. Doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thông qua tài khoản 133. Việc áp dụng chuẩn mực thống nhất giúp số liệu kế toán đạt độ tin cậy cao. Các báo cáo tài chính định kỳ thể hiện trung thực tình hình luân chuyển tài sản.

II. Thực trạng kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH MTV Bảo Trác

Thực tế công tác kế toán tại công ty bộc lộ nhiều điểm sáng song song tồn tại hạn chế. Giai đoạn 2020-2022 chứng kiến nhiều biến động mạnh mẽ của thị trường. Đại dịch Covid-19 làm đứt gãy chuỗi cung ứng hàng hóa trong năm 2021. Hàng tồn kho của doanh nghiệp tăng lên do tốc độ lưu thông bị đình trệ. Đến năm 2022, tình hình phục hồi giúp tổng tài sản công ty tăng trưởng vượt bậc 72,49%. Lượng hàng mua vào tăng mạnh nhằm đón đầu cơ hội kinh doanh mới. Tuy nhiên, quy trình xử lý hóa đơn và chứng từ kế toán đôi khi còn chậm trễ. Thủ kho và nhân viên kế toán kho chưa thực hiện đối chiếu thẻ kho định kỳ đều đặn. Một số khoản chi phí thu mua hàng hóa chưa được phân bổ kịp thời vào giá trị nhập kho. Báo cáo quản trị kho chưa thực sự đáp ứng nhu cầu phân tích tức thời của ban giám đốc. Công tác bảo quản tài sản trong kho cần bổ sung trang thiết bị hiện đại hơn. Việc phát hiện hàng chậm luân chuyển còn mang tính bị động.

2.1. Phân tích biến động tài sản và hàng tồn kho 2020 2022

Trong giai đoạn 2020-2022, quy mô vốn và cơ cấu tài sản của công ty có sự dịch chuyển rõ nét. Năm 2020, giá trị tài sản cố định đạt khoảng 157 triệu đồng trước khi giảm dần về 78 triệu đồng vào năm 2022. Ngược lại, giá trị hàng tồn kho liên tục gia tăng qua từng năm tài chính. Đại dịch năm 2021 khiến chu chuyển hàng hóa chậm, làm tăng lượng sản phẩm lưu trữ trong kho. Sang năm 2022, doanh nghiệp tái mở rộng kinh doanh, lượng mua hàng tăng mạnh để đáp ứng thị trường. Nhờ chiến lược phân phối linh hoạt, tổng tài sản năm 2022 đã tăng 72,49% so với năm 2021. Sự gia tăng tồn kho phản ánh tiềm năng tăng trưởng song cũng tiềm ẩn áp lực thanh khoản.

2.2. Bất cập trong kiểm kê và luân chuyển chứng từ kho

Hệ thống luân chuyển chứng từ giữa bộ phận kho và phòng kế toán vẫn còn độ trễ nhất định. Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho nhiều khi bàn giao chưa kịp thời trong ngày. Điều này làm chậm quá trình ghi chép sổ cái và tính giá vốn hàng bán. Công tác kiểm kê kho chủ yếu thực hiện vào thời điểm cuối năm tài chính. Việc thiếu các đợt kiểm kê đột xuất khiến chênh lệch số lượng khó được phát hiện sớm. Một số mặt hàng hư hỏng hoặc giảm giá trị chưa được lập biên bản trích lập dự phòng theo quy định. Kế toán viên mất nhiều thời gian rà soát lại các hóa đơn thu mua phát sinh ngoài tỉnh. Sự phối hợp lỏng lẻo giữa các bên làm tăng rủi ro sai sót dữ liệu.

III. Giải pháp kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH MTV Bảo Trác

Doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp đồng bộ để nâng cao chất lượng kế toán kho. Trước hết, quy trình lập và kiểm duyệt chứng từ nhập xuất phải được chuẩn hóa rõ ràng. Mọi giao dịch phát sinh cần có đầy đủ chữ ký của thủ kho, người giao hàng và kế toán trưởng. Doanh nghiệp cần xây dựng lịch kiểm kê định kỳ hàng tháng thay vì chỉ kiểm kê cuối năm. Sự chênh lệch giữa số lượng thực tế và sổ sách phải được làm rõ trách nhiệm cá nhân. Bên cạnh đó, kế toán cần theo dõi sát sao hạn mức tồn kho tối thiểu và tối đa của từng mặt hàng. Việc này ngăn ngừa nguy cơ tồn đọng vốn hoặc đứt gãy nguồn cung sản phẩm. Doanh nghiệp cần tổ chức các lớp đào tạo nghiệp vụ thường xuyên cho nhân sự kế toán và thủ kho. Môi trường kho bãi phải được đầu tư nâng cấp để giảm hao hụt hàng hóa do ẩm mốc. Các giải pháp cải tiến sẽ tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động kinh doanh lâu dài.

3.1. Hoàn thiện quy trình kiểm kê và trích lập dự phòng

Doanh nghiệp cần thành lập hội đồng kiểm kê độc lập bao gồm đại diện ban giám đốc, kế toán và thủ kho. Tần suất kiểm kê nên thực hiện định kỳ theo quý để phát hiện kịp thời các chênh lệch số lượng. Biên bản kiểm nghiệm hàng nhập khẩu và hàng mua nội địa phải lập ngay khi xe về đến bãi kho. Khi phát hiện sản phẩm hư hỏng, kế toán cần phản ánh vào tài khoản 1381 chờ xử lý trách nhiệm. Ngoài ra, việc xác định giá trị thuần có thể thực hiện được là cơ sở quan trọng để trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Khoản dự phòng này giúp bảo toàn vốn và đảm bảo tính thận trọng cho báo cáo tài chính cuối năm.

3.2. Đẩy mạnh số hóa và ứng dụng phần mềm kế toán kho

Ứng dụng công nghệ thông tin là giải pháp tất yếu để tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho hiện đại. Công ty Bảo Trác nên triển khai phần mềm kế toán chuyên dụng có tích hợp phân hệ quản lý kho vật tư. Hệ thống phần mềm tự động cập nhật số liệu nhập xuất ngay khi thủ kho quét mã vạch sản phẩm. Điều này xóa bỏ thời gian nhập liệu thủ công và hạn chế tối đa các nhầm lẫn số học. Kế toán viên có thể xuất báo cáo tồn kho chi tiết chỉ bằng vài thao tác đơn giản. Ban giám đốc dễ dàng theo dõi số lượng tồn kho thực tế trên máy tính hoặc điện thoại thông minh. Chuyển đổi số giúp nâng cao năng suất lao động và tính chuyên nghiệp của bộ máy kế toán.

IV. Ứng dụng kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH MTV Bảo Trác

Hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho đem lại giá trị to lớn cho doanh nghiệp. Bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả giúp công ty kiểm soát dòng tiền và chi phí lưu kho. Số liệu kế toán đáng tin cậy hỗ trợ đắc lực cho ban lãnh đạo đưa ra các quyết định nhập hàng tối ưu. Doanh nghiệp hạn chế tối đa nguy cơ thâm hụt tài sản do thất thoát hoặc quản lý yếu kém. Việc tuân thủ chuẩn mực Thông tư 133/2016/TT-BTC khẳng định sự minh bạch tài chính của đơn vị. Khả năng thanh khoản và hiệu quả sử dụng tài sản lưu động được cải thiện rõ rệt qua các kỳ kế toán. Mô hình quản trị kho này cung cấp góc nhìn thực tiễn hữu ích cho các doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ. Việc chuẩn hóa chứng từ và ứng dụng phần mềm tạo đà bứt phá bền vững trên thị trường. Doanh nghiệp bảo đảm duy trì lợi thế cạnh tranh nhờ dòng hàng ổn định và chi phí vận hành hợp lý.

4.1. Tối ưu hóa vốn lưu động và hiệu quả sử dụng tài sản

Công tác quản lý hàng tồn kho bài bản giúp doanh nghiệp giải phóng nguồn vốn lưu động bị ứ đọng. Việc xác định mức dự trữ tối ưu giảm thiểu chi phí lưu kho và rủi ro giảm giá tài sản. Doanh nghiệp có thể tận dụng nguồn vốn nhàn rỗi để đầu tư mở rộng thị trường hoặc thanh toán công nợ nhà cung cấp đúng hạn. Vòng quay hàng tồn kho được đẩy nhanh làm tăng tỷ suất sinh lời trên tổng tài sản. Số liệu kế toán chính xác giúp người quản lý điều chỉnh kế hoạch mua bán linh hoạt theo biến động thị trường. Tối ưu hóa chu chuyển vốn nâng cao sức khỏe tài chính toàn diện cho đơn vị.

4.2. Bài học thực tiễn cho doanh nghiệp thương mại nhỏ và vừa

Kinh nghiệm từ Công ty Bảo Trác mang lại nhiều giá trị tham khảo cho các doanh nghiệp thương mại. Đầu tiên, doanh nghiệp cần phân định rạch ròi trách nhiệm giữa thủ kho và kế toán viên để tránh gian lận. Thứ hai, việc số hóa quy trình quản lý kho giúp tiết kiệm nhân lực và tăng độ chính xác số liệu. Doanh nghiệp cần chủ động xây dựng chính sách bán hàng linh hoạt để giải phóng hàng chậm luân chuyển. Việc dự báo nhu cầu thị trường đóng vai trò then chốt trong công tác lập kế hoạch mua hàng. Cuối cùng, sự liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban tạo nên chuỗi cung ứng nội bộ thông suốt và hiệu quả.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế và chuyển đổi số, các doanh nghiệp thương mại tại Việt Nam phải đối mặt với áp lực cạnh tranh ngày càng gay gắt từ cả thị trường nội địa lẫn các đơn vị có vốn đầu tư nước ngoài. Trong bối cảnh đó, công tác quản lý tài chính và tổ chức hạch toán kế toán giữ vai trò trọng yếu trong việc cung cấp thông tin kinh tế, tài chính chính xác, hỗ trợ người điều hành ra quyết định quản trị kịp thời. Đối với doanh nghiệp hoạt động thuần túy trong lĩnh vực thương mại, hàng tồn kho là bộ phận tài sản lưu động chiếm tỷ trọng chủ yếu trong tổng tài sản ngắn hạn, đồng thời là mắt xích trực tiếp liên kết giữa khâu lưu thông, mua hàng và tiêu thụ. Mọi sai sót trong khâu theo dõi, kiểm soát và xác định giá trị hàng tồn kho đều tác động trực tiếp đến giá vốn hàng bán, lợi nhuận gộp và mức độ trung thực của báo cáo tài chính.

Công ty TNHH MTV Bảo Trác là doanh nghiệp thương mại hoạt động tại thành phố Huế, chuyên kinh doanh máy móc, vật liệu xây dựng, thiết bị vệ sinh, nội thất và đồ gia dụng. Do danh mục sản phẩm kinh doanh đa dạng về quy cách, kích thước và chủng loại (từ các loại gạch lát nền Granite, gạch Cotto đến thiết bị sứ vệ sinh Inax), công tác lưu trữ đòi hỏi không gian kho bãi lớn và phát sinh chi phí bảo quản đáng kể. Thực tiễn vận hành cho thấy quy trình kế toán hàng tồn kho tại đơn vị vẫn còn bộc lộ một số hạn chế trong tổ chức chứng từ, phương pháp tính giá và kiểm soát hàng hóa. Nhằm giải quyết yêu cầu thực tiễn trên, tác giả Phan Thị Tuyết đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài "Thực trạng công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH MTV Bảo Trác".

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể như sau:

1. Mục tiêu chung: Phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH MTV Bảo Trác, từ đó đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị.
2. Mục tiêu cụ thể:
   • Hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác kế toán hàng tồn kho trong các doanh nghiệp thương mại.
   • Khảo sát, phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH MTV Bảo Trác trong thực tế hoạt động kinh doanh.
   • Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình và phương pháp kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH MTV Bảo Trác.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH MTV Bảo Trác.
• Phạm vi không gian: Nghiên cứu được triển khai trực tiếp tại trụ sở Công ty TNHH MTV Bảo Trác, địa chỉ số 218 Hùng Vương, phường An Cựu, thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế.
• Phạm vi thời gian: Các dữ liệu tổng hợp về nguồn lực, tài sản, nguồn vốn và kết quả hoạt động kinh doanh được thu thập và phân tích trong giai đoạn 3 năm từ 2020 đến 2022; các nghiệp vụ kế toán chi tiết, hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán chuyên sâu được tác giả tập trung khảo sát trong năm tài chính 2022.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khóa luận thiết lập hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các chuẩn mực kế toán và văn bản quy phạm pháp luật hiện hành của Bộ Tài chính:

• Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) về Hàng tồn kho (ban hành kèm theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính): Xác định các khái niệm căn bản về hàng tồn kho, nguyên tắc ghi nhận ban đầu theo giá gốc, các thành phần cấu thành giá gốc hàng mua nhập kho (giá mua ghi trên hóa đơn, thuế không hoàn lại, chi phí thu mua vận chuyển trừ đi chiết khấu thương mại, giảm giá), các phương pháp định giá hàng tồn kho xuất kho (bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước - FIFO, giá đích danh) và nguyên tắc ghi nhận theo giá trị thuần có thể thực hiện được.
• Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính: Quy định hệ thống tài khoản áp dụng (đặc biệt là Tài khoản 156 - Hàng hóa, Tài khoản 153 - Công cụ, dụng cụ, Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán, Tài khoản 611 - Mua hàng), danh mục chứng từ vật tư (Phiếu nhập kho Mẫu 01-VT, Phiếu xuất kho Mẫu 02-VT, Biên bản kiểm nghiệm Mẫu 03-VT, Biên bản kiểm kê Mẫu 05-VT, Bảng kê mua hàng Mẫu 06-VT) và các hình thức ghi sổ kế toán.
• Thông tư số 48/2019/TT-BTC ngày 08/8/2019 của Bộ Tài chính: Hướng dẫn việc trích lập và xử lý các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho (sử dụng Tài khoản 2294), điều kiện trích lập và thẩm quyền của Hội đồng thẩm định trích lập dự phòng tại thời điểm kết thúc năm tài chính (ngày 31/12).

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả kết hợp hai nhóm phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu:

• Phương pháp thu thập dữ liệu:
  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, tổng hợp các giáo trình kế toán tài chính, chuẩn mực kế toán Việt Nam, thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính và các tài liệu chuyên ngành liên quan đến quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại.
  • Phương pháp thu thập số liệu thực tế: Trực tiếp phỏng vấn nhân viên kế toán và cán bộ quản lý (đặc biệt là trao đổi chuyên môn với kế toán viên phụ trách tại công ty); trích xuất số liệu từ các chứng từ kế toán gốc, hóa đơn GTGT, bảng kê, sổ kế toán chi tiết, sổ cái tài khoản và cơ sở dữ liệu trên phần mềm kế toán do doanh nghiệp cung cấp.
  • Phương pháp quan sát: Quan sát quy trình vận hành luân chuyển chứng từ, các khâu giao nhận, bốc dỡ, lưu kho hàng hóa và quy trình ghi chép sổ sách tại phòng kế toán và hệ thống kho hàng của công ty.
• Phương pháp xử lý dữ liệu:
  • Phương pháp phân tích thống kê, so sánh: Sử dụng số liệu tuyệt đối và tương đối để so sánh, đối chiếu các chỉ tiêu về lao động, cơ cấu tài sản, nguồn vốn và doanh thu giữa các năm 2020, 2021 và 2022 nhằm làm rõ xu hướng biến động tài chính của đơn vị.
  • Phương pháp mô tả: Diễn giải chi tiết trình tự hạch toán, sơ đồ luân chuyển chứng từ và quy trình xử lý nghiệp vụ nhập - xuất hàng hóa trên hệ thống sổ kế toán.

Nguồn dữ liệu của nghiên cứu gồm hệ thống Báo cáo tài chính theo Mẫu B01a-DNN (Bảng cân đối kế toán), Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu B02-DNN, Bảng cân đối tài khoản Mẫu F01-DNN giai đoạn 2020 - 2022; các chứng từ kế toán nhập - xuất năm 2022; Sổ chi tiết và Sổ cái TK 156, TK 1561; Biên bản kiểm kê hàng hóa tại Công ty TNHH MTV Bảo Trác.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại

Chương này tổng kết có hệ thống khung lý luận chung về hàng tồn kho trong lĩnh vực kinh doanh thương mại:

• Khái niệm và đặc điểm: Hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại chủ yếu là hàng hóa mua về để bán, bao gồm hàng tồn tại kho, hàng tại quầy trưng bày, hàng gửi đi bán và hàng mua đang đi trên đường. Hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản lưu động, có tần suất luân chuyển cao, mẫu mã quy cách đa dạng, chịu rủi ro hao hụt, hư hỏng trong quá trình lưu trữ và bốc xếp.
• Phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho: Khóa luận phân tích ba phương pháp hạch toán chi tiết gồm phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ số dư và phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Phân tích ưu - nhược điểm cho thấy phương pháp thẻ song song đơn giản, đối chiếu rõ ràng nhưng dễ trùng lặp khối lượng ghi chép; phương pháp sổ số dư giảm tải khối lượng ghi chép cho phòng kế toán nhưng đòi hỏi trình độ quản lý kho cao; phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển dồn khối lượng kiểm tra vào cuối tháng.
• Phương pháp kế toán tổng hợp hàng tồn kho: So sánh hai phương pháp cơ bản là kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ theo quy định của Thông tư 133/2016/TT-BTC. Phương pháp kê khai thường xuyên theo dõi liên tục tình hình nhập - xuất - tồn trên các tài khoản hàng tồn kho (TK 156, TK 153), cho phép xác định giá trị tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào; phương pháp kiểm kê định kỳ chỉ phản ánh giá trị đầu kỳ và cuối kỳ, giá trị xuất dùng/xuất bán được tính gián tiếp thông qua kiểm kê cuối kỳ và hạch toán qua Tài khoản 611 (Mua hàng).
• Phương pháp tính giá và trích lập dự phòng: Phân tích các mô hình tính giá xuất kho gồm phương pháp bình quân gia quyền (cả kỳ dự trữ và tức thời), nhập trước xuất trước (FIFO), giá đích danh. Đồng thời, trình bày nguyên tắc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo Thông tư 48/2019/TT-BTC khi giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc, quy trình thành lập hội đồng thẩm định và định khoản hạch toán qua Tài khoản 2294 và Tài khoản 632.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH MTV Bảo Trác

Chương này đi sâu khảo sát tổ chức bộ máy, tình hình tài chính và thực tế hạch toán hàng tồn kho tại doanh nghiệp:

• Giới thiệu chung và bộ máy tổ chức: Công ty TNHH MTV Bảo Trác thành lập và hoạt động từ ngày 10/02/2006 (Mã số thuế: 3301632819), do ông Phạm Thăng Long làm đại diện pháp luật, chịu sự quản lý thuế của Chi cục Thuế Thành phố Huế. Cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng gồm: Giám đốc, Phòng Kinh doanh, Phòng Tài chính - Kế toán, Bộ phận Kỹ thuật và Bộ phận Vận chuyển. Bộ máy kế toán gồm 6 nhân sự: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán thuế, Kế toán kho, Kế toán thanh toán và Thủ quỹ.
• Chính sách kế toán áp dụng: Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC; niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; kỳ kế toán quý là 3 tháng; nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho theo giá gốc; phương pháp hạch toán hàng tồn kho là kê khai thường xuyên; phương pháp tính giá xuất kho là bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ; trích khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng; hình thức kế toán áp dụng là Nhật ký chung; phần mềm kế toán sử dụng là Việt Đà accounting; đơn vị tiền tệ ghi sổ là Đồng Việt Nam (VND).
• Phân tích nguồn nhân lực và biến động tài sản: Tác giả tổng hợp biến động lao động của đơn vị qua Bảng 2.1:

Chỉ tiêu	Năm 2020	Năm 2021	Năm 2022	So sánh 2021/2020	So sánh 2022/2021
Tổng số lao động (Người)	4	7	14	+3	+7
Phân theo giới tính:
- Nam	2	3	10	+1	+7
- Nữ	2	4	4	+2	0
Phân theo trình độ:
- Đại học, cao đẳng	2	4	4	+2	0
- Lao động phổ thông	2	3	10	+1	+7

Về tình hình tài sản giai đoạn 2020 - 2022, tác giả phân tích biến động thông qua Bảng 2.2: Quy mô tổng tài sản tăng trưởng liên tục, đạt 7,7 tỷ đồng năm 2020, tăng lên 9,9 tỷ đồng năm 2021 và đạt 17,2 tỷ đồng vào năm 2022 (tăng 72,49% so với năm 2021). Trong cơ cấu tài sản, các khoản phải thu chiếm tỷ trọng lớn và gia tăng đột biến: năm 2021 tăng 2,1 tỷ đồng (tương ứng tăng 85,78% so với 2020); năm 2022 tiếp tục tăng 5 tỷ đồng (tương ứng tăng 108,77% so với 2021). Nguyên nhân do công ty áp dụng chính sách bán chịu, trả góp để kích cầu và mở rộng tệp khách hàng hậu đại dịch COVID-19. Ngược lại, khoản mục tiền và các khoản tương đương tiền sụt giảm mạnh do vốn bị chiếm dụng và doanh thu bằng tiền mặt hạn chế. Tài sản cố định giảm đều qua các năm (từ 157 triệu đồng năm 2020 xuống 117 triệu đồng năm 2021 và còn 78 triệu đồng năm 2022) do công ty trích khấu hao lũy kế mà không đầu tư mua sắm mới. Giá trị hàng tồn kho duy trì chiều hướng tăng liên tục nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường xây dựng phục hồi. Đáng chú ý, chỉ tiêu dự phòng giảm giá hàng tồn kho duy trì số dư bằng 0 qua cả 3 năm.

• Thực trạng hạch toán chi tiết và tổng hợp hàng tồn kho:
  • Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT mua hàng, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho bán hàng, Thẻ kho, Biên bản kiểm kê.
  • Mặt hàng hạch toán minh họa: Gạch lát nền Granite MDK159024A1, Gạch 40x80 HK4802 loại 1, Gạch Glory GL 19400 L1, Gạch Cotto 300x300 đỏ A1, Bàn cầu Inax C108VA, Bàn cầu Inax C504VAN, Bàn cầu Inax C514VAN, Bàn cầu Inax S400 AC832 VN, Lavabo Inax L285, Gạch lát nền 60x60 PR 69717 Loại 1.
  • Tài khoản sử dụng: TK 156 (chi tiết TK 1561 - Giá mua hàng hóa), TK 153, TK 632, TK 331, TK 111, TK 112, TK 133.
  • Quy trình luân chuyển: Kế toán kho tiếp nhận chứng từ hợp lý hợp lệ, nhập số liệu vào phần mềm Việt Đà accounting. Phần mềm tự động kết xuất dữ liệu sang Sổ chi tiết TK 1561, Sổ Nhật ký chung và Sổ cái TK 156. Việc tính giá xuất kho thực hiện tự động vào cuối tháng theo công thức bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ. Công tác kiểm kê kho được tổ chức định kỳ vào thời điểm cuối năm tài chính để lập Biên bản kiểm kê hàng hóa và đối chiếu với số dư sổ sách.

Chương 3: Đánh giá và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán HTK tại Công ty TNHH MTV Bảo Trác

Dựa trên kết quả khảo sát thực tế, tác giả đưa ra các đánh giá và nhóm giải pháp hoàn thiện:

• Đánh giá ưu điểm: Doanh nghiệp đã thiết lập bộ máy kế toán gọn nhẹ, phân nhiệm rõ ràng; việc ứng dụng phần mềm kế toán Việt Đà giúp tự động hóa quá trình xử lý chứng từ và tổng hợp sổ sách; tuân thủ cơ bản chế độ kế toán Thông tư 133/2016/TT-BTC.
• Đánh giá hạn chế:
  • Việc áp dụng phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ khiến giá vốn hàng xuất bán chỉ được tính toán vào cuối tháng, không cung cấp kịp thời thông tin giá vốn tức thời tại từng thời điểm bán hàng.
  • Công tác trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo Thông tư 48/2019/TT-BTC chưa được thực hiện, số dư dự phòng luôn bằng 0 dù danh mục hàng hóa vật liệu xây dựng chịu rủi ro lỗi thời, ứ đọng và trượt giá.
  • Tỷ trọng hàng tồn kho và các khoản phải thu tăng quá cao dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn lưu động, gây khó khăn cho thanh khoản tiền mặt.
  • Công tác kiểm kê hàng hóa chỉ tập trung vào cuối năm, thiếu các đợt kiểm kê định kỳ hàng tháng hoặc đột xuất đối với các mặt hàng có giá trị cao hoặc dễ hao hụt.
• Giải pháp đề xuất: Tác giả đề xuất các nhóm biện pháp kỹ thuật tại trang 80 của khóa luận nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho:
  • Cải tiến quy trình kiểm soát chứng từ và quản lý định mức tồn kho để giảm áp lực chi phí kho bãi.
  • Nghiên cứu chuyển đổi hoặc áp dụng linh hoạt phương pháp tính giá bình quân liên hoàn (tức thời) trên phần mềm kế toán nhằm phản ánh giá vốn chính xác tại thời điểm giao dịch.
  • Thành lập Hội đồng thẩm định và thực hiện quy trình trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo đúng quy định tại Thông tư 48/2019/TT-BTC vào ngày 31/12 hàng năm đối với các mã hàng chậm luân chuyển.
  • Nâng cao tính thường xuyên của công tác kiểm kê và phối hợp chặt chẽ giữa kế toán kho, thủ kho và bộ phận kinh doanh nhằm kiểm soát rủi ro chiếm dụng vốn.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Phan Thị Tuyết đã đạt được các kết quả nghiên cứu cụ thể:

• Phản ánh trung thực bức tranh tài chính và biến động nguồn lực của Công ty TNHH MTV Bảo Trác trong giai đoạn 2020 - 2022 với các chỉ tiêu có trong văn bản: quy mô lao động tăng từ 4 người lên 14 người; tổng tài sản tăng từ 7,7 tỷ đồng lên 17,2 tỷ đồng (tăng 72,49% năm 2022); các khoản phải thu tăng mạnh thêm 2,1 tỷ đồng (năm 2021) và 5 tỷ đồng (năm 2022) do chính sách bán chịu; giá trị tài sản cố định suy giảm từ 157 triệu đồng xuống 78 triệu đồng.
• Mô tả chi tiết thực tế ứng dụng hệ thống chứng từ (Mẫu 01-VT, 02-VT), sổ sách (Sổ chi tiết TK 1561, Sổ cái TK 156, Sổ Nhật ký chung) và trích xuất số liệu hạch toán thực tế đối với các mặt hàng gạch men xây dựng và thiết bị vệ sinh Inax thông qua phần mềm Việt Đà accounting.
• Nhận diện đúng các khoảng trống thực tế trong công tác kế toán của đơn vị, nổi bật là việc chưa thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (TK 2294 duy trì số dư bằng 0) và độ trễ thông tin của phương pháp tính giá xuất kho bình quân cuối kỳ.
• Đóng góp thực tiễn: Đề xuất các giải pháp kỹ thuật có tính khả thi đối với một doanh nghiệp thương mại quy mô nhỏ, giúp lãnh đạo công ty nhìn nhận rõ rủi ro mất cân đối dòng tiền gắn liền với chính sách nới lỏng tín dụng thương mại và dự trữ hàng hóa.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số hạn chế gắn liền với phạm vi nghiên cứu được tác giả xác định:

• Dữ liệu nghiệp vụ kế toán chi tiết, sổ sách và chứng từ thực tế chỉ được thu thập và phân tích giới hạn trong một năm tài chính duy nhất (năm 2022), chưa mở rộng đối chiếu dữ liệu nghiệp vụ của các năm liền kề.
• Khảo sát tài chính dừng lại ở mốc năm 2022, chưa đánh giá được tác động của các chính sách kinh doanh và việc thu hồi nợ phải thu trong các năm tiếp theo.
• Nghiên cứu mang tính nghiên cứu tình huống đơn lẻ tại một công ty TNHH một thành viên quy mô nhỏ trong ngành vật liệu xây dựng tại địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế, chưa có điều kiện so sánh đối chiếu với các doanh nghiệp thương mại có quy mô tương đương trong cùng địa bàn.

Hướng nghiên cứu tiếp có thể mở rộng:

• Theo dõi và đánh giá tác động của việc cơ cấu lại các khoản nợ phải thu và vòng quay hàng tồn kho trong giai đoạn sau năm 2022.
• Nghiên cứu áp dụng các mô hình quản trị hàng tồn kho định lượng (như mô hình lượng đặt hàng kinh tế EOQ, mô hình kiểm soát tồn kho an toàn) kết hợp với các phân hệ mở rộng của phần mềm kế toán doanh nghiệp thương mại.

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho các đối tượng sau:

• Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán và Tài chính doanh nghiệp: Tài liệu cung cấp mẫu hình thực tế về cách triển khai khóa luận kế toán tài chính tại một doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ, từ khâu phân tích khái quát báo cáo tài chính đến hạch toán chi tiết phần hành hàng tồn kho theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
• Kế toán viên và cán bộ quản lý kho tại các doanh nghiệp thương mại vật liệu xây dựng: Tham khảo trực tiếp hệ thống chứng từ, mẫu sổ chi tiết tài khoản 1561 và quy trình luân chuyển chứng từ trên phần mềm kế toán Việt Đà accounting.
• Người nghiên cứu về quản trị tài chính doanh nghiệp nhỏ: Tham khảo bài học thực tế về sự đánh đổi giữa việc mở rộng doanh thu thông qua chính sách bán chịu, tăng quy mô tài sản và rủi ro sụt giảm thanh khoản tiền mặt, ứ đọng vốn trong hàng tồn kho.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH MTV Bảo Trác áp dụng chế độ kế toán và phương pháp hạch toán hàng tồn kho nào? Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho tại đơn vị là phương pháp kê khai thường xuyên, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ.

2. Doanh nghiệp sử dụng hình thức ghi sổ và phần mềm kế toán nào để quản lý hàng tồn kho? Công ty TNHH MTV Bảo Trác áp dụng hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký chung và xử lý số liệu nghiệp vụ kinh tế phát sinh thông qua phần mềm kế toán Việt Đà accounting.

3. Nguyên nhân chủ yếu nào dẫn đến sự gia tăng đột biến của các khoản phải thu tại công ty giai đoạn 2020 - 2022? Các khoản phải thu tăng mạnh (năm 2021 tăng 2,1 tỷ đồng tương ứng 85,78%; năm 2022 tiếp tục tăng 5 tỷ đồng tương ứng 108,77% so với năm 2021) do doanh nghiệp chủ động áp dụng chính sách bán chịu, trả góp nhằm kích cầu, thu hút khách hàng mới và mở rộng thị trường tiêu thụ sau giai đoạn khó khăn vì dịch bệnh COVID-19.

4. Cơ cấu nguồn nhân lực của công ty có sự thay đổi như thế nào qua 3 năm nghiên cứu? Tổng số lao động của công ty tăng từ 4 người (năm 2020) lên 7 người (năm 2021) và đạt 14 người (năm 2022). Trong tổng số 14 lao động năm 2022, có 10 lao động nam, 4 lao động nữ; phân theo trình độ chuyên môn gồm 4 người có trình độ đại học/cao đẳng và 10 lao động phổ thông.

5. Tình hình trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tại Công ty Bảo Trác được ghi nhận ra sao trong giai đoạn 2020 - 2022? Theo Bảng phân tích biến động cơ cấu tài sản giai đoạn 2020 - 2022 trong khóa luận, chỉ tiêu "Dự phòng giảm giá hàng tồn kho" tại Công ty TNHH MTV Bảo Trác qua cả 3 năm đều ghi nhận số dư bằng 0, cho thấy đơn vị trên thực tế chưa thực hiện việc trích lập khoản dự phòng này vào chi phí giá vốn hàng bán theo quy định của Thông tư 48/2019/TT-BTC.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Phan Thị Tuyết đã phản ánh toàn diện cơ sở lý luận và thực trạng công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH MTV Bảo Trác theo Chế độ kế toán Thông tư 133/2016/TT-BTC và phần mềm Việt Đà accounting. Thông qua hệ thống số liệu tài chính giai đoạn 2020 - 2022 và chứng từ nghiệp vụ năm 2022, công trình đã chỉ ra mối quan hệ mật thiết giữa công tác hạch toán hàng tồn kho với sự gia tăng mạnh của các khoản phải thu và quy mô tài sản đơn vị. Các giải pháp do tác giả đề xuất tại Chương 3 cung cấp định hướng kỹ thuật cụ thể nhằm giúp doanh nghiệp hoàn thiện quy trình kiểm kê, phương pháp định giá xuất kho và quản trị dự phòng hàng tồn kho trong thực tế.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại. Chương 2: Thực trạng công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH MTV Bảo Trác. Chương 3: Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty TNHH MTV Bảo Phần III: Kết luận và kiến nghị 3 PHẦ II: ỘI DU G GHIÊ CỨU CHƯƠ G 1: CƠ SỞ LÝ LUẬ VỀ CÔ G TÁC KẾ TOÁ HÀ G TỒ KHO TRO G DOA H GHIỆP THƯƠ G MẠI 1. Tổng hợp và khái quát về công tác kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại 1.

Khái niệm về hàng tồn kho Theo chuNn mực kế toán Việt Nam số 02 (Ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) hàng tồn kho là những tài sản gồm: - Tài sản giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường - Tài sản trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang - Là nguyên liệu, vật liệu, CCDC (gọi chung là vật tư) để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Hàng tồn kho đóng một vai trò rất quan trọng trong hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Hàng tồn kho giúp đảm bảo doanh nghiệp có nguồn cung ứng các sản phNm kịp thời, giảm thiểu thời gian chờ đợi vận chuyển từ nhà cung cấp, tăng khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng và hỗ trợ hoạt động bán hàng. Ngoài ra, hàng tồn kho còn giúp điều tiết chi phí sản xuất, tối đa hóa lợi nhuận và tăng tính linh hoạt trong quản lý các quá trình sản xuất và vận hành của doanh nghiệp.

Theo chuNn mực kế toándự Việt Nam số 02, HTK của một doanh nghiệp có thể bao gồm: - Hàng hóa mua về để bán (HTK, hàng mua đang đi đường, hàng gửi đi bán, hàng gửi đi gia công chế biến). - Thành phNm HTK và thành phNm gửi đi để bán. - Sản phNm dở dang (sản phNm chưa hoàn thiện và sản phNm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho). - Nguyên liệu, vật liệu: Công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường.

- Nguyên liệu vật liệu nhập khNu để sản xuất, gia công hàng xuất khNu và thành phNm, hàng hóa được lưu giữ tại kho của doanh nghiệp. - Chi phí dịch vụ dở dang. 4 Trong doanh nghiệp thương mại hàng tồn kho là toàn bộ hàng hóa mua về để bán: hàng hóa tồn kho trong, hàng gửi đi bán. Hàng tồn kho là tổng hợp các mặt hàng, sản phNm hoặc hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua hoặc sản xuất nhưng chưa được bán hoặc sử dụng.

Đặc điểm của hàng tồn kho trong doanh nghiệp ✔ Hàng tồn kho là một bộ phận quan trọng trong tài sản ngắn hạn thường chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng số tài sản lưu động của một doanh nghiệp và rất dễ xảy ra sai sót hoặc gian lận trong hoạt động quản lý. Việc quản lý và sử dụng hiệu quả hàng tồn kho có ảnh hưởng lớn đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. ✔ Hàng tồn kho tham gia vào toàn bộ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp có rất nhiều các nghiệp thường xuyên xảy ra với tần suất lớn. ✔ Hàng tồn kho bao gồm nhiều loại khác nhau với các tính chất và điều kiện bảo quản khác nhau.

Do vậy hàng tồn kho được bảo quản ở nhiều khu vực và nhiều nơi tùy thuộc vào từng doanh nghiệp, vì vậy, dễ xảy ra mất mát, hư hỏng công việc kiểm kê và quản lý bảo quản gặp nhiều khó khăn.