CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH DẦU NHỚT VÀ XE NÂNG ANH KHÔI 1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty tnhh dầu nhớt và xe nâng anh khôi 1.1 Giới thiệu sơ lược về công ty 1. Quyết định thành lập Loại hình DN: Công ty trách nhiệm hữu hạn 1 thành viên Tên công ty (Tiếng Việt): Công ty TNHH Dầu Nhớt và Xe Nâng Anh Khôi Tên công ty(Tiếng Anh): ANH KHOI FORKLIFT TRUCK AND LUBRICANT CO.,LTD Mã số thuế : 0313120400 Địa chỉ :183/87 Đường số 10, Khu phố 3, P8, Quận Gò Vấp, Hồ Chí Minh, Vietnam Người đại diện: Trần Văn Toàn Điện thoại : 0916179760 Ngày hoạt động: 02/02/2015 Quản lý bởi: Chi cục Thuế Quận Gò Vấp Vốn điều lệ: 1.000 đồng Nên, Công ty TNHH Dầu Nhớt Và Xe Nâng Anh Khôi đã được Chi cục Thuế Quận Gò Vấp cho phép hoạt động với những ngành nghề liên quan tới xe nâng và dầu nhớt. Công ty TNHH Dầu Nhớt Và Xe Nâng Anh Khôi đã hoạt động vào ngày 02/02/2015.
Tính đến nay được 5 năm hoạt động. Ngành nghề chính là đại lý, môi giới, đấu giá. Công ty đã từng bước phát triển theo chiều hướng tích cực. Phát triển nhất là buôn bán và sửa chữa xe nâng.
Công ty đã mở rộng và nâng cấp cơ sở hạ tầng nhà xưởng để có thể phục vụ cho nhu cầu lưu trữ và sửa chữa, bảo dưỡng các loại xe. Nhà xưởng được xây dựng tại thành phố Hồ Chí Minh và Bình Dương. Quy mô nhà xưởng được nâng cao nhằm mục đích thuận lợi cho việc mở rộng cơ sở. Hình thức sở hữu vốn Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên là doanh nghiệp do chủ sở hữu chịu trách nhiệm về các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn điều lệ của doanh nghiệp.
Lĩnh vực, nghành nghề kinh doanh Công ty buôn bán ô tô và xe có động cơ khác. Bảo dưỡng, sửa chữa ô tô và xe có động cơ khác. Buôn bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của ô tô và xe có động cơ khác. Đại lý, môi giới, đấu giá.
Bán buôn nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các sản phẩm liên quan. Cho thuê xe có động cơ.2 Đặc điểm, quy trình về quá trình kinh doanh Quá trình kinh doanh của Công ty có quy trình như hình 1. Tìm kiếm và tiếp cận khách hàng tiềm năng c 3. Trình bày và báo giá về sản phẩm c 4.
Xử lý ký kết hợp đồng c 6. Chăm sóc khách hàng sau khi bán hàng Hình 1.1: Quy trình về quá trình kinh doanh (Nguồn : Tác giả tự tổng hợp) 5 1. Chuẩn bị Công ty sẽ nhập sản phẩm từ nhà cung cấp. Kiểm tra sản phẩm để được đảm bảo đưa ra thị trường một cách tốt nhất.
Chuẩn bị chi tiết kế hoạch bán hàng, thông tin về sản phẩm, bảng báo giá để dễ dàng trình bày về sản phẩm cho khách hàng. Xác định đối tượng khách hàng để có hướng tiếp cận một cách tốt nhất, hợp lý nhất. Tìm kiếm và tiếp cận khách hàng tiềm năng Tìm kiếm khách hàng tiềm năng qua giới thiệu hoặc các phương tiện truyền thông như báo chí, trang wed,…Tìm hiểu về thông tin công ty của khách hàng qua người thân hoặc các trang wed. Điện thoại hoặc gửi mail để giới thiệu về sản phẩm của công ty.
Và hẹn gặp khách hàng để trực tiếp trao đổi và trình bày về sản phẩm. Trình bày và báo giá về sản phẩm Trình bày về lợi ích sản phẩm của công ty đối với nhu cầu của khách hàng. Trả lời những thắc mắc của khách hàng về sản phẩm. Nếu cuộc nói chuyện thành công và nhận được yêu cầu báo giá về sản phẩm.
Đưa bảnh báo giá đã chuẩn bị thích hợp, tập trung về những điều thảo luận với khách hàng, nhấn mạnh nhu cầu của khách hàng. Chốt đơn hàng Nhấn mạnh về lợi ích của sản phẩm để khách hàng chốt đơn hàng và đồng ý mua hàng. Xử lý ký kết hợp đồng Khi khách hàng đồng ý thì kế toán tiếp nhận và xử lý ký kết hợp đồng mua bán với hợp đồng có nội dung sau: - Tên địa chỉ, điện thoại, fax, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, người đại diện cho đơn vị mua - Danh mục các mặt hàng hai bên thỏa thuận mua bán - Chất lượng hàng hóa - Phương thức thanh toán và tiến hành kiểm tra kho và công nợ khách hàng. Xuất, bán hàng Bảng báo giá và Hợp đồng mua bán được duyệt.
Phòng kinh doanh lập lệnh xuất hàng để kho xuất đơn hàng cho khách hàng. Kế toán tổng hợp tiến hành lập hóa đơn, tiến hành in hóa đơn dựa trên lệnh bán hàng. Và lập Biên bản bàn giao- nghiệm thu. Hóa đơn GTGT được Kế toán tổng hợp chuyển xuống kho để thông báo xuất hàng giao cho khách hàng.
Chăm sóc khách hàng sau khi bán hàng Khách hàng nhận qua người vận chuyển .Sau khi hoàn thành các thủ tục nhận hàng, người nhận hàng đi giao chuẩn bị phương tiện vận chuyển phù hợp với yêu cầu cần đảm bảo được sự an toàn về số lượng, chất lượng, hình thức trên suốt lộ trình giao hàng. Chăm sóc khách hàng sau khi bán hàng. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong công ty được bố trí như hình 1.2: Giám đốc Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng kỹ thuật Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý (Nguồn : Tác giả tự tổng hợp) 1.2 Chức năng của từng bộ phận 1. Giám đốc Là người trực tiếp điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất.
Phòng kinh doanh Giám sát và kiểm tra chất lượng công việc, sản phẩm của các bộ phận khác nhằm mang đến khách hàng chất lượng dịch vụ cao. Xây dựng chiến lược kinh doanh 7 chung của Công ty theo từng giai đoạn: Ngắn hạn – Trung hạn – Dài hạn; công tác tài chính – ngân hàng. Theo dõi, hỗ trợ, tổng hợp báo cáo cho Giám đốc về tình hình hoạt động của toàn công ty. Xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh theo tháng, quý, năm Nghiên cứu đề xuất, lựa chọn đối tác đầu tư liên doanh, liên kết.
Nghiên cứu về thị trường, đối thủ cạnh tranh 1. Phòng kế toán Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng vốn của Công ty. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính việc thu, nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hiện tượng lãng phí, vi phạm chế độ, qui định của công ty. Phổ biến chính sách chế độ quản lý tài chính của nhà nước với các bộ phận liên quan khi cần thiết.
Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ công tác lập và theo dõi kế hoạch. Cung cấp số liệu báo cáo cho các cơ quan hữu quan theo chế độ báo cáo tài chính, kế toán hiện hành. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Phòng kỹ thuật Quản lý, thực hiện và kiểm tra công tác kỹ thuật, thi công nhằm đảm bảo tiến độ, an toàn, chất lượng, khối lượng và hiệu quả kinh tế trong toàn Công ty.
Quản lý sử dụng, sửa chữa, mua sắm thiết bị, máy móc phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn Công ty. Hướng dẫn, giám sát và kiểm tra các đơn vị trực thuộc trong quá trình sản xuất về mặt kỹ thuật, chất lượng, tiến độ, an toàn lao động, máy móc thiết bị và vệ sinh môi trường. Hướng dẫn và cùng các đơn vị trực thuộc lập hồ sơ nghiệm thu công trình, phối hợp với chủ đầu tư nghiệm thu bàn giao công trình. Quản lý, bảo quản, sửa chữa, điều động toàn bộ xe máy thiết bị thi công trong toàn Công ty.
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 1.1 Cơ cấu nhân sự Tổng số lao động trong tổ chức kế toán của công ty bao gồm: Kế toán: 4 người ( trong đó 3 người trình độ Đại học, 1 người trình độ Cao đẳng) + Kế toán trưởng : Nguyễn Duy Vũ + Kế toán tổng hợp: - Bùi Thị Thùy Dung - Nguyễn Hồ Thanh Phi +Kế toán thu chi: Nguyễn Thị Cẩm Tú 1.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Cơ cấu tổ chức nhân sự trong bộ phận kế toán được bố trí như hình 1.3: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thu chi Hình 1.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán (Nguồn : Tác giả tự tổng hợp) 1.3 Nhiệm vụ từng phần hành 1. Kế toán trưởng Lãnh đạo, quản lý nhân viên trong bộ phận. Tổ chức công việc kế toán của doanh nghiệp, điều tra, giám sát việc dùng nguồn tài sản, nguồn tài chính, nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Phụ trách việc lập và trình duyệt kế hoạch công việc, các mẫu tài liệu, giấy tờ thuộc bộ phận kế toán để áp dụng cho việc thể hiện các hoạt động buôn bán của doanh nghiệp.
Đưa ra dự báo nguồn tài chính hoặc cách giải quyết vấn đề trong việc hỗ trợ ban lãnh đạo doanh nghiệp phòng ngừa rủi ro buôn bán hoặc các sai phạm nguồn tài chính, vi phạm pháp luật buôn bán của nhà nước. Tham gia vào việc lập tài liệu giải quyết các vấn đề liên quan đến việc mất mát, thất thoát tài sản của doanh nghiệp. Tham gia vào việc phân tích hoạt động buôn bán của doanh nghiệp dựa trên các số liệu nguồn tài chính kế toán. Kế toán tổng hợp Thực hiện lập các chứng từ có liên quan đến bán hàng hóa, dịch vụ trong công ty như hợp đồng, hóa đơn giá trị gia tăng,… Đối chiếu số liệu giữa các đơn vị, dữ liệu tổng hợp và chi tiết.
Kiểm tra, rà soát các định khoản nghiệp vụ phát sinh. Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán tổng hợp và chi tiết, số dư đầu, cuối kỳ đã khớp với các báo cáo chi tiết. Hạch toán doanh thu, chi phí, thuế giá trị gia tăng, công nợ, khấu hao, tài sản cố định,…và báo cáo thuế, lập quyết toán thuế. Theo dõi và quản lý công nợ, đề xuất dự phòng hoặc giải quyết công nợ phải thu khó đòi.
Lập báo cáo tài chính theo quý, nửa năm, cả năm và các báo cáo chi tiết giải trình. Tham gia công tác kiểm kê, kiểm tra.
