Kế toán công nợ và phân tích khả năng thanh toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thương mại và Dịch vụ Thiên Hà

Khóa luận kế toán công nợ và phân tích khả năng thanh toán tại Công ty Thiên Hà

• Tác giả: Hoàng Thị Linh
• Người hướng dẫn: TS. Nguyễn Đình Chiến
• Trường học: Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Kế toán công nợ và phân tích khả năng thanh toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thương mại và Dịch vụ Thiên Hà
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan về kế toán công nợ tại Công ty Thiên Hà

Kế toán công nợ tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thiên Hà giữ vai trò quan trọng trong việc duy trì chu chuyển vốn kinh doanh. Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hệ thống ghi nhận tập trung vào hai đối tượng nợ chính: nợ phải thu khách hàng và nợ phải trả người bán. Các tài khoản chủ lực bao gồm Tài khoản 131, Tài khoản 331 cùng các khoản nợ người lao động qua Tài khoản 334. Trong giai đoạn 2021 - 2023, doanh nghiệp đối mặt với nhiều biến động kinh tế hậu đại dịch. Quản lý dòng tiền đòi hỏi sự kết nối chặt chẽ giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp. Mọi phát sinh công nợ đều phải kèm theo hóa đơn, chứng từ hợp lệ, biên bản giao nhận hàng hóa và chứng từ thanh toán ngân hàng. Việc phản ánh kịp thời các nghiệp vụ giúp ban điều hành kiểm soát chặt chẽ tình trạng chiếm dụng vốn. Quy trình theo dõi nghiêm ngặt giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro thất thoát tài sản tài chính. Đây là cơ sở cốt lõi bảo đảm an toàn thanh khoản và tính minh bạch trong báo cáo kế toán định kỳ.

1.1. Đặc điểm kế toán các khoản phải thu khách hàng

Khoản phải thu khách hàng tại Công ty Thiên Hà phản ánh số tiền khách hàng còn nợ sau khi mua hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ. Kế toán sử dụng Tài khoản 131 để theo dõi chi tiết từng khách nợ theo thời hạn phát sinh. Hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho và biên bản bàn giao là căn cứ pháp lý mở sổ kế toán. Nhân viên kế toán lập sổ chi tiết cho từng đối tượng nhằm kiểm soát kỳ hạn tín dụng thương mại. Khi khách hàng chuyển khoản trả tiền, kế toán ghi giảm công nợ dựa trên giấy báo Có từ ngân hàng. Việc phân loại nợ theo tuổi nợ giúp đơn vị nắm bắt chính xác tiến độ thu hồi vốn. Cơ chế này ngăn ngừa nợ xấu tồn đọng kéo dài.

1.2. Kế toán các khoản phải trả người bán và người lao động

Khoản phải trả tại Công ty Thiên Hà bao gồm nghĩa vụ với nhà cung cấp và người lao động. Kế toán sử dụng Tài khoản 331 để quản lý nợ phải trả người bán theo từng hợp đồng. Chứng từ ghi sổ gồm hóa đơn, phiếu nhập kho và giấy báo Nợ ngân hàng. Bên cạnh đó, Tài khoản 334 theo dõi chi tiết tiền lương, tiền thưởng và bảo hiểm nhân sự. Bảng chấm công cùng bảng thanh toán lương là căn cứ ghi nhận chi phí lao động hợp lệ. Việc thanh toán đúng hạn giúp doanh nghiệp củng cố uy tín thương mại và ổn định nhân sự. Hồ sơ công nợ luôn được lưu trữ khoa học phục vụ công tác đối chiếu cuối kỳ.

II. Phân tích thực trạng khả năng thanh toán tại Công ty Thiên Hà

Thực tế tài chính tại Công ty Thiên Hà giai đoạn 2021 - 2023 cho thấy nhiều biến động sâu sắc về năng lực chi trả. Trong hai năm 2021 và 2022, doanh nghiệp gánh chịu hậu quả nặng nề từ dịch bệnh, dẫn đến lợi nhuận trước thuế bị âm lần lượt là 265.100.603 đồng và 116.756.284 đồng. Tình hình được cải thiện rõ rệt vào năm 2023 khi lợi nhuận kế toán trước thuế đạt dương 14.387.543 đồng và lợi nhuận sau thuế đạt 11.427.804 đồng. Tuy nhiên, công tác kiểm soát các chỉ số thanh khoản vẫn bộc lộ nhiều điểm nghẽn nghiêm trọng. Khoản nợ phải thu từ khách hàng liên tục gia tăng về giá trị và tỷ trọng trong tổng tài sản. Tình trạng này phản ánh chính sách nới lỏng tín dụng thiếu kiểm soát, khiến dòng tiền kinh doanh bị ứ đọng lớn. Doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào nợ vay ngắn hạn và công nợ người bán để tài trợ lưu động. Khi hệ số thanh toán ngắn hạn biến động mạnh, nguy cơ mất cân đối thanh khoản gia tăng. Do đó, việc tái cơ cấu danh mục nợ trở thành yêu cầu sống còn nhằm ổn định an toàn tài chính dài hạn.

2.1. Đánh giá hệ số thanh toán ngắn hạn và thanh toán nhanh

Hệ số thanh toán hiện hành và thanh toán nhanh là thước đo đánh giá sức khỏe tài chính tại Công ty Thiên Hà. Hệ số thanh toán ngắn hạn phản ánh mức độ bảo đảm đối với các khoản nợ đến hạn. Tuy nhiên, hàng tồn kho và các khoản phải thu chiếm phần lớn cơ cấu tài sản ngắn hạn. Do đó, hệ số thanh toán nhanh bị thu hẹp do lượng tiền mặt thực tế còn mỏng. Việc chuyển đổi tài sản thành tiền mặt gặp khó khăn khi kỳ thu tiền bình quân kéo dài. Khả năng thanh toán tức thời giảm sút tạo áp lực dòng tiền cho doanh nghiệp. Ban giám đốc cần chủ động kiểm soát quy mô nợ vay và tái cấu trúc danh mục tài sản ngắn hạn.

2.2. Vấn đề ứ đọng công nợ và nguy cơ rủi ro tài chính

Tình trạng nợ phải thu gia tăng liên tục qua các năm 2021 - 2023 gây nên điểm nghẽn nghiêm trọng cho dòng tiền tại Công ty Thiên Hà. Khách hàng chậm chi trả khiến vốn lưu động của doanh nghiệp bị chiếm dụng dài ngày. Ngược lại, áp lực thanh toán cho nhà cung cấp và người lao động luôn đòi hỏi nguồn tiền mặt sẵn sàng. Doanh nghiệp chưa lập quỹ trích lập dự phòng phải thu khó đòi đầy đủ theo từng phân nhóm nợ. Điều này tiềm ẩn nguy cơ mất vốn khi khách hàng gặp biến cố phá sản hoặc giải thể. Việc thiếu chế tài xử lý nợ quá hạn làm giảm hiệu quả vòng quay vốn lưu động. Doanh nghiệp cần nhanh chóng thiết lập quy trình kiểm soát rủi ro tín dụng chặt chẽ hơn.

III. Giải pháp hoàn thiện kế toán công nợ tại Công ty Thiên Hà

Để nâng cao hiệu quả tài chính, Công ty Thiên Hà cần triển khai đồng bộ các giải pháp kế toán công nợ hiện đại. Bước đi ưu tiên là chuẩn hóa quy trình lập, xử lý và lưu chuyển hồ sơ chứng từ liên quan đến bán hàng và mua hàng. Kế toán cần phân loại khách nợ theo mức độ tín nhiệm và định kỳ phân tích tuổi nợ chi tiết từ 30 ngày, 60 ngày đến trên 90 ngày. Doanh nghiệp cần xây dựng chính sách chiết khấu thanh toán hấp dẫn nhằm khuyến khích khách hàng trả tiền sớm trước thời hạn quy định. Song song với đó, đơn vị phải thương lượng gia hạn chu kỳ thanh toán với các nhà cung cấp chủ lực để tạo vùng đệm thanh khoản. Bộ phận kế toán cũng cần thiết lập cơ chế trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi một cách bài bản, đúng quy định pháp luật. Việc ứng dụng phần mềm kế toán số hóa tự động nhắc nợ sẽ giảm thiểu tối đa sai sót đối chiếu thủ công. Sự phối hợp chặt chẽ giữa kế toán và bộ phận kinh doanh đóng vai trò then chốt giúp tối ưu hóa chu kỳ luân chuyển tiền tệ.

3.1. Hoàn thiện công tác quản lý các khoản nợ phải thu

Công ty Thiên Hà cần phân loại đối tác mua hàng dựa trên lịch sử thanh toán và tình hình tài chính thực tế. Đối với nhóm khách hàng rủi ro cao, doanh nghiệp cần yêu cầu đặt cọc hoặc thanh toán ngay khi bàn giao hóa đơn. Đối với khách hàng truyền thống, doanh nghiệp duy trì hạn mức tín dụng linh hoạt nhưng kèm điều khoản phạt quá hạn. Kế toán định kỳ gửi thư xác nhận công nợ và biên bản đối chiếu vào cuối mỗi tháng. Quy trình này giúp ngăn chặn tình trạng thất lạc thông tin hoặc bất đồng đối chiếu khi quyết toán. Áp dụng chính sách chiết khấu 1 - 2% cho đối tác thanh toán sớm sẽ đẩy nhanh tốc độ thu hồi công nợ. Đây là giải pháp hữu hiệu giảm thiểu nguy cơ chiếm dụng dòng tiền kinh doanh.

3.2. Cải thiện kế toán các khoản phải trả nhà cung cấp

Quản lý hiệu quả khoản phải trả người bán giúp Công ty Thiên Hà duy trì quan hệ đối tác bền vững. Doanh nghiệp cần xây dựng lịch trình thanh toán căn cứ trên lưu chuyển tiền thuần thực tế. Kế toán chủ động đàm phán kéo dài kỳ hạn nợ từ 30 ngày lên 45 ngày với các nhà cung ứng quen thuộc. Đồng thời, doanh nghiệp cần tận dụng chiết khấu thanh toán khi cân đối được nguồn ngân quỹ dồi dào. Mọi khoản chi trả bắt buộc phải đối chiếu đầy đủ giữa hóa đơn, phiếu nhập kho và hợp đồng mua bán. Quy trình phê duyệt giải ngân cần thực hiện minh bạch qua nhiều cấp quản lý. Biện pháp này vừa bảo vệ uy tín doanh nghiệp vừa nâng cao hiệu quả thanh khoản ngắn hạn.

IV. Kết luận và ứng dụng quản lý khả năng thanh toán Công ty Thiên Hà

Công tác kế toán công nợ và bảo đảm khả năng thanh toán tại Công ty Thiên Hà có mối liên kết hữu cơ mật thiết. Sự phục hồi lợi nhuận trong năm 2023 là tín hiệu đáng mừng sau thời kỳ gián đoạn kinh doanh do dịch bệnh. Dù vậy, sức khỏe tài chính của doanh nghiệp chỉ thực sự bền vững khi giải quyết triệt để vấn đề nợ đọng phải thu. Doanh nghiệp cần chuyển dịch mô hình quản trị tài chính từ bị động ghi chép sang chủ động dự báo dòng tiền. Các chỉ số thanh khoản phải được giám sát liên tục theo tuần và theo tháng thay vì chỉ tổng hợp vào cuối năm tài chính. Việc hoàn thiện hệ thống chứng từ, số hóa quy trình quản lý nợ và siết chặt hạn mức tín dụng sẽ mang lại dòng tiền lành mạnh. Ứng dụng công nghệ kế toán số giúp tăng cường độ chính xác, giảm thiểu thất thoát vốn và hỗ trợ điều hành linh hoạt. Kiểm soát công nợ chặt chẽ chính là chìa khóa mở rộng quy mô kinh doanh và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường thương mại dịch vụ.

4.1. Ứng dụng công nghệ số hóa trong theo dõi công nợ

Ứng dụng phần mềm kế toán chuyên sâu mang lại bước đột phá lớn cho công tác quản trị tại Công ty Thiên Hà. Hệ thống điện tử cho phép kết nối tự động giữa hóa đơn điện tử, phiếu xuất kho và chứng từ thanh toán ngân hàng. Kế toán viên có thể truy xuất báo cáo phân tích công nợ theo từng mốc thời gian thực chỉ với vài thao tác. Tính năng cảnh báo hạn thanh toán tự động giúp giảm tải áp lực theo dõi thủ công cho nhân viên. Ngoài ra, việc lưu trữ hồ sơ số hóa hỗ trợ công tác tra cứu nhanh chóng và bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu. Số hóa là giải pháp tối ưu giúp nâng cao năng suất lao động và ngăn ngừa thất thoát tài chính trong doanh nghiệp.

4.2. Khuyến nghị nâng cao năng lực thanh toán bền vững

Để duy trì năng lực thanh toán an toàn, Công ty Thiên Hà cần xây dựng chiến lược quản trị tiền tệ chủ động và linh hoạt. Ban giám đốc cần ban hành quy chế tín dụng thương mại rõ ràng kèm chế tài xử phạt nợ quá hạn nghiêm khắc. Việc định kỳ rà soát các hợp đồng hợp tác giúp loại bỏ kịp thời các đối tác có rủi ro vỡ nợ cao. Đồng thời, kế toán cần duy trì quỹ tiền mặt dự phòng tối thiểu tương ứng 15 - 20% tổng nợ ngắn hạn đến hạn trả. Sự cân bằng giữa nợ vay, công nợ nhà cung ứng và vốn chủ sở hữu giúp hạ thấp chi phí vốn kinh doanh. Doanh nghiệp cần phối hợp nhịp nhàng giữa kinh doanh và tài chính để bảo đảm luân chuyển vốn tối ưu.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong quá trình vận hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các quan hệ kinh tế liên quan đến thanh toán luôn diễn ra liên tục và đa dạng, bao gồm thanh toán với ngân sách nhà nước, với người lao động, thanh toán nội bộ và quan hệ thanh toán thương mại với nhà cung cấp cùng khách hàng. Trong đó, quan hệ thanh toán với người mua và người bán chiếm tần suất cao và khối lượng giao dịch lớn nhất. Kế toán công nợ giữ vai trò là công cụ tổ chức hệ thống thông tin phục vụ quản lý tài chính, giúp nhà quản trị nắm bắt kịp thời các luồng tiền, kiểm soát các khoản nợ tồn đọng nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn. Đồng thời, thông tin công nợ và khả năng thanh toán là căn cứ thực tế để các đối tác kinh doanh, tổ chức tín dụng và nhà đầu tư đánh giá mức độ an toàn tài chính của doanh nghiệp.

Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thương mại và Dịch vụ Thiên Hà (Công ty TNHH TM&DV Thiên Hà) là một doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, hoạt động chính trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ công nghệ thông tin (sửa chữa, phân phối máy tính, máy in, linh kiện và thiết bị mạng). Xuất phát từ đặc thù quy mô nhỏ và nguồn lực tài chính có hạn, công tác quản lý công nợ và bảo đảm khả năng thanh toán tại đơn vị trong thực tiễn vẫn đối mặt với những khó khăn nhất định. Nhận thức được tầm quan trọng của việc kiểm soát công nợ đối với sự an toàn tài chính của doanh nghiệp, tác giả Hoàng Thị Linh đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp ngành Kế toán với đề tài: “Kế toán công nợ và phân tích khả năng thanh toán tại công ty Trách nhiệm hữu hạn Thương mại và Dịch vụ Thiên Hà”.

Khóa luận xác định mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể như sau:

1. Mục tiêu chung: Nghiên cứu thực trạng công tác kế toán công nợ và phân tích khả năng thanh toán tại Công ty TNHH TM&DV Thiên Hà, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị tài chính và hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
2. Mục tiêu cụ thể:
   • Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán công nợ và các chỉ tiêu phân tích khả năng thanh toán trong doanh nghiệp.
   • Khảo sát, mô tả thực trạng công tác kế toán công nợ, quy trình luân chuyển chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán; đồng thời phân tích các chỉ tiêu phản ánh tình hình công nợ và khả năng thanh toán tại đơn vị qua số liệu thực tế.
   • Đánh giá những ưu điểm, hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán công nợ và quản trị thanh khoản; đề xuất một số giải pháp hoàn thiện phù hợp với điều kiện thực tế của công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận:

• Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán công nợ (phải thu khách hàng, phải trả người bán, phải trả người lao động) và các chỉ tiêu phân tích khả năng thanh toán tại Công ty TNHH TM&DV Thiên Hà.
• Phạm vi không gian: Công ty TNHH TM&DV Thiên Hà, địa chỉ tại số 138B Phan Chu Trinh, phường Phước Vĩnh, thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế.
• Phạm vi thời gian: Thu thập, xử lý và phân tích số liệu từ các chứng từ, sổ sách và báo cáo tài chính của công ty trong giai đoạn 3 năm (2021 – 2023).
• Phạm vi nội dung: Tập trung vào kế toán các khoản phải thu của khách hàng, kế toán các khoản phải trả người bán, kế toán các khoản phải trả người lao động và hệ thống chỉ tiêu phân tích tình hình tài chính, khả năng thanh toán của doanh nghiệp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Về cơ sở pháp lý và lý luận, khóa luận dựa trên hệ thống Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (đặc biệt là Chuẩn mực số 01 – VAS 01 về chuẩn mực chung), các văn bản hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp của Bộ Tài chính gồm Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 và Thông tư số 133/2016/TT-BTC áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Khung lý thuyết về kế toán công nợ bao gồm các nội dung trọng tâm:

• Khoản phải thu: Xác định nghĩa vụ tiền tệ mà khách hàng hoặc các đối tác phải trả cho doanh nghiệp phát sinh từ hoạt động bán sản phẩm, hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ nhưng chưa thu tiền. Phân loại theo thời hạn thanh toán gồm phải thu ngắn hạn (kỳ hạn còn lại không quá 12 tháng hoặc trong một chu kỳ kinh doanh bình thường) và phải thu dài hạn (kỳ hạn trên 12 tháng). Tài khoản sử dụng chủ yếu là TK 131 (Phải thu của khách hàng).
• Khoản phải trả: Phản ánh nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch mua vật tư, hàng hóa, sử dụng dịch vụ hoặc nghĩa vụ tiền lương đối với người lao động. Phân loại gồm nợ phải trả ngắn hạn và nợ phải trả dài hạn. Tài khoản sử dụng phản ánh là TK 331 (Phải trả cho người bán) và TK 334 (Phải trả người lao động).
• Hệ thống chỉ tiêu phân tích công nợ:
  • Tỷ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả: $\frac{\text{Các khoản phải thu}}{\text{Các khoản phải trả}} \times 100%$.
  • Số vòng quay các khoản phải thu: $\frac{\text{Doanh thu thuần}}{\text{Các khoản phải thu bình quân}}$ (Vòng).
  • Kỳ thu tiền bình quân: $\frac{360}{\text{Số vòng quay các khoản phải thu}}$ (Ngày).
  • Hệ số vòng quay các khoản phải trả: $\frac{\text{Giá vốn hàng bán} + \text{Tăng (giảm) Hàng tồn kho}}{\text{Số dư bình quân các khoản phải trả}}$ (Vòng).
  • Thời gian quay vòng khoản phải trả: $\frac{360}{\text{Hệ số vòng quay các khoản phải trả}}$ (Ngày).
• Hệ thống chỉ tiêu phân tích khả năng thanh toán:
  • Hệ số nợ: $\frac{\text{Nợ phải trả}}{\text{Tổng tài sản}}$.
  • Khả năng thanh toán tức thời: $\frac{\text{Tiền và các khoản tương đương tiền}}{\text{Nợ ngắn hạn}}$.
  • Hệ số thanh toán ngắn hạn (hiện hành): $\frac{\text{Tài sản ngắn hạn}}{\text{Nợ ngắn hạn}}$.
  • Khả năng thanh toán nhanh: $\frac{\text{Tài sản ngắn hạn} - \text{Hàng tồn kho}}{\text{Nợ ngắn hạn}}$.
  • Hệ số khả năng thanh toán tổng quát: $\frac{\text{Tổng giá trị tài sản thuần}}{\text{Tổng nợ phải trả}}$.
  • Hệ số khả năng thanh toán lãi vay: $\frac{\text{EBIT}}{\text{Chi phí lãi vay}}$ (với $\text{EBIT} = \text{Lợi nhuận trước thuế} + \text{Chi phí lãi vay}$).

Về phương pháp nghiên cứu, tác giả kết hợp hai nhóm phương pháp thu thập và xử lý số liệu:

• Phương pháp thu thập số liệu:
  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập và hệ thống hóa các văn bản quy phạm pháp luật kế toán, giáo trình, báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, sổ cái, sổ chi tiết và các chứng từ gốc tại doanh nghiệp.
  • Phương pháp quan sát, phỏng vấn: Trực tiếp quan sát quy trình luân chuyển chứng từ, thao tác hạch toán trên phần mềm kế toán tại phòng kế toán; phỏng vấn, trao đổi với cán bộ quản lý và nhân viên công ty nhằm xác thực các quy trình nghiệp vụ.
• Phương pháp xử lý số liệu:
  • Phương pháp kế toán: Đánh giá tính chuẩn mực, hợp lý và hợp pháp của quá trình ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh qua hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán đối ứng và phương pháp ghi sổ kế toán.
  • Phương pháp so sánh, tổng hợp và phân tích: So sánh số liệu tuyệt đối và tương đối giữa các năm 2021, 2022 và 2023; lập các bảng biểu thống kê để phân tích xu hướng biến động của cơ cấu tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí và hệ thống chỉ số tài chính.

Nguồn dữ liệu sử dụng trong khóa luận là số liệu thực tế trích xuất từ hệ thống kế toán, báo cáo tài chính và hồ sơ nhân sự của Công ty TNHH TM&DV Thiên Hà trong 3 năm 2021, 2022 và 2023.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở khoa học về vấn đề công tác kế toán công nợ và phân tích khả năng thanh toán trong doanh nghiệp

Chương này tập trung trình bày các khái niệm cơ bản về công nợ, phân loại công nợ theo thời hạn thanh toán (ngắn hạn, dài hạn), bản chất, đối tượng và nguồn gốc nợ. Tác giả phân tích chi tiết vai trò, nhiệm vụ của kế toán công nợ đối với sự tồn tại của doanh nghiệp nhằm tránh việc bị chiếm dụng vốn và lành mạnh hóa tình hình tài chính.

Về mặt chuyên môn nghiệp vụ, chương 1 hệ thống hóa nội dung hạch toán các phần hành:

• Kế toán phải thu khách hàng: Trình bày nguyên tắc hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi (TK 2293) ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp; hệ thống chứng từ sử dụng (hóa đơn GTGT, biên bản giao nhận, phiếu thu, ủy nhiệm chi/thu) và kết cấu TK 131 theo quy định hiện hành.
• Kế toán phải trả người bán: Nguyên tắc theo dõi chi tiết từng nhà cung cấp, xử lý giá tạm tính khi hàng về trước hóa đơn về sau, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán; hệ thống chứng từ (hợp đồng mua hàng, biên bản nghiệm thu, hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, ủy nhiệm chi) và kết cấu TK 331.
• Kế toán phải trả người lao động: Quy định phản ánh tiền lương, tiền công, các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN) trên TK 334; các chứng từ gồm bảng chấm công, bảng thanh toán lương và bảo hiểm xã hội.

Bên cạnh đó, chương 1 thiết lập khung công thức tính toán và ý nghĩa kinh tế của 5 chỉ tiêu phản ánh công nợ cùng 6 chỉ tiêu phân tích khả năng thanh toán, tạo chuẩn mực lý thuyết để làm căn cứ đối chiếu và phân tích thực trạng ở chương tiếp theo.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán công nợ và phân tích khả năng thanh toán tại Công ty TNHH TM&DV Thiên Hà

Chương 2 mô tả chi tiết thông tin chung về Công ty TNHH TM&DV Thiên Hà: thành lập ngày 20/09/2012, mã số thuế 3301493643, vốn điều lệ 600.000.000 đồng, do ông Lâm Văn Thiên làm Giám đốc kiêm người đại diện pháp luật. Lĩnh vực kinh doanh gồm: bán máy vi tính và linh kiện, sửa chữa bảo trì thiết bị tin học, lắp đặt mạng máy tính, cung cấp domain, hosting, thiết kế website, văn phòng phẩm và phân phối giấy Alpine tại thị trường miền Trung.

Về bộ máy tổ chức, công ty vận hành theo mô hình trực tuyến gồm Giám đốc và 3 phòng ban chức năng: Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật và Phòng Kế toán. Phòng Kế toán gồm 2 nhân sự nội bộ (kế toán công nợ và thanh toán; kế toán bán hàng và kho) cùng 1 thủ quỹ; riêng nghiệp vụ báo cáo thuế công ty thuê dịch vụ kế toán thuế bên ngoài. Về chính sách kế toán, công ty áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, hình thức Chứng từ ghi sổ, năm tài chính từ 01/01 đến 31/12, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, tính giá hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền, khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng và xử lý dữ liệu kế toán trên phần mềm MISA.

Về quy mô lao động, số lượng nhân sự có xu hướng tăng từ 9 người (năm 2021) lên 10 người (năm 2022) và đạt 13 người (năm 2023). Cơ cấu nhân sự có tỷ lệ nam giới chiếm đa số (năm 2021 chiếm 77,78%, năm 2023 chiếm 84,62%) do yêu cầu kỹ thuật bên ngoài; trình độ đại học và cao đẳng duy trì ở mức trên 66% tổng số lao động.

Chỉ tiêu lao động	Năm 2021 (Người)	Tỷ lệ (%)	Năm 2022 (Người)	Tỷ lệ (%)	Năm 2023 (Người)	Tỷ lệ (%)	So sánh 2022/2021 (%)	So sánh 2023/2022 (%)
Tổng số lao động	9	100,00	10	100,00	13	100,00	+11,11	+30,00
- Nam	7	77,78	8	80,00	11	84,62	+14,29	+37,50
- Nữ	2	22,22	2	20,00	2	15,38	0,00	0,00
- Trình độ ĐH, CĐ	6	66,67	7	70,00	9	66,67	+16,67	+28,57
- Trình độ Trung cấp	3	33,33	3	30,00	4	33,33	0,00	+33,33

Về thực trạng tài chính, quy mô tài sản và nguồn vốn của công ty có sự tăng trưởng đáng kể nhưng tiềm ẩn nhiều bất cập về cơ cấu:

Chỉ tiêu tài sản & nguồn vốn	Năm 2021 (VNĐ)	Năm 2022 (VNĐ)	Năm 2023 (VNĐ)	So sánh 2022/2021 (%)	So sánh 2023/2022 (%)
I. Tài sản
1. Tiền và tương đương tiền	22.722.994	124.486.568	96.378.350	+447,84	-22,58
2. Các khoản phải thu	162.309.691	1.258.162.940	1.889.124.102	+675,16	+50,15
3. Hàng tồn kho	1.133.105.266	912.389.119	430.501.498	-19,48	-52,82
4. Tài sản khác	93.291.781	12.903.458	10.285.262	-86,17	-20,29
Tổng cộng Tài sản	1.411.429.732	2.307.942.085	2.426.289.212	+63,52	+5,13
II. Nguồn vốn
1. Nợ phải trả	950.797.102	1.964.065.739	2.067.862.123	+106,57	+5,28
Trong đó: Vay nợ thuê tài chính	0	500.000.000	356.000.000	—	-28,80
2. Vốn chủ sở hữu	460.632.630	343.876.346	358.427.089	-25,35	+4,23
Trong đó: Vốn góp của chủ sở hữu	520.000.000	520.000.000	520.000.000	0,00	0,00
Lợi nhuận ST chưa phân phối	(66.090.375)	(182.846.659)	(14.550.743)	-176,66	+46,00
Tổng cộng Nguồn vốn	1.411.429.732	2.307.942.085	2.426.289.212	+63,52	+5,13

Phân tích số liệu cho thấy tổng tài sản tăng từ 1,41 tỷ đồng năm 2021 lên 2,43 tỷ đồng năm 2023. Tuy nhiên, sự tăng trưởng này chủ yếu do các khoản phải thu tăng đột biến từ 162,31 triệu đồng (năm 2021) lên hơn 1,88 tỷ đồng (năm 2023), làm vốn lưu động bị chiếm dụng nghiêm trọng. Hàng tồn kho giảm mạnh từ 1,13 tỷ đồng xuống 430,50 triệu đồng phản ánh việc giải phóng hàng hóa để thu hồi vốn. Về nguồn vốn, nợ phải trả chiếm tỷ trọng áp đảo (từ 67,36% năm 2021 tăng lên 85,10% năm 2022 và 85,23% năm 2023). Đặc biệt năm 2022 phát sinh khoản vay và nợ thuê tài chính 500 triệu đồng (năm 2023 giảm còn 356 triệu đồng), làm gia tăng gánh nặng trả nợ.

Về kết quả sản xuất kinh doanh giai đoạn 2021 – 2023:

Chỉ tiêu kết quả kinh doanh	Năm 2021 (VNĐ)	Năm 2022 (VNĐ)	Năm 2023 (VNĐ)	So sánh 2022/2021 (%)	So sánh 2023/2022 (%)
1. Doanh thu thuần	2.035.234.082	1.916.030.572	2.340.716.989	-5,86	+22,16
2. Giá vốn hàng bán	1.625.918.811	1.216.721.172	1.532.420.608	-25,17	+25,95
3. Lợi nhuận gộp	409.315.271	699.309.400	808.296.381	+70,85	+15,59
4. Doanh thu hoạt động tài chính	44.033	83.001	173.429	+88,50	+108,95
5. Chi phí tài chính (lãi vay)	0	36.421.235	62.237.405	—	+70,88
6. Chi phí bán hàng	0	466.646.856	446.465.976	—	-4,32
7. Chi phí quản lý kinh doanh	673.841.076	251.547.218	284.967.733	-62,67	+13,29
8. Lợi nhuận thuần từ HĐKD	(264.481.772)	(55.222.908)	14.798.696	-79,12	+126,80
9. Lợi nhuận khác	(618.831)	(61.533.376)	(411.153)	—	—
10. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế	(265.100.603)	(116.756.284)	14.387.543	-55,96	+112,32
11. Chi phí thuế TNDN hiện hành	0	0	2.959.739	—	—
12. Lợi nhuận sau thuế TNDN	(265.100.603)	(116.756.284)	11.427.804	-55,96	+109,79

Doanh thu sụt giảm vào năm 2022 xuống 1,91 tỷ đồng do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19, sau đó phục hồi mạnh mẽ vào năm 2023 đạt hơn 2,34 tỷ đồng (tăng 22,16%). Lợi nhuận sau thuế của công ty ghi nhận số âm liên tiếp trong hai năm 2021 (-265,10 triệu đồng) và 2022 (-116,76 triệu đồng), nhưng đã đảo chiều có lãi 11,43 triệu đồng trong năm 2023 sau khi nộp thuế TNDN 2,96 triệu đồng. Chi phí lãi vay phát sinh lớn trong năm 2022 (36,42 triệu đồng) và năm 2023 (62,24 triệu đồng) ảnh hưởng tiêu cực đến biên lợi nhuận ròng.

Về công tác hạch toán nghiệp vụ: Tác giả mô tả chi tiết quy trình xử lý kế toán thực tế:

• Tài khoản 131: Kế toán theo dõi chi tiết từng khách hàng (như các khách hàng lớn năm 2023), sử dụng chứng từ hóa đơn GTGT, biên bản bàn giao, ủy nhiệm chi và phiếu thu tiền mặt. Tuy nhiên, việc đối chiếu công nợ chưa định kỳ và chưa phân loại tuổi nợ để trích lập dự phòng theo quy định.
• Tài khoản 331: Theo dõi các nhà cung cấp linh kiện và hàng hóa; sử dụng phiếu nhập kho, hóa đơn đầu vào, ủy nhiệm chi qua ngân hàng.
• Tài khoản 334: Thực hiện thanh toán lương nhân viên dựa trên bảng chấm công và bảng lương, tiền lương đóng BHXH thực hiện hạch toán đối ứng qua TK 338.

Chương 3: Một số góp ý cải thiện công tác kế toán công nợ và khả năng thanh toán tại Công ty TNHH TM&DV Thiên Hà

Trên cơ sở đối chiếu số liệu và thực tiễn hạch toán, tác giả đưa ra đánh giá: Công ty TNHH TM&DV Thiên Hà duy trì được quy trình luân chuyển chứng từ cơ bản, ứng dụng phần mềm MISA hỗ trợ ghi chép. Tuy nhiên, bộ máy kế toán mỏng (2 nhân sự nội bộ), vẫn phải thuê dịch vụ thuế bên ngoài; chính sách quản trị bán chịu còn lỏng lẻo khiến khoản phải thu phình to, tỷ lệ nợ phải trả cao và dòng tiền thanh toán tức thời tiềm ẩn nhiều rủi ro.

Từ đó, chương 3 đề xuất các nhóm giải pháp:

• Về công tác tổ chức và bộ máy kế toán: Phân định rõ chức năng giữa vị trí kế toán theo dõi công nợ và kế toán bán hàng - kho; xây dựng quy chế phối hợp chặt chẽ giữa kế toán nội bộ với đơn vị cung cấp dịch vụ thuế thuê ngoài nhằm bảo đảm tính thống nhất, chính xác của sổ sách và chứng từ kế toán.
• Về công tác kế toán công nợ:
  • Xây dựng chính sách tín dụng thương mại chặt chẽ hơn: Thiết lập hạn mức công nợ và thời hạn trả chậm căn cứ trên lịch sử thanh toán của từng nhóm khách hàng; áp dụng chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng thanh toán sớm.
  • Tăng cường theo dõi tuổi nợ: Thực hiện lập bảng phân tích tuổi nợ định kỳ (cuối tháng/cuối quý), gửi biên bản đối chiếu công nợ thường xuyên; kiên quyết xử lý thu hồi nợ tồn đọng và thực hiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo quy định nhằm phản ánh trung thực giá trị tài sản.
• Về công tác nâng cao khả năng thanh toán:
  • Cơ cấu lại nguồn vốn: Giảm bớt sự phụ thuộc vào nợ vay tài chính ngắn hạn nhằm cắt giảm chi phí lãi vay (vốn đang ở mức hơn 62 triệu đồng năm 2023); cân đối kỳ hạn giữa các khoản phải thu và phải trả để tránh bị động về dòng tiền.
  • Quản trị ngân quỹ: Lập kế hoạch lưu chuyển tiền tệ chi tiết theo tuần/tháng, duy trì lượng tiền mặt dự phòng tối thiểu hợp lý, bảo đảm hệ số thanh toán tức thời và hệ số thanh toán nhanh luôn ở ngưỡng an toàn.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh trung thực bức tranh tài chính và tổ chức kế toán của Công ty TNHH TM&DV Thiên Hà với hệ thống số liệu cụ thể:

• Xác lập quá trình chuyển dịch kết quả sản xuất kinh doanh từ thua lỗ kéo dài (năm 2021 lỗ 265,10 triệu đồng; năm 2022 lỗ 116,76 triệu đồng) sang trạng thái phục hồi có lãi trong năm 2023 (lợi nhuận trước thuế 14,39 triệu đồng, lợi nhuận sau thuế 11,43 triệu đồng) khi doanh thu đạt đỉnh 2,34 tỷ đồng.
• Vạch rõ thực trạng mất cân đối nghiêm trọng trong cơ cấu tài sản và nguồn vốn: Các khoản phải thu tăng vọt từ 162,31 triệu đồng (năm 2021) lên 1,26 tỷ đồng (năm 2022) và đạt 1,89 tỷ đồng (năm 2023), làm tỷ trọng nợ phải trả trên tổng nguồn vốn tăng vọt lên mức 85,23% vào năm 2023; đồng thời ghi nhận sự xuất hiện của chi phí lãi vay (36,42 triệu đồng năm 2022 và 62,24 triệu đồng năm 2023) từ các khoản nợ vay tài chính.
• Đề xuất hệ thống giải pháp gắn liền với thực tiễn doanh nghiệp: Kiến nghị các biện pháp thắt chặt quản lý công nợ khách hàng, kiểm soát tuổi nợ, điều chỉnh cơ cấu vay ngắn hạn để hạ thấp chi phí tài chính và cải thiện hệ số thanh toán nhanh.
• Đóng góp khoa học của đề tài: Tác giả đã hệ thống hóa lý luận kế toán công nợ và phân tích khả năng thanh toán áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ ngành thương mại - dịch vụ CNTT; xây dựng bộ dữ liệu phân tích chi tiết liên tục 3 năm (2021 – 2023) làm căn cứ thực chứng cho việc quản trị vốn lưu động tại địa phương.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận tồn tại một số hạn chế gắn liền với phạm vi và điều kiện thực hiện của tác giả:

• Nghiên cứu giới hạn trong phạm vi một doanh nghiệp thương mại dịch vụ quy mô nhỏ tại địa bàn thành phố Huế, do đó các phát hiện và giải pháp chủ yếu mang tính đặc thù cho đơn vị, chưa có tính đại diện cao cho toàn ngành bán lẻ thiết bị công nghệ thông tin.
• Chuỗi số liệu phân tích dừng lại ở giai đoạn 3 năm (2021 – 2023), trong đó có 2 năm chịu ảnh hưởng bất thường bởi đại dịch Covid-19, dẫn đến một số biến động đột biến về chi phí và công nợ chưa phản ánh được trạng thái vận hành dài hạn.
• Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát so sánh chéo giữa nhiều doanh nghiệp cùng quy mô trong ngành phân phối thiết bị tin học, hoặc ứng dụng các mô hình định lượng đánh giá rủi ro phá sản và tối ưu hóa chu kỳ chuyển đổi tiền mặt (CCC).

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

• Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc chuyên đề thực tập về các đề tài kế toán phần hành công nợ, quản trị tài sản ngắn hạn và phân tích khả năng thanh toán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Kế toán viên và các nhà quản trị doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt trong khối thương mại - dịch vụ kỹ thuật tin học, có thể tham khảo phương pháp lập bảng biểu đối chiếu tài sản - nguồn vốn, cách thức xử lý tài khoản 131, 331, 334 và quy trình theo dõi nợ tồn đọng nhằm nâng cao hệ số thanh toán thực tế.
• Các nội dung đáng chú ý gồm bảng tổng hợp biến động tài sản, nguồn vốn và kết quả kinh doanh 3 năm (2021 – 2023) cùng hệ thống công thức chỉ số tài chính được tác giả tổng hợp chuẩn xác theo quy định kế toán.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH TM&DV Thiên Hà hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh nào và có quy mô ra sao?

Công ty TNHH TM&DV Thiên Hà (thành lập năm 2012 tại Huế) là doanh nghiệp có quy mô nhỏ với vốn điều lệ 600.000.000 đồng và số lượng lao động dao động từ 9 đến 13 người trong giai đoạn 2021 – 2023. Công ty chuyên kinh doanh các lĩnh vực: cung cấp máy tính, linh kiện vi tính, thiết bị mạng; sửa chữa, bảo trì thiết bị tin học; cung cấp domain, hosting, thiết kế website; cung cấp văn phòng phẩm và là nhà phân phối giấy Alpine tại thị trường miền Trung.

2. Chế độ kế toán và phần mềm kế toán được áp dụng tại Công ty Thiên Hà là gì?

Công ty áp dụng chế độ kế toán Doanh nghiệp Việt Nam ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, hình thức ghi sổ là Chứng từ ghi sổ, niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, tính giá hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền và thực hiện khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. Đơn vị sử dụng phần mềm MISA để phục vụ công tác hạch toán hàng ngày.

3. Nguyên nhân chính khiến kết quả kinh doanh của công ty bị lỗ trong năm 2021 và 2022 nhưng có lãi vào năm 2023?

Trong năm 2021 và 2022, công ty chịu ảnh hưởng tiêu cực từ đại dịch Covid-19, sức mua thị trường giảm dẫn đến doanh thu năm 2022 sụt giảm xuống 1,91 tỷ đồng trong khi chi phí bán hàng và chi phí quản lý ở mức cao, khiến lợi nhuận trước thuế âm lần lượt 265,10 triệu đồng (2021) và 116,76 triệu đồng (2022). Bước sang năm 2023, thị trường hồi phục sau đại dịch giúp doanh thu bán hàng tăng lên 2,34 tỷ đồng (tăng 22,16%), lợi nhuận gộp đạt 808,30 triệu đồng, bù đắp được các chi phí và mang lại lợi nhuận sau thuế dương 11,43 triệu đồng.

4. Cơ cấu tài sản của công ty có điểm bất thường nào trong giai đoạn 2021 – 2023?

Điểm bất thường lớn nhất trong cơ cấu tài sản là sự gia tăng đột biến của các khoản phải thu: Từ mức 162,31 triệu đồng (chiếm 11,50% tài sản năm 2021) tăng vọt lên 1,26 tỷ đồng (năm 2022, tăng 675,16%) và tiếp tục tăng lên 1,89 tỷ đồng (năm 2023, tăng 50,15%). Sự gia tăng này cho thấy chính sách bán hàng trả chậm chưa được kiểm soát chặt, công ty bị khách hàng chiếm dụng vốn lớn, dẫn đến việc thiếu hụt vốn bằng tiền để phục vụ tái sản xuất và thanh toán nợ.

5. Tại sao nợ phải trả của công ty lại tăng mạnh từ năm 2022?

Nợ phải trả tăng mạnh từ 950,80 triệu đồng năm 2021 lên 1,96 tỷ đồng năm 2022 (tăng 106,57%) chủ yếu do công ty phát sinh khoản vay và nợ thuê tài chính mới trị giá 500 triệu đồng (chiếm 25,46% tổng nợ phải trả) để bù đắp dòng tiền thiếu hụt. Việc phát sinh khoản vay này cũng kéo theo chi phí lãi vay phát sinh 36,42 triệu đồng (năm 2022) và tăng lên 62,24 triệu đồng (năm 2023), làm tăng rủi ro tài chính và suy giảm khả năng thanh toán nhanh của doanh nghiệp.

Kết luận

Khóa luận của tác giả Hoàng Thị Linh đã hoàn thành việc khảo sát, hệ thống hóa và phân tích chuyên sâu công tác kế toán công nợ cùng tình hình khả năng thanh toán tại Công ty TNHH TM&DV Thiên Hà trong giai đoạn 2021 – 2023. Thông qua việc phân tích thực trạng luân chuyển chứng từ trên các tài khoản 131, 331, 334 và tính toán hệ thống chỉ số tài chính, đề tài đã chỉ rõ những điểm nghẽn nghiêm trọng về việc đọng vốn ở các khoản phải thu và gánh nặng nợ vay ngắn hạn. Các giải pháp do tác giả đề xuất có tính bám sát thực tế hoạt động của doanh nghiệp vừa và nhỏ, đóng góp giá trị thiết thực cho công tác hoàn thiện quản trị công nợ và cải thiện tính thanh khoản của đơn vị.