CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÔNG NỢ VÀ PHÂN TÍCH KHẢ NĂNG THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Một số lý luận chung về kế toán công nợ 1. Khái niệm và phân loại các khoản nợ phải thu Nợ phải thu là một bộ phận quan trọng trong tài sản của doanh nghiệp xác định quyền lợi của doanh nghiệp về một khoản tiền, hàng hóa, dịch vụ,… mà doanh nghiệp sẽ thu về trong tương lai. Khoản nợ phải thu là một tài sản của doanh nghiệp đang bị các đơn vị tổ chức kinh tế, cá nhân khác chiếm dụng mà doanh nghiệp có trách nhiệm phải thu hồi.
Các khoản phải thu trong doanh nghiệp bao gồm: - Các khoản phải thu của khách hàng - Các khoản thuế GTGT đầu vào được khấu trừ - Các khoản phải thu nội bộ - Các khoản tạm ứng của công nhân viên - Các khoản thế chấp, ký cước, ký quỹ - Các khoản phải thu khác Nợ phải thu liên quan đến các đối tượng bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp, trong đó có các cơ quan chức năng của nhà nước (chủ yếu là cơ quan thuế) đồng thời nội dung của các khoản phải thu cũng có tính chất đa dạng gắn liền với sự đa dạng trong các giao dịch phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp. Đặc biệt nợ phải thu của các đối tượng bên ngoài xảy ra trong các giao dịch kinh doanh có thể xảy ra những rủi ro làm chậm hoặc thậm chí không thể thu hồi được nợ, ảnh 7 hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Khi lập Báo cáo tài chính, kế toán căn cứ kỳ hạn còn lại của các khoản phải thu để phân loại là dài hạn hoặc ngắn hạn. Các khoản phải thu được theo dõi chi tiết theo kỳ hạn phải thu, đối tượng phải thu, loại nguyên tệ phải thu và các yếu tố khác theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Do tính chất đa dạng về nội dung, đối tượng phải thu cũng như những rủi ro có thể xảy ra nên cần phải quản lý và kiểm soát chặt chẽ tình hình nợ phải thu này từ lúc phát sinh các giao dịch. Các giao dịch có thể làm phát sinh các khoản phải thu, phải có biện pháp thu hồi nợ nhanh chóng và phải lập dự phòng cho những khoản có thể không thu hồi được. Khái niệm và phân loại các khoản nợ phải trả Nợ phải trả là một bộ phận thuộc nguồn vốn của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua như mua hàng hóa chưa trả tiền, sử dụng dịch vụ chưa thanh toán, vay nợ, cam kết bảo hành hàng hóa, cam kết nghĩa vụ hợp đồng, phải trả nhân viên, thuế phải nộp, phải trả khác. Khoản phải trả là những khoản mà doanh nghiệp chiếm dụng được của các cá nhân, tổ chức trong và ngoài doanh nghiệp.
Nếu phân loại theo thời hạn nợ, nợ phải trả chia làm 2 loại: Nợ ngắn hạn và nợ dài hạn. Phân loại theo nội dung kinh tế, nợ phải trả bao gồm phải trả cho người bán; phải trả cho người lao động; thuế và các khoản phải nộp Nhà nước; các khoản tiền vay, nợ; thuế thu nhập hoãn lại phải trả; các quỹ thuộc nợ phải trả,… Các khoản nợ phải trả được theo dõi chi tiết theo kỳ hạn phải trả, đối tượng phải trả, loại nguyên tệ phải trả và các yếu tố khác theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Nợ phải trả được ghi nhận trong bảng cân đối kế toán khi có đủ điều kiện chắc chắn là doanh nghiệp sẽ phải dùng một lượng tiền chi ra để trang trải cho những nghĩa vụ hiện tại mà doanh nghiệp phải thanh toán, và khoản nợ đó phải xác định một cách đáng tin cậy. Vai trò và nhiệm vụ của kế toán công nợ 1.
Vai trò Kế toán công nợ là một phần hành kế toán khá quan trọng trong toàn bộ công tác kế toán của một doanh nghiệp, liên quan đến các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả. Đồng thời cũng có vai trò tích cực đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là hoạt động tài chính, bởi kế toán công nợ chính là cầu nối vững chắc giữa công tác trong doanh nghiệp với công tác tài chính. Chính vì vậy mà việc quản lý công nợ tốt sẽ giúp quản lý công nợ được tốt hơn, góp phần cải thiện được tình hình tài chính của doanh nghiệp hiệu quả và ổn định. Kế toán công nợ đưa ra những định hướng và tham mưu cho cấp quản lý.
Từ đó giúp nhà quản lý định hình được hướng đi đúng đắn cho doanh nghiệp trong tương lai. Đồng thời với việc thực hiện tốt kế toán nợ phải thu sẽ giúp doanh nghiệp thu hồi nợ nhanh chóng và hạn chế được những rủi ro có thể xảy ra làm thiệt hại đến tài sản cũng như hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Việc quản lý công nợ tốt không chỉ là yêu cầu mà còn là vấn đề cần thiết ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Tổ chức hiệu quả kế toán công nợ còn góp phần rất lớn trong việc giúp doanh nghiệp lành mạnh hóa tình hình tài chính của mình.
Nhiệm vụ Nhiệm vụ của kế toán công nợ là theo dõi, phân tích, đánh giá và tham mưu để cấp quản lý có những quyết định đúng đắn trong hoạt động của doanh nghiệp. Cụ thể là: - Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các nghiệp vụ thanh toán phát sinh theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán có kết hợp với thời hạn thanh toán, đôn đốc việc thanh toán, tránh chiếm dụng vốn lẫn nhau. - Đối với những khách nợ có quan hệ giao dịch mua, bán thường xuyên hoặc có dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán, kế toán cần tiến hành kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn nợ. Nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận số nợ bằng văn bản.
- Nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng/đối tác/nhà cung cấp 9 mỗi khi có nghiệp vụ công nợ phát sinh theo hợp đồng hoặc theo hóa đơn bán hàng. Để kịp thời phát hiện ra những trường hợp sai sót hoặc nhầm lẫn trong quá trình quản lý tài chính công nợ. - Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán. Từ đó, trong nhiều trường hợp kế toán công nợ sẽ phải trực tiếp thực hiện nhiệm vụ đôn đốc những đối tượng còn tồn tại các khoản công nợ.
Còn đối với những khoản công nợ khó đòi, nợ xấu hay khoản công nợ trả trước khác thì cũng phải thúc giục thường xuyên để thu hồi được. - Tổng hợp cũng như xử lý nhanh những vấn đề về tình hình công nợ đang trong hạn, đang đến hạn, quá hạn hoặc những công nợ có khả năng khó thu, khó trả,…Để từ đó giúp quản lý công nợ được tốt hơn, góp phần cải thiện được tình hình tài chính của doanh nghiệp hiệu quả và ổn định. - Cung cấp thông tin nhanh nhạy, chính xác đầy đủ về đối tượng nợ, nội dung các khoản nợ, thời hạn thanh toán, số nợ tồn đọng, số nợ phát sinh và số nợ đã thu hồi được, dự kiến những khoản nợ không thu hồi và mức lập dự phòng cần phải thực hiện. Nội dung kế toán nợ phải thu, nợ phải trả 1.
Kế toán nợ phải thu 1. Kế toán khoản phải thu của khách hàng Phải thu của khách hàng là khoản thu tiền mà khách hàng nợ doanh nghiệp do đã được cung cấp sản xuất, hàng hóa, dịch vụ nhưng chưa thanh toán tiền. Đây là khoản nợ phải thu chiếm tỷ trọng lớn nhất phát sinh thường xuyên và cũng gặp nhiều rủi ro nhất trong các khoản nợ phải thu phát sinh tại doanh nghiệp. Kế toán khoản phải thu của khách hàng phải theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, theo nội dung phải thu phát sinh để đáp ứng nhu cầu thông tin về đối tượng phải thu, nội dung phải thu, tình hình thanh toán và khả năng thu hồi nợ.
Chứng từ kế toán Tại công ty việc theo dõi, hạch toán ghi nhận các khoản phải thu khách hàng sử dụng các chứng từ sau: 10 - Hóa đơn thuế GTGT - Hóa đồng kinh tế - Phiếu thu, phiếu chi - Phiếu xuất kho - Giấy báo nợ, giấy báo có - Biên bản xóa nợ - Biên bản bù trừ công nợ,… b. Tài khoản kế toán Để hạch toán các khoản phải thu khách hàng kế toán sử dụng TK 131 “Phải thu của khách hàng”. Tài khoản này được dùng để phản ánh số tiền phải thu, đã thu, còn phải thu hoặc số tiền khách hàng ứng trước cho doanh nghiệp. Kết cấu TK 131 được trình bày như sau: Bên Nợ TK 131 “Phải thu khách hàng” Bên Có - Số tiền phải thu của khách hàng phát - Số tiền khách hàng đã trả nợ sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng - Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, dịch vụ, các của khách hàng khoản đầu tư tài chính - Khoản GGHB cho KH sau khi đã - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng giao hàng và KH có khiếu nại - Đánh giá lại các khoản phải thu bằng - Doanh thu của số hàng đã bán bị ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng người mua trả lại so với Đồng Việt Nam).
- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua - Đánh giá lại các KPT bằng ngoại tệ (tỷ giá ngoại tệ giảm so với ĐVN) Số dư bên Nợ: Số dư bên Có: Số tiền còn phải thu khách hàng Số tiền khách hàng ứng trước hoặc số tiền khách hàng trả thừa 11 c. Phương pháp hạch toán Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài khoản 131, được sơ đồ hóa qua sơ đồ chữ T tài khoản 131 “Phải thu khách hàng” như sau: 131 – Phải thu của khách hàng 635 511, 515 d.