CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ VINALIMEX J. CO HOCHIMINH CITY CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU HẠT ĐIỀU VÀ HÀNG NÔNG SẢN THÀNH PHẨM THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Tên giao dịch : VINALIMEX J. CO HOCHIMINH CITY (Vietnam National Alimentary Import Export Joint Stock Company) Địa chỉ : 458B Nguyễn Tất Thành, Phường 18, Quận 4, Tp. Hồ Chí Minh Điện thoại : +84 8 39408529 Fax : +84 8 39410073 Email : vinalimex@hcm.vn Website : www.vn Các cơ sở trực thuộc : Nhà máy SACAFA: Địa chỉ : 20/28 Quốc lộ 1K, Phường Linh Xuân, Quận Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh Nhà máy Phú An: Địa chỉ : Xã An Bình, Huyện Phú Giao, Tỉnh Bình Dương.
Chi nhánh Đăknông: Địa chỉ : Xã Kiến Thành, Huyện Đak R’lap, Tỉnh Đaknông 1. 1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY 1.1 Lịch sử hình thành của VINALIMEX J. CO HOCHIMINH CITY Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu hạt điều và hàng nông sản thực phẩm Tp. CO HOCHIMINH CITY) tiền thân là công ty Xuất nhập khẩu công nghi ệp thực phẩm Thành phố Hồ Chí Minh được thành lập ngày 22-02-1985 theo quyết định số 363 NN-TCCB/QĐ của bộ Nông Nghiệp và Công Nghiệp Thực Phẩm( nay là Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn).
Ngày 01/12/2000, Công ty Xuất nhập khẩu công nghiệp thực phẩm Thành phố Hồ Chí Minh được phép chuyển sang cổ phần hóa theo chủ trương của nhà nước và đổi tên thành Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu hạt điều và hàng nông sản thực phẩm Tp. CO HOCHIMINH CITY). CO HOCHIMINH CITY là một thành viên trực thuộc tổng công ty Xuất nhập khẩu nông sản và thực phẩm chế biến- tên giao dịch là VINAFIMEX (Vietnam National Agricultural Produce And Foodstuffs Import Export Corporation).2 Quá trình phát triển của công ty VINALIMEX J. CO HOCHIMINH CITY Trước năm 1991: Giai đoạn này, công ty chưa mang tính chất chuyên nghiệp, hoạt động theo chỉ tiêu nhà nước giao, giao theo nghị định thư với các nước thuộc khu vực gồm: Liên Xô, các nước Đông Âu và một số nước xã hội chủ nghĩa khác.
Các mặt hàng công ty kinh doanh trong giai đoạn này cũng rất hạn chế, chỉ gồm: xuất khẩu rượu, bia, thuốc lá, đường, dầu và nhập khẩu các mặt hàng nguyên liệu máy móc phục vụ cho công nghiệp chế biến và nông nghiệp. Từ năm 1992 đến nay: Lĩnh vực hoạt động của công ty được mở rộng và tổng hợp hơn: Thu mua, chế biến điều, sơ chế các mặt hàng nông sản như: cà phê, hạt điều, các loại đậu, tiêu, bánh tráng, bánh phở, nước mắm…; xuất nhập khẩu hạt điều và một số mặt hàng nông sản.Trong đó chế biến và kinh doah hạt điều là hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty. Xuất khẩu ủy thác cho một số công ty các mặt hàng nông sản đã qua chế biến, hàng thủ công mỹ nghệ… Ngày 01/12/2000, công ty chuyển sang cổ phần hóa theo chủ trương của nhà nước. Đến nay, công ty vẫn nỗ lực không ngừng để ngày càng phát triển.
2 CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY 1.1 Chức năng Kinh doanh hạt điều, nông lâm thủy sản và hàng công nghiệp thực phẩm. Chế biến hạt điều xuất khẩu và chế biến các sản phẩm tận dụng từ phế liệu hạt điều. Xuất khẩu các mặt hàng: hạt điều, dầu điều, nông lâm thủy sản, vật tư máy móc thiết bị, hàng công nghiệp thực phẩm,… Nhập khẩu các mặt hàng: điều thô, nông lâm thủy hải sản, máy móc thiết bị, phụ tùng, nguyên liệu, bao bì phục vụ cho sản xuất đồ uống và thực phẩm chế biến, vật liệu xây dựng, vật tư nông nghiệp, các mặt hàng tiêu dùng thiết yếu. Chế tạo, cung cấp thiết bị chuyên dùng cho ngành chế biến hạt điều.
Kinh doanh nhà, cho thuê nhà xưởng, văn phòng, kho bãi. Những năm qua, năng lực xuất khẩu nhân điều của công ty là 5.000 tấn/năm với các thị trường: Anh, Mỹ, Canada, Austrilia, EU, Trung Đông, Trung Quốc,… 1.2 Nhiệm vụ Quản lý, sử dụng có hiệu quả nguồn vốn, đồng thời huy động thêm nguồn vốn từ trong và ngoài nước để đáp ứng nhu cầu phát triển kinh doanh, thực hiện bảo tồn phát triển vốn và tài sản được nhà nước cấp nhằm mang lại hiệu quả cao nhất. Thực hiện chế độ quản lý, kiểm tra tài sản tài chính, lao đông tiền lương và các chính sách xã hội khác, làm tốt công tác tổ chức các bộ công nhân viên trong công ty. Thực hiện và hoàn thành nhiệm vụ do cấp có thẩm quyền giao, làm tốt nghĩa vụ đối với nhà nước, thực hiện nghiêm túc cam kết đối với các hợp đồng kinh t ế do đơn v ị kí kết.
Thực hiện liên doanh liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước để mở rộng kinh doanh và tăng cường cơ sở vật chất, đa dạng hóa mặt hàng, thị trường xuất nhập khẩu, đẩy mạnh thị trường xuất nhập khẩu. Đảm bảo cuộc sống cho cán bộ công nhân viên thông qua: chính sách phúc lợi, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế theo quy định của nhà nước. 3 TỔ CHỨC QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY 1.1 Hình thức tổ chức bô máy quản lý Công ty có tổ chức khá đơn giản, bao gồm: HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC NHÀ MÁY NHÀPHÚ SACAFA NHÀ MÁY MÁY ĐĂKNÔNG P. DOANH 1 KINH 2DOANH KINH DOANH P.
KH3VÀ C HC P. KHO VẬN KẾ TOÁN Ử LÝ PX. VỎ PHÂN TÁCH PX.NHÂN TÁCH LỤA PX. ẠKHO LOĐÓNG I GÓI BỘPH THÀNH BẨẬ PH Ộ MNPH ẬN QUẢN LÝ KTV Sơ đồ bộ máy công ty (Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính CTy Vinalimex J.2 Chức năng của các phòng ban Hội đồng cổ đông: Là cơ quan có thẩm quyền quyết định cao nhất của công ty, quyết định những vấn đề quan trọng liên quan đến sự tồn tại và hoạt động của công ty, có quyền bổ nhiệm và miễn nhiệm các thành viên trong hội đồng quản trị.
Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý cấp cao của công ty, có quyền quyết định mọi vấn đế liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty phù hợp với quy định của pháp luật dưới sự giám sát của hội đồng cổ đông. Ban giám đốc: Là người đại diện pháp lý của công ty trong mọi giao dịch; trực tiếp quản lý, điều hành mọi hoạt động của công ty. Giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm. Ngoài giám đốc còn 2 phó giám đốc phụ trách sản xuất và kinh doanh.
Phòng kinh doanh: (gồm 12 người) Với chức năng chuyên về hoạt động xuất nhập khẩu hàng nông sản, phòng kinh doanh có quy mô lớn hơn các phòng ban khác, nhiệm vụ chính của phòng này là lo thủ tục và hoàn tất các chứng từ hàng nhập và xuất từ khâu mở L/C đến khi hoàn tất bộ chứng từ. Phòng kế hoạch và thị trường: (gồm 3 người) Tìm kiếm thị trường tiêu thụ trong và ngoài nước ( tập trung ở thị trường nước ngoài). Ngoài ra còn có nhiệm vụ thu mua các hàng nông sản ngoài hạt điều. Phòng tổ chức hành chính:(gồm 3 người) Tham mưu về nhân sự cho giám đốc: nghiên cứu và đề xuất cho giám đốc việc sắp xếp bố trí lực lượng cán bộ công nhân viên trong toàn công ty cho phù hợp giữa yêu cầu công việc và trình độ chuyên môn của mỗi người.
Theo dõi, quản lý hồ sơ, lý lịch cán bộ, công nhân viên của công ty, biên soạn các biên bản dự thảo của giám đốc. Phòng kế toán tài vụ: (gồm 7 người) Tiến hành công tác kế toán theo đúng quy định của nhà nước. Cung cấp thông tin chính xác để ban quan trị ra quyết định tối ưu. Lập các báo cáo kế toán, báo cáo tài chính, thống kê theo quy định và ki ểm tra chính xác báo cáo do các phòng ban lập.
Tổ chức quản lý tài sản, hàng hóa của công ty, bảo quản hồ sơ tài liệu theo đúng quy định nhà nước. Nhà máy chế biến hạt điều SACAFA: (hơn 400 công nhân, diện tích khoảng 10.000m2) Là nhà máy trực thuộc công ty. Chức năng chính là mua điều nguyên liệu để chế biến thành nhân điều thành phẩm, các sản phẩm điều ăn liền cung cấp cho các phòng kinh doanh xuất khẩu ra nước ngoài. Nhà máy Phú An và nhà máy Đăknông: Công ty cho thuê hoặc sử dụng làm nơi nhận gia công chế biến cho công ty khác.3 Mối quan hệ giữa các phòng ban Giữa các phòng ban với nhau: Các phòng ban có nhiệm vụ phối hợp, hợp tác, liên kết để thực hiện các nhiệm vụ có liên quan với nhau và cùng hỗ trợ nhau đối với nhi ệm vụ chung của công ty.
Giữa ban giám đốc và các phòng ban: là mối quan hệ chỉ huy, điều khiển để triển khai, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của công ty. Giữa các phòng kinh doanh với nhau: đó là sự phân chia trách nhiệm một cách hợp lý đồng thời phải có sự thống nhất cao. 4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 1.1 Tổ chức bộ máy kế toán 1.1 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán Công ty áp dụng mô hình công tác tổ chức bộ máy kế toán tập trung, tất cả các công việc kế toán từ phân loại chứng từ ban đầu, định khoản, ghi sổ tổng hợp và chi tiết đến lập báo cáo tài chính…đều được thực hiện tại phòng kế toán. Các nhà máy sản xuất không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ thực hiện việc hạch toán ban đầu, ghi chép các sổ sách kế toán phục vụ yêu cầu quản lý của nhà máy.
Sau đó, chuyển những hạch toán và ghi chép này về phòng kế toán để tiến hành kiểm tra, phân loại, xử lý và thực hiện công việc kế toán. Chứng từ kế toán của phòng kế Chứng từ kế hoạch Chứng từ kế toán của toán của phòng kinh phòng tổ chức doanh hành chính Chứng từ kế Phòng Chứng từ kế toán các nhà toán của bộ máy kế toán phận kho Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty 1.2 Cơ cấu phòng kế toán Kế toán trưởng Phó kế toán trưởng Kế toán tổng Kế toán hàng Kế toán nhà Kế toán tiền Thủ quỹ hợ p hóa máy Sơ đồ tổ chức phòng kế toán Kế toán trưởng: Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc, có trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán trong công ty một cách khoa học và hợp lý. Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời toàn bộ tài sản, nguồn vốn và phân tích hoạt động kinh doanh của công ty. Phó kế toán trưởng: Hỗ trợ và thay mặt cho kế toán trưởng giám sát và quản lý kế toán viên.
Đồng thời, chịu trách nhiệm kê khai, tính thuế và các lệ phí phải nộp Nhà nước.