Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý vĩ mô của Nhà nước, các doanh nghiệp thương mại hoạt động dựa trên cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Để tồn tại và phát triển, mục tiêu cốt lõi của mọi doanh nghiệp thương mại là tối đa hóa lợi nhuận, đảm bảo tổng doanh thu và thu nhập đạt được bù đắp toàn bộ chi phí bỏ ra và tạo ra thặng dư. Trong chu trình kinh doanh, khâu bán hàng giữ vai trò trung tâm nhằm thực hiện giá trị của hàng hóa, thu hồi vốn bằng tiền và tạo nguồn tích lũy tài chính. Do đó, tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là công cụ quản lý kinh tế quan trọng, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ việc ra quyết định của ban lãnh đạo doanh nghiệp.

Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn đó, tác giả lựa chọn đề tài nghiên cứu về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Hóa chất và Vật tư KHKT. Nhiệm vụ nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể như sau:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại.
  2. Khảo sát, phân tích và mô tả chi tiết thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng, kế toán giá vốn hàng bán, kế toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Hóa chất và Vật tư KHKT.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp, phương hướng cụ thể nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại đơn vị.
  • Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức công tác kế toán doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu, kế toán thanh toán công nợ người mua, kế toán giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và xác định kết quả hoạt động kinh doanh.
  • Phạm vi nghiên cứu:
    • Không gian: Phòng Kế toán và các kho hàng trực thuộc Công ty Cổ phần Hóa chất và Vật tư KHKT (địa chỉ trụ sở: 70 Hàng Mã, Hoàn Kiếm, Hà Nội; địa điểm kho: 93 Đức Giang và 135 Nguyễn Văn Cừ).
    • Thời gian: Dữ liệu, chứng từ và sổ kế toán phục vụ phân tích thực tế tập trung vào kỳ hạch toán tháng 12 năm 2016.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và cơ sở pháp lý

Khóa luận vận dụng hệ thống nguyên tắc và quy định kế toán hiện hành của Việt Nam, bao gồm:

  • Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 14 (VAS 14) - Doanh thu và thu nhập khác: Quy định nguyên tắc ghi nhận doanh thu khi doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa cho người mua; doanh thu được xác định tương đối chắc chắn và doanh nghiệp có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng. Thời điểm ghi nhận doanh thu trùng với thời điểm chuyển giao hàng hóa, phát hành hóa đơn và được người mua chấp nhận thanh toán.
  • Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC: Áp dụng hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống chứng từ kế toán, phương pháp hạch toán và hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ.
  • Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho xuất kho: Doanh nghiệp áp dụng phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO) để tính toán trị giá vốn của hàng hóa xuất kho. Công thức xác định trị giá vốn hàng xuất bán được áp dụng: $$\text{Trị giá vốn hàng xuất bán} = \text{Trị giá mua thực tế của hàng hóa xuất kho} + \text{Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hóa xuất kho}$$

Phương pháp nghiên cứu

  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập trực tiếp các chứng từ kế toán ban đầu (Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu xuất kho, Phiếu nhập hàng trả lại, Giấy báo có của ngân hàng...), các sổ chi tiết, bảng kê và sổ cái tổng hợp tại phòng kế toán công ty.
  • Phương pháp hạch toán kế toán: Sử dụng phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản - đối ứng tài khoản, phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán để mô tả quá trình xử lý số liệu.
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp: So sánh, đối chiếu số liệu giữa chứng từ gốc với sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp và sổ cái các tài khoản liên quan.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp

Chương 1 hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về hoạt động bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại:

  • Khái niệm, ý nghĩa của hoạt động tiêu thụ hàng hóa và vai trò của thông tin kế toán trong quản lý doanh thu, chi phí và lợi nhuận.
  • Các phương thức bán hàng phổ biến (bán buôn, bán lẻ, bán hàng qua kho, bán hàng giao tay ba, chuyển hàng chờ chấp nhận).
  • Nguyên tắc hạch toán doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và xác định kết quả kinh doanh theo quy định kế toán hiện hành.
  • Hệ thống tài khoản sử dụng, chứng từ kế toán và quy trình ghi sổ theo các hình thức kế toán cơ bản, đặc biệt là hình thức Nhật ký chứng từ.

Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Hóa chất và Vật tư KHKT

Chương này đi sâu khảo sát quy trình hạch toán thực tế phát sinh tại doanh nghiệp trong tháng 12/2016 thông qua hệ thống chứng từ, sổ chi tiết, bảng kê và sổ cái.

1. Kế toán doanh thu bán hàng và thanh toán với người mua

  • Chứng từ kế toán: Sử dụng Hóa đơn GTGT mẫu 01GTKT3/001 (tự thiết kế và in theo quy định Bộ Tài chính, lập 3 liên), Giấy báo có của Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV), Phiếu thu (mẫu 3 liên) và Phiếu nhập hàng trả lại.
  • Nghiệp vụ điển hình: Ngày 20/12/2016, xuất bán cho Công ty Kinh doanh dịch vụ và Chuyển giao công nghệ ISTT mặt hàng Axit Chanh (2.000 kg) và Axit Sunfuric theo Hóa đơn GTGT số 0000198; tổng thanh toán 226.000.000 đồng (bao gồm thuế GTGT 10% là 20.000.000 đồng); khách hàng chuyển khoản thanh toán cùng ngày qua tài khoản ngân hàng BIDV theo Giấy báo có số 11167.
  • Kế toán hàng bán bị trả lại: Ngày 25/12/2016, Công ty Vinh Hoa trả lại 70 kg Axit Sunfuric theo Phiếu nhập hàng trả lại số 06 (kèm Phiếu xuất kho số 392 ngày 20/12/2016) do sai thông số kỹ thuật/kém chất lượng với tổng trị giá vốn 5.168.500 đồng, thành tiền bán 6.315.000 đồng. Nghiệp vụ được ghi Có TK 531 để kết chuyển giảm trừ doanh thu.
  • Trình tự ghi sổ doanh thu và thanh toán:
    • Hàng ngày, căn cứ Hóa đơn GTGT và chứng từ thanh toán, ghi Sổ chi tiết bán hàng, Sổ chi tiết thanh toán với người mua (TK 131).
    • Cuối tháng, lập Bảng tổng hợp doanh thu và Bảng tổng hợp thanh toán với người mua.
    • Tổng hợp số liệu lên Bảng kê số 11 (TK 131), Nhật ký chứng từ số 8 (mẫu số S04a8-DN), sau đó vào Sổ cái TK 511, Sổ cái TK 531 và Sổ cái TK 131 (mẫu số S05-DN).
[Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Giấy báo có...]
[Sổ chi tiết TK 511]   [Bảng kê số 8, 10, 11...]

2. Kế toán giá vốn hàng bán

  • Chứng từ và luân chuyển: Phiếu xuất kho (mẫu 01-VT) lập theo quy trình luân chuyển 7 bước chặt chẽ (từ giấy xin xuất, giám đốc duyệt, lập phiếu, thủ kho xuất hàng, kế toán trưởng ký duyệt, trình thủ trưởng hậu kiểm, đến lưu trữ bảo quản chứng từ).
  • Phương pháp tính giá xuất kho: Áp dụng phương pháp FIFO cho từng mặt hàng (ví dụ mặt hàng Axit Chanh tháng 12/2016: tồn đầu kỳ 2.000 kg đơn giá 64.000 đ/kg; nhập kho ngày 05/12 số lượng 12.000 kg đơn giá 66.000 đ/kg; các đợt xuất ngày 06/12, 10/12, 17/12, 20/12, 21/12, 30/12 với tổng trị giá vốn xuất bán đạt 788.000.000 đồng; tồn cuối kỳ 2.000 kg đơn giá 66.000 đ/kg).
  • Ghi sổ tổng hợp giá vốn: Thủ kho ghi Thẻ kho (mẫu S12-DN) theo số lượng; phòng kế toán lập Sổ chi tiết TK 632, Bảng tổng hợp xuất hàng hóa, vào Bảng kê số 8 (mẫu S04b8-DN), tổng hợp lên Nhật ký chứng từ số 8 và ghi Sổ cái TK 156, Sổ cái TK 632.

3. Kế toán chi phí bán hàng (TK 641) và chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642)

  • Chi phí bán hàng: Tập hợp chi phí vận chuyển, lương nhân viên bán hàng (100.000.000 đồng ghi Có TK 334), các khoản trích bảo hiểm và kinh phí công đoàn (22.000.000 đồng ghi Có TK 338), khấu hao TSCĐ bộ phận bán hàng (9.100.000 đồng ghi Có TK 214), cước dịch vụ viễn thông quân đội theo Hóa đơn 0012 ngày 15/12 (2.700.000 đồng chưa thuế, 270.000 đồng VAT), và các chi phí bằng tiền mặt khác (22.900.000 đồng). Tổng chi phí bán hàng phát sinh trong tháng 12/2016 là 153.000.000 đồng, được tập hợp trên Sổ chi tiết TK 641, Nhật ký chứng từ số 1, 2, 7, 8 và Sổ cái TK 641.
  • Chi phí quản lý doanh nghiệp: Tập hợp chi phí lương bộ phận quản lý (200.000.000 đồng ghi Có TK 334), trích bảo hiểm theo lương (44.000.000 đồng ghi Có TK 338), khấu hao TSCĐ quản lý (19.000.000 đồng ghi Có TK 214), chi phí tiếp khách tại Khách sạn Mường Thanh theo Hóa đơn 0020 ngày 25/12 (3.000.000 đồng chưa thuế, 300.000 đồng VAT), tiền điện thoại và chi phí bằng tiền mặt khác (24.000.000 đồng). Tổng chi phí quản lý phát sinh là 292.000.000 đồng, phản ánh trên Sổ chi tiết TK 642, Nhật ký chứng từ số 1, 2, 7, 8 và Sổ cái TK 642.

4. Kế toán xác định kết quả bán hàng

Cuối kỳ, kế toán thực hiện kết chuyển các khoản doanh thu thuần, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp vào Sổ cái TK 911 (Xác định kết quả kinh doanh) thông qua Nhật ký chứng từ số 8 để xác định kết quả lãi/lỗ của hoạt động tiêu thụ.

Chỉ tiêu / Tài khoản Số phát sinh Nợ (VND) Số phát sinh Có (VND) Chứng từ / Sổ ghi chép
Doanh thu bán hàng (TK 511) 3.000.000.000 3.000.000.000 HĐ GTGT, Bảng TH doanh thu, NKCT số 8, Sổ cái TK 511
Hàng bán bị trả lại (TK 531) 6.000.000 6.000.000 Phiếu nhập hàng trả lại số 06, NKCT số 1, Sổ cái TK 531
Giá vốn hàng bán (TK 632) 2.500.000.000 2.500.000.000 Phiếu xuất kho, Bảng kê số 8, NKCT số 8, Sổ cái TK 632
Chi phí bán hàng (TK 641) 153.000.000 153.000.000 Bảng phân bổ tiền lương, Phiếu chi, NKCT số 1, 7, 8, Sổ cái TK 641
Chi phí QLDN (TK 642) 292.000.000 292.000.000 Bảng phân bổ tiền lương, HĐ Mường Thanh, NKCT số 1, 7, 8, Sổ cái TK 642
Phải thu khách hàng (TK 131) 1.000.000.000 1.000.000.000 Sổ chi tiết TK 131, Bảng kê số 11, Sổ cái TK 131 (dư Nợ: 750.000.000)

Chương 3: Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Hóa chất và Vật tư KHKT

  • Đánh giá thực trạng:
    • Ưu điểm: Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, tổ chức hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ rõ ràng; quản lý chặt chẽ công nợ theo từng đối tượng khách hàng; phương pháp tính giá vốn FIFO phản ánh sát tình hình biến động giá hóa chất nhập kho.
    • Nhược điểm: Hình thức Nhật ký chứng từ đòi hỏi khối lượng ghi chép thủ công lớn, mẫu sổ chi tiết doanh thu chưa tổng hợp đa chiều về nhóm mặt hàng và phương thức thanh toán, việc theo dõi chi phí bán hàng và phân bổ chi phí thu mua còn có điểm chưa linh hoạt.
  • Phương hướng và giải pháp hoàn thiện:
    • Đề xuất bổ sung mẫu Bảng 3-1: Sổ tổng hợp chi tiết doanh thu bán hàng nhằm theo dõi kết hợp đồng thời doanh thu, giá vốn và lợi nhuận gộp theo từng mặt hàng và từng nhóm khách hàng trên cùng một biểu mẫu.
    • Hoàn thiện quy trình kiểm soát các khoản giảm trừ doanh thu và thủ tục lập phiếu nhập hàng trả lại.
    • Từng bước chuẩn hóa và hiện đại hóa công tác kế toán, tạo tiền đề chuyển đổi sang các hình thức kế toán máy phù hợp.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính

  • Phản ánh trung thực quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán kế toán tại Công ty Cổ phần Hóa chất và Vật tư KHKT theo hình thức Nhật ký chứng từ quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC.
  • Minh họa chi tiết hệ thống biểu mẫu thực tế tháng 12/2016 bao gồm: Hóa đơn GTGT số 198, Giấy báo có BIDV số 11167, Phiếu xuất kho số 390, Phiếu nhập hàng trả lại số 06, Phiếu thu số 12, Phiếu chi số 57, Bảng phân bổ tiền lương và BHXH mẫu 11-LĐTL, Bảng kê số 8, Bảng kê số 11, Nhật ký chứng từ số 8 và Sổ cái các tài khoản 131, 156, 511, 531, 632, 641, 642, 911.
  • Làm rõ phương pháp tính giá vốn xuất kho theo phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO) đối với các mặt hàng hóa chất đặc thù (Axit Chanh, Axit Sunfuric...).

Đóng góp thực tiễn

  • Đưa ra mẫu biểu cải tiến (Bảng 3-1: Sổ tổng hợp chi tiết doanh thu bán hàng) giúp kế toán theo dõi tập trung doanh thu thuần, giá vốn và lợi nhuận gộp của từng mặt hàng trong kỳ.
  • Đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác phân loại, quản lý chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quả xác định kết quả kinh doanh tại đơn vị.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu thực hiện dưới dạng nghiên cứu tình huống (case study) tại một đơn vị cụ thể là Công ty Cổ phần Hóa chất và Vật tư KHKT; dữ liệu khảo sát tập trung chủ yếu vào kỳ kế toán tháng 12 năm 2016. Doanh nghiệp áp dụng hình thức ghi sổ thủ công Nhật ký chứng từ nên chưa phản ánh toàn diện các quy trình hạch toán trên phần mềm kế toán tự động.
  • Hướng mở rộng: Mở rộng nghiên cứu quy trình kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán (kế toán máy), tích hợp hóa đơn điện tử và liên kết dữ liệu quản trị doanh nghiệp (ERP).

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo: Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp, chuyên đề thực tập hoặc các đề tài nghiên cứu về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại.
  • Phần nội dung giá trị:
    • Quy trình luân chuyển và kiểm soát chứng từ bán hàng (Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho 7 bước).
    • Phương pháp kỹ thuật ghi chép và kết chuyển số liệu từ sổ chi tiết, bảng kê lên Nhật ký chứng từ và Sổ cái theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
    • Bài toán tính giá vốn hàng hóa xuất kho theo phương pháp FIFO gắn với chứng từ thẻ kho và sổ chi tiết giá vốn.

Câu hỏi thường gặp

1. Doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần Hóa chất và Vật tư KHKT được ghi nhận theo nguyên tắc nào?

Doanh nghiệp ghi nhận doanh thu theo Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 14 (VAS 14). Doanh thu được ghi nhận khi công ty có thể thu được lợi ích kinh tế và doanh thu được xác định chắc chắn. Thời điểm ghi nhận thường trùng với thời điểm chuyển giao hàng hóa, phát hành hóa đơn GTGT cho người mua và được người mua chấp nhận thanh toán, không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền.

2. Phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho được công ty áp dụng là gì?

Công ty áp dụng phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO). Hàng nhập trước sẽ được tính giá xuất trước dựa trên đơn giá thực tế của từng lần nhập. Trị giá mua thực tế của hàng hóa xuất bán cộng với chi phí thu mua phân bổ sẽ tạo thành giá vốn hàng xuất bán trong kỳ.

3. Doanh nghiệp sử dụng hình thức sổ kế toán nào để hạch toán tổng hợp doanh thu và chi phí?

Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Các chứng từ gốc và sổ chi tiết được tổng hợp qua Bảng kê số 8 (nhập xuất tồn kho), Bảng kê số 11 (phải thu khách hàng), sau đó ghi vào Nhật ký chứng từ số 1, 2, 7, 8 trước khi ghi vào Sổ cái các tài khoản 131, 156, 511, 531, 632, 641, 642 và 911.

4. Quy trình luân chuyển Phiếu xuất kho tại công ty gồm những bước nào?

Quy trình gồm 7 bước:

  1. Người có nhu cầu lập giấy xin xuất hoặc lệnh xuất.
  2. Giám đốc hoặc phụ trách đơn vị duyệt lệnh xuất.
  3. Kế toán hàng hóa lập Phiếu xuất kho căn cứ lệnh xuất đã duyệt.
  4. Thủ kho tiến hành xuất hàng, ký phiếu và giao lại chứng từ cho kế toán hàng hóa.
  5. Kế toán trưởng ký duyệt chứng từ rồi chuyển ghi sổ kế toán.
  6. Trình Giám đốc ký duyệt chính thức định kỳ.
  7. Kế toán hàng hóa bảo quản và lưu giữ chứng từ gốc.

5. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong tháng 12/2016 gồm các khoản mục chính nào?

  • Chi phí bán hàng (TK 641 - tổng 153.000.000 đ): Chi phí lương nhân viên bán hàng (100.000.000 đ), các khoản trích theo lương (22.000.000 đ), khấu hao TSCĐ (9.100.000 đ), cước điện thoại và chi phí khác (21.900.000 đ).
  • Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642 - tổng 292.000.000 đ): Chi phí lương quản lý (200.000.000 đ), trích bảo hiểm theo lương (44.000.000 đ), khấu hao TSCĐ (19.000.000 đ), chi phí tiếp khách và dịch vụ mua ngoài khác (29.000.000 đ).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả đã phản ánh toàn diện và có hệ thống công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Hóa chất và Vật tư KHKT theo chế độ kế toán Thông tư 200/2014/TT-BTC. Thông qua hệ thống chứng từ thực tế tháng 12/2016, tác giả làm rõ phương pháp hạch toán doanh thu, giá vốn FIFO, chi phí thời kỳ và quy trình luân chuyển trên hệ thống Nhật ký chứng từ. Nghiên cứu đồng thời chỉ ra các hạn chế trong khâu theo dõi tổng hợp và đề xuất giải pháp bổ sung mẫu sổ chi tiết doanh thu nhằm nâng cao hiệu quả quản trị tài chính tại đơn vị.