CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ Lí LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1. Đặc điểm của bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại (DNTM): 1. Khái niệm bán hàng: Bán hàng là khâu cuối cùng của hoạt động kinh doanh hàng hóa, là hoạt động chủ yếu của các DNTM. Hoạt động bán hàng trong các DN là quá trình thực hiện chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho khách hàng và nhận quyền sở hữu về tiền tệ hoặc quyền đòi tiền khách hàng.
Thông qua hoạt động bán hàng, hàng hóa của các DNTM được chuyển thành tiền, thực hiện vòng chu chuyển vốn trong DN và chu chuyển tiền tệ trong xã hội. Hàng hóa trong các DNTM là hàng hóa mua vào để bán ra, đáp ứng nhu cầu sản xuất, tiêu dùng, xuất khẩu. Đã từ lâu, người ta thường quan niệm rằng quá trình bán sẽ kết thúc khi người bán bán được hàng. Quan niệm này dường như đã bỏ qua những giai đoạn, những quy trình, những kỹ năng mà các DNTM luôn phải tìm tòi, thực hiện để làm sao thu hút khách hàng, đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng, tạo được uy tín với khách hàng.
Thực tế cho thấy, một DNTM muốn tạo uy tín với khách hàng thì quá trình bán hàng phải trải qua đầy đủ ba giai đoạn: chuẩn bị bán hàng, tiến hành bán hàng và các dịch vụ sau bán hàng. SV: Đỗ Thị Yến Chuyên đề tốt nghiệp Lớp:KT12K8 3 Trường ĐHCNHN Khoa kế toán -Kiểm toán 1. Tầm quan trọng của nghiệp vụ bán hàng trong các DNTM: Nghiệp vụ bán hàng giữ vai trò quan trọng đối với DNTM và đối với nền kinh tế xã hội: - Đối với DNTM: Một DNTM nếu hoạt động bán hàng không thực hiện tốt thì DN đó sẽ khó có thể tồn tại và phát triển. DN có bán được hàng mới hình thành doanh thu để bù đắp chi phí và hình thành lợi nhuận.
Từ đó, DN mới có điều kiện để thực hiện tốt nghĩa vụ của mình với Nhà nước, với người lao động trong DN, có điều kiện để tái đầu tư và tăng vốn kinh doanh cho DN. Hoạt động bán hàng thuận lợi sẽ tạo điều kiện cho DN phân phối hài hòa ba lợi ích: Lợi ích của Nhà nước thông qua các khoản thuế và lệ phí; Lợi ích của DN thông qua lợi nhuận; Lợi ích của người lao động thông qua tiền lương và các khoản ưu đãi. Thông qua hoạt động bán hàng, các nhân viên bán hàng tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, phản hồi ý kiến của khách hàng, cung cấp thông tin cho DN về thị hiếu người tiêu dùng, đối thủ cạnh tranh. Những thông tin này sẽ giúp cho DN đánh giá đúng thực trạng kinh doanh của mình để đưa ra những giải pháp, kế hoạch cho kỳ sau nhằm tăng hiệu quả kinh doanh, đảm bảo luôn thỏa mãn nhu cầu người tiêu dùng.
Hoạt động bán hàng là nhân tố thể hiện sức cạnh tranh của DN trên thương trường. Nó còn cho ta thấy trình độ tổ chức quản lý kinh doanh của DN. Nhận thức được vai trò quan trọng của nghiệp vụ bán hàng, các DNTM luôn quan tâm tới việc tổ chức các hoạt động bán hàng, tuyển dụng, đào tạo đội ngũ nhân viên bán hàng để thúc đẩy quá trình bán hàng, tăng vòng quay vốn kinh doanh cho DN. - Đối với nền kinh tế xã hội: Hoạt động bán hàng góp phần thỏa mãn nhu cầu của xã hội, tạo công ăn việc làm, nâng cao chất lượng cuộc sống của người lao động và cho toàn xã hội, đảm bảo quan hệ cân đối giữa sản xuất và SV: Đỗ Thị Yến Chuyên đề tốt nghiệp Lớp:KT12K8 4 Trường ĐHCNHN Khoa kế toán -Kiểm toán tiêu dùng, giữa tiền và hàng, đảm bảo sự cân đối sản xuất giữa các ngành trong nền kinh tế, tác động đến quan hệ cung cầu trên thị trường.
Nói tóm lại, bán hàng có ý nghĩa quyết định đối với việc thực hiện mục tiêu và chiến lược mà DN theo đuổi, thúc đẩy vòng quay của quá trình tái sản xuất và tái sản xuất mở rộng sức lao động góp phần thực hiện các mục tiêu kinh tế xã hội và nâng cao hiệu quả kinh tế - xã hội của hoạt động kinh doanh. Đặc điểm của nghiệp vụ bán hàng trong các DNTM: a) Đối tượng phục vụ của DNTM: DNTM không tạo ra giá trị sử dụng và giá trị mới mà là thực hiện giá trị thông qua phân phối và tiêu thụ hàng hóa ra thị trường. Do đó, đối với DNTM khách hàng được coi là nhân vật trung tâm. Mọi hoạt động của DNTM đều hướng tới thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.
Khách hàng - đối tượng phục vụ của DNTM là người tiêu dùng cá nhân, các đơn vị sản xuất kinh doanh khác và các cơ quan, tổ chức xã hội. b) Các phương thức và hình thức bán hàng trong các DNTM: Các DNTM có thể bán hàng theo nhiều phương thức khác nhau như bán buôn, bán lẻ, đại lý. Mỗi phương thức bán hàng lại được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau như: Giao hàng trực tiếp, chuyển hàng, thu tiền ngay, bán hàng trả góp. Sau đây, ta sẽ nghiên cứu cụ thể về các phương thức và hình thức bán hàng trong DNTM: b1) Phương thức bán buôn: Bán buôn là phương thức bán hàng cho những người trung gian (những DNTM khác, DN sản xuất ) để họ tiếp tục chuyển bán hoặc bán cho người sản xuất để tiếp tục sản xuất ra sản phẩm.
Đặc điểm của bán buôn là khối lượng bán lớn, hàng hóa thường không phong phú, đa dạng. Giá bán biến động phụ thuộc vào khối lượng hàng bán và phương thức thanh toán. Hàng hóa sau khi SV: Đỗ Thị Yến Chuyên đề tốt nghiệp Lớp:KT12K8 5 Trường ĐHCNHN Khoa kế toán -Kiểm toán bán vẫn còn nằm trong lưu thông hoặc trong sản xuất, chưa đến tay người tiêu dùng cuối cùng. Trong bán buôn lại bao gồm hai phương thức: * Phương thức bán buôn qua kho: Là phương thức bán buôn hàng hóa mà hàng bán ra được xuất từ kho bảo quản của DN.
Bán buôn qua kho được thể hiện dưới hai hình thức: - Hình thức giao hàng trực tiếp: Theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho của DNTM để nhận hàng. DNTM xuất kho hàng hóa, giao trực tiếp cho đại diện bên mua. Chứng từ sử dụng là Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng, Phiếu xuất kho. Sau khi đại diện bên mua đã nhận đủ hàng, đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ, hàng hóa bán ra thoả mãn điều kiện ghi nhận doanh thu thì hàng hoá được xác định là tiêu thụ.
- Hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hoặc theo đơn đặt hàng, DNTM xuất kho hàng hóa, bằng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài, chuyển hàng giao cho bên mua ở một địa điểm mà bên mua và bên bán đã thỏa thuận trong hợp đồng. Hàng hóa chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của DNTM. Số hàng này được xác định là tiêu thụ khi hàng bán ra thoả mãn điều kiện ghi nhận doanh thu, DNTM nhận được tiền do bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán. Chi phí vận chuyển do DNTM chịu hay bên mua chịu là do sự thỏa thuận trước giữa hai bên.
Nếu chi phí vận chuyển do DNTM chịu thì sẽ được ghi vào chi phí bán hàng; nếu bên mua chịu chi phí vận chuyển, sẽ phải thu tiền của bên mua. * Phương thức bán buôn vận chuyển thẳng: SV: Đỗ Thị Yến Chuyên đề tốt nghiệp Lớp:KT12K8 6 Trường ĐHCNHN Khoa kế toán -Kiểm toán Theo phương thức này, DNTM sau khi mua hàng, nhận hàng mua, không đưa về nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua. Phương thức này có thể thực hiện theo hai hình thức: - Hình thức giao hàng trực tiếp: Theo hình thức này, DNTM sau khi mua hàng, nhận hàng mua và giao trực tiếp cho đại diện bên mua tại kho người bán. Sau khi giao, nhận, đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, bên mua đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá bán ra thoả mãn điều kiện ghi nhận doanh thu thì hàng hóa được xác định là tiêu thụ.
- Hình thức vận chuyển hàng: Theo hình thức này, DNTM sau khi mua hàng, nhận hàng mua, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài chuyển hàng đến giao cho bên mua ở một địa điểm đã được thỏa thuận. Hàng hóa chuyển bán trong trường hợp này vẫn thuộc quyển sở hữu của DNTM. Khi nhận được tiền của bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán, hàng hoá bán ra thoả mãn điều kiện ghi nhận doanh thu thì hàng hóa được xác định là tiêu thụ. b2) Phương thức bán lẻ: Là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng để thỏa mãn nhu cầu cá nhân và tập thể.
Do đó, đặc điểm của bán lẻ là khối lượng bán nhỏ, đơn chiếc, hàng hóa thường phong phú, đa dạng cả về chủng loại, mẫu mã. Giá bán thường ổn định. Hàng hóa sau khi bán đi vào tiêu dùng trực tiếp, tức là đã được xã hội thừa nhận, kết thúc khâu lưu thông hàng hóa đi vào lĩnh vực tiêu dùng, giá trị hàng hóa được thực hiện, bắt đầu vòng chu chuyển mới của hàng hóa. Phương thức bán lẻ được thực hiện dưới các hình thức sau: - Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung: Là hình thức bán hàng mà việc thu tiền của người mua và giao hàng cho người mua tách rời nhau.
Mỗi quầy hàng có một nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền của khách, viết hóa đơn SV: Đỗ Thị Yến Chuyên đề tốt nghiệp Lớp:KT12K8 7 Trường ĐHCNHN Khoa kế toán -Kiểm toán hoặc tích kê cho khách hàng để họ đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao. Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng căn cứ vào hóa đơn và tích kê giao hàng cho khách hoặc kiểm kê hàng hóa tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ngày, trong ca và lập Báo cáo bán hàng. Nhân viên thu tiền làm giấy nộp tiền và nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ. - Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp: Theo hình thức này, nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách hàng và giao hàng cho khách.
Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng làm giấy nộp tiền bán hàng và nộp tiền cho thủ quỹ. Sau đó, kiểm kê hàng hóa tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ca, ngày và lập Báo cáo bán hàng.