TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP.HCM KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 1 NỘI DUNG 2. Các giai đoạn quản lý dự án 2. Các nhóm quy trình của quản lý dự án 2. Khởi động dự án - Xác định và đánh giá các yêu cầu của dự án 2.
Quản lý phạm vi dự án 2. Lập kế hoạch dự án 2. Các loại tài liệu của dự án 2. Lập bảng công việc (Work breakdown structure) 2.
Câu hỏi và bài tập 2 Các giai đoạn quản lý dự án HTTT Các dự án có thể khác nhau về kích thước, độ phức tạp, nhưng hầu hết đều được chia ra thành 4 giai đoạn: 1. Bắt đầu dự án (Stating the project)→Project Rules 2. Tổ chức và chuẩn bị (Organizing and preparing)→Project Plan – Kế hoạch thực hiện dự án 3. Thực hiện công việc dự án (Carrying out the project work)→Project Goal Complete 4.
Kết thúc dự án (Closing the project)→Format Closure and Project 3 Review Các giai đoạn quản lý dự án HTTT 1. Xác định ý tưởng yêu cầu của dự án (Definition Phase): – Bắt đầu khi một hợp đồng dự án được tạo ra bởi ban quản lý cấp cao. – Quá trình của giai đoạn gồm xác định: • Xác định các yêu cầu và các ràng buộc của dự án được đưa ra • Các luật của dự án được xác định • Những cá nhân và nhóm tham gia chính được xác định • Các kênh Truyền thông, nhà chức trách và chuỗi các chỉ thị cũng được định nghĩa. – Kết quả của giai đoạn này là: • Bảng công việc của dự án • Bảng trách nhiệm của dự án • Kế hoạch truyền thông của dự án 4 Các giai đoạn quản lý dự án HTTT 5 1.
Khởi động dự án - Quy trình khởi tạo dự án Thu thập các yêu cầu (Collect Requirements) • Thu thập yêu cầu: là quy trình xác định, thu thập những yêu cầu của các bên tham gia để đưa ra mục tiêu của dự án. • Thu thập yêu cầu là xác định và quản lý những kỳ vọng của khách hàng và các bên tham gia, nó làm cơ sở cho việc tạo WBS • Chi phí, lịch làm việc và kế hoạch chất lượng đều dựa vào những yêu cầu này. Khởi động dự án - Quy trình khởi tạo dự án Thu thập các yêu cầu (Collect Requirements) Collect Requirements: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs 7 1. Khởi động dự án - Quy trình khởi tạo dự án Thu thập các yêu cầu (Collect Requirements) • Input – Điều lệ của dự án (Project Charter): Giúp cho người quản lý biết ở mức độ tóm tắt những gì dự án cần được thực hiện để hoàn thành.
– Danh sách các bên tham gia (Stakeholder Register): xác định những người có thể cung cấp thông tin chi tiết cho dự án và những yêu cầu về sản phẩm 8 1. Khởi động dự án - Quy trình khởi tạo dự án Thu thập các yêu cầu (Collect Requirements) • Tools and techniques – Phỏng vấn (Interviews): • Phỏng vấn trực tiếp là cách tiếp cận hình thức hay không hình thức để khám phá thông tin từ các bên tham gia. – Nhóm mục tiêu (Focus group): • Họp với các bên tham gia và các chuyên gia để tìm hiểu về những mong đợi và quan điểm của họ về sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả – Tạo các cuộc hội thảo (Facilitated workshop) • Yêu cầu hội thảo là các bên tham gia cùng nhau xác định những yêu cầu sản phẩm. Khởi động dự án - Quy trình khởi tạo dự án Thu thập các yêu cầu (Collect Requirements) – Kỹ thuật nhóm sáng tạo (Group creativity techniques): • Vận dụng trí tuệ tập thể (Brainstorming): thu thập nhiều ý kiến.
• Kỹ thuật nhóm định danh (Nominal group technique): tăng cường động não bằng cách bỏ phiếu • Kỹ thuật Delphi (The Delphi Technique): Một nhóm được chọn của những chuyên gia trả lời những câu hỏi. • Ánh xạ ý tưởng/trí tuệ (Idea/mind mapping): Những ý tưởng được tạo ra, thông qua việc động não của từng cá nhân được cũng cố và tạo ra ý tưởng mới • Sơ đồ mối quan hệ (Affinity diagram): Số lượng lớn các ý tưởng được phân loại thành nhóm. Khởi động dự án - Quy trình khởi tạo dự án Thu thập các yêu cầu (Collect Requirements) – Kỹ thuật nhóm các cách ra quyết định (Group Decision Making Techniques): có nhiều cách • Sự nhất trí (Unanimity): mọi người đều đồng ý • Phần lớn (Majority): sự ủng hộ của trên 50% thành viên của nhóm. • Đa số (Plurality): Khối lớn nhất trong nhóm ra quyết định.
ngay cả khi không đạt được đa số • Độc tài (Dictatorship): Một cá nhân đưa ra quyết định cho nhóm. Khởi động dự án - Quy trình khởi tạo dự án Thu thập các yêu cầu (Collect Requirements) – Quan sát (Observations): cung cấp cách trực tiếp theo dõi từng cá nhân trong môi trường của họ và xem họ thực hiện các công việc hoặc tác vụ của họ như thế nào. – Nguyên mẫu (Prototypes): là một phương pháp thu thập sự phản hồi sớm trên các yêu cầu bằng cách cung cấp một mô hình hoạt động của sản phẩm kỳ vọng trước khi thật sự thiết kế nó. – Bảng câu hỏi và khảo sát (Questionnaires and Surveys): tập các câu hỏi được thiết kế nhanh để tích lũy thông tin từ những câu trả lời.
Khởi động dự án - Quy trình khởi tạo dự án Thu thập các yêu cầu (Collect Requirements) • Output – Tài liệu về các yêu cầu(Requirements documentation) • Mô tả các yêu cầu của các doanh nghiệp cần thiết cho dự án như thế nào. – Kế hoạch quản lý các yêu cầu (Requirements management plan) • Hồ sơ về các yêu cầu được phân tích, thu thập tài liệu, quản lý như thế nào trong suốt quá trình thực hiện dự án. – Ma trận ghi vết các yêu cầu (Requirements traceability matrix) • Là một bảng liên kết những yêu cầu đến nguồn gốc của nó và theo vết các yêu cầu trong suốt vòng đời dự án. Khởi động dự án - Quy trình khởi tạo dự án Quản lý các yêu cầu (Requirements management) • Các yêu cầu phải được mô tả bằng tài liệu, để thiết lập BPP và để kiểm soát các tiến trình tạo sản phẩm.
Phân công trách nhiệm và phân bổ nguồn lực quản lý. Các yêu cầu phải được “review” giữa các bên tham gia trước khi đưa vào dự án, để – Loại trừ yêu cầu không hoàn chỉnh – Yêu cầu có tính khả thi và kiểm chứng được – Yêu cầu được cam kết. Các thay đổi trên nội dung yêu cầu phải được “review” giữa các bên tham gia trước khi đưa vào dự án. – Ước lượng mức độ ảnh hưởng và đàm phán – Định nghĩa, tính toán rủi ro, thông báo và lập tài liệu kiểm 14soát 1.
Khởi động dự án - Quy trình khởi tạo dự án Bài tập: Xác định yêu cầu cho các dự án sau 1) Hệ thống quản lí bán sách tại đại lí HIẾU HỌC 2) Xây dựng ứng dụng kết nối chăm sóc bệnh nhân và quản lý bệnh án 3) Xây dựng ứng dụng kết nối hướng dẫn viên và khách du lịch 4) Xây dựng ứng dụng hỗ trợ tư vấn và khám bệnh tại nhà/online 5) Xây dựng ứng dụng quản lý sinh viên thực tập và làm khóa luận tốt nghiệp. 6) Xây dựng hệ thống giải cứu nông sản và truy xuất nguồn gốc nông sản bằng QR code 15 2. Lập kế hoạch dự án Định nghĩa • Lập kế hoạch dự án là quá trình quyết định trước xem phải làm gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm • Lập KH dự án là tiến trình đề ra những mục tiêu và hoạt động cụ thể để đạt được những mục tiêu đó thông qua sự phân công, sắp xếp và phân bổ các nguồn lực một cách hiệu quả trong phạm vi ngân sách và thời gian nhất định 16 2. Lập kế hoạch dự án Định nghĩa 17 2.
Lập kế hoạch dự án Mục tiêu của lập kế hoạch dự án – Xác định công việc thực tế sẽ được làm: • Xác định mục đích, mục tiêu, phạm vi của dự án. • Đánh giá thời gian, chi phí và tài nguyên được yêu cầu để thực hiện công việc. • Đưa ra những kế hoạch để định hướng công việc • Xác định đường găng của những hoạt động dự án phụ thuộc lẫn nhau, tuần tự mà mất thời gian dài để hoàn thành, và xác định kế hoạch thời gian tối thiểu cho dự án. • Kế hoạch cho những rủi ro và giảm rủi ro – Kết quả của giai đoạn này là bảng kế hoạch của dự án.
Lập kế hoạch dự án Lợi ích của lập kế hoạch dự án • Dự án hoàn thành đúng hạn • Các công việc không bị gián đoạn / chậm trễ • Giảm thiểu các công việc phải làm lại • Hạn chế nhầm lẫn và sai lầm • Tăng mức độ hiểu biết của mọi người về tình trạng của dự án • Báo cáo tiến trình dự án có ý nghĩa và đúng hạn • Có thể điều khiển dự án thay vì bị dự án điều khiển 19 2. Lập kế hoạch dự án Lợi ích của lập kế hoạch dự án • Biết được thời gian thực hiện các phần việc chính của dự án • Biết được cách thức phân phối chi phí của dự án • Xác định rõ trách nhiệm và quyền lợi của mọi người • Biết rõ ai làm? làm gì? khi nào? và chi phí bao nhiêu • Hợp nhất các công việc để đảm bảo chất lượng dự án theo yêu cầu của chủ đầu tư 20 2. Lập kế hoạch dự án Các loại tài liệu của lập kế hoạch dự án: Loại tài liệu cho sản phẩm • Bản kế hoạch phát triển phần mềm (SDP - Software Development Pla • Bản kế hoạch đảm bảo chất lượng phần mềm (SQAP - Software Qual Assure Plan). • Bản kế hoạch quản lý cấu hình phần mềm (SCMP - Software Configuration Management Plan).
• Bản kế hoạch quản lý rủi ro của dự án. • Bản kế hoạch cải thiện tiến trình làm phần mềm. • Bản kế hoạch quản lý truyền thông và giao tiếp. • Bản kế hoạch chuyển đổi hệ thống từ hệ thống cũ sang hệ thống mới.
• Bản kế hoạch vận hành hệ thống mới. Lập kế hoạch dự án Một số lưu ý khi lập kế hoạch dự án • Dự toán nguồn lực và thời gian không chính xác (thừa hoặc thiếu) sẽ gặp khó khăn trong quá trình thực hiện và quản lý dự án • Cần huy động sự tham gia của tất cả những người liên quan vào quá trình lập kế hoạch • Cần có sự phối hợp với các bộ phận/hệ thống quản lý dự án như hành chính, nhân sự, tài chính và kỹ thuật. • Kế hoạch được lập chi tiết sẽ giúp quá trình quản lý dự án dễ dàng hơn. Lập kế hoạch dự án Các bước lập kế hoạch dự án 1.