CHƯƠNG 1 —- CƠ SỞ LY THUYET VE TRUYEN THONG NOI BO TRONG DOANH N GHIEP 1. Co sở lý thuyết về truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp 1. Định nghĩa về truyền thông nội bộ 1. Định nghĩa về truyền thông Truyền thông là hoạt động truyền đạt thông tin thông qua trao đồi ý tưởng, cảm xúc, ý định, thái độ, mong đợi, nhận thức hoặc các lệnh, như ngôn ngữ, cử chỉ phi ngôn ngữ, chữ viết, hành vi.
Truyền thông còn được định nghĩa như là một tiến trình mà ở đó mỗi cá nhân chia sẻ, sáng tao và đưa ra những thay đôi về hành vi kể cả trong và ngoài tổ chức. Trong quy mô một tô chức, truyền thông được chia nhỏ thành truyền thông nội bộ (Internal public relations/ Employee relations/Staff communication) và truyền thông bên ngoài (External communication) 1. Định nghĩa về truyền thông nội bộ Truyền thông nội bộ (Internal communication) là quá trình truyền tải thông tin và tương tác giữa các thành viên trong tô chức, nhằm mục đích giúp tăng cường hiểu biết, sự đồng thuận và tạo nên một môi trường làm việc tích cực, tạo động lực và đồng thời giúp đảm bảo quyền lợi và nhu cầu của nhân viên. Truyền thông nội bộ quan tâm đến việc xây dựng mối quan hệ tốt giữa các phòng ban trong doanh nghiệp, các công ty con trong tập đoàn, quan hệ giữa cấp lãnh đạo quản lý với nhân viên đề toàn doanh nghiệp đều có chung một hướng nhìn, một ý chí phát trién.
Truyén thông nội bộ thường bao gồm các hoạt động như gửi email, tổ chức hội nghị, họp hội đồng, truyền thông qua các kênh nội bộ của tổ chức như bản tin, trang web nội bộ, các ứng dụng chat nhóm, mạng xã hội nội bộ, v. Truyền thông nội bộ có vai trò quan trọng trong việc giúp các cấp quản lý và nhân viên trong tô chức hiéu rõ hơn về mục tiêu, chiến lược, chính sách của tổ chức và cũng như nhau cập nhật thông tin về các hoạt động, các dự án va kế hoạch của tô chức. Khi truyền thông nội bộ được thực hiện hiệu quả, nó có thể giúp nâng cao sự tự tin, tương tác, đồng thuận và sự thống nhất giữa các thành viên trong tổ chức. Nó cũng có thể giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực, thúc đây su sáng tạo va cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên.
Trong luận văn này, truyền thông nội bộ được nghiên cứu như là một biện pháp hiệu quả nhăm tăng năng suất lao động của doanh nghiệp, dựa trên tạo dựng và phát triển mối quan hệ gắn bó và bền vững giữa các thành viên, phòng ban trong nội bộ doanh nghiệp, phù hợp với điều kiện thực tế tại Mathpresso và xu thế phát triển truyền thông hiện đại. Những van đề cơ bản về truyền thông nội bộ 1. Đặc điểm của truyền thông nội bộ - Phạm vi truyền thông của truyền thông nội bộ: Chủ yếu trong nội bộ công ty, giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên. - Công chúng truyền thông của truyền thông nội bộ: Trong một tỗ chức, công chúng nội bộ là tất cả những người làm việc trong tô chức đó.
Và họ được liên kết với nhau bằng các mối quan hệ chuyên môn và công việc. Ngoài ra, truyền thông nội bộ còn có những đặc điểm sau: - Tính lan tỏa: Một thông điệp của ban lãnh đạo công ty được truyền tải qua nhiều hình thức truyền thông phong phú trong tổ chức, doanh nghiệp sẽ có tính lan tỏa rất lớn trong công chúng nội bộ. Nhân viên nghe, nhìn, thấu hiểu, lĩnh hội và tuyên truyền, lan tỏa sang các nhân viên khác tạo thành hiệu ứng. Trong một sé trường hợp, tính lan toa của hoạt động PR nội bộ góp phần tạo nên dư luận - yếu tố quan trọng có ảnh hưởng đến hoạt động PR nội bộ.
- Tinh gan két: Hoat động truyền thông nội bộ tạo nên một môi trường thuận lợi có khả năng kết nối, gan bó các nhân viên của tổ chức, doanh nghiệp trong các hoạt động tập thể chung. Từ đó tạo nên một môi trường làm việc thân thiện, tạo tâm lý thoải mái khi làm việc, nâng cao hiệu quả công việc cũng như khuyến khích và cổ vũ nhân viên gắn bó lâu dai với t6 chức, doanh nghiệp. - Tính xuyên suốt, nhất quán: Thông điệp của ban lãnh đạo trong tô chức, doanh nghiệp muốn truyền tải đến nhân viên trong nội bộ của họ phải có tính xuyên suốt và nhất quán. Điều này góp phần làm nên văn hóa mỗi doanh nghiệp và vì thế nó ít biến động.
Đặc tính này của truyền thông nội bộ sẽ là kim chỉ nam dẫn đường cho các hoạt động truyền thông nội bộ phối kết hợp thống nhất với nhau để đạt hiệu quả cao hơn. - Tinh liên tục: Hoạt động truyền thông nội bộ cần phải tiến hành liên tục, thường xuyên, bám sát các hoạt động của tô chức, doanh nghiệp để hiểu rõ và phổ biến cho nhân viên hiểu, tin và làm theo. Hoạt động truyền thông nội bộ gián đoạn thì hiệu quả sẽ không cao và không huy động được sức mạnh của tập thể. Một chiến lược truyền thông hiệu quả bao gồm 3 phân cấp: cấp cơ bản, cap chiên lược va cap hành vi: - Cap cơ bản: Với mục tiêu chính là thiết lập “một nền tảng vững chắc về quy trình truyền thông và nguồn thông tin".
Hiệu quả của việc truyền thông nội bộ ở cấp này là cung cấp đầy đủ nguồn thông tin cho nhân viên. - Cấp chiến lược: Thường được sử dụng khi cấp cơ bản đã được thực hiện, và hướng tới “một cách tiếp cận gần hơn, mang tính chiến lược, và liên kết trực tiếp hơn đến kết quả kinh doanh". Cấp này tập trung vào việc tạo ra những thay đổi, cải tiến liên tục và kết nối nhân viên với các mục tiêu kinh doanh. - Cấp cuối cùng là cấp hành vi: là cấp có thể ảnh hưởng trực tiếp tới sự phát triển của doanh nghiệp.
Cấp hành vi hướng đến thay đổi hành vi của cấp quản lý và tạo ra tầm nhìn mà ở đó nhân viên hiểu rõ vai trò của họ đối với thành công của công ty và cống hiến hết mình dé giúp công ty đạt được mục tiêu đó. Lợi ích của truyền thông nội bộ Theo Wikipedia, truyền thông nội bộ là hoạt động xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong cùng công ty. Truyền thông nội bộ giúp truyền tải thông điệp và tầm nhìn của lãnh đạo tới các nhân viên. Nếu truyền thông nội bộ không đạt hiệu quả, thiếu thông suốt, các nhân viên sẽ không ý thức được tầm quan trọng của việc đóng góp sức lực giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra.
Vì vậy, truyền thông nội bộ có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp, thê hiện qua những vấn đề sau: - Tăng cường sự hiểu biết và đông thuận: Truyền thông nội bộ giúp tăng cường sự hiểu biết và đồng thuận giữa các thành viên trong tô chức. Việc truyền tải thông tin đầy đủ và chính xác giúp các thành viên hiểu rõ hơn về mục tiêu, chiến lược và kế hoạch của tô chức, từ đó đồng thuận về các mục tiêu chung và hướng đến cùng một mục tiêu. - Tăng cường sự đoàn kết và tinh than làm việc: Truyền thông nội bộ giúp tăng cường sự đoàn kết và tinh thần làm việc trong t6 chức. Các thông tin tích cực, giá trị và lời khen có thể được truyền lại giữa các thành viên, giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực và động lực.
- Tăng cường sự tham gia và góp ý của nhân viên: Truyền thông nội bộ cũng giúp tăng cường sự tham gia và góp ý của nhân viên trong quá trình ra quyết định và thực hiện kế hoạch. Nhân viên sẽ cảm thấy được tôn trọng và có giá trị hơn khi được cho phép tham gia vào các quyết định và đóng góp ý kiến của mình. - Hình thành một môi trường làm việc hiệu quả: Đối với mỗi một tô chức việc có một môi trường làm việc hiệu quả là một yêu tô vô cùng quan trọng đê tăng năng suất lao động. Việc sử dụng hiệu quả công cụ truyền thông nội bộ tức là doanh nghiệp đã xây dựng được một hệ thống dòng chảy thông tin chính xác, hiệu quả.
Từ đó tạo ra sự phối hợp thuận lợi giữa nhân viên với nhân viên, giữa các phòng ban với nhau và giữa ban quản lý và nhân viên. - Góp phân xây dựng và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp: Khi các hoạt động truyền thông nội bộ có hiệu quả, nhân viên sẽ thấu hiéu được tôn chỉ, tầm nhìn, sứ mệnh, giá tri cốt lõi thương hiệu, những chuẩn mực về văn hóa của công ty và các chính sách và thủ tục làm việc. Từ đó có hành vi ứng xử phù hợp với cốt lõi và hình ảnh thương hiệu, biết cách vận dụng cốt lõi thương hiệu vào thực tiễn dé đối thoại và phát triển hình ảnh thương hiệu thành công. Tat cả thành viên trong tổ chức cùng hợp tác với một mục đích chung và hỗ trợ nhau làm việc hiệu quả.
- Góp phan thúc đẩy phát triển doanh nghiệp: Cải thiện các hoạt động giao tiếp nội bộ sẽ giúp nhân viên tăng cường hiểu biết, cam kết gắn bó chặt chẽ với nhau trên tinh thần hợp tác đồng đội và luôn nỗ lực đề đạt đến tầm nhìn và sứ mệnh công ty thé hiện qua công việc hàng ngày. Việc truyền thông nói chung hay truyền thông nội bộ nói riêng cần thê hiện tính tương tác hai chiều. Mọi doanh nghiệp đều mong muốn lôi cuốn nhân viên tham gia tích cực, ngược lại mọi nhân viên cần nhiều hơn là thông tin thuần túy, nghĩa là họ cần sự tương tác và đối thoại hai chiều để có cơ hội phản biện và đóng góp ý kiến cho doanh nghiệp. Làm thỏa mãn và lôi cuốn nhân viên tham gia nên từ hai góc độ: giúp họ hiểu về doanh nghiệp, mối quan hệ giữa nhân viên và doanh nghiệp thể hiện qua sự hiểu biết về vai trò hay ý nghĩa của cá nhân và đội nhóm đối với mục tiêu của doanh nghiệp (góc độ lý trí), gia tăng hài lòng của cá nhân và lòng say mê với tư cách là một thành viên tích cực (góc độ cảm xúc).
Bước kế tiếp là hướng dẫn nhân viên chuyên hóa cốt lõi thương hiệu thành những mục tiêu và hành động cụ thể cho từng bộ phận chức năng và từng cá nhân — điều mà công ty quốc tế hay gọi là làm thé nào dé đưa thương hiệu vào cuộc sống.