QUẢN LÝ THỜI GIAN DỰ ÁN GVHD: ThS. Huỳnh Đức Huy Group 5 GROUP MEMBERS Vân Thiên Thanh Nguyễn Phương Duy Lê Anh Tuấn 20520768 20521241 20520948 Phạm Quang Tùng Lương Việt Hoàng 20520851 20521341 NỘI DUNG 1. Các quy trình quản lý thời gian dự án 3. Các công cụ và kỹ thuật ước tính thời gian 4.
Các kỹ thuật rút ngắn thời gian biểu 5. Hút Ka GIỚI 01 THIỆU 01 Giới thiệu Thời gian là một trong bộ ba ràng buộc của quản lý dự án bên cạnh phạm vi và chi phí Kết thúc dự án đúng hạn là một thách thức lớn trong quản lý dự án Thời gian ít có tính linh hoạt Thời gian hiển nhiên trôi qua dù có điều gì xảy ra Lý do chính dẫn đến xung đột dự án là vấn đề về lịch biểu CÁC QUY TRÌNH 02 QUẢN LÝ THỜI GIAN 02 Xác định các hoạt động • Xác định các hành động cụ thể sẽ tạo ra các sản phẩm dự án đủ chi tiết để xác định các ước tính về nguồn lực và lịch trình. • Tạo nền tảng cho phát triển lịch biểu. • Lịch biểu dự án bắt nguồn từ tài liệu khởi động dự án: + Bản tuyên bố dự án có chứa ngày bắt đầu và kết thúc, cùng với thông tin về ngân sách + Tuyên bố phạm vi (scope statement) và WBS giúp xác định cần phải làm những gì • Xác định hoạt động đòi hỏi phát triển WBS chi tiết hơn cùng với những lời giải thích để hiểu được tất cả những việc cần làm, nhằm có được các ước lượng phù hợp với thực tế • Danh sách hoạt động và các thuộc tính hoạt động phải thống nhất với bảng phân rã công việc (WBS) 02 Sắp xếp các hoạt động theo trình tự A.
Sự phụ thuộc (Dependencies) • Sự phụ thuộc hoặc mối quan hệ liên quan đến trình tự của các hoạt động hoặc nhiệm vụ của mọi dự án: + Phụ thuộc bắt buộc: bản chất của công việc + Phụ thuộc tùy chọn: được xác định bởi nhóm dự án + Phụ thuộc ngoài: liên quan đến các mối quan hệ giữa các hoạt động của dự án và ngoài dự án 02 Sắp xếp các hoạt động theo trình tự B. Sơ đồ mạng (Network diagram) • Sơ đồ mạng là một kỹ thuật để thể hiện trình tự của các hoạt động. • Sơ đồ mạng là một sơ đồ hiển thị các mối quan hệ logic giữa các hoạt động của dự án và trình tự của chúng. 02 Sắp xếp các hoạt động theo trình tự B.
Sơ đồ mạng (Network diagram) • Các ràng buộc thời gian: + No earlier than: công việc xảy ra sau ngày cụ thể nhưng không sớm hơn ngày được cho + No later than: hướng đến deadline. Công việc phải được hoàn tất vào ngày đó hay ngày khác. + On this date: Không thể điều chỉnh, công việc phải được hoàn tất không sớm cũng không trễ. • Ràng buộc quản lý: liên quan đến quyết định của PM • Ràng buộc kỹ thuật: + Ràng buộc thực thi + Ràng buộc tài nguyên (resource) • Ràng buộc tổ chức 02 Ước tính thời gian hoạt động • Thời gian cho mỗi hoạt động là lượng thời gian thực hiện hoạt động này cộng với thời gian trôi qua • Nỗ lực là số ngày làm việc hoặc số giờ làm việc cần thiết để hoàn tất một hoạt động.
• Nỗ lực khác với thời gian. • Những người thực hiện công việc sẽ giúp tạo ra các ước lượng, và các chuyên gia sẽ xem lại 02 Phát triển lịch biểu • Phát triển lịch biểu dùng kết quả của các qui trình quản lý thời gian khác để xác định ngày bắt đầu và kết thúc của dự án, cùng với các hoạt động của nó • Mục đích cuối cùng là tạo được lịch biểu phù hợp thực tế, làm nền tảng theo dõi tiến độ thực hiện dự án • Các công cụ và kỹ thuật: biểu đồ Gantt, phân tích PERT, phân tích đường dẫn tới hạn,. 02 Kiểm soát lịch biểu • Kiểm tra lịch biểu so với thực tế • Sử dụng kế hoạch phòng rủi ro • Không lập kế hoạch cho mọi người làm việc 100% khả năng vào mọi thời điểm • Tổ chức các buổi họp tiến độ với các bên liên quan • Thật rõ ràng, trung thực khi bàn về các vấn đề liên quan đến lịch biểu. • Kết quả đạt được: Thông tin hiệu suất công việc, dự báo lịch trình, yêu cầu thay đổi, bản cập nhật kế hoạch quản lý dự án và bản cập nhật tài liệu dự án.
CÁC CÔNG CỤ VÀ 03 KỸ THUẬT ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN 03 Các công cụ và kỹ thuật ước lượng thời gian Sử dụng đánh giá chuyên gia • Nhanh, dễ dùng. Với đội ngũ chuyên gia có kinh nghiệm thì có thể ước lượng rất chính xác • Lưu ý: Khó tìm được chuyên gia đồng thời thiếu tin cậy vì dựa trên kinh nghiệm chủ quan, cảm tính. Ước lượng dựa vào lịch sử • Lưu giữ quy trình lịch sử của các dự án trước đó. • So sánh công việc cần đánh giá với những công việc tương tự trong quá khứ => khá chính xác • Lưu ý: Khi các dự án đã thực hiện và dự án đang xem xét ước lượng không có điểm chung.
03 Các công cụ và kỹ thuật ước lượng thời gian Kỹ thuật PERT • PERT áp dụng phương pháp đường tới hạn (CPM) cho ước tính thời gian trung bình có trọng số. O: Thời gian lạc quan (Optimistic time) M: Thời gian trung bình (Most likely time) P: Thời gian bi quan (Pessimistic time) Bài tập 03 Các công cụ và kỹ thuật ước lượng thời gian Phương pháp đường găng (Critical path method) • Còn được gọi là phân tích đường tới hạn • Là một kỹ thuật lập sơ đồ mạng được sử dụng để dự đoán tổng thời gian của dự án • Đường găng là tập hợp các hoạt động xác định thời gian sớm nhất mà dự án có thể được hoàn thành • Đường găng là đường có chiều dài lớn nhất trong sơ đồ mạng • Công việc găng là những công việc nằm trên đường găng • Là những công việc ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian hoàn thành dự án 03 Các công cụ và kỹ thuật ước lượng thời gian Phương pháp đường găng (Critical path method) • Nếu muốn thay đổi kế hoạch thi công dự án (giảm chi phí, rút ngắn thời gian,.): trước tiên phải căn cứ vào các công việc găng • Một dự án có thể có nhiều đường găng • Đường găng là không bất biến • Các công việc ngoài đường găng được phép kéo dài hơn dự kiến (một thời gian nhất định) mà không ảnh hưởng tới chiều dài dự án • Các đường ngoài găng cũng có nguy cơ trở thành găng 03 Các công cụ và kỹ thuật ước lượng thời gian Sơ đồ mạng (Network diagram) Activity-on-arrow (AOA): Phương pháp sơ đồ mũi tên • Còn được gọi là Arrow diagramming method (ADM) • Các hoạt động được biểu diễn bằng các mũi tên • Mỗi nút (node) là điểm bắt đầu và điểm kết thúc của một hoạt động • Nút đầu tiên biểu thị sự bắt đầu • Nút cuối cùng biểu thị sự kết thúc 03 Activity-on-arrow (AOA) (phương pháp sơ đồ mũi tên) 03 Các công cụ và kỹ thuật ước lượng thời gian Sơ đồ mạng (Network diagram) Activity-on-Node (AON): Phương pháp sơ đồ ưu tiên • Còn gọi là Precedence diagramming method (PDM) • Hoạt động được biểu diễn bằng node. • Mũi tên chỉ ra những quan hệ giữa các hoạt động. • Phổ biến hơn ADM và được dùng bởi những phần mềm quản lý dự án (MS Project) 03 Activity-on-Node (AON) ( Phương pháp sơ đồ ưu tiên) 03 Các công cụ và kỹ thuật ước lượng thời gian Phương pháp CPM • Thời gian sớm nhất ti để bắt đầu công việc/giai đoạn thứ i • Thời gian trễ nhất Ti để bắt đầu công việc/giai đoạn thứ i 03 Các công cụ và kỹ thuật ước lượng thời gian Độ thả nổi • Khoảng dư toàn phần (thả nổi toàn phần): là thời gian tối đa công việc có thể kéo dài mà không ảnh hưởng đến thời gian hoàn tất dự án.
• Khoảng dư tự do (thả nổi tự do): thời gian tối đa công việc i có thể kéo dài mà không ảnh hưởng đến thời gian bắt đầu của các công việc j sau nó.