-0- BỘ XÂY DỰNG CỤC GIÁM ĐỊNH NHÀ NƯỚC VỀ CHẤT LƯỢNG CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG VIỆT NAM ------------------------ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH CQM-5/2008 QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH -0- Quản l ý dự án đầu t ư xây dựng công trì nh -12/5/2008 -1- Người soạn : Lê Văn Thịnh Trưởng phòng Quản lý chất lượng công trình xây dựng Cục Giám định Nhà nước về chất lượng công trình xây dựng Bộ Xây dựng PHẦN I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG I. NHỮNG KHÁI NIỆM CHUNG VỀ DỰ ÁN 1. Khái niệm về Dự án Theo Đại bách khoa toàn thư , từ “ Project – Dự án” được hiểu là “ Điều có ý định làm” hay “ Đặt kế hoạch cho một ý đồ, quá trình hành động”. Như vậy, dự án có khái niệm vừa là ý tưởng, ý đồ, nhu cầu vùa có ý năng động, chuuyển động hành động.
Chính vì lẽ đó mà có khá nhiều khái niệm về thuật ngữ này, cụ thể như : Dự án là việc thực hiện một mục đích hay nhiệm vụ công việc nào đó dưới sự ràng buộc về yêu cầu và nguồn lực đã định. Thông qua việc thực hiện dự án để cuối cùng đạt được mục tiêu nhất định đã dề ra và kết quả của nó có thể là một sản phẩm hay một dịch vụ mà bạn mong muốn ( Tổ chức điều hành dự án - VIM). Dự án là tập hợp các đề xuất để thực hiện một phần hay toàn bộ công việc nhằm đạt được mục tiêu hay yêu cầu nào đó trong một thời gian nhất định dựa trên nguồn vốn xác định ( khoản 7 Điều 4 –Luật Đấu thầu) Dự án là một quá trình mang đặc thù riêng bao gồm một loạt các hoạt động được phối hợp và kiểm soát, có định ngày khởi đầu và kết thúc, được thực hiện với những hạn chế về thời gian, chi phí và nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu phù hợp với những yêu cầu cụ thể (trường Đại học Quản lý Henley ). Dự án là đối tượng của quản lý và là một nhiệm vụ mang tính chất 1 lần, có mục tiêu rõ ràng trong đó bao gồm chức năng, số lượng và tiêu chuẩn chất lượng), yêu cầu phải được hoàn thành trong một khoảng thời gian quy định, có dự toán tài chính từ trước và nói chung không được vuợt qua dự toán đó.
Đặc điểm chủ yếu của dự án: 2. Nhiệm vụ có tính đặc thù riêng, có tính một lần: không có nhiệm vụ nào khác có thể giống hoàn toàn với nhiệm vụ này. Điểm khác biệt của nó được thể hiện trên bản thân nhiệm vụ và trên thành quả cuối cùng. Phải đáp ứng những mục tiêu rõ ràng.Mục tiêu của dự án bao gồm hai loại: - Mục tiêu mang tính thành quả là yêu cầu mang tính chức năng của dự án -1- Quản l ý dự án đầu t ư xây dựng công trì nh -12/5/2008 -2- như: công suất , chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật.
- Mục tiêu mang tính ràng buộc như thời hạn hoàn thành, chi phí, chất lượng. Mang những yếu tố không chắc chắn và rủi ro. Chỉ tồn tại trong một thời gian nhất định. Yêu cầu có sự kết hợp nhiều nguồn lực đa dạng.
Là đối tượng mang tính tổng thể 3. Những đặc điểm khác của dự án : 3. Một dự án cá biệt có thể là một phần của một dự án lớn 3. Trong quá trình triển khai thực hiện, các mục tiêu và đặc điểm kết quả một số dự án sẽ được xác định lại.
Kết quả của dự án có thể là một sản phẩm hoặc một số đơn vị của sản phẩm. Bộ máy tổ chức chỉ là tạm thời và được thành lập trong thời gian thực hiện dự án 3. Sự tương tác giữa các hoạt động dự án có thể phức tạp. Vòng đời của Dự án 4.
Khái niệm về vòng đời của dự án Vì có thời gian khởi đầu và kết thúc nên dự án có một vòng đời. Vòng đời của Dự án bao gồm nhiều giai đoạn phát triển từ ý tưởng đến việc triển khai nhằm đạt được kết quả của Dự án. Trong vòng đời này, công tác quản lý chú trọng vào phương thức kiểm soát nhằm giảm thiểu những nguồn lực và tiền của dành cho những mục tiêu không chắc chắn. Khái niệm vòng đời xuất phát từ ba quan điểm sau: • Dự án có thời gian khởi đầu và kết thúc • Dự án giải quyết một vấn đề hoặc nhằm đạt tới một nhu cầu về tổ chức • Quá trình quản lý được thực hiện song song với vòng đời.
Hầu hết các dự án phát triển sử dụng vòng đời bốn giai đoạn: Những mục tiêu quản lý Giai đoạn Tên gọi • Quy mô và mục tiêu Hình thành Đề án và khởi xướng • Tính khả thi • Ước tính ban đầu +/- 30% • Đánh giá các khả năng • Quyết định triển khai hay không Phát triển Thiết kế và đánh giá • Xây dựng Dự án • Kế hoạch thực hiện và phân bổ nguồn lực -2- Quản l ý dự án đầu t ư xây dựng công trì nh -12/5/2008 -3- • Dự toán +/- 10% • Kế hoạch ban đầu • Phê duyệt Trưởng Thực hiện và quản lý • Giáo dục và thông tin thành • Qui hoạch chi tiết và thiết kế • Khống chế ở mức +/- 5% • Bố trí công việc • Theo dõi tiến trình • Quản lý và phục hồi Kết thúc Hoàn công và kết • Hoàn thành công việc thúc • Sử dụng kết quả • Đạt được các mục đích • Giải thể nhân viên • Kiểm toán và xem xét 4. Vòng đời của dự án theo các xác định của Ngân Hàng Thế giới: a) Xác định các nội dung của dự án b) Chuẩn bị dữ liệu c) Đánh giá dữ liệu và lựa chọn giải pháp cho dự án d) Đàm phán và huy động thành lập tổ chức dự án đ) Triển khai bao gồm thiết kế chi tiết và xây dựng dự án e) Thực hiện Dự án g) Đánh giá tổng kết sau dự án 5. Phân loại cơ bản các dự án trong điều kiện chuyển dịch cơ cấu kinh tế 5. Dự án xã hội : Cải tổ hệ thống bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo vệ an ninh trật tự cho tất cả các tầng lớp dân chúng, khắc phục những hậu quả thiên tai 5.
Dự án kinh tế: Cổ phần hóa doanh nghiệp, tổ chức hệ thống đấu thầu, bán đấu giá tài sản, xây dựng hệ thống thuê mới 5. Dự án tổ chức: Cải tổ bộ máy quản lý. thực hiện cơ cấu sản xuất kinh doanh mới. tổ chức các hội nghị quốc tế, đổi mới hay thành lập các tổ chức xã hội, các hội nghề nghiệp khác.
Các dự án nghiên cứu và phát triển: Chế tạo các sản phẩm mới, nghiên cứu chế tạo các kết cấu xây dựng mới, xây dựng các chương trình. phần mềm tự động hóa 5. Dự án đầu tư xây dựng: Các công trình dân dụng, công nghiệp, công cộng và hạ tầng kỹ thuật. Nội dung quản lý Dự án 6.
Quản lý dự án và đặc trưng của nó -3- Quản l ý dự án đầu t ư xây dựng công trì nh -12/5/2008 -4- Sự xuất hiện của hàng loạt công trình kém chất lượng, công trình dở dang, chúng ta cảm thấy đau lòng. Nếu các nhà quản lý hiểu rõ được kiến thức quản lý lý dự án. nắm vững được quy luật vận động của dự án thi sẽ tránh được rất nhiều các hiện tượng. Từ những năm 50 trở lại đây, cùng với sự phát triển như vũ bão của khoa học kỹ thuật và kinh tế xã hội, các nước đều cố gắng nâng cao sức mạnh tổng hợp của bản thân nhằm theo kịp cuộc cạnh tranh toàn cầu hóa.
Chính trong tiến trình này, các tập đoàn doanh nghiệp lớn hiện đại hóa không ngừng xây dựng những dự án công trình có quy mô lớn. kỹ thuật cao, chất lượng tốt. Dự án đã trở thành phần cơ bản trong cuộc sống xã hội. Cùng với xu thế mở rộng quy mô dự án và sự không ngng nâng cao về trình độ khoa học công nghệ, các nhà đầu tư dự án cũng yêu cầu ngày càng cao đối với chất lượng dự án.
Vì thế, quản lý dự án trở thành yếu tố quan trọng quyết định sự tồn tại của dự án. Quản lý dự án là sự vận dụng lý luận, phương pháp, quan điểm có tính hệ thống để tiến hành quản lý có hiệu quả toàn bộ công việc liên quan tới dự án dưới sự ràng buộc về nguồn lực có hạn. Để thực hiện mục tiêu dự án, các nhà đầu tư phải lên kế hoạch tổ chức, chỉ đạo, phối hợp, điều hành, khống chế và định giá toàn bộ quá trình từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc dự án. Quản lý dự án bao gồm những đặc trưng cơ bản sau: a) Chủ thể của quản lý dự án chính là người quản lý dự án.
b) Khách thể của quản lý dự án liên quan đến phạm vi công việc của dự án (tức là toàn bộ nhiệm vụ công việc của dự án). Những công việc này tạo thành quá trình vận động của hệ thống dự án. Quá trình vận động này được gọi là chu kỳ tồn tại của dự án. c) Mục đích của quản lý dự án là để thực hiện mục tiêu của dự án, tức là sản phẩm cuối cùng phải đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.
Bản thân việc quản lý không phải là mục đích mà là cách thực hiện mục đích. d) Chức năng của quản lý dự án có thể khái quát thành nhiệm vụ lên kế hoạch, tổ chức. chỉ đạo, điều tiết, khống chế dự án. Nếu tách rời các chức năng này thì dự án không thể vận hành có hiệu quả mục tiêu quản lý cũng không được thực hiện.
Quá trình thực hiện mỗi dự án đều cần có tính sáng tạo, vì thế chúng ta thường coi việc quản lý dự án là quản lý sáng tạo. Nội dung quản lý dự án Quản lý dự án là việc giám sát, chỉ đạo, điều phối, tổ chức, lên kế hoạch đối với 4 giai đoạn của vòng đời dự án trong khi thực hiện dự án (giai đoạn hình thành, giai đoạn phát triển, giai đoạn trưởng thành và giai đoạn kết thúc). Mục đích của nó là từ góc độ quản lý và tổ chức, áp dụng các biện pháp nhằm đảm bảo thực hiện tốt mục tiêu dự án như mục tiêu về giá thành,. mục tiêu thời gian, mục tiêu chất lượng.
Vì thế, làm tốt công tác quản lý là một việc có ý nghĩa vô cùng quan trọng.