Chương 5: KẾ TOÁN THANH TOÁN NỢ PHẢI TRẢ - Tài khoản 331- Phải trả cho người bán; - Tài khoản 332- Các khoản phải nộp theo lương; - Tài khoản 333- Các khoản phải nộp nhà nước; - Tài khoản 334- Phải trả người lao động; - Tài khoản 336-Phải trả nội bộ; - Tài khoản 337- Tạm thu; - Tài khoản 338- Phải trả khác; - Tài khoản 348- Nhận đặt cọc, ký quỹ, ký cược; - Tài khoản 353- Các quỹ đặc thù; - Tài khoản 366- Các khoản nhận trước chưa ghi thu. Nguyên tắc kế toán chung • Mọi khoản nợ phải trả của đơn vị hành chính, sự nghiệp phải được hạch toán chi tiết theo từng nội dung phải trả, cho từng đối tượng, từng lần trả và chi tiết theo các yếu tố khác theo yêu cầu quản lý của đơn vị. • Kế toán phải theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ phải trả và thường xuyên kiểm tra, đôn đốc tránh tình trạng để chiếm dụng vốn, hoặc để nợ nần dây dưa, khê đọng, đồng thời phải nghiêm chỉnh chấp hành quy định thanh toán, quy định thu nộp Ngân sách, thanh toán đầy đủ, kịp thời các khoản phải nộp và các khoản phải trả, phải cấp. Nguyên tắc kế toán chung • Những đối tượng mà đơn vị có quan hệ giao dịch, thanh toán thường xuyên hoặc có số dư nợ lớn, cuối kỳ kế toán cần phải lập bảng kê nợ, đối chiếu, kiểm tra, xác nhận nợ và có kế hoạch thu hồi hoặc trả nợ kịp thời, tránh tình trạng khê đọng chiếm dụng vốn lẫn nhau.
• Trường hợp một đối tượng vừa có nợ phải thu, vừa có nợ phải trả, sau khi hai bên đối chiếu, xác nhận nợ có thể lập chứng từ để bù trừ số nợ phải thu với số nợ phải trả. Kế toán phải trả người bán FNguyên tắc kế toán FNội dung kết cấu FSơ đồ hạch toán Nguyên tắc kế toán • Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải trả và tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của đơn vị với người bán nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, TSCĐ, người cung cấp, dịch vụ, người nhận thầu,. không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ trả tiền ngay. • Mọi khoản nợ phải trả cho người bán của đơn vị đều phải được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng phải trả, nội dung phải trả và từng lần thanh toán.
Số nợ phải trả của đơn vị trên tài khoản tổng hợp phải bằng tổng số nợ chi tiết phải trả cho người bán. Nguyên tắc kế toán • Khi hạch toán chi tiết các khoản phải trả cho người bán, kế toán phải hạch toán rành mạch, rõ ràng các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp dịch vụ nếu chưa được phản ánh trên hóa đơn mua hàng. • Các khoản vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, đã nhập kho nhưng đến cuối kỳ chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán. • Phải theo dõi chặt chẽ các khoản nợ phải trả cho người bán để thanh toán kịp thời, đúng hạn cho người bán.
Nội dung, kết cấu Bên Nợ: Các khoản đã trả cho người bán nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, TSCĐ; người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu về xây dựng cơ bản. Bên Có: Số tiền phải trả cho người bán về tiền mua nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, TSCĐ, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây dựng cơ bản. Số dư bên Có: Các khoản còn phải trả cho người bán nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, TSCĐ, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây dựng cơ bản. Tài khoản 331 có thể có số dư bên Nợ (trường hợp cá biệt): Phản ánh số tiền đơn vị đã trả lớn hơn số phải trả.
Sơ đồ hạch toán 111, 112, 336, 511 331 (2a) 152, 153, 156 211, 312, 241, 611 131 (1) (3) 008 (2b) Ví dụ • Định khoản các nghiệp vụ sau: 1. UNC trả nợ kỳ trước, đã nhận được giấy báo Nợ: 20. Mua TSCĐ từ Cty A phục vụ HĐ dịch vụ 44.000 (bao gồm 10% VAT) chưa thanh toán 3. UNC thanh toán cty A 4.
UNC thanh toán tiền điện,… 24.000 dùng cho dịch vụ tháng trước. Kế toán phải trả nộp theo lương FNguyên tắc kế toán FNội dung kết cấu FSơ đồ hạch toán Nguyên tắc kế toán • Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình trích, nộp và thanh toán bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn của đơn vị hành chính, sự nghiệp với cơ quan Bảo hiểm xã hội và cơ quan Công đoàn. • Việc trích, nộp và thanh toán các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn của đơn vị phải tuân thủ các quy định của nhà nước. • Đơn vị phải mở sổ kế toán chi tiết để theo dõi và quyết toán riêng từng khoản phải nộp theo lương.
Nội dung, kết cấu Bên Nợ: - Số bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp đã nộp cho cơ quan quản lý (bao gồm cả phần đơn vị sử dụng lao động và người lao động phải nộp); - Số bảo hiểm xã hội phải trả cho người lao động trong đơn vị. - Số kinh phí công đoàn chi tại đơn vị. Bên Có: - Trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp tính vào chi phí của đơn vị; - Số bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp mà người lao động phải nộp được trừ vào lương hàng tháng (theo tỷ lệ % người lao động phải đóng góp); - Số tiền được cơ quan bảo hiểm xã hội thanh toán về số bảo hiểm xã hội phải chi trả cho các đối tượng được hưởng chế độ bảo hiểm (tiền ốm đau, thai sản.) của đơn vị; - Số lãi phải nộp về phạt nộp chậm số tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp. Nội dung, kết cấu Số dư bên Có: Số bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp còn phải nộp cho cơ quan Bảo hiểm xã hội và cơ quan Công đoàn.
v Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ: Số dư bên Nợ phản ánh số bảo hiểm xã hội đơn vị đã chi trả cho người lao động trong đơn vị theo chế độ quy định nhưng chưa được cơ quan Bảo hiểm xã hội thanh toán hoặc số kinh phí công đoàn vượt chi chưa được cấp bù. • Các khoản thu nhập phải trả cho người lao động phản ánh ở tài khoản này là những người có trong danh sách lao động thường xuyên của đơn vị như cán bộ công chức, viên chức và người lao động khác của đơn vị. Nội dung, kết cấu Bên Nợ: - Tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác đã trả cho người lao động; - Các khoản đã khấu trừ vào tiền lương, tiền công của người lao động. Bên Có: Tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả cho người lao động.
Số dư bên Có: Các khoản còn phải trả cho người lao động. Sơ đồ hạch toán 334 (11) (1) 154, 241, 611… 332 (8a) (9) (2) 511 112 642 (10) 141, 138, 3335 (3) 652 (4) 241, 611, 642 431 (5) (7a) 421 008 (6) (7b) 137 (8b) Ví dụ 1. Ngày 5/2/N, tính tiền lương và các khoản phụ cấp theo lương phải trả cho cán bộ, viên chức trong đơn vị là 125 trđ. Trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN theo quy định hiện hành 3.
Khấu trừ thuế TNCN trên tiền lương là 5 trđ 4. Ngày 10/2/N, rút dự toán chuyển tiền vào tài khoản tiền gửi ngân hàng để trả lương cho NLĐ (chưa trả) 5. Ngày 11/2/N, lập giấy UNC chuyển từ TKTG để thanh toán lương cho người lao động bằng thẻ ATM 6. Ngày 25/2/N, rút dự toán chuyển nộp cho cơ quan BHXH các khoản: BHXH, BHYT, BHTN 7.
Ngày 10/3/N, nhận được tiền do cơ quan BHXH chuyển về thanh toán chế độ thai sản cho nhân viên nữ: 21,5 trđ 8. Ngày 12/3/N, kế toán chuyển tiền thanh toán cho nhân viên nghỉ thai sản. Kế toán tạm thu (TK 337) FNguyên tắc kế toán FNội dung kết cấu FSơ đồ hạch toán Nguyên tắc kế toán Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tạm thu phát sinh tại đơn vị nhưng chưa đủ điều kiện ghi nhận doanh thu ngay. Các khoản tạm thu phản ánh qua tài khoản này bao gồm: - Các khoản tạm ứng kinh phí hoạt động từ NSNN về quỹ tiền mặt hoặc NSNN cấp bằng lệnh chi tiền vào tài khoản tiền gửi của đơn vị; - Các khoản viện trợ, vay nợ nước ngoài mà nhà tài trợ, nhà cho vay chuyển tiền vào TK tiền gửi của đơn vị tại Ngân hàng; - Các khoản thu về phí, lệ phí đơn vị đã thu được; - Các khoản ứng trước dự toán của năm sau; - Các khoản tạm thu khác, như thu từ hoạt động đấu thầu mua sắm tài sản nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của đơn vị; thu bán hồ sơ thầu công trình đầu tư XDCB; thu, chi thanh lý, nhượng bán TSCĐ mà theo quy định phần chênh lệch đơn vị phải nộp NSNN; các khoản tạm thu chưa xác định là doanh thu của đơn vị.
Nguyên tắc kế toán • Đối với các khoản đơn vị được phép rút tạm ứng từ dự toán về quỹ tiền mặt hoặc được ngân sách nhà nước cấp bằng Lệnh chi tiền (Lệnh chi tiền tạm ứng, Lệnh chi tiền thực chi) về TK tiền gửi dự toán của đơn vị tại KBNN, đơn vị phải theo dõi chi tiết việc sử dụng số tiền mặt đã tạm ứng này hoặc sử dụng tiền từ TK tiền gửi dự toán để phản ánh vào TK chi phí liên quan, đồng thời phải làm đầy đủ thủ tục thanh toán số tạm ứng đã nhận hoặc số tiền gửi dự toán đã sử dụng để phản ánh vào TK doanh thu (hoặc các khoản nhận trước chưa ghi thu) tương ứng. • Đối với các khoản tạm thu về phí, lệ phí đơn vị xác định số nộp NSNN, số được để lại đơn vị trên cơ sở số thực thu và số phải thu nếu xác định chắc chắn sẽ thu được ngay trong kỳ. Nguyên tắc kế toán • Đối với các dự án viện trợ mà nhà tài trợ chuyển tiền thanh toán thẳng cho bên thứ 3 (không qua TK tiền gửi của đơn vị) hoặc các khoản viện trợ bằng hàng thì không phản ánh qua TK này.