Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 1.1 Khái niệm, vai trò, ý nghĩa và nhiệm vụ của kế toán tiền lương 1.1 Khái niệm tiền lương Tiền lương được thể hiện trên nhiều quan niệm khác nhau: Theo quan niệm của Mác: Tiền lương là biểu hiện sống bằng tiền của giá trị sức lao động. Theo quan niệm của các nhà kinh tế học hiện đại: Tiền lương là giá cả của lao động, được xác định bởi quan hệ cung cầu trên thị trường lao động. Ở Việt nam trong thời kỳ kế hoạch hoá tập trung, tiền lương được hiểu là một bộ phận thu nhập quốc dân dùng để bù đắp hao phí lao động tất yếu do Nhà nước phân phối cho công nhân viên chức bằng hình thức tiền tệ, phù hợp với quy luật phân phối theo lao động. Hiện nay theo Điều 55 - Bộ Luật Lao Động Việt Nam quy định tiền lương của người lao động là do hai bên thoả thuận trong hợp đồng lao động và được trả theo năng suất lao động, chất lượng và hiệu quả công việc.
Tóm lại, tiền lương là biểu hiện bằng tiền của một bộ phận sản phẩm xã hội mà người lao động được sử dụng để bù đắp hao phí lao động của mình trong quá trình sản xuất kinh doanh (tái sản xuất lao động), là giá trị sức lao động mà người lao động đã bỏ ra và được thanh toán theo kết quả lao động cuối cùng. Như vậy tiền lương thực chất là khoản trù thù lao mà doanh nghiệp trả cho người lao động trong thời gian mà họ cống hiến cho doanh nghiệp. Tiền lương có thể biểu hiện bằng tiền hoặc bằng sản phẩm. Tiền lương của người lao động được xác định theo hai cơ sở chủ yếu là số lượng và chất lượng lao động của mỗi người.
Tiền lương hình thành có tính đến kết quả của cá nhân, của tập đoàn và của xã hội, nó quan hệ trực tiếp đến việc thực hiện lợi ích của cá nhân người lao động. 4 Tiền lương là nguồn thu nhập chính của người lao động, vừa là một yếu tố chi phí cấu thành nên giá trị của các loại sản phẩm lao vụ, dịch vụ doanh nghiệp sản xuất ra, do đó các doanh nghiệp sử dụng hiệu quả sức lao động nhằm tiết kiệm chi phí, tăng tích lũy cho đơn vị, tăng thu nhập cho người lao động.2 Vai trò và ý nghĩa của kế toán tiền lương 1.1 Vai trò của kế toán tiền lương - Đối với người lao động thì tiền lương là bộ phận chủ yếu của thu nhập, là nguồn để tái sản xuất sức lao động. Do vậy tiền lương là động lực kinh tế thúc đẩy người lao động quan tâm đến công việc của họ. Trả đúng, trả đủ tiền lương cho người lao động sẽ khuyến khích họ quan tâm đến hoạt động và gắn bó với công viêc mà họ đảm nhiệm.
- Đối với người sử dụng lao động thì tiền lương là một bộ phận của chi phí sản xuất, nó do người chủ trả cho người làm công. Vì vậy, người chủ phải tính toán đầy đủ chi phí tái sản xuất sức lao động để đảm bảo chất lượng công việc. - Đối với Nhà nước thì tiền lương và thu nhập của người lao động là công cụ điều tiết quản lý nền kinh tế, Nhà nước phải nắm đầy đủ tiền lương và thu nhập của người lao động để điều tiết, quản lý nhằm giải quyết những vấn đề kinh tế xã hội, đảm bảo sự ổn định và phát triển.2 Ý nghĩa của kế toán tiền lương - Lao động là một trong những điều kiện cần thiết cho sự tồn tại phát triển xã hội và còn là một yếu tố cơ bản trong quá trình sản xuất. - Tiền lương là một phạm trù kinh tế gắn liền với lao động, tiền tệ và nền sản xuất hàng hóa.
- Tiền lương là yếu tố cơ bản để quyết định thu nhập tăng hay giảm của người lao động, quyết định mức sống vật chất của người lao động làm công ăn lương trong doanh nghiệp. Vì vậy để có thể trả lương một cách công bằng chính xác, đảm bảo quyền lợi cho người lao động thì mới tạo ra sự kích thích, sự quan tâm đúng đắn của người lao động đến kết quả cuối cùng của doanh nghiệp. Có thể nói hạch toán chính xác đúng đắn tiền lương là một đòn bẩy kinh tế quan trọng để kích thích các nhân tố tích cực trong mỗi con người, phát huy tài năng, sáng 5 kiến, tinh thần trách nhiệm và nhiệt tình của người lao động tạo thành động lực quan trọng của sự phát triển kinh tế. - Mặt khác, tiền lương là một trong những chi phí của doanh nghiệp hơn nữa lại là chi phí chiếm tỉ lệ đáng kể.
Mục tiêu của doanh nghiệp là tối thiểu hoá chi phí, tối đa hoá lợi nhuận nhưng bên cạnh đó phải chú ý đến quyền lợi của người lao động. Do đó làm sao và làm cách nào để vừa đảm bảo quyền lợi của người lao động vừa đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp. Đó là vấn đề nan giải của mỗi doanh nghiệp. Vì vậy hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương không những có ý nghĩa phát huy tính tích cực, chủ động, sáng tạo của người lao động mà còn có ý nghĩa giúp các nhà quản lý sử dụng quỹ tiền lương có hiệu quả nhất tức là hợp lý hoá chi phí giúp doanh nghiệp làm ăn có lãi.
Cung cấp thông tin đầy đủ chính xác về tiền lương của doanh nghiệp, để từ đó doanh nghiệp có những điều chỉnh kịp thời, hợp lý cho những kì doanh thu tiếp theo. - Tiền lương và các khoản trích theo lương sẽ là nguồn thu nhập chính, thường xuyên của người lao động, đảm bảo tái sản xuất và mở rộng sức lao động, kích thích lao động làm việc hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh khi công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương được hạch toán hợp lý công bằng chính xác. - Ngoài tiền lương người lao động còn được trợ cấp các khoản phụ cấp, trợ cấp BHXH, BHYT. các khoản này cũng góp phần trợ giúp, động viên người lao động và tăng thêm cho họ trong các trường hợp khó khăn tạm thời hoặc vĩnh viễn mất sức lao động.
- Tổ chức tốt công tác kế toán lao động tiền lương giúp cho công tác quản lý lao động của doanh nghiệp đi vào nề nếp. Muốn vậy, các doanh nghiệp phải bố trí hợp lý sức lao động, tạo điều kiện để cải tiến về lối làm việc, bảo đảm an toàn lao động, xây dựng các định mức lao động và đơn giá trả công đúng đắn. Các điều kiện đó nếu được thực hiện sẽ làm cho năng suất lao động tăng, thu nhập của doanh nghiệp được nâng cao, từ đó nâng cao thu nhập cho người lao động. 6 Để tạo điều kiện cho việc huy động và sử dụng hợp lý lao động trong doanh nghiệp, cần phân loại lao động của doanh nghiệp.
Thông thường, các doanh nghiệp phân loại lao động theo ba tiêu thức sau: - Theo chức năng sản xuất chế biến: Gồm lao động trực tiếp và lao động gián tiếp: • Lao động trực tiếp: Bao gồm những lao động tham gia trực tiếp vào quá trình chế tạo sản phẩm, thực hiện các lao vụ, dịch vụ. • Lao động gián tiếp: là những lao động phục vụ cho lao động trực tiếp hoặc chỉ tham gia một cách gián tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm. - Theo chức năng lưu thông tiếp thị: Bao gồm bộ phận lao động tham gia hoạt động bán hàng, tiêu thụ sản phẩm, nghiên cứu tiếp cận thị trường. - Theo chức năng quản lý hành chính: Là bộ phận lao động tham gia quá trình điều hành doanh nghiệp.3 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương Để phục vụ sự điều hành và quản lý lao động, tiền lương có hiệu quả, kế toán lao động, tiền lương trong doanh nghiệp sản xuất phải thực hiện những nhiệm vụ sau: - Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ số lượng, chất lượng, thời gian và kết quả lao động.
Tính đúng và thanh toán kịp thời, đầy đủ tiền lương và các khoản liên quan khác cho người lao động trong doanh nghiệp. Kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, việc chấp hành chính sách chế độ về lao động, tiền lương, tình hình sử dụng quỹ tiền lương. - Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ, đúng chế độ ghi chép ban đầu về lao động, tiền lương. Mở sổ thẻ kế toán và hạch toán lao động, tiền lương đúng chế độ, đúng phương pháp.
- Tính toán phân bổ chính xác, đúng đối tượng chi phí tiền lương, các khoản theo lương vào chi phi sản xuất kinh doanh của các bộ phận, đơn vị sử dụng lao động. - Định kỳ lập báo cáo về lao động, tiền lương qua đó phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, đề xuất biện pháp khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động trong doanh nghiệp.2 Phân loại tiền lương và các hình thức trả lương 1.1 Phân loại tiền lương Doanh nghiệp có nhiều loại lao động khác nhau nên để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán kế toán cần thiết phải tiến hành phân loại theo các nhóm khác nhau: 1.1 Phân loại theo thời gian lao động - Lương thường xuyên: Là toàn bộ tiền lương được chi trả cho người lao động thường xuyên theo danh sách hợp đồng lao động có thời hạn từ 3 tháng trở lên đối với đơn vị. - Lương thời vụ: Là toàn bộ tiền lương được chi trả cho người lao động không thường xuyên theo danh sách hợp đồng lao động có thời hạn không quá 3 tháng đối với đơn vị.2 Phân loại theo quan hệ với quá trình sản xuất - Lương trực tiếp: Là tiền lương chi trả cho người lao động tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm như công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm. - Lương gián tiếp: Là tiền lương chi trả cho người lao động không tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm như bộ phận quản lý đơn vị.2 Các hình thức trả lương 1.1 Hình thức trả lương theo thời gian Lương trả theo thời gian là một hình thức trả lương phổ biến được áp dụng chủ yếu đối với bộ máy quản lý và một phần nhỏ đối với các bộ phận không xác định cụ thể sản lượng sản xuất tại đơn vị, bao gồm: - Tiền lương theo tháng là tiền lương trả cố định theo tháng cho người làm cố định trên cơ sở hợp đồng, tháng lương, bậc lương cơ bản do Nhà nước quy định.