Tổng quan nghiên cứu

Ngành lâm nghiệp Việt Nam hiện đang quản lý khoảng 19 triệu ha rừng và đất quy hoạch lâm nghiệp, chiếm tới 57% tổng diện tích tự nhiên toàn quốc, đồng thời là không gian sinh sống của hơn 24 triệu người thuộc 54 dân tộc. Trong bối cảnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa và thực hiện Nghị quyết số 14/2005/NQ-CP về đổi mới căn bản, toàn diện giáo dục đại học, Trường Đại học Lâm nghiệp giữ vị thế là cơ sở đào tạo nòng cốt đầu ngành. Trải qua hơn 40 năm xây dựng và phát triển từ năm 1964, trường đã cung cấp cho xã hội trên 15.000 kỹ sư, cử nhân thuộc 18 ngành học, 369 thạc sĩ và 24 tiến sĩ chuyên ngành. Để phục vụ chiến lược mở rộng quy mô đào tạo từ 5.000 sinh viên năm 2006 lên 8.000 sinh viên vào năm 2010 và đạt 15.000 sinh viên vào năm 2020, bài toán nâng cao năng lực cung ứng tri thức khoa học và tư liệu học thuật đóng vai trò then chốt.

Thực tiễn hoạt động tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Lâm nghiệp cho thấy công tác phục vụ vẫn mang nặng tính truyền thống, nguồn tài nguyên lưu trữ chủ yếu khai thác tại chỗ, mang tính khép kín và thiếu cơ chế chia sẻ trực tuyến. Luận văn hướng tới mục tiêu đánh giá toàn diện thực trạng tổ chức và hoạt động thông tin - thư viện giai đoạn 2001 - 2008, phân tích sâu sắc đặc điểm nhu cầu tin của bạn đọc, từ đó xác lập hệ thống giải pháp nâng cao chất lượng phục vụ giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học. Nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn to lớn khi trực tiếp góp phần tối ưu hóa nguồn kinh phí bổ sung tài liệu tăng từ 170 triệu đồng lên 290 triệu đồng mỗi năm, đáp ứng tiêu chuẩn định mức 20 sinh viên trên một giảng viên và phục vụ đắc lực cho sự nghiệp phát triển kinh tế sinh thái bền vững.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu vận dụng lý thuyết thông tin học và khoa học thư viện hiện đại, tiếp cận theo mô hình chu trình thông tin bốn giai đoạn: thu thập, xử lý kỹ thuật, lưu trữ bảo quản và phổ biến dịch vụ thông tin. Đề tài kết hợp lý thuyết nhu cầu tin và người dùng tin trong xã hội học để phân tích hành vi tìm kiếm tri thức của các nhóm độc giả học thuật. Nghiên cứu triển khai theo mô hình hệ thống thư viện đại học tích hợp công nghệ thông tin và tự động hóa, định hướng chuyển đổi từ thư viện truyền thống sang thư viện điện tử. Khung phân tích làm rõ 5 khái niệm chuyên ngành nền tảng gồm: nguồn lực thông tin, người dùng tin, nhu cầu tin, sản phẩm - dịch vụ thông tin và bộ máy tra cứu tự động hóa trong trường đại học.

Phương pháp nghiên cứu

Tác giả kết hợp nguồn dữ liệu sơ cấp từ khảo sát thực địa với dữ liệu thứ cấp trích xuất từ các báo cáo tổng kết giai đoạn 2001 - 2007 của trường và nhật ký quản trị trên phần mềm Libol 6.0. Nghiên cứu thực hiện khảo sát với cỡ mẫu 620 phiếu điều tra phát ra, thu về 516 phiếu hợp lệ, đạt tỷ lệ phản hồi 83,2%. Phương pháp chọn mẫu phân tầng ngẫu nhiên được áp dụng để đại diện cho hai nhóm độc giả nòng cốt: nhóm cán bộ giảng viên (phát 100 phiếu, thu về 52 phiếu, đạt tỷ lệ 52%) và nhóm học viên, sinh viên (phát 520 phiếu, thu về 464 phiếu, đạt tỷ lệ 89,2%). Phương pháp phân tích thống kê mô tả, phân tích tổng hợp tài liệu và xử lý tần suất phiếu yêu cầu được lựa chọn nhằm định lượng hóa chính xác mức độ thỏa mãn nhu cầu tin, thói quen tra cứu và cơ cấu của 50.922 bản tài liệu hiện có trong suốt mốc thời gian từ năm 2006 đến đầu năm 2008.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, tổng vốn tài liệu của trung tâm hiện có 50.922 bản thuộc 22.194 tên sách. Trong đó, tài liệu tham khảo chiếm tỷ trọng lớn nhất với 46,13% (23.489 bản), nguồn tài liệu không công bố chiếm 15,12% (7.700 công trình gồm 7.400 luận văn, luận án và 300 báo cáo nghiên cứu khoa học), trong khi nguồn giáo trình chỉ chiếm 4,94% (2.518 bản), tạo ra sự mất cân đối lớn trong việc đáp ứng tài liệu học tập cơ bản.

Thứ hai, mức độ khai thác thư viện có sự phân hóa sâu sắc giữa các đối tượng. Có 61,0% sinh viên thường xuyên đến thư viện học tập với 69,17% người học dành từ 2 đến 4 giờ mỗi ngày để tra cứu. Ngược lại, tỷ lệ cán bộ, giảng viên thường xuyên đến thư viện chỉ đạt 12,0%, với thời gian tra cứu chủ yếu dao động từ 1 đến 2 giờ mỗi ngày (chiếm 33,3%).

Thứ ba, cơ cấu nhu cầu tài liệu tập trung cao nhất vào sách tham khảo (39,72%) và sách tra cứu (25,0%). Nguồn tài liệu ngoại văn đạt 5.450 cuốn (chiếm 10,7% vốn tài liệu, nhận từ nguồn tài trợ của Đại học Colorado và Quỹ Châu Á) nhưng tỷ lệ khai thác rất hạn chế do rào cản ngôn ngữ. Nhu cầu chuyên môn phân hóa rõ rệt khi mảng kinh tế, tài chính dẫn đầu với 26,0%, chính trị tư tưởng chiếm 25,2%, vượt qua lĩnh vực lâm nghiệp thuần túy (19,0%).

Thứ tư, quá trình tin học hóa đã xây dựng được cơ sở dữ liệu thư mục với 7.700 biểu ghi luận án và hơn 3.000 biểu ghi sách tham khảo trên phần mềm Libol 6.0. Dù vậy, vẫn có 18,9% ý kiến đánh giá bộ máy tra cứu ở mức kém và 20,5% cho rằng công cụ tìm kiếm hiện nay chưa thực sự phù hợp với yêu cầu nghiên cứu.

Thảo luận kết quả

Thực trạng trên bắt nguồn từ cơ sở vật chất phòng đọc chỉ rộng khoảng 200 m2 với 450 chỗ ngồi (50 chỗ cho giảng viên, 400 chỗ cho sinh viên), gây quá tải trầm trọng trước quy mô đào tạo trên 5.000 người học. Mặc dù kinh phí bổ sung tài liệu đã tăng từ 170 triệu đồng năm 2001 lên 290 triệu đồng năm 2007, việc mua sắm vẫn thiếu liên kết với các khoa chuyên môn và chưa có cơ chế chia sẻ nguồn lực liên thư viện. Việc chuyển đổi phân loại dở dang giữa khung DDC của Thư viện Quốc gia và khung DDC quốc tế làm giảm tính đồng bộ của hệ thống tra cứu. Trong báo cáo chuyên sâu, các dữ liệu này được thể hiện trực quan qua biểu đồ cơ cấu 6 dạng tài liệu và bảng ma trận tương quan giữa thời gian tìm tin với nhu cầu tiếp cận ấn phẩm Thông tin Khoa học Lâm nghiệp xuất bản định kỳ 4 số mỗi năm.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hiện đại hóa hạ tầng và mở rộng không gian thư viện (Chủ thể: Ban Giám hiệu phối hợp Trung tâm Thông tin - Thư viện, giai đoạn 2008 - 2012): Đầu tư xây dựng cơ sở thư viện mới thuộc quy hoạch 35.402 m2 khu học tập, bổ sung hệ thống máy trạm tra cứu OPAC và đường truyền mạng tốc độ cao, đảm bảo công suất phục vụ trên 1.000 chỗ ngồi cho người dùng tin.
  2. Số hóa nguồn lực thông tin và chuẩn hóa dữ liệu nghiệp vụ (Chủ thể: Bộ phận Nghiệp vụ thông tin, giai đoạn 2008 - 2010): Triển khai số hóa toàn văn 100% đối với 7.700 tài liệu luận văn, luận án và báo cáo khoa học nghiệm thu; hoàn thiện chuyển đổi toàn bộ biểu ghi sang chuẩn biên mục MARC 21 và khung phân loại DDC chuẩn quốc tế; duy trì xuất bản định kỳ ấn phẩm Thông tin Khoa học Lâm nghiệp 4 số mỗi năm.
  3. Mở rộng liên thông và chia sẻ tài nguyên liên thư viện (Chủ thể: Trung tâm Thông tin - Thư viện và Hội Thư viện Đại học Phía Bắc, giai đoạn 2009 - 2015): Thiết lập mạng lưới chia sẻ dữ liệu dùng chung với hơn 10 trường đào tạo khối nông lâm nghiệp, đẩy mạnh hợp tác quốc tế nhằm tiếp nhận nguồn học liệu số tài trợ từ Quỹ Châu Á và các trường đại học đối tác.
  4. Phát triển dịch vụ thông tin chọn lọc và đào tạo người dùng tin (Chủ thể: Tổ Phục vụ bạn đọc, thực hiện thường niên từ năm 2008): Tổ chức bắt buộc các lớp tập huấn kỹ năng tra cứu số cho 100% tân sinh viên và học viên cao học; triển khai dịch vụ cung cấp thông tin theo chuyên đề phục vụ nghiên cứu nhằm nâng tỷ lệ giảng viên sử dụng thư viện thường xuyên từ 12,0% lên trên 45,0% vào năm 2012.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo và cán bộ quản lý hệ thống giáo dục đại học: Cung cấp căn cứ khoa học và bài học thực tiễn để hoạch định chính sách đầu tư cơ sở vật chất, tối ưu hóa ngân sách bổ sung tài liệu hàng trăm triệu đồng và xây dựng lộ trình phát triển thư viện số đồng bộ.
  2. Chuyên viên nghiệp vụ thông tin - thư viện: Ứng dụng quy trình chuẩn hóa dữ liệu biên mục, kinh nghiệm khai thác phần mềm quản trị tích hợp Libol 6.0 và kỹ thuật tổ chức kho tài liệu đóng kết hợp kho mở khoa học.
  3. Giảng viên và nghiên cứu viên khối ngành Nông - Lâm nghiệp: Khai thác phương pháp khảo sát nhu cầu thông tin chuyên ngành, nắm bắt bức tranh toàn cảnh về 7.700 công trình nghiên cứu chưa công bố để phục vụ giảng dạy và thực hiện đề tài khoa học.
  4. Học viên cao học và sinh viên chuyên ngành Thông tin - Thư viện: Sử dụng làm tài liệu tham khảo chuẩn mực về phương pháp chọn mẫu phân tầng 516 phiếu khảo sát, kỹ thuật xử lý số liệu thống kê xã hội học và thiết kế giải pháp hoàn thiện dịch vụ thông tin.

Câu hỏi thường gặp

Luận văn giải quyết vấn đề cấp bách nào của Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Lâm nghiệp? Công trình giải quyết tình trạng tổ chức hoạt động phân tán, khép kín và lạc hậu bằng việc khảo sát 516 người dùng, đánh giá thực trạng 50.922 bản tài liệu, từ đó xác lập mô hình tổ chức hiện đại hóa, tự động hóa thư viện phục vụ mục tiêu đào tạo mở rộng quy mô.

Thực trạng nguồn vốn tài liệu tại thư viện có những ưu thế và điểm nghẽn gì? Trung tâm sở hữu thế mạnh vượt trội với 7.700 công trình luận văn, luận án và báo cáo khoa học (chiếm 15,12%) cùng 23.489 sách tham khảo (chiếm 46,13%). Tuy nhiên, kho giáo trình chỉ có 2.518 cuốn (chiếm 4,94%) và 5.450 bản sách ngoại văn chưa được khai thác triệt để.

Tại sao chỉ có 12,0% giảng viên thường xuyên đến thư viện nghiên cứu? Nguyên nhân do diện tích phòng đọc dành riêng cho cán bộ quá nhỏ hẹp (chỉ 50 chỗ ngồi), danh mục sách chuyên khảo cập nhật chậm và trung tâm chưa triển khai các dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc trực tuyến theo từng đề tài nghiên cứu chuyên sâu.

Hệ thống phần mềm Libol 6.0 đóng góp vai trò gì trong hoạt động của trung tâm? Phần mềm Libol 6.0 với 7 phân hệ chuyên môn đã thay thế hoàn toàn phần mềm CDS/ISIS cũ, hỗ trợ số hóa và quản trị hiệu quả 7.700 biểu ghi luận văn, tự động hóa in phích mục lục và mở rộng khả năng tra cứu dữ liệu thư mục nhanh chóng cho độc giả.

Giải pháp nào mang tính đột phá nhằm nâng cao chất lượng hoạt động thư viện đến năm 2020? Giải pháp đột phá nhất là xây dựng không gian thư viện mới nằm trong quy hoạch 35.402 m2 khu học tập, kết hợp số hóa toàn văn 100% tài liệu nội sinh quý hiếm và thiết lập cơ chế liên thông chia sẻ dữ liệu với hệ thống thư viện đại học toàn quốc.

Kết luận

  • Hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về tổ chức hoạt động thông tin - thư viện và quản trị nguồn lực thông tin trong trường đại học định hướng nghiên cứu.
  • Định lượng chính xác bức tranh thực trạng vốn tài liệu gồm 50.922 bản sách và phân tích hành vi tìm tin của 516 bạn đọc tại Đại học Lâm nghiệp.
  • Làm rõ những hạn chế cốt lõi về diện tích phòng đọc 200 m2, sự thiếu hụt giáo trình và rào cản trong khai thác nguồn tài liệu ngoại văn.
  • Đề xuất 4 nhóm giải pháp chiến lược gắn liền với tiến trình tự động hóa trên phần mềm Libol 6.0 và quy hoạch mở rộng không gian đào tạo đến năm 2020.
  • Khẳng định giá trị ứng dụng thực tiễn của đề tài trong việc chuẩn hóa nghiệp vụ thư viện và thúc đẩy chất lượng đào tạo nhân lực ngành lâm nghiệp toàn quốc.

Trong giai đoạn tiếp theo, nhà trường cần ưu tiên ban hành quy chế lưu chiểu bắt buộc đối với các công trình nghiên cứu nội bộ ngay trong năm 2008 và hoàn tất chuyển đổi số nguồn tài liệu quý trước năm 2012. Quý bạn đọc, nhà quản lý và các chuyên gia học thuật quan tâm có thể tham khảo toàn văn luận văn để ứng dụng hiệu quả mô hình tổ chức thông tin - thư viện vào thực tiễn quản trị đại học hiện đại.