CHƯƠNG I: Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp. CHƯƠNG 2: Thực trạng tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty cô phần Trung Thủy. CHƯƠNG 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty cô phần Trung Thủy. Em xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Trần Thị Thanh Phương, các thầy cô giáo trong khoa Quản trị kinh doanh trường Đại học Dân Lập Hải Phòng, các cô chú phòng kế toán của Công ty cô phần Trung Thủy đã giúp em hoàn thành bài khóa luận này.
10 Đại học Dân Lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp CHUONG 1 NHUNG VAN DE LY LUAN CO BAN VE TO CHUC KE TOAN THANH TOAN VOI NGUOI MUA, NGUOI BAN TRONG DOANH NGHIEP 1. Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán Khái niệm thanh toán: Là sự chuyển glao tài sản của một bên (người hoặc công ty, tổ chức) cho bên kia, thường được sử dụng khi trao đôi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý. Phương thức thanh toán: Là cách thức chỉ trả cho hợp đồng mua bán được sự thống nhất của bên bán và bên mua. Đối với thanh toán trong nước thông thường có 2 phương thức thanh toán là: thanh toán trực tiếp và thanh toán trả chậm.
e Thanh toán trực tiếp: Sau khi nhận được hàng mua, doanh nghiệp thương mại thanh toán ngay tiền cho người bán, có thể bằng tiền mặt, bằng tiền cán bộ tạm ứng, bằng chuyển khoản, có thê thanh toán bằng hàng (hàng đổi hàng). e Thanh toán chậm trả: Doanh nghiệp đã nhận hàng nhưng chưa thanh toán tiền cho người bán. Việc thanh toán chậm trả có thể thực hiện theo điều kiện tín dụng ưu đãi theo thoả thuận. Hình thức thanh toán: Là tổng thê các quy định về một cách thức trả tiền, là sự liên kết các yếu tố của quá trình thanh toán.
Các hình thức cụ thể: gồm hai loại là thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt. ¢ Thanh todn bang tién mặt: bao gồm các loại hình thanh toán như: thanh toán bằng tiền Việt Nam, bằng ngoại tệ các loại, hối phiếu ngân hàng và các loại giấy tờ có giá trị như tiền. Đây là các hình thức thanh toán trực tiếp giữa hai bên. Khi nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ.
thì bên mua xuất tiền mặt ở quỹ dé tra trực tiếp cho người bán. Hình thức thanh toán này trên thực tế chỉ phù hợp với các giao dịch nhỏ và đơn giản, bởi vì các khoản mua có giá trị lớn việc thanh toán trở nên phức tạp và kém an toàn. Thông thường hình thức này được áp dụng đề thanh toán cho công nhân viên, với các nhà cung cấp nhỏ, lẻ. ©_ Thanh toán không bằng tiền mặt là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách chuyền khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng.
Các hình thức bao gồm: thanh toán bằng Séc, thanh toán 11 Đại học Dân Lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp bằng ủy nhiệm thu, thanh toán bằng ủy nhiệm chi, thanh toán bằng thư tín dung — L/C. Y Thanh todn bang Séc: Séc 14 chimg tir thanh todn do cht tai khoan lap trên mẫu in sẵn đặc biệt của ngân hàng, yêu cầu ngân hàng tính tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị có tên trên Séc. Đơn vị phát hành Séc hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc sử dụng Séc. Séc chỉ phát hành khi tài khoản ở ngân hàng có số dư.Séc thanh toán gồm có Séc chuyên khoản, Séc bảo chỉ, Séc tiền mặt và Séc định mức.
v Thanh toán bằng ủy nhiệm thu: Ủy nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản ủy nhiệm cho ngân hàng thu hộ một số tiền nào đó từ khách hàng hoặc các đối tượng khác. v Thanh toán bằng ủy nhiệm chỉ: Ủy nhiệm chỉ là giấy ủy nhiệm của chủ tài khoản nhờ ngân hàng phục vụ mình chuyền một số tiền nhất định để trả cho nhà cung cấp, nộp ngân sách Nhà nước, và một số khoản thanh toán khác. * Thanh toán bù trừ: Áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua và bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau. Theo hình thức thanh toán này, định kỳ hai bên phải đối chiếu giữa số tiền được thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhau do bù trừ lẫn nhau.
Các bên tham gia thanh toán chỉ cần phải chi trả số chênh lệch sau khi đã bù trừ. Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thỏa thuận rồi lập thành van ban dé lam căn cứ theo dõi. * Thanh toán bằng thư tín dụng — L/C: Theo hình thức này khi mua hàng, bên mua phải lập một khoản tín dụng tại ngân hàng để đảm bảo khả năng thanh toán cho bên bán. Khi giao hàng xong, ngân hàng của bên mua sẽ phải chuyển số tiền phải thanh toán cho ngân hàng của bên bán.
Hình thức này áp dụng cho các đơn vị khác địa phương, không tín nhiệm lẫn nhau. Trong thực tế, hình thức này ít được sử dụng trong thanh toán nội địa nhưng lại phát huy tác dụng và được sử dụng phổ biến trong thanh toán quốc tế, với đồng tiền thanh toán chủ yếu là ngoại tệ. * Thanh toán bằng thẻ tín dụng: Hình thức này được sử dụng chủ yếu cho các khoản thanh toán nhỏ. (Nguon: Gido trinh ké todn tai chinh) 12 Đại học Dân Lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 1.
Nội dung kế toán thanh toán với người mua 12. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua - Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chỉ tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chỉ tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng kế từ thời điểm báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kê cả TSCĐ, bắt động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính. - Phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được.
- Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao. - Doanh nghiệp phải theo dõi chỉ tiết các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng loại nguyên tệ. 13 Đại học Dân Lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp * Đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ thì thực hiện theo nguyên tắc: - Khi phát sinh các khoản nợ phải thu của khách hàng (bên Nợ TK 131), kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi chỉ định khách hàng thanh toán). Riêng trường hợp nhận trước của người mua, khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu thì bên Nợ TK 131 áp dụng tỷ giá ghi số thực tế đích danh đối với số tiền đã nhận trước.
- Khi thu hồi nợ phải thu của khách hàng (bên Có TK 131) kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi số thực tế đích danh cho từng đối tượng khách nợ (trường hợp khách nợ có nhiều giao dịch thì tỷ giá thực tế đích danh được xác định là ty giá bình quân gia quyền di động các giao dịch của khách nợ đó). Riêng trường hợp phát sinh giao dịch nhận trước tiền của người mua thì bên Có TK 131 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế (là tỷ giá ghi vào bên Nợ tài khoản tiền) tại thời điểm nhận trước. - Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tỆ tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật. Tỷ giá giao dich thực tế khi đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp chỉ định khách hàng thanh toán tại thời điểm lập BCTC.
Trường hợp doanh nghiệp có nhiều khoản phải thu và giao dịch tại nhiều ngân hàng thì được chủ động lựa chọn tỷ giá mua của một trong những ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch. Các đơn vị trong tập đoàn được áp dụng chung một tỷ giá do công ty mẹ quy định (phải đảm bảo sát với tỷ giá giao dịch thực tế) dé đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ phát sinh từ các glao dịch trong nội bộ tập đoàn. 14 Đại học Dân Lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 12. Chứng từ, tài khoản và số sách kế toán sử dụng trong kế toán thanh toán với Hgười mua a.
Chứng từ, số sách sử dụng - Hợp đồng bán hàng (đối với những khách hàng có giao dịch lớn/ I lần giao dịch) - Hóa đơn bán hàng (hoặc hóa đơn GTGT) do doanh nghiệp lập - Phiếu xuất kho - Chứng từ thu tiền: phiếu thu, giấy báo có - Biên bản đối chiếu công nợ - Số cái TK 131 - Số nhật ký chung - Số chỉ tiết TK 131 từng khách hàng - Bảng tông hợp TK 131 b. Tài khoản sử dụng TK 131: Phải thu của khách hàng 15 Đại học Dân Lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Kết cấu TK 131: phải thu của khách hàng Bên nợ Bên có - Sô tiên phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư tải chính - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng - Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tỆ tăng so với Đồng Việt Nam).