Tổng quan nghiên cứu

Thành lập từ năm 2015, Liên đoàn Địa chất và Khoáng sản biển là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Tổng cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam, hoạt động với quy mô khoảng 80 cán bộ viên chức và người lao động. Đơn vị giữ vai trò nòng cốt trong thực hiện điều tra cơ bản về địa chất, khoáng sản, tai biến địa chất và lập bản đồ địa chất khoáng sản tỷ lệ 1:500.000 trên các vùng biển, hải đảo Việt Nam. Là đơn vị dự toán cấp III tự đảm bảo một phần chi thường xuyên theo Nghị định số 16/2015/NĐ-CP, tổ chức kế toán tại đơn vị đóng vai trò then chốt trong việc kiểm soát các nguồn kinh phí ngân sách nhà nước và nguồn thu sự nghiệp từ các đề án khảo sát.

Trong bối cảnh chuyển đổi chế độ kế toán theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC, tổ chức kế toán tại Liên đoàn Địa chất và Khoáng sản biển bộc lộ một số tồn tại trong luân chuyển chứng từ từ các đoàn khảo sát biển, theo dõi tài khoản ngoài bảng và công tác kiểm tra kế toán nội bộ. Nghiên cứu này được thực hiện nhằm hệ thống hóa cơ sở lý luận, phân tích thực trạng công tác kế toán giai đoạn 2018 - 2019 và đề xuất các giải pháp hoàn thiện toàn diện 7 nội dung tổ chức kế toán.

Phạm vi nghiên cứu tập trung vào không gian tại trụ sở và các đoàn trực thuộc của Liên đoàn, với khung thời gian dữ liệu trong 2 năm tài chính (2018 - 2019). Kết quả nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn sâu sắc, góp phần nâng cao hiệu quả thanh quyết toán 100% nguồn kinh phí được giao, hạn chế thất thoát tài sản công và cắt giảm khoảng 25% đến 30% thời gian xử lý thông tin tài chính phục vụ quản trị điều hành.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên lý thuyết tổ chức kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập và lý thuyết quản trị tài chính công. Khung pháp lý chủ đạo bao gồm Luật Kế toán năm 2015, Luật Ngân sách Nhà nước năm 2015, Nghị định số 16/2015/NĐ-CP về cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập và Thông tư số 107/2017/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp.

Nghiên cứu vận dụng 4 khái niệm và mô hình nền tảng:

  • Đơn vị sự nghiệp công lập tự đảm bảo một phần chi thường xuyên: Đơn vị có nguồn thu từ hoạt động chuyên môn nhưng chưa tự trang trải toàn bộ chi phí hoạt động, được ngân sách nhà nước cấp bù phần kinh phí còn thiếu.
  • Đơn vị dự toán cấp III: Đơn vị trực tiếp tiếp nhận và sử dụng vốn ngân sách nhà nước để thực hiện nhiệm vụ được giao, chịu trách nhiệm quyết toán với đơn vị dự toán cấp trên.
  • Hệ thống tài khoản kép và đơn: Hạch toán kép đối với các tài khoản trong bảng từ loại 1 đến loại 9, kết hợp hạch toán đơn đối với các tài khoản ngoài bảng loại 0 phản ánh việc tiếp nhận và sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước.
  • Nguyên tắc bất kiêm nhiệm và kiểm soát nội bộ: Đảm bảo sự phân tách rõ ràng giữa các chức danh quản lý tiền mặt, tài sản và kế toán ghi sổ nhằm phòng ngừa sai phạm tài chính.

Đề tài kế thừa có chọn lọc kết quả từ các công trình trước đây như nghiên cứu tại Viện Khoa học Môi trường của tác giả Hoàng Thị Tố Uyên (2017), nghiên cứu tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Ninh Bình của tác giả Lê Thị Thúy Hằng (2017), và nghiên cứu tại Trường Đại học Công nghiệp Việt - Hung của tác giả Đào Diệu Liên (2017).

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng cỡ mẫu bao gồm 100% hồ sơ tài chính, chứng từ kế toán, 24 báo cáo tài chính tháng và 2 bộ báo cáo quyết toán năm trong giai đoạn 2018 - 2019 tại đơn vị. Phương pháp chọn mẫu toàn bộ được áp dụng kết hợp chọn mẫu có chủ đích đối với các khoản mục chi phí thuộc Đề án 47-ĐCCT và các hợp đồng thăm dò ngoài thực địa. Việc lựa chọn phương pháp này xuất phát từ yêu cầu phải bao quát toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính đặc thù của hoạt động điều tra cơ bản trên biển, tránh hiện tượng bỏ sót luồng tiền ngân sách.

Tác giả sử dụng phối hợp 4 phương pháp phân tích:

  • Phương pháp thu thập và tổng hợp tài liệu: Thu thập toàn bộ văn bản pháp quy, hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo tài chính của Liên đoàn.
  • Phương pháp phân tích thống kê mô tả: Tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế, phân loại các luồng thu chi theo Mục lục Ngân sách Nhà nước.
  • Phương pháp so sánh đối chiếu: So sánh số liệu dự toán được giao với số liệu thực hiện qua các năm 2018 và 2019 để đánh giá mức độ chấp hành ngân sách.
  • Phương pháp phân tích logic và quy trình: Đánh giá đường đi của chứng từ và cơ chế kiểm tra kiểm soát nội bộ.

Timeline nghiên cứu được triển khai xuyên suốt quá trình thực hiện luận văn thạc sĩ trong 2 năm tài chính, đảm bảo tính cập nhật và độ tin cậy của dữ liệu đầu vào.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình khảo sát thực tế tại Liên đoàn Địa chất và Khoáng sản biển trong giai đoạn 2018 - 2019 mang lại 4 phát hiện quan trọng:

Thứ nhất, về mô hình tổ chức bộ máy, đơn vị áp dụng mô hình kế toán tập trung tại phòng Tài chính - Kế toán để quản lý toàn bộ nghiệp vụ tài chính của khoảng 80 cán bộ nhân viên và các đoàn địa chất trực thuộc. Tuy nhiên, việc phân công lao động còn hiện tượng một nhân sự kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán, dẫn đến khối lượng công việc bị dồn ứ vào thời điểm lập báo cáo quyết toán quý và năm.

Thứ hai, về hệ thống chứng từ kế toán, đơn vị sử dụng nghiêm túc 4 mẫu chứng từ bắt buộc theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC gồm Phiếu thu (mẫu C40-BB), Phiếu chi (mẫu C41-BB), Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (mẫu C43-BB) và Biên lai thu tiền (mẫu C45-BB). Mặc dù vậy, thời gian luân chuyển chứng từ từ các tàu khảo sát ngoài khơi thuộc Đề án Hải Phòng - Nga Sơn và Đề án Cát Trắng về phòng kế toán trung tâm thường bị chậm từ 15 đến 30 ngày so với quy định, gây khó khăn cho việc ghi chép kịp thời.

Thứ ba, về hệ thống tài khoản và sổ sách, đơn vị đã cập nhật danh mục tài khoản theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC với 10 nhóm tài khoản. Tuy nhiên, việc hạch toán đồng thời các tài khoản ngoài bảng loại 0 như TK 008 (Dự toán chi hoạt động), TK 012 (Lệnh chi tiền thực chi) và TK 014 (Phí được khấu trừ, để lại) đôi khi chưa được cập nhật kịp thời theo từng niên độ và tiểu mục ngân sách, tạo ra độ trễ trong đối chiếu số liệu với Kho bạc Nhà nước.

Thứ tư, về hệ thống báo cáo và kiểm tra, đơn vị hoàn thành việc lập và nộp báo cáo tài chính năm đúng thời hạn 90 ngày theo luật định. Dù vậy, hoạt động tự kiểm tra kế toán nội bộ định kỳ chỉ đạt khoảng 60% so với kế hoạch năm do thiếu bộ phận kiểm tra chuyên trách.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ đặc thù hoạt động điều tra địa chất khoáng sản biển, nơi các đợt khảo sát thực địa thường kéo dài liên tục từ 1 đến 3 tháng trên các vùng biển xa, điều kiện thông tin liên lạc và truyền dữ liệu còn nhiều hạn chế. Bên cạnh đó, phần mềm kế toán tại đơn vị chưa được tích hợp chức năng đồng bộ hóa dữ liệu từ xa và chưa hỗ trợ tự động hóa hoàn toàn các bút toán tài khoản ngoài bảng.

Kết quả này hoàn toàn tương đồng với các kết luận trong nghiên cứu của tác giả Hoàng Thị Tố Uyên (2017) tại Viện Khoa học Môi trường và tác giả Phạm Phương Quỳnh (2017) tại Bệnh viện Lão khoa Trung ương khi chỉ ra rằng việc chuyển đổi sang Thông tư số 107/2017/TT-BTC luôn gặp rào cản lớn ở khâu theo dõi tài khoản ngoài bảng và luân chuyển chứng từ nghiệp vụ.

Để nâng cao khả năng quản trị, dữ liệu nghiên cứu có thể được trực quan hóa thông qua biểu đồ cột so sánh tiến độ luân chuyển chứng từ thực tế giữa đất liền và hải đảo, kết hợp bảng ma trận đối chiếu 10 nhóm tài khoản nghiệp vụ phát sinh với hệ thống Mục lục Ngân sách Nhà nước. Cách tiếp cận trực quan này giúp ban lãnh đạo Liên đoàn nhận diện ngay các điểm nghẽn trong dòng thông tin tài chính và theo dõi chặt chẽ tiến độ giải ngân từng đề án.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả phân tích thực trạng, tác giả đề xuất 4 giải pháp trọng tâm nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán tại Liên đoàn Địa chất và Khoáng sản biển:

Thứ nhất, hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán và phân công lao động. Lãnh đạo đơn vị cần rà soát lại chức năng, phân định rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm của từng nhân viên kế toán. Xóa bỏ hoàn toàn 100% tình trạng kiêm nhiệm giữa kế toán vật tư và thủ kho, đồng thời bố trí một vị trí kiểm tra kế toán chuyên trách. Thời gian thực hiện: Quý I/2021. Chủ thể thực hiện: Lãnh đạo Liên đoàn và Trưởng phòng Tài chính - Kế toán.

Thứ hai, chuẩn hóa quy trình luân chuyển chứng từ hiện trường và áp dụng chứng từ điện tử. Xây dựng quy chế luân chuyển chứng từ riêng cho các đoàn khảo sát biển, ứng dụng việc scan và gửi chứng từ điện tử qua hệ thống quản lý nội bộ ngay khi nghiệp vụ phát sinh. Mục tiêu rút ngắn thời gian gửi chứng từ từ ngoài biển về trung tâm từ mức 20 ngày xuống dưới 5 ngày. Thời gian thực hiện: Quý II/2021. Chủ thể thực hiện: Phòng Tài chính - Kế toán phối hợp với các Đoàn trưởng đoàn địa chất.

Thứ ba, nâng cấp phần mềm kế toán và tự động hóa hệ thống tài khoản. Trang bị phiên bản phần mềm kế toán đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn theo Thông tư số 103/2005/TT-BTC và Thông tư số 107/2017/TT-BTC. Thiết lập cơ chế tự động ghi nhận song song các bút toán trong bảng loại 1 đến 9 và ngoài bảng loại 0 (TK 008, 012, 014), bảo đảm tính chính xác 100% khi kết xuất báo cáo quyết toán theo Mục lục Ngân sách Nhà nước. Thời gian thực hiện: Quý III/2021. Chủ thể thực hiện: Bộ phận công nghệ thông tin và Kế toán tổng hợp.

Thứ tư, tăng cường công tác kiểm tra kế toán nội bộ và bảo quản tài liệu. Xây dựng kế hoạch tự kiểm tra kế toán định kỳ hàng quý, bảo đảm tỷ lệ kiểm tra đạt 100% hồ sơ thanh quyết toán của các đề án trước khi nộp lên cơ quan chủ quản. Nâng cấp kho lưu trữ tài liệu kế toán đảm bảo thời hạn lưu trữ từ 5 đến 10 năm theo đúng Nghị định số 174/2016/NĐ-CP. Thời gian thực hiện: Duy trì thường xuyên từ năm 2021. Chủ thể thực hiện: Ban Lãnh đạo Liên đoàn và Tổ kiểm tra tài chính nội bộ.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Luận văn mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho 4 nhóm đối tượng cụ thể:

Thứ nhất, Ban Giám đốc và Kế toán trưởng các đơn vị sự nghiệp công lập hoạt động trong lĩnh vực tài nguyên, môi trường, địa chất và khoáng sản. Luận văn cung cấp mô hình thực tiễn để tái cấu trúc bộ máy kế toán, thiết lập quy trình kiểm soát chi phí thực địa và quản lý hiệu quả nguồn thu sự nghiệp cho các đơn vị có quy mô từ 50 đến 100 nhân sự.

Thứ hai, Cơ quan quản lý cấp trên như Tổng cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam và các đơn vị quản lý tài chính thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường. Luận văn là cơ sở thực chứng để đánh giá mức độ thích ứng chính sách tài chính của các đơn vị dự toán cấp III, từ đó hoàn thiện cơ chế giao dự toán và định mức kinh tế kỹ thuật điều tra biển.

Thứ ba, Giảng viên, học viên cao học và sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Tài chính công tại các trường đại học. Công trình này là tài liệu tham khảo chuyên sâu về việc vận dụng Thông tư số 107/2017/TT-BTC trong các đơn vị sự nghiệp công lập có hoạt động nghiên cứu khoa học ngoài khơi.

Thứ tư, Các doanh nghiệp tư vấn chuyển đổi số và phát triển phần mềm kế toán công. Nghiên cứu cung cấp bức tranh chi tiết về luồng nghiệp vụ luân chuyển chứng từ hiện trường, giúp các kỹ sư công nghệ thiết kế các tính năng số hóa chứng từ từ xa phù hợp với điều kiện làm việc trên biển.

Câu hỏi thường gặp

Liên đoàn Địa chất và Khoáng sản biển hiện đang áp dụng chế độ kế toán nào?

Đơn vị đang áp dụng chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính, có hiệu lực từ ngày 01/01/2018. Mọi hoạt động ghi chép, mở sổ, lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước của Liên đoàn đều phải tuân thủ nghiêm ngặt theo các biểu mẫu và phương pháp hạch toán quy định tại văn bản này.

Đặc thù lớn nhất ảnh hưởng đến công tác kế toán tại Liên đoàn là gì?

Đặc thù lớn nhất là tính chất công việc điều tra cơ bản diễn ra dài ngày trên các vùng biển, hải đảo với địa bàn phân tán. Điều này làm phát sinh nhiều chi phí thi công thực địa phức tạp và gây ra độ trễ từ 15 đến 30 ngày trong việc luân chuyển các chứng từ gốc về phòng kế toán trung tâm để xử lý thanh toán.

Tài khoản ngoài bảng có vai trò gì trong quản lý tài chính tại đơn vị?

Tài khoản ngoài bảng loại 0 như TK 008, TK 012, TK 014 dùng để theo dõi việc tiếp nhận và sử dụng dự toán ngân sách nhà nước cấp, nguồn viện trợ hoặc phí được khấu trừ để lại. Việc hạch toán đơn trên các tài khoản này chi tiết theo niên độ và Mục lục Ngân sách Nhà nước là căn cứ pháp lý bắt buộc để lập báo cáo quyết toán và đối chiếu số liệu với Kho bạc Nhà nước.

Tại sao đơn vị phải triệt để tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong tổ chức bộ máy?

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm đòi hỏi sự phân tách rõ ràng giữa các chức danh như thủ quỹ không được kiêm kế toán thanh toán, thủ kho không được kiêm kế toán vật tư. Việc tuân thủ nguyên tắc này giúp đơn vị ngăn chặn triệt để nguy cơ sai sót, lạm quyền hoặc thất thoát vật tư, tài sản công trong quá trình thực hiện các đề án khảo sát.

Thời hạn nộp và công khai Báo cáo tài chính năm của Liên đoàn được quy định ra sao?

Theo quy định hiện hành, Báo cáo tài chính năm của Liên đoàn phải nộp cho cơ quan cấp trên trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính (31/12). Đồng thời, đơn vị phải thực hiện công khai báo cáo tài chính trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp có thẩm quyền phê duyệt quyết toán thông qua văn bản hoặc ấn phẩm nội bộ.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về tổ chức kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập tự đảm bảo một phần chi thường xuyên theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC và Nghị định số 16/2015/NĐ-CP.
  • Phân tích sâu sắc thực trạng tổ chức kế toán tại Liên đoàn Địa chất và Khoáng sản biển giai đoạn 2018 - 2019, làm rõ mối quan hệ giữa đặc thù điều tra khoáng sản biển với quy trình xử lý thông tin tài chính.
  • Nhận diện chính xác 4 điểm hạn chế chủ yếu gồm sự chậm trễ trong luân chuyển chứng từ hiện trường, hạch toán tài khoản ngoài bảng chưa kịp thời, tồn tại kiêm nhiệm nhân sự và công tác kiểm tra nội bộ chưa thường xuyên.
  • Đề xuất 4 nhóm giải pháp mang tính ứng dụng cao, gắn liền với phân công lao động, số hóa chứng từ điện tử, nâng cấp phần mềm kế toán và tăng cường kiểm tra giám sát định kỳ.
  • Thiết lập lộ trình triển khai cụ thể từ năm 2021 đến năm 2023 nhằm đảm bảo tính khả thi và nâng cao năng lực tự chủ tài chính cho đơn vị.

Kế hoạch tiếp theo đòi hỏi Ban Lãnh đạo Liên đoàn và Tổng cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam nhanh chóng phê duyệt đề án kiện toàn tổ chức bộ máy kế toán trong giai đoạn 2021 - 2023. Các nhà quản lý và nhà nghiên cứu quan tâm có thể tiếp tục mở rộng mô hình này để ứng dụng cho các đơn vị sự nghiệp công lập khác có hoạt động khảo sát chuyên ngành trên phạm vi toàn quốc.