phần mở đầu và kết luận. Luận văn đƣợc trình bày thành 3 chƣơng Chƣơng 1: Cơ sở lý luận chung về tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị Hành chính sự nghiệp. Chƣơng 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Liên đoàn Lao động tỉnh Phú Yên. Chƣơng 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Liên đoàn Lao động tỉnh Phú Yên.
e 8 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1.1 NHỮNG VẤN VỀ CHUNG VỀ ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1.1 Khái niệm đơn vị hành chính sự nghiệp Đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) là những đơn vị hoạt động trong lĩnh vực phi lợi nhuận, chủ yếu bằng nguồn kinh phí ngân sách nhà nƣớc cấp, nguồn phí, lệ phí đƣợc khấu trừ để lại và một số nguồn khác để thực hiện chức năng, nhiệm vụ do nhà nƣớc giao, bao gồm: quản lý nhà nƣớc và cung cấp dịch vụ công cho xã hội. Do hai chức năng, nhiệm vụ này có đặc điểm khác nhau, để chuyên môn hóa, các đơn vị HCSN đƣợc chia thành hai loại là cơ quan hành chính nhà nƣớc và đơn vị sự nghiệp. Cơ quan nhà nƣớc (CQNN) là các cơ quan công quyền nằm trong bộ máy quản lý nhà nƣớc, thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc ở các cấp quản lý khác nhau và trong các ngành, lĩnh vực kinh tế - xã hội khác nhau. Nguồn kinh phí hoạt động chủ yếu bằng nguồn kinh phí ngân sách nhà nƣớc (NSNN) cấp.
Bên cạnh kinh phí NSNN, đơn vị còn thu phí, lệ phí trong quá trình quản lý và cung cấp các dịch vụ hành chính công. Tuy nhiên mức thu phí, lệ phí chỉ mang tính tƣợng trƣng nên chỉ có thể đáp ứng một phần rất nhỏ nhu cầu chi tiêu của đơn vị. Đơn vị sự nghiệp công lập là các đơn vị do CQNN có thẩm quyền thành lập, có tƣ cách pháp nhân, thực hiện chức năng cung cấp dịch vụ sự nghiệp công cho xã hội và phục vụ quản lý nhà nƣớc. Nguồn kinh phí hoạt động đơn vị sự nghiệp hoạt động bằng kinh phí NSNN cấp, nguồn thu phí, lệ phí đƣợc khấu trừ, để lại, nguồn viện trợ, vay nợ nƣớc ngoài và nguồn thu từ sản xuất kinh doanh, dịch vụ (nếu có).
Trong đó NSNN cấp và thu phí, lệ phí là hai nguồn chủ yếu nhất. Tuy nhiên, ở các đơn vị sự nghiệp khác nhau thì tỷ lệ giữa hai nguồn này cũng khác nhau. Điều này phụ thuộc vào đặc điểm hoạt e 9 động của riêng đơn vị, mức độ phát triển giữa các khu vực, chính sách phát triển ngành của Trung ƣơng và địa phƣơng và các yếu tố tác động khác… (Giáo trình kế toán hành chính sự nghiệp, Trường đại học kinh tế Hồ Chí Minh, 2018).2 Đặc điểm các đơn vị hành chính sự nghiệp Các đơn vị hành chính sự nghiệp đƣợc Nhà nƣớc quyết định thành lập nhằm thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lý Nhà nƣớc về một hoạt động nào đó. Đặc trƣng cơ bản của đơn vị HCSN là đƣợc trang trải các chi phí hoạt động và thực hiện nhiệm vụ chính trị đƣợc giao bằng nguồn kinh phí từ ngân quỹ Nhà nƣớc hoặc từ quỹ công theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp.
Theo Giáo trình Kế toán hành chính sự nghiệp (2013), Học viện tài chính, phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp nhƣ sau: * Căn cứ vào chức năng hoạt động, bao gồm các đơn vị nhƣ sau: - Cơ quan hành chính thuần tuý: Nhƣ các cơ quan công quyền, cơ quan quản lý kinh tế, xã hội…(các Bộ, cơ quan ngang Bộ, UBND…); - Cơ quan hành chính sự nghiệp (sự nghiệp kinh tế, sự nghiệp giáo dục, sự nghiệp y tế…); - Các tổ chức, đoàn thể xã hội (Các tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội…); * Căn cứ vào việc phân cấp tài chính: Xét trên góc độ tài chính có thể chia các đơn vị hành chính sự nghiệp trong cùng một ngành theo hệ thống dọc thành các đơn vị dự toán sau đây: Đơn vị dự toán cấp I: Là các cơ quan chủ quản các ngành hành chính sự nghiệp thuộc Trung ƣơng và địa phƣơng (bộ, cơ quan ngang bộ, cục, tổng cục, ủy ban nhân dân, sở, ban, ngành…). Đơn vị dự toán cấp I quan hệ trực tiếp với cơ quan tài chính về tình hình cấp phát kinh phí. Đơn vị dự toán cấp I có trách nhiệm: - Tổng hợp và quản lý toàn bộ vốn của ngân sách giao, xác định trách nhiệm và quyền hạn của các đơn vị kế toán cấp dƣới; - Phê chuẩn dự toán quí, năm của các đơn vị cấp dƣới; - Tổ chức việc hạch toán kinh tế, việc quản lý vốn trong toàn ngành; - Tổng hợp các báo biểu kế toán trong toàn ngành, tổ chức kiểm tra kế toán e 10 và kiểm tra tài chính đối với đơn vị cấp dƣới. - Đơn vị dự toán cấp II: Trực thuộc đơn vị dự toán đơn vị cấp I chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát vốn của đơn vị dự toán cấp I.
Đơn vị dự toán cấp II quản lý phần vốn ngân sách do đơn vị cấp I phân phối bao gồm phần kinh phí của bản thân đơn vị và phần kinh phí của các đơn vị cấp III trực thuộc. Định kỳ đơn vị phải tổng hợp chi tiêu kinh phí ở đơn vị và của đơn vị dự toán cấp III báo cáo lên đơn vị dự toán cấp I và cơ quan tài chính cùng cấp. - Đơn vị dự toán cấp III: Trực thuộc đơn vị dự toán cấp II, chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát vốn của đơn vị dự toán cấp II, là đơn vị cuối cùng thực hiện dự toán. Đơn vị dự toán cấp III, trực tiếp sử dụng kinh phí của ngân sách, chấp hành các chính sách về chi tiêu, về hạch toán, tổng hợp chi tiêu kinh phí báo cáo lên đơn vị cấp II và cơ quan tài chính cùng cấp theo định kỳ.
- Cần chú ý rằng, đơn vị dự toán (HCSN) có thể chỉ có một cấp hoặc hai cấp. Ở các đơn vị chỉ có một cấp thì cấp này phải làm nhiệm vụ của cấp I và cấp III. Ở các đơn vị đƣợc tổ chức thành hai cấp thì đơn vị dự toán cấp trên làm nhiệm vụ của đơn vị dự toán cấp I, đơn vị dự toán cấp dƣới làm nhiệm vụ của đơn vị cấp III. - Nhƣ vậy, đơn vị HCSN rất đa dạng, phạm vi rộng, chi cho hoạt động chủ yếu đƣợc thực hiện thông qua nguồn kinh phí của Nhà nƣớc cấp phát.
Đặc điểm nổi bật của đơn vị HCSN là không phải là đơn vị hạch toán kinh tế, chức năng chủ yếu hoạt động theo mục tiêu, nhiệm vụ của Nhà nƣớc. - Do tính chất, đặc điểm hoạt động của các đơn vị HCSN rất đa dạng, phức tạp, phạm vi rộng và chủ yếu chi cho hoạt động của các đơn vị thông qua nguồn kinh phí cấp phát của Nhà nƣớc. Xuất phát từ đặc điểm nguồn kinh phí bảo đảm sự hoạt động theo chức năng của các đơn vị HCSN và yêu cầu tăng cƣờng quản lý kinh tế tài chính của bản thân đơn vị, cơ quan chủ quản mà chế độ kế toán đơn vị HCSN có những đặc điểm riêng.3 Phƣơng pháp quản lý tài chính tại đơn vị hành chính sự nghiệp Khi các đơn vị HCSN hoạt động, tất yếu sẽ phát sinh các khoản chi tiêu. Các khoản chi tiêu này đƣợc trang trải chủ yếu từ nguồn kinh phí do NSNN cấp, hoặc từ e 11 nguồn thu phí, lệ phí, nguồn viện trợ, vay nợ nƣớc ngoài cũng có nguồn gốc từ NSNN.
Vì vậy, để quản lý, kiểm soát thu – chi tại đơn vị HCSN, Nhà nƣớc đã áp dụng các phƣơng pháp nhƣ sau: Phƣơng pháp thu đủ, chi đủ: Mọi khoản thu của đơn vị đƣợc nộp hết vào ngân sách, nhà nƣớc sẽ cấp kinh phí cho đơn vị để chi tiêu. Phƣơng pháp này thƣờng đƣợc áp dụng cho các đơn vị HCSN không có thu hoặc nguồn thu ít. Phƣơng pháp quản lý theo định mức: Các đơn vị đƣợc áp dụng phƣơng pháp này phải lập dự toán cho các khoản mục chi và phải thực hiện chi đúng theo dự toán. Phƣơng pháp này đƣợc áp dụng nhằm quản lý các khoản chi tiêu tại đơn vị HCSN.
Phƣơng pháp thu, chi chênh lệch: Mọi khoản thu của đơn vị đƣợc giữ lại tại đơn vị để chi tiêu, nếu thiếu, nhà nƣớc sẽ cấp bù phần chênh lệch thiếu cho đơn vị. Phƣơng pháp này thƣờng đƣợc áp dụng cho các đơn vị HCSN có nguồn thu lớn. Phƣơng pháp khoán trọn gói: Với các cơ quan nhà nƣớc, nhà nƣớc thực hiện cơ chế khoán chi hành chính. Với các đơn vị sự nghiệp, nhà nƣớc thực hiện cơ chế tự chủ tài chính.
Phƣơng pháp này giúp các đơn vị tự chủ hơn trong thu - chi, khuyến khích các đơn vị tìm kiếm các nguồn thu và tiết kiệm các khoản chi, qua đó nâng cao hiệu quả hoạt động (Giáo trình kế toán hành chính sự nghiệp năm 2018).4 Nhiệm vụ của kế toán hành chính sự nghiệp Theo Giáo trình kế toán hành chính sự nghiệp (2013), Học viện tài chính, kế toán hành chính sự nghiệp có nhiệm vụ: -Thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí đƣợc cấp, đƣợc tài trợ, đƣợc hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, các khoản thu ở đơn vị. -Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu chi; tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nƣớc; kiểm tra việc quản lý, sử dụng các vật tƣ, tài sản công ở đơn vị; kiểm tra tình hình chấp hành kỷ luật, thu nộp ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán và các chế độ, chính sách tài chính của Nhà nƣớc. e 12 -Theo dõi, kiểm soát tính hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dƣới tình hình chấp hành dự toán thu chi và quyết toán của các đơn vị cấp dƣới. - Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo quy định.
Phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí, vốn, quỹ ở đơn vị. TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 1.1 Khái niệm tổ chức công tác kế toán Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung của quản trị đơn vị, nhƣng bản chất của kế toán là một khoa học vì vậy khái niệm tổ chức công tác kế toán thƣờng đƣợc tiếp cận từ nhiều góc độ khác nhau.