CHƯƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO CỦA DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1. Vấn đề chung về kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp.1 Khái niệm hàng tồn kho. Hàng tồn kho là những mặt hàng hay sản phẩm được doanh nghiệp giữ để bán ra sau này. Nói cách khác, hàng tồn kho là những mặt hàng dự trữ mà một công ty sản xuất ra để bán và những thành phần tạo nên sản phẩm.
Dó đó, hàng tồn kho chính là sự liên kết giữa việc sản xuất và bán sản phẩm đồng thời là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, chiếm tỉ trọng lớn, có vai trò quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.2 Đặc điểm hàng tồn kho. Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp nhưng chiếm tỷ trong khá lớn trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp. Tất cả các hàng tồn kho trong trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau với chi phí cấu thành khác nhau nên giá gốc hàng tồn kho cũng sẽ khác nhau. Có nhiều phương pháp tính giá thực tế hàng tồn kho, cho nên khác nhau về trị giá hàng tồn kho thực tế và lợi nhuận của kỳ kinh doanh.
Các khoản danh mục hàng tồn kho thường được cộng hoặc trừ các chi phí thu mua, khoản giảm giá bớt giá… Việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị của hàng tồn kho luôn luôn khó khăn và phức tạp. có nhiều loại hàng tồn kho rất khó phân loại và xác định giá.3 Phân loại hàng tồn kho Theo chuẩn mực kế toán 02 – Hàng tồn kho được phân loại như sau: Hàng hoá mua để bán: Hàng hoá tồn kho, hàng mua đi đường, hàng gửi đi bán, hàng hoá gửi đi gia công chế biến. Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán Sản phẩm dở dang và chi phí dịch vụ chưa hoàn thành: những sản phẩm chưa hoàn thành, sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm. Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến đã mua đang đi đường.
Ngoài ra, phân loại hàng tồn kho theo nguồn gốc hình thành 3 - Hàng tồn kho được mua vào Hàng tồn kho bên ngoài: là bộ phận hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ nhà cung cấp ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh trong doanh nghiệp. Hàng mua từ nội bộ: là toàn bộ hàng hoá tồn kho được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp thuộc hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp như việc mua hàng của các đơn vị trực thuộc với nhau… Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác: Là toàn bộ các hàng tồn kho được biếu tặng hoặc nhập từ các công ty liên doanh, liên kết với doanh nghiệp. Hàng tồn kho gia công: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp tự sản xuất và gia công tạo nên. -Phân loại hàng tồn kho theo mục đích sử dụng.
Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ: Phản ánh toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ để phục vụ cho mục đích bán hàng của doanh nghiệp, đó là thành phẩm và hàng hoá. Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất: Là tất cả hàng tồn kho được dự trữ nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất như công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, bán thành phẩm và nguyên vật liệu. -Phân loại theo vị trí bảo quản. Hàng hoá bên ngoài doanh nghiệp: Là toàn bộ hàng tồn kho đang được bảo quản tại các đơn vị, tổ chức, cá nhân không nằm trong doanh nghiệp như hàng đang đi đường, hàng gửi đi bán… Hàng tồn kho trong doanh nghiệp: Là toàn bộ hàng tồn kho đang được bảo quản tại doanh nghiệp như hàng trong kho….4 Nguyên tắc kế toán hàng tồn kho.
Kế toán hàng tồn kho cần phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây: - Trị giá của hàng tồn kho phải được đánh giá theo nguyên tắc “giá gốc”. Kế toán phải xác định được giá gốc của hàng tồn kho ở từng thời điểm khác nhau, bao gồm cả chi phí thu mua, chi phí chế biến, chi phí vận chuyển và chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh… - Kế toán hàng tồn kho phải thực hiện đồng thời kế toán chi tiết cả về giá trị lẫn hiện vật. Phải theo dõi chi tiết từng thứ, từng loại, từng địa điểm quản lý sử dụng, luôn đảm bảo 4 được sự khớp đúng cả về giá trị lẫn hiện vật, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa thực tế và số liệu trên sổ kế toán. Một số phương pháp kế toán mà doanh nghiệp có thể lựa chọn.
- Phương pháp sổ số dư - Phương pháp thẻ song song - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. - Cuối kì kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá trị gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá được lập căn cứ vào quy trình hiện hành. - Trong doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp kế toán hàng tồn kho.
- Phương pháp kê khai thường xuyên - Phương pháp kiểm kê định kì Việc lựa chọn phương pháp nào còn tuỳ thuộc tình tình hiện tại của doanh nghiệp, khi thực hiện phương pháp nào phải đảm bảo tính chất nhất quán trong niên độ kế toán.5 Nghiệp vụ kế toán hàng tồn kho. Nền kinh tế thị trường tổ chức tốt công tác hoàn thiện kế toán hàng tồn kho có vai trò đặc biệt quan trọng trong các doanh nghiệp thương mại. Từ đó giúp doanh nghiệp có lượng vật tư hàng hoá dự trữ đúng mức, không đầu cơ quá nhiều làm ứ đọng nguồn vốn. Đồng thời cũng không dự trữ quá ít để đảm bảo cho quá trình hoạt động kinh doanh diễn ra được liên tục, tránh bị gián đoạn… Kế toán hàng tồn kho đã cung cấp cho ban lãnh đạo và các cấp quản lý doanh nghiệp những thông số, số liệu chi tiết cho từng loại hàng tồn kho.
Khi đó ban lãnh đạo sẽ nắm bắt và đánh giá chính xác tình hình lưu chuyển hàng hoá của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các kế hoạch và phương án hợp lý kịp thời cho doanh nghiệp. Và để cung cấp cho ban lãnh đạo những số liệu kịp thời chính xác. Kế toán hàng tồn kho cần hoàn thành tốt các nghiệp vụ sau. - Xác định đúng đắn giá gốc của hàng tồn kho để làm cơ sở xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
- Phải thực hiện chế độ kiểm kê định kỳ hàng tồn kho để đảm bảo sự thống nhất phù hợp của số liệu kê khai sổ sách kế toán với số liệu hàng tồn kho thực tế trong kho. 5 - Tuân thủ nghiêm túc quy tắc về thủ tục về chứng từ nhập - xuất hàng hoá… ghi chép phản ánh trung thực, đầy đủ và kịp thời về tình hình biến động của hàng tồn kho. Ngăn ngừa và phát hiện những hành vi thiếu trách nhiệm và tham ô làm tổn hại đến tài sản doanh nghiệp. - Tổ chức kế toán hàng tồn kho một cách hợp lý kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán nghiệp vụ ở nơi bảo quản vật tư, hàng hoá với kế toán chi tiết vật tư, hàng hoá ở phòng kế toán.
Thiết lập kiểm tra- đối chiếu số liệu với các bộ phận liên quan.6 Đánh giá hàng tồn kho. Việc xác định phương pháp tính giá ảnh hưởng đến báo cáo tài chính vì vậy phương pháp cần phải cung cấp được những con số thực tế và chính xác. Việc xác định giá trị hàng tồn kho phải tuân thủ “ nguyên tắc giá gốc”. Tuy nhiên, chi phí sản xuất vượt trên mức bình thường, chi phí bảo quản hàng tồn kho, chi phí bán hàng và chi phí quản lý không được tính vào giá gốc của hàng tồn kho.
- Nhập hàng hoá. Giá trị của hàng tồn kho được xác định theo giá gốc. Việc xác định giá gốc của hàng tồn kho trong các trường hợp cụ thể tuỳ theo nguồn gốc hình thành, giá gốc của hàng tồn kho nhập trong kỳ trước tính như sau: Đối với hàng tồn kho mua ngoài Giá mua ghi trên hoá đơn: là số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người bán theo hoá đơn hoặc hợp đồng tuỳ thuộc vào phương pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp áp dụng. - Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và hàng không chịu thuế GTGT thì giá mua là tổng giá thanh toán.
- Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua là giá chưa có thuế GTGT đầu vào. Chiết khấu thương mại: Số tiền mà doanh nghiệp được giảm trừ do đã mua hàng, dịch vụ với khối lượng lớn theo thoả thuận. 6 Chi phí thu mua: gồm chi phí vận chuyển, bốc dở, bảo quản, lưu kho, lưu bãi, bảo hiểm hàng mua, công tác phí của bộ phận mua, hao hụt trong định mức cho phép, phí dịch vụ… Các khoản thuế không được hoàn lại: gồm thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế nhập khẩu, GTGT không khấu trừ. Giảm giá hàng mua: Là số tiền người bán giảm trừ cho người mua do hàng hoá bị sai sót hoặc kém chất lượng… - Đối với hàng tồn kho là hàng hoá ở doanh nghiệp thương mại thì giá nhập cần phải chi tiết giá mua và chi phí thu mua hàng hoá.
Theo chuẩn mực kế toán 02- “ Hàng tồn kho”, giá gốc hàng hoá ở các công ty thương mại được xác định trên cơ sở giá mua, các khoản thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bảo quản, bốc xếp trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng. Ta cần phân biệt sự khác nhau giữa các chỉ tiêu sau: Giá mua hàng hoá: là chỉ tiêu được dùng để phản ánh số liệu hiện có và tình hình biến động của hàng hoá trong kho tính theo giá trị mua: Giá mua hàng hoá = Giá mua của hàng thực nhập + các khoản thuế không được hoàn lại Hàng hoá mua về cần sơ chế gia công phân loại để tăng thêm giá trị hoặc khả năng bán ra của hàng hoá thì các chi phí này được tính vào chỉ tiêu giá mua hàng hoá. Công ty thương mại được hưởng các khoản chiết khấu thương mại do mua hàng với khối lượng lớn hoặc giảm giá hàng mua do hàng mua về không đúng quy cách. Những tài khoản này được loại trừ khỏi chỉ tiêu giá mua hàng hoá.
+ Chi phí thu mua hàng hoá: Chỉ tiêu này dùng để phản ánh tất cả các chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình thu mua hàng hoá tính đến khi hàng hoá nhập kho.