CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 1. Kế toán và qui trình xử lý thông tin kế toán 1.1 Đặc điểm và vai trò của thông tin kế toán 1.1 Khái niệm về kế toán Theo Viện kế toán công chứng Hoa kỳ (AICPA), 1941: kế toán là nghệ thuật ghi chép, phân loại, tổng hợp một cách có ý nghĩa và dưới hình thức tiền tệ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các sự kiện liên quan tình hình tài chính và giải thích kết quả của sự ghi chép này. Theo Hiệp hội kế toán Hoa kỳ: kế toán là một hệ thống thông tin dùng để đo lường, xử lý và truyền đạt những thông tin về tài chính của một đơn vị kinh tế. Theo Luật kế toán Việt nam, 2003: kế toán là quá trình thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.
Từ các định nghĩa trên cho thấy rằng mặc dù mỗi thời kỳ lịch sử khác nhau tương ứng với mỗi quốc gia khác nhau có những cách định nghĩa riêng về kế toán, nhưng nhìn chung mục đích cơ bản của kế toán vẫn là cung cấp các thông tin hữu ích cho việc ra quyết định của các đối tượng có nhu cầu sử dụng. Các đối tượng sử dụng thông tin không chỉ giới hạn trong phạm vi của một đơn vị mà ngày càng có nhiều đối tượng liên quan cũng có nhu cầu sử dụng chúng. Kế toán có vai trò truyền đạt dữ liệu về các thông tin tài chính đó để giúp các đối tượng sử dụng có quyết định tốt hơn, vì vậy, kế toán được xem là ngôn ngữ của kinh doanh. Kế toán có 2 chức năng là chức năng thông tin và kiểm soát, để thực hiện chức năng này kế toán có nhiệm vụ: thu thập, ghi nhận và xử lý các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động tại đơn vị; kiểm tra giám sát các hoạt động về nguồn hình thành, sử dụng, và quản lý tài chính tại đơn vị nhằm ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán; phân tích và cung cấp thông tin về kinh tế, tài chính đến các đối tượng có nhu cầu sử dụng.2 Phân loại kế toán Có nhiều cách để phân loại kế toán, nhưng nhìn chung kế toán được phân loại dựa trên các nhân tố sau: Phân loại theo tính chất và đối tượng sử dụng thông tin.
Theo cách phân loại này kế toán gồm có 2 loại: kế toán tài chính và kế toán quản 123doc 7 trị. - Kế toán tài chính là việc thu thập xử lý, kiểm tra phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính về một đơn vị kế toán thông qua các BCTC đến các đối tượng có nhu cầu sử dụng. Kế toán tài chính cung cấp thông tin cho tất cả các đối tượng sử dụng thông tin bên trong và bên ngoài đơn vị. Do đó, kế toán tài chính phải tuân theo các quy định và CMKT.
- Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị để ra các quyết định kinh tế tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán. Vì vậy, kế toán quản trị không nhất thiết phải tuân theo quy định và CMKT chung. Phân loại theo lĩnh vực hoạt động Theo lĩnh vực hoạt động kế toán được chia làm 2 loại: Kế toán công và kế toán tư (kế toán DN). - Kế toán công: kế toán ở các đơn vị, tổ chức được thành lập bởi cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thực hiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước hoặc cung cấp dịch vụ công cho xã hội mà không hướng đến việc tìm kiếm lợi nhuận.
Ví dụ kế toán tại Ủy ban nhân dân các cấp, bệnh viện, trường học… - Kế toán tư: kế toán ở các đơn vị, tổ chức được thành lập hướng đến mục tiêu tìm kiếm lợi nhuận thông qua việc thực hiện các hoạt động SXKD. Ví dụ kế toán tại các DN tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần… Phân loại theo phương pháp ghi nhận Theo phương pháp này, kế toán có thể phân thành 2 loại: kế toán dựa trên cơ sở tiền và kế toán dồn tích. - Kế toán dựa trên cơ sở tiền: ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào sổ kế toán khi số tiền đã thực thu hoặc đã thực chi. - Kế toán dồn tích: việc ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh không phụ thuộc vào số tiền đã thực thu hoặc thực chi hay chưa.
Căn cứ vào mức độ phản ánh các đối tượng kế toán - Kế toán tổng hợp: thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin tổng quát về hoạt động kinh tế, tài chính của một đơn vị. Kế toán tổng hợp sử dụng đơn vị tiền tệ để phản ánh tình hình về tài sản, nguồn hình thành tài sản, tình hình và kết quả hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. - Kế toán chi tiết: thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin chi tiết về hoạt 123doc 8 động kinh tế, tài chính của một đơn vị. Kế toán chi tiết không chỉ sử dụng thước đo tiền tệ mà còn sử dụng thước đo hiện vật, thời gian lao động… để chi tiết hóa các thông tin đã được phản ánh ở kế toán tổng hợp.
Căn cứ vào cách ghi chép và thu nhận thông tin - Kế toán đơn: phản ánh đối tượng kế toán một cách độc lập, riêng lẻ, không thể hiện mối quan hệ giữa các đối tượng kế toán với nhau. - Kế toán kép: phản ánh sự vận động của các đối tượng kế toán dưới ảnh hưởng của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trong mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán.3 Đặc điểm và vai trò của thông tin kế toán Kế toán có nhiệm vụ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá khứ, sau đó xử lý và cung cấp các thông tin hữu ích cho các đối tượng sử dụng. Thông tin kế toán mang tính chất toàn diện, thường xuyên, liên tục, có hệ thống và luôn là những thông tin thể hiện tính hai mặt của mỗi hiện tượng, mỗi quá trình hoạt động: tài sản và nguồn hình thành tài sản, chi phí và thu nhập, tăng và giảm. Thông qua các thông tin trình bày trên BCTC, các đối tượng sử dụng có thể: - Đưa ra các quyết định thích hợp về đầu tư, tín dụng hay các quyết định tương tự khác.
- Dự đoán được dòng tiền trong tương lai của đơn vị. Có thể dự đoán được số tiền, thời gian, và mức rủi ro của những khoản tiền sẽ thu từ cổ tức, tiền lãi, kết quả từ việc mua bán hay các khoản nợ vay… - Đánh giá về nguồn lực kinh tế của một đơn vị, nguồn hình thành các nguồn lực này và các trường hợp phát sinh đã làm tăng giảm nguồn lực. - Đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị. - Đánh giá được việc chấp hành, tuân thủ các chính sách, chế độ kế toán, tài chính do Nhà nước quy định.
Với những ưu điểm và hữu ích mà thông tin kế toán mang lại thì cho dù các tổ chức là DN, tổ chức phi lợi nhuận hay Chính phủ đều cần thông tin kế toán để tồn tại và phát triển. Và đối tượng sử dụng thông tin cũng không chỉ giới hạn trong phạm vi đơn vị mà bao gồm cả các cơ quan Nhà nước, đối tượng có lợi ích trực tiếp, gián tiếp,… đều có nhu cầu sử dụng các thông tin kế toán để giúp họ lựa chọn đưa ra các quyết định phù hợp nhằm đạt được hiệu quả cao nhất.2 Qui trình xử lý thông tin kế toán Để thực hiện được chức năng và vai trò của mình, kế toán kết nối thông tin đầu vào từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến quá trình hoạt động của đơn vị, mã hóa các dữ liệu đầu vào và tạo ra các thông tin đầu ra cung cấp theo yêu cầu của các đối tượng sử dụng. Để có thể kết nối các giai đoạn này lại với nhau cho ra sản phẩm cuối cùng là thông tin kế toán hữu ích, cần có các yếu tố cấu thành của hệ thống kế toán bao gồm: hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống TKKT, hệ thống sổ kế toán và hệ thống báo cáo kế toán. • Hệ thống thông tin đầu vào: đây là giai đoạn đầu tiên, thực hiện công việc thu thập và ghi nhận nguồn dữ liệu đầu vào liên quan đến tất cả các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh tại đơn vị.
Thông tin giai đoạn này có tính chất rời rạc gắn liền với từng nghiệp vụ kinh tế thuộc các hoạt động khác nhau, kế toán cần phải ghi nhận và tổng hợp lại bằng cách lập các chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán là những giấy tờ, vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Chế độ kế toán quy định các loại chứng từ, biểu mẫu chứng từ, nội dung của chứng từ, phương pháp lập chứng từ để làm căn cứ pháp lý cho việc ghi sổ và kiểm tra; trình tự luân chuyển chứng từ; kiểm tra chứng từ. Ngoài ra, chế độ chứng từ cũng quy định việc lưu trữ chứng từ, sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng từ kế toán.
Việc lập chứng từ kế toán đảm bảo tính chất hợp lệ và hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế tại đơn vị. Chứng từ kế toán tạo nên hệ thống thông tin đầu vào, là nguồn cung cấp dữ liệu cho hệ thống xử lý thông tin. Do đó, chỉ có những nghiệp vụ kinh tế phát sinh nào có đầy đủ các chứng từ hợp lệ theo quy định thì mới được dùng để ghi nhận kế toán. • Hệ thống xử lý thông tin: đây là giai đoạn thực hiện việc phân loại, xử lý thông tin đầu vào có tính rời rạc thành thông tin có tính hệ thống theo trình tự thời gian, theo đối tượng kế toán và theo từng hoạt động của đơn vị kế toán.
Hệ thống xử lý thông tin gồm 2 giai đoạn: giai đoạn ghi nhận vào hệ thống TKKT và ghi nhận vào hệ thống sổ kế toán. Hệ thống TKKT để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế phát sinh. Chúng theo dõi số hiện có, tình hình vận động tăng, giảm của các đối tượng kế toán trong quá trình hoạt động của đơn vị để cung cấp thông tin về các đối tượng kế toán.