Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH MTV VIPCO Hạ Long

Đơn vị kế toán là trung tâm của mọi hoạt động kế toán, chịu trách nhiệm lập, xử lý chứng từ, ghi sổ, lập báo cáo và lưu trữ tài liệu. Theo Luật Kế toán 2015, đơn vị kế toán bao gồm cơ quan nhà nước, tổ chức sự nghiệp, doanh nghiệp, hợp tác xã, và chi nhánh văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài. Vai trò của đơn vị kế toán là cung cấp thông tin tài chính chính xác và kịp thời cho việc ra quyết định quản lý. Tổ chức công tác kế toán tốt là nền tảng cơ bản để có đƣợc những thông tin kế toán có chất lƣợng phục vụ cho nhu cầu quản lý. Tổ chức công tác kế toán là một hệ thống các yếu tố cấu thành gồm tổ chức bộ máy kế toán tổ chức vận dụng các phƣơng pháp và kỹ thuật hạch toán kế toán tổ chức thực hiện các chính sách kinh tế - tài chính và kế toán cùng với mối liên hệ và sự tác động giữa các yếu tố đó nhằm tối đa hóa chức năng của hệ thống.

Tổ chức công tác kế toán là việc vận dụng các phương pháp kế toán, liên kết các yếu tố cấu thành để thực hiện tốt nhiệm vụ kế toán trong doanh nghiệp. Ths NCS. Đào Ngọc Hà định nghĩa: "Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực, chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản lƣu trữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán cho các đối tƣợng cần sử dụng". Việc tổ chức tốt công tác kế toán có vai trò quan trọng đối với việc quản lý tại doanh nghiệp. Kế toán doanh nghiệp cần được tổ chức một cách khoa học và hiệu quả để đảm bảo tính chính xác và minh bạch của thông tin tài chính.

Bộ máy kế toán là tập thể các cán bộ, nhân viên kế toán cùng với các phương tiện kỹ thuật để thực hiện công tác kế toán, thống kê và tài chính. Việc tổ chức bộ máy kế toán phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, quy mô và địa bàn hoạt động của doanh nghiệp. Cần đảm bảo bộ máy kế toán gọn nhẹ, hợp lý, đúng năng lực và hiệu quả, đồng thời tạo điều kiện cơ giới hóa công tác kế toán. Hiện nay, trong các DN việc tổ chức công tác, bộ máy kế toán có thể tiến hành theo một trong ba hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung; Tổ chức bộ máy kế toán phân tán và tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp (vừa tập trung vừa phân tán).

Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ. Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết, phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh. Việc vận dụng chứng từ và hệ thống tài khoản hiệu quả giúp đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin kế toán. Quy trình kế toán cần được thiết kế rõ ràng và tuân thủ nghiêm ngặt để tránh sai sót.

Doanh nghiệp cần lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động và trình độ quản lý. Các hình thức kế toán phổ biến bao gồm kế toán thủ công, kế toán trên máy tính và kế toán trên phần mềm. Việc lựa chọn hình thức kế toán phù hợp giúp nâng cao hiệu quả công tác kế toán và cung cấp thông tin kịp thời cho việc ra quyết định. Phần mềm kế toán có thể giúp tự động hóa nhiều quy trình, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.

Quy mô doanh nghiệp ảnh hưởng đến mức độ phức tạp của hệ thống kế toán. Doanh nghiệp lớn cần hệ thống kế toán chi tiết và phức tạp hơn doanh nghiệp nhỏ. Đặc điểm hoạt động kinh doanh cũng ảnh hưởng đến việc lựa chọn phương pháp kế toán và hệ thống tài khoản. Nguồn lực tài chính quyết định khả năng đầu tư vào công nghệ và đào tạo nhân viên kế toán. Đối với một Công ty có nhiều đơn vị trực thuộc nhƣ Công Ty TNHH MTV Vipco Hạ Long, việc tổ chức công tác kế toán là vô cùng cần thiết.

Môi trường pháp lý quy định các chuẩn mực và chế độ kế toán mà doanh nghiệp phải tuân thủ. Chính sách kinh tế ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và yêu cầu thông tin kế toán. Sự phát triển của công nghệ tạo ra các công cụ và phương pháp kế toán mới, giúp nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Quan trọng hơn công việc của cán bộ kế toán không chỉ dừng lại ở việc ghi chép, xử lí số liệu và lập báo cáo tài chính mà còn tham gia phân tích, thiết kế đánh giá hệ thống thông tin kế toán.

Trong mô hình tập trung, mọi hoạt động kế toán được thực hiện tại trụ sở chính. Trong mô hình phân tán, các đơn vị trực thuộc có bộ phận kế toán riêng. Mỗi mô hình có ưu và nhược điểm riêng, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi lựa chọn. Việc hoàn thiện tổ chức kế toán giúp cho cán bộ kế toán dù đứng ở bộ phận nào cũng có thể am hiểu sâu sắc về bộ máy kế toán, hệ thông tài chính của Công ty, góp phần hoàn thành tốt chức trách, nhiệm vụ của cá nhân và đóng góp thành công vào bộ máy kế toán Công ty.

Cần phân công rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn cho từng vị trí kế toán, từ kế toán trưởng đến kế toán viên. Điều này giúp đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả của công tác kế toán. Mỗi vị trí cần có mô tả công việc chi tiết và được đào tạo bài bản. Kế toán tài chính và kế toán quản trị có vai trò khác nhau và cần được phân công rõ ràng.

Cần xây dựng quy trình thu thập và kiểm tra chứng từ kế toán chặt chẽ. Chứng từ cần được kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và đầy đủ trước khi ghi sổ. Các chứng từ không hợp lệ cần được trả lại để sửa chữa hoặc bổ sung. Kiểm toán có thể giúp phát hiện các sai sót trong quy trình này.

Thông tin từ chứng từ cần được phân loại và ghi chép vào sổ kế toán theo đúng hệ thống tài khoản. Việc ghi sổ cần được thực hiện một cách chính xác và kịp thời. Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm kế toán để tự động hóa quá trình này. Hệ thống kế toán cần được thiết kế để đảm bảo tính nhất quán và dễ dàng truy xuất thông tin.

Báo cáo tài chính cần được lập theo đúng chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) hoặc chuẩn mực kế toán quốc tế (IFRS). Các báo cáo tài chính bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính. Chuẩn mực kế toán giúp đảm bảo tính so sánh và tin cậy của thông tin tài chính.

Báo cáo tài chính cần được phân tích để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh, khả năng thanh toán và khả năng sinh lời của doanh nghiệp. Các chỉ số tài chính quan trọng bao gồm tỷ suất lợi nhuận, tỷ lệ nợ, và vòng quay tài sản. Phân tích báo cáo tài chính giúp doanh nghiệp nhận diện điểm mạnh, điểm yếu và đưa ra các quyết định cải thiện.