phần mở đầu danh mục tài liệu tham khảo và phần kết luận luận văn đƣợc trình bày trong 3 chƣơng : Chƣơng 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp thƣơng mại và dịch vụ. Chƣơng 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH TV Vipco Hạ ong Chƣơng 3: ột số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH TV Vipco Hạ ong 5 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.1 Những vấn đề chung về tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp 1.1 Các khái niệm cơ bản 1.1 Khái niệm đơn vị kế toán Đơn vị kế toán là đơn vị có thực hiện công việc kế toán nhƣ lập và xử lý chứng từ kế toán, mở tài khoản, ghi sổ kế toán, lập báo cáo thuế, báo cáo tài chính, phải chịu trách nhiệm bảo quản lƣu trữ tài liệu kế toán và thực hiện các quy định khác về kế toán theo quy định của pháp luật Tại khoản 4 Điều 3 Luật Kế toán 2015[5] đơn vị kế toán bao gồm tất cả các cơ quan tổ chức đơn vị nhƣ sau: - Cơ quan có nhiệm vụ thu chi ngân sách nhà nƣớc các cấp. - Cơ quan nhà nƣớc, tổ chức đơn vị sự nghiệp sử dụng ngân sách nhà nƣớc. - Tổ chức đơn vị sự nghiệp không sử dụng ngân sách nhà nƣớc.
- Doanh nghiệp đƣợc thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh văn phòng đại diện của doanh nghiệp nƣớc ngoài hoạt động tại Việt Nam. - Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.2 Khái niệm về tổ chức công tác kế toán Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là việc tổ chức vận dụng các phƣơng pháp kế toán liên kết các yếu tố cấu thành, các công việc của kế toán nhằm thực hiện tốt các nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp Trong một bài viết tại “Tạp chí Tài chính” Ths NCS. Đào Ngọc Hà[7] có nêu lên định nghĩa: Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực, chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm 6 tra kế toán, chế độ bảo quản lƣu trữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán cho các đối tƣợng cần sử dụng. Các nội dung về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần đƣợc hiểu rõ và vận dụng một cách phù hợp sẽ có ý nghĩa vai trò quan trọng đối với việc quản lý tại doanh nghiệp.
Trong cuốn: “ Những vấn đề kế toán cơ bản trong doanh nghiệp nhỏ và vừa” TS Vũ Đình Hiển, Cục Phát Triển Doanh Nghiệp, Bộ Kế Hoạch và Đầu tƣ[4] đã định nghĩa: Tổ chức công tác kế toán là việc xây dựng các quy trình hạch toán phân công, quy định mối liên hệ giải quyết công việc giữa các nhân viên kế toán cũng nhƣ với các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Theo định nghĩa của cá nhân tác giả: Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là việc tổ chức vận dụng các phƣơng pháp kế toán liên kết các yếu tố cấu thành, các công việc của kế toán nhằm thực hiện tốt các nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp 1.3 Khái niệm về Doanh nghiệp Trách nhiệm hữu hạn nhà nước một thành viên - Công ty TNHH NN MTV là công ty trách nhiệm hữu hạn do Nhà nƣớc sở hữu toàn bộ vốn điều lệ đƣợc tổ chức quản lý và đăng ký hoạt động theo quy định của Luật Doanh nghiệp. Có thể lựa chọn 01 trong 02 mô hình sau. Chủ tịch công ty Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên; Hội đồng thành viên Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên.
Hội đồng thành viên bao gồm Chủ tịch và các thành viên khác, số lƣợng không quá 07 ngƣời. Thành viên Hội đồng thành viên làm việc theo chế độ chuyên trách và do cơ quan đại diện chủ sở hữu quyết định, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức hoặc khen thƣởng, kỷ luật. Nhiệm kỳ của Chủ tịch và thành viên khác của Hội đồng thành viên không quá 05 năm. Thành viên Hội đồng thành viên có thể đƣợc bổ nhiệm lại 7 nhƣng chỉ đƣợc bổ nhiệm làm thành viên Hội đồng thành viên của một công ty không quá 02 nhiệm kỳ.2 Yêu cầu và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp (DN) có thể hiểu là việc xây dựng, thiết lập mối quan hệ qua lại giữa các đối tƣợng kế toán; phƣơng pháp kế toán; bộ máy kế toán với những con ngƣời am hiểu nội dung phƣơng pháp kế toán biểu hiện qua hình thức kế toán thích hợp trong mỗi DN cụ thể để phát huy cao nhất tác dụng của kế toán trong công tác quản lý DN.
Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015, có hiệu lực từ 01/01/2017 [5]quy định các nội dung cơ bản về tổ chức công tác kế toán: Thứ nhất, tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của một DN là tập thể các cán bộ, nhân viên kế toán tại DN cùng với các phƣơng tiện thiết bị kỹ thuật để thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê và công tác tài chính tại DN. Tổ chức bộ máy kế toán là sự sắp xếp, phân công công việc cho từng kế toán viên và tổ chức luân chuyển chứng từ trong phòng kế toán của DN. Việc tổ chức bộ máy kế toán phải tuân thủ những nguyên tắc cơ bản sau: - Tổ chức bộ máy kế toán phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý với quy mô và địa bàn hoạt động của DN. - Tổ chức bộ máy kế toán phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán.
- Tổ chức bộ máy kế toán phải gọn nhẹ, hợp lý đúng năng lực và hiệu quả. - Tạo điều kiện cơ giới hóa công tác kế toán. Lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán khoa học, hợp lý sẽ làm giảm bớt khối lƣợng công việc kế toán, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Điều đó tác động quyết định đến hiệu quả vả chất lƣợng của công tác kế toán, giúp cho việc tổ chức công tác kế toán thực hiện đƣợc đầy đủ chức 8 năng nhiệm vụ của kế toán qua đó phát huy đƣợc vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế, tài chính của DN.
Hiện nay, trong các DN việc tổ chức công tác, bộ máy kế toán có thể tiến hành theo một trong ba hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung; Tổ chức bộ máy kế toán phân tán và tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp (vừa tập trung vừa phân tán). Thứ hai, tổ chức vận dụng chứng từ kế toán: Khi có các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của DN đều phải tổ chức lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ đƣợc lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Chứng từ kế toán là tài liệu gốc có tính bằng chứng, tính pháp lý và là thông tin vô cùng quan trọng trong công tác kế toán của DN.
Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau tên và số hiệu của chứng từ kế toán; Ngày tháng năm lập chứng từ kế toán; Tên địa chỉ của cơ quan, tổ chức đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; Tên địa chỉ của cơ quan, tổ chức đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số lƣợng đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; Chữ ký, họ và tên ngƣời lập ngƣời duyệt và những ngƣời có liên quan đến chứng từ kế toán. Ngoài những nội dung chủ yếu trên, chứng từ kế toán còn có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ. Hiện nay, hệ thống chứng từ kế toán hiện hành do Bộ Tài chính quy định, DN có thể tự thiết kế chứng từ kế toán nhƣng vẫn phải đảm bảo các yếu tố để thu nhận và cung cấp thông tin kế toán. Thứ ba, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: Tài khoản kế toán là phƣơng tiện để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tƣợng kế toán riêng biệt.
Một DN bình thƣờng sử dụng rất nhiều tài khoản kế toán khác nhau, tạo nên một hệ thống tài khoản kế toán. 9 Dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành DN căn cứ vào chức năng nhiệm vụ và tính chất hoạt động cũng nhƣ đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý để nghiên cứu, lựa chọn các tài khoản kế toán phù hợp để hình thành một hệ thống tài khoản kế toán cho đơn vị mình. Theo chế độ hiện hành, có hai hệ thống tài khoản để DN có thể lựa chọn là hệ thống tài khoản ban hành kèm theo Thông tƣ số 200/2014/TT - BTC ngày 22/12/2014 hƣớng dẫn chế độ kế toán DN và hệ thống tài khoản ban hành kèm theo Thông tƣ số 133/2016/TT - BTC ngày 26/08/2016 về chế độ kế toán DN nhỏ và vừa. Thứ tƣ tổ chức hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán, là bộ phận trung gian để các chứng từ gốc ghi chép rời rạc đƣợc tập hợp, phản ánh đầy đủ có hệ thống để phục vụ công tác tính toán, tổng hợp thành các chỉ tiêu kinh tế thể hiện toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của DN và phản ánh lên các báo cáo kế toán.
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lƣu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến hoạt động của DN. DN phải tuân thủ các quy định chung về sổ kế toán đƣợc quy định tại Luật Kế toán về mở sổ kế toán, ghi chép sổ kế toán; Sửa chữa sai sót; Khoá sổ kế toán; ƣu trữ, bảo quản sổ kế toán; Xử lý vi phạm. DN phải khoá sổ kế toán cuối kỳ kế toán trƣớc khi lập báo cáo tài chính (BCTC) và các trƣờng hợp khoá sổ kế toán khác theo quy định của pháp luật.