Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Tổng quan về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 1. Thông tin kế toán và vai trò thông tin kế toán Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Do vậy, kế toán là công cụ không thể thiếu được trong hệ thống công cụ quản lý của doanh nghiệp, kế toán còn là khoa học thu nhận, xử lý và cung cập thông tin về tài sản, sự vận động của tài sản, các hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp, nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp [10].
Chức năng của nhà quản trị là lập kế hoạch, tổ chức điều hành, kiểm tra đánh giá và ra quyết định. Các nhà quản trị phải sử dụng các loại thông tin khác nhau để thực hiện chức năng của mình, như: Thông tin kế hoạch, thông tin về môi trường xung quanh doanh nghiệp và thông tin thực hiện. Để quản lý, nhà quản trị phải sử dụng hệ thống thông tin kế hoạch, thông tin môi trường xung quanh và thông tin thực hiện. Thông tin thực hiện bao gồm các tài liệu kế toán, thống kê.
Muốn chỉ đạo, giám sát, kiểm tra, phân tích, đánh giá một cách đúng mức tình hình hoạt động SXKD, nhà quản trị phải dựa vào tài liệu thực hiện, đặc biệt là các thông tin do kế toán cung cấp, là thông tin về sự vận động của các đối tượng kế toán. Đó là thông tin được hình thành từ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành trong quá trình hoạt động của đơn vị. Các Mác đã nhấn mạnh: kế toán như là một phương tiện kiểm soát và tổng kết quá trình sản xuất, trên ý niệm càng trở nên cần thiết chừng nào mà quá trình sản xuất càng có quy mô xã hội, càng mất tính chất thuần túy cá thể. Như vậy, có thể khẳng định rằng, kế toán có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý, chức năng của kế toán là cung cấp thông tin cho quản lý, nếu thiếu thông tin kế 5 toán, nhà quản lý không thể điều hành được hoạt động SXKD của mình.
Giữa quản trị doanh nghiệp và thông tin kế toán có mối quan hệ chặt chẽ, đó là: - Thông tin kế toán phục vụ cho việc lập kế hoạch của doanh nghiệp: Lập kế hoạch là việc thiết lập những việc cần làm, những nguồn lực cần huy động, thời gian làm hực hiện, những chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật tài chính cần đạt được. Kế hoạch có thể chia thành kế hoạch dài hạn, kế hoạch trung hạn, kế hoạch ngắn hạn. Để lập kế hoạch hợp lý, khoa học, nhà quản trị phải sử dụng những chỉ tiêu định mức kỹ thuật đã có, sử dụng thông tin kế toán để phân tích tình hình thực hiện kế hoạch của những kỳ trước, phân tích những thay đổi hiện tại, trên cơ sở đó mới lập kế hoạch tương lai. - Với chức năng tổ chức và điều hành: nhà quản trị cần một lượng thông tin rất lớn, đặc biệt là những thông tin phát sinh hàng ngày để kịp thời điều chỉnh, tổ chức hoạt động, như: thông tin về giá thành, thông tin về giá bán, thông tin về lợi nhuận.
Những thông tin này phải do kế toán chịu trách nhiệm thu thập hàng ngày hoặc định kỳ. - Với chức năng kiểm tra: để đảm bảo tính khả thi khi lập kế hoạch thì phải so sánh giữa kế hoạch với thực tế kỳ trước, hoặc để đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch phải so sánh với thực tế kế hoạch. Kế toán cung cấp cho các nhà quản trị những thông tin thực tế, mức chênh lệch giữa thực tế với kế hoạch, giúp nhà quản trị điều chỉnh kịp thời, đảm bảo tiến độ thực hiện kế hoạch. - Với chức năng ra quyết định: thông tin kế toán thường là nhân tố chính trong việc ra quyết định của nhà quản trị, điều này được thể hiện rất rõ qua bản chất của thông tin kế toán.
Thông tin kế toán là nguồn thông tin mang tính chính xác cao, kịp thời và hữu ích nhất so với thông tin từ những lĩnh vực, chuyên ngành khác. Và đồng thời nó luôn phản ánh tình hình thực tế theo những tiêu chuẩn, phương pháp quy định mang tính thống nhất cao, đồng nhất và được thực hiện khá linh hoạt, phổ biến. Đặc biệt, trong môi trường kinh doanh hiện nay khi mà toàn cầu hóa về kinh tế ngày càng phát triển và lan 6 rộng, sự mở rộng đầu tư, giao lưu kinh tế giữa các quốc gia, sự cạnh tranh giũa các doanh nghiệp ngày ngày càng khốc liệt, sự ra đời ngày càng nhiều các công cụ quản lý, hỗ trợ công tác quản lý thì nhu cầu về thông tin kế toán phải linh hoạt, kịp thời, đơn giản, hữu ích giúp nhà quản trị có quyết định đúng đắn cho hoạt động SXKD càng trở nên cần thiết. Như vậy, chức năng của kế toán là cung cấp và truyền đạt thông tin kinh tế về tổ chức cho các đối tượng sử dụng khác nhau; mục đích của kế toán nhằm cung cấp các thông tin hữu ích cho việc ra các quyết định kinh tế, cho việc đánh giá hiệu quả SXKD của tổ chức.
Thông tin kế toán phục vụ cho cả trong và ngoài doanh nghiệp. Dựa trên đặc điểm này, kế toán được chia thành hai loại chính: Loại kế toán cung cấp thông tin cho nhà quản lý, điều hành hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp, gọi là KTQT, kế toán cung cấp thông tin cho đối tượng chủ yếu bên ngoài doanh nghiệp được gọi là KTTC. Kế toán tài chính: KTTC là công cụ của quản lý nhằm thực hiện quá trình tổng hợp, đo lường, truyền đạt tình hình tài chính của doanh nghiệp. Quá trình tổng hợp và đo lường này được thực hiện theo một trình tự do chế độ kế toán quy định.
Các chế độ kế toán được xây dựng căn cứ trên Chuẩn mực kế toán của mỗi quốc gia có hướng tới sự hoà hợp với các chuẩn mực, thông lệ quốc tế. Việc thực hiện các khâu công việc từ tổ chức thu thập thông tin kế toán, tổ chức hệ thống hoá và xử lý thông tin kế toán, tổ chức phân tích và cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng cần sử dụng phải đảm bảo tính trung thực, khách quan. Các đối tượng sử dụng thông tin kế toán, bao gồm: chủ sở hữu, nhà quản lý, khách hàng và các cơ quan quản lý Nhà nước [11]. - Chủ sở hữu: là nguời có quyền sở hữu đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (như các cổ đông, nguời góp vốn liên doanh, Nhà nước trong các doanh nghiệp có 100% vốn Nhà nước và các công ty cổ phần…), họ quan tâm tới lợi ích sinh ra từ vốn kinh doanh và đây là căn cứ để họ đề ra các quyết định kinh doanh cần thiết, bao gồm cả quyết định phân chia lợi tức cho họ.
Đồng thời qua việc phân tích thông tin của KTTC họ có thể đánh giá được 7 năng lực, trách nhiệm của các bộ phận quản lý ở doanh nghiệp. - Ngân hàng và các nhà cung cấp tín dụng: Mối quan tâm của họ hướng chủ yếu vào khả năng trả nợ của doanh nghiệp. Vì vậy, họ đặc biệt chú ý tới số tiền và các tài sản khác để có thể chuyển thành tiền nhanh. Từ đó, phân tích khả năng thanh toán tức thời của doanh nghiệp.
Đồng thời các chủ ngân hàng và các nhà tín dụng cũng rất quan tâm tới tổng số vốn của doanh nghiệp. Bởi vì, đây là khoản bảo hiểm cho họ trong trường hợp doanh nghiệp gặp rủi ro. Chủ ngân hàng và các nhà tín dụng sẽ không cho doanh nghiệp vay, nếu thấy doanh nghiệp không có khả năng thanh toán. Muốn biết tình hình thanh toán của doanh nghiệp phải phân tích thông tin từ KTTC của doanh nghiệp.
- Nhà cung cấp vật tư, hàng hoá: Đối với các nhà cung cấp vật tư, hàng hoá, dịch vụ… họ quyết định xem có cho phép khách hàng sắp tới được mua chịu hàng hoá, dịch vụ của họ hay không. Nhóm người này cũng như chủ ngân hàng, họ cần biết khả năng thanh toán của doanh nghiệp hiện tại và tương lai. - Các nhà đầu tư: mối quan tâm của họ hướng tới các yếu tố như sự rủi ro, thời gian hoàn vốn, mức sinh lợi, khả năng thanh toán vốn… Vì vậy, họ cần những thông tin về tình hình tài chính, tình hình hoạt động, kết quả kinh doanh và khả năng tăng trưởng của doanh nghiệp. Ngoài ra, các nhà đầu tư cũng rất quan tâm tới việc điều hành hoạt động và tính hiệu quả cho các nhà đầu tư.
Với lý do trên, họ phải sử dụng thông tin kế toán của doanh nghiệp để phân tích và ra quyết định. - Các cơ quan Nhà nước: cần số liệu kế toán để tổng hợp cho ngành và địa phương. Trên cơ sở đó, phát triển và đánh giá nhằm định ra các chính sách kinh tế thích hợp để thúc đẩy SXKD phát triển. Đặc biệt, các cơ quan thuế địa phương và trung ương đều dựa vào thông tin của kế toán để tính thuế, đặc biệt là thuế thu nhập.
Các cơ quan này thường lấy số liệu thu nhập chưa phân phối được thể hiện trên BCTC trừ đi các khoản miễn giảm thuế theo luật định để xác định mức thu nhập chịu thuế. Thông tin KTTC cung cấp cho các đối tượng 8 sử dụng thông tin qua hệ thống BCTC như: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính. Kế toán quản trị: KTQT là một phân hệ của tổ chức công tác kế toán, nó ra đời và phát triển là kết quả tất yếu của quá trình phát triển hệ thống tổ chức công tác kế toán kế toán gắn với sự phát triển của hệ thống quản lý ở các tổ chức trong nền kinh tế xã hội. [11] Có nhiều quan điểm khác nhau về KTQT, tuy nhiên có thể chia thành hai quan điểm: Quan điểm thứ nhất cho rằng: KTQT là hệ thống đo lường, thu thập, tổng hợp, xử lý, cung cấp thông tin (thông tin tài chính và thông tin phi tài chính) phục vụ cho Ban lãnh đạo trong việc lập kế hoạch, điều hành, theo dõi thực hiện kế hoạch, quản lý hoạt động kinh doanh trong phạm vi nội bộ doanh nghiệp.