Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Phát Tài

Tổ chức công tác kế toán là việc thiết lập mối quan hệ qua lại giữa các phương pháp kế toán, đối tượng kế toán với người làm kế toán, thể hiện qua một hình thức kế toán thích hợp của một đơn vị cụ thể. Kế toán làm việc trên toàn bộ thông tin về mọi loại tài sản của doanh nghiệp, nhằm hỗ trợ việc ra quyết định và đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Chức năng của hệ thống này bao gồm: Tổng hợp các thông tin đã phân loại thành các báo cáo kế toán đáp ứng yêu cầu của người ra các quyết định, phân loại các nghiệp vụ và sự kiện kinh tế thành các nhóm và các loại khác nhau, việc phân loại này có tác dụng giảm được khối lượng lớn các chi tiết thành dạng cô đọng và hữu dụng, quan sát, thu nhận và ghi chép một cách có hệ thống hoạt động kinh doanh hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các sự kiện kinh tế khác.

Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính. Nó là một công cụ quản lý kinh tế, phản ánh và giám đốc toàn diện các mặt hoạt động kinh tế tài chính. Kế toán còn có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát các khoản thu, chi tài chính, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý và sử dụng tài sản và nguồn hình thành; phát triển và ngăn ngừa các hành vi vi phạm về luật kế toán; phân tích thông tin, số liệu kế toán giúp đơn vị, người quản lý điều hành đơn vị; cung cấp thông tin số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.

Để phát huy chức năng, vai trò quan trọng của kế toán trong công tác quản lý hoạt động SXKD của các DN đòi hỏi phải tổ chức công tác kế toán một cách khoa học hợp lý nhằm cung cấp thông tin đáp ứng yêu cầu của các đối tượng quan tâm. Để làm được điều đó, tổ chức công tác kế toán trong DN phải đáp ứng một số nguyên tắc cơ bản [25.32]: Tổ chức công tác kế toán trong DN phải đảm bảo tuân thủ chấp hành tốt các nguyên tắc, các luật pháp, chính sách, chế độ thể lệ và các quy định của pháp luật hiện hành có liên quan, tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý và đặc điểm hoạt động của DN, tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với yêu cầu, trình độ quả...

Ngành xây dựng có đặc thù riêng về quy trình sản xuất, kinh doanh, dẫn đến những phức tạp trong quy trình kế toán. Việc theo dõi chi phí nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công, và các chi phí khác liên quan đến từng dự án đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác cao. Ngoài ra, việc ghi nhận doanh thu theo tiến độ thi công cũng là một thách thức, đòi hỏi kế toán phải nắm vững các quy định về ghi nhận doanh thu theo phương pháp phần trăm hoàn thành.

Kiểm soát chi phí dự án là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của kế toán trong công ty xây dựng. Chi phí dự án thường biến động do nhiều yếu tố khách quan như giá nguyên vật liệu, thời tiết, và các yếu tố chủ quan như quản lý dự án, năng suất lao động. Việc kiểm soát chi phí đòi hỏi kế toán phải theo dõi sát sao các khoản chi, phân tích biến động chi phí, và đưa ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời.

Ngành xây dựng chịu sự điều chỉnh của nhiều quy định pháp luật về kế toán thuế, bao gồm thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, và các loại thuế khác. Việc tuân thủ các quy định này đòi hỏi kế toán phải cập nhật thường xuyên các văn bản pháp luật mới, hiểu rõ các quy định về kê khai, nộp thuế, và thực hiện các thủ tục hành chính thuế đúng quy định.

Việc chuẩn hóa quy trình kế toán là bước đầu tiên để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán. Cần rà soát lại toàn bộ quy trình kế toán hiện tại, từ khâu thu thập chứng từ, ghi sổ, lập báo cáo, đến khâu lưu trữ tài liệu. Sau đó, xây dựng một quy trình kế toán mới, tuân thủ các chuẩn mực kế toán Việt Nam và phù hợp với đặc thù hoạt động của công ty. Quy trình này cần được thể hiện bằng văn bản rõ ràng, dễ hiểu, và được phổ biến đến toàn bộ nhân viên kế toán.

Đội ngũ kế toán là yếu tố then chốt để đảm bảo chất lượng công tác kế toán. Cần đánh giá năng lực của từng nhân viên kế toán, xác định nhu cầu đào tạo, và xây dựng kế hoạch đào tạo phù hợp. Nội dung đào tạo cần tập trung vào các kiến thức chuyên môn về kế toán xây dựng, các quy định pháp luật mới, và kỹ năng sử dụng phần mềm kế toán. Ngoài ra, cần tạo điều kiện cho nhân viên kế toán tham gia các khóa đào tạo, hội thảo chuyên ngành để nâng cao trình độ.

Ứng dụng phần mềm kế toán là một giải pháp hiệu quả để nâng cao năng suất và chất lượng công tác kế toán. Cần lựa chọn một phần mềm kế toán phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của công ty. Phần mềm này cần có đầy đủ các chức năng cần thiết như kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết, kế toán thuế, và lập báo cáo tài chính. Sau khi triển khai phần mềm, cần đào tạo nhân viên kế toán sử dụng thành thạo các chức năng của phần mềm.

Cần xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, bao gồm các quy trình kiểm soát, các biện pháp phòng ngừa rủi ro, và các công cụ giám sát. Hệ thống này cần được áp dụng cho toàn bộ các hoạt động kế toán, từ khâu thu thập chứng từ, ghi sổ, lập báo cáo, đến khâu lưu trữ tài liệu. Các quy trình kiểm soát cần được thể hiện bằng văn bản rõ ràng, dễ hiểu, và được phổ biến đến toàn bộ nhân viên kế toán.

Cần phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng nhân viên kế toán, đảm bảo mỗi người đều có trách nhiệm cụ thể đối với công việc của mình. Việc phân công trách nhiệm cần dựa trên năng lực, kinh nghiệm, và trình độ của từng nhân viên. Ngoài ra, cần thiết lập các cơ chế kiểm tra, giám sát để đảm bảo nhân viên thực hiện đúng trách nhiệm được giao.

Cần đánh giá các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động kế toán, từ đó xây dựng các biện pháp phòng ngừa phù hợp. Các rủi ro có thể bao gồm sai sót trong ghi sổ, gian lận trong lập báo cáo, mất mát tài liệu, và các hành vi vi phạm pháp luật. Các biện pháp phòng ngừa cần được thực hiện một cách thường xuyên, liên tục, và được điều chỉnh khi cần thiết.

Các tiêu chí đánh giá hiệu quả công tác kế toán có thể bao gồm tính chính xác, trung thực, và tin cậy của thông tin kế toán; tính kịp thời của việc cung cấp thông tin; tính đầy đủ của các báo cáo tài chính; và chi phí hoạt động của bộ phận kế toán. Các tiêu chí này cần được định lượng cụ thể để có thể đánh giá một cách khách quan.

Các phương pháp đánh giá hiệu quả công tác kế toán có thể bao gồm so sánh với các doanh nghiệp cùng ngành, so sánh với các kỳ trước, và sử dụng các chỉ số tài chính. Ngoài ra, có thể sử dụng các phương pháp định tính như phỏng vấn nhân viên kế toán, khảo sát ý kiến của người sử dụng thông tin kế toán, và đánh giá của các chuyên gia.

Kết quả đánh giá hiệu quả công tác kế toán cần được sử dụng để cải thiện hệ thống kế toán. Cần xác định những điểm yếu của hệ thống, phân tích nguyên nhân, và đưa ra các biện pháp khắc phục. Các biện pháp này có thể bao gồm cải tiến quy trình kế toán, nâng cao năng lực đội ngũ kế toán, và tăng cường kiểm soát nội bộ.

Việc xây dựng một tổ chức công tác kế toán khoa học, chuyên nghiệp là nền tảng để hoàn thiện kế toán. Cần xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, và quyền hạn của từng bộ phận, từng nhân viên kế toán. Ngoài ra, cần xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, khuyến khích sự sáng tạo, và tạo điều kiện cho nhân viên phát triển.

Cải tiến công tác kế toán là một quá trình liên tục, không ngừng. Cần thường xuyên rà soát, đánh giá hệ thống kế toán hiện tại, từ đó đưa ra các biện pháp cải tiến phù hợp. Các biện pháp này có thể bao gồm áp dụng các chuẩn mực kế toán mới, ứng dụng công nghệ thông tin, và nâng cao năng lực đội ngũ kế toán.

Đầu tư vào kế toán là một quyết định sáng suốt, mang lại lợi ích lâu dài cho công ty. Việc đầu tư này có thể bao gồm đào tạo nhân viên kế toán, mua sắm phần mềm kế toán, và thuê tư vấn kế toán. Đầu tư vào kế toán sẽ giúp công ty nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, kiểm soát chi phí, và tạo dựng uy tín với các đối tác, khách hàng, và nhà đầu tư.