CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm tổ chức công tác kế toán Theo Luật Kế toán (2015): “ TCCTKT trong doanh nghiệp là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực, chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán cho các đối tượng cần sử dụng”. Theo Tài liệu học tập Tổ chức công tác kế toán tài chính (2018): " TCCTKT là tổ chức việc sử dụng các phương pháp kế toán để thực hiện việc phân loại, ghi chép, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phù hợp với Luật Kế toán, Luật Ngân sách Nhà nước và các chính sách, chế độ hiện hành; phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị". Theo Đoàn Xuân Tiên và cộng sự (2014): “ TCCTKT cần được hiểu như một hệ thống các yếu tố cấu thành gồm: tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán, kỹ thuật hạch toán, tổ chức vận dụng các chế độ, thể lệ kế toán,…mối liên hệ và sự tác động giữa các yếu tố đó với mục đích đảm bảo các điều kiện cho việc phát huy tối đa các chức năng của hệ thống các yếu tố đó”.
Từ các quan điểm trên, có cách tiếp cận và luận giải khác nhau về TCCTKT nhưng đều có mục đích chung là hướng tới việc sắp xếp, tổ chức các công việc mà kế toán cần phải thực hiện tốt chức năng tổ chức thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính một cách kịp thời, đầy đủ phục vụ cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh cả ở tầm vĩ mô và tầm vi mô. TCCTKT là việc tổ chức nhân sự kế toán theo các phần hành kế toán cụ thể, thực hiện các phương pháp kế toán phù hợp với yêu cầu thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính, phù hợp với đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu thông tin phục vụ việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán Kế toán là việc thu thập, xử lý và kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin giúp nhà quản lý có thể nắm bắt mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Do vậy, TCCTKT trong đơn vị hợp lý, khoa học có ý nghĩa quan trọng đối với công tác quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị.
Việc TCCTKT có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp, thể hiện trên các khía cạnh sau: Là công cụ thiết yếu để phân tích, đánh giá, tham mưu cho nhà quản trị đưa ra các quyết định quản lý phù hợp. Ghi chép và phản ánh một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ và có hệ thống tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp. Kiểm tra việc sử dụng, quản lý tài sản tại doanh nghiệp, kiểm tra việc thực hiện các chính sách theo quy định hiện hành và việc thực hiện các nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với ngân sách nhà nước. Lập và nộp đúng hạn các BCTC cho các cơ quan tài chính theo quy định, cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các định mức chi tiêu tại các phòng ban.
Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán Để phù hợp với các yêu cầu, các quy định có liên quan và TCCTKT phát huy vai trò của mình thì TCCTKT tại doanh nghiệp phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc sau: - Nguyên tắc thống nhất: Thống nhất trong thiết kế, xây dựng các chỉ tiêu trên chứng từ, sổ kế toán và báo cáo kế toán với các chỉ tiêu quản lý. Thống nhất trong nội dung, kết cấu và phương pháp ghi chép trên các tài khoản kế toán (TKKT). Thống nhất trong việc áp dụng chính sách tài chính, kế toán. Thống nhất giữa chế độ chung và việc vận dụng trong thực tế tại đơn vị về chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán.
4 Thống nhất giữa các yếu tố chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán với nhau. - Nguyên tắc phù hợp: Phù hợp với lĩnh vực hoạt động, đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp. Xuất phát từ những đặc điểm này nhà quản lý xây dựng hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và báo cáo phù hợp nhằm cung cấp thông tin hữu ích phục vụ cho hoạt động quản lý mà vẫn tuân thủ đúng các khuôn khổ pháp lý chung. Người thực hiện trực tiếp mọi công tác kế toán tài chính trong doanh nghiệp là cán bộ kế toán dưới sự chỉ đạo của cán bộ quản lý doanh nghiệp.
Vì vậy để tổ chức tốt công tác kế toán trong doanh nghiệp đảm bảo phát huy đầy đủ, vai trò tác dụng của kế toán đối với công tác quản lý doanh nghiệp thì việc TCCTKT tài chính phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán. TCCTKT tài chính phải phù hợp với các chế độ, chính sách, thể lệ văn bản pháp qui về kế toán do nhà nước ban hành. Việc ban hành chế độ kế toán, quy chế tài chính của Nhà nước nhằm mục đích quản lý thống nhất công tác kế toán trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Vì vậy TCCTKT phải dựa trên cơ sở chế độ chứng từ kế toán (CTKT), hệ thống tài khoản kế toán (TKKT) doanh nghiệp, hệ thống BCTC mà nhà nước qui định để vận dụng một cách phù hợp với chính sách, chế độ quản lý kinh tế của Nhà nước trong từng thời kỳ.
Đồng thời tổ chức hạch toán kế toán cần phải có sự phù hợp với xu thế hội nhập quốc tế, phải lấy các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán quốc tế làm cơ sở cho tổ chức hạch toán kế toán nhằm đảm bảo tính thông lệ, tính tương đồng với hệ thống kế toán của các quốc gia khác trên thế giới. - Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả: Trên phương diện quản lý: phải đảm bảo hiệu quả trong quản lý các đối tượng hạch toán kế toán trên cơ sở các thông tin do kế toán cung cấp. Trên phương diện kế toán: phải đảm bảo tính đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu, kiểm tra, chất lượng thông tin do kế toán cung cấp phải có được tính tin cậy, khách quan, đầy đủ kịp thời và có thể so sánh được và bảo đảm tính khoa học, tiết kiệm và 5 tiện lợi cho thực hiện khối lượng công tác kế toán trên hệ thống sổ kế toán cũng như công tác kiểm tra kế toán. Nội dung tổ chức công tác kế toán 1.
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán Trong Luật kế toán (2015) có giải thích: “CTKT là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán”. Tổ chức CTKT là ban hành, ghi chép chứng từ, kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ tất cả các loại CTKT sử dụng trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin, kiểm tra thông tin đó phục vụ cho ghi sổ kế toán và tổng hợp kế toán. Nội dung tổ chức CTKT kế toán bao gồm: * Xác định danh mục CTKT - Mẫu CTKT Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán Doanh nghiệp quy định Doanh nghiệp được chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu CTKT phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mình nhưng phải đáp ứng được các yêu cầu của Luật kế toán và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu. Trường hợp không tự xây dựng và thiết kế biểu mẫu chứng từ cho riêng mình, doanh nghiệp có thể áp dụng hệ thống biểu mẫu và hướng dẫn nội dung ghi chép CTKT theo hướng dẫn Phụ lục 3 Thông tư 200/2014/TT-BTC này.
- Nội dung CTKT Theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13 quy định CTKT phải có các nội dung chủ yếu sau đây: + Tên và số hiệu của CTKT; + Ngày, tháng, năm lập CTKT; 6 + Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập CTKT; + Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận CTKT; + Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; + Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; + Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán. * Tổ chức luân chuyển chứng từ - Tổ chức lập, tiếp nhận, xử lý CTKT Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập CTKT. CTKT chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính. CTKT phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu.
Trong trường hợp CTKT chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập CTKT nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật Kế toán. CTKT phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên CTKT cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau. CTKT được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 17, khoản 1 và khoản 2 của Luật Kế toán.
Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 của Luật Kế toán. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ. - Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình giám đốc doanh nghiệp ký duyệt Kiểm tra CTKT bao gồm: + Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên CTKT; 7 + Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên CTKT, đối chiếu CTKT với các tài liệu khác có liên quan; + Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên CTKT.