Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế hội nhập và sự thay đổi liên tục của các chuẩn mực, chính sách pháp lý về tài chính, công tác kế toán đóng vai trò then chốt trong việc kiểm soát dòng tiền, quản lý tài sản và cung cấp thông tin phục vụ điều hành doanh nghiệp. Tại các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ ở Việt Nam, nhiều nhà quản lý vẫn có xu hướng điều hành dựa trên cảm tính thay vì dựa trên các phân tích số liệu kế toán thực tế. Để nâng cao hiệu quả quản trị và tối ưu hóa lợi nhuận, việc thiết lập một quy trình tổ chức công tác kế toán khoa học và chuẩn mực là yêu cầu cấp thiết.

Khóa luận tốt nghiệp "Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Kinh doanh Thương mại Bích Thủy" do sinh viên Đặng Thị Kim Loan thực hiện tại Học viện Ngân hàng – Phân viện Phú Yên tập trung làm rõ thực trạng vận hành hệ thống kế toán tại một đơn vị kinh doanh thương mại đặc thù tại địa phương.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể gồm ba nội dung:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp theo quy định pháp luật hiện hành.
  2. Khảo sát, phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Kinh doanh Thương mại Bích Thủy, chỉ rõ những kết quả đạt được và các điểm hạn chế còn tồn tại.
  3. Đề xuất hệ thống giải pháp mang tính khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại đơn vị khảo sát.

Nhiệm vụ nghiên cứu được cụ thể hóa qua 4 câu hỏi nghiên cứu:

  1. Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay như thế nào?
  2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH KDTM Bích Thủy diễn ra như thế nào?
  3. Những ưu điểm và hạn chế trong tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH KDTM Bích Thủy là gì?
  4. Cần thực hiện những giải pháp nào để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty?
  • Đối tượng nghiên cứu: Toàn bộ công tác tổ chức kế toán tại Công ty TNHH KDTM Bích Thủy.
  • Phạm vi nghiên cứu:
    • Nội dung: Khảo sát toàn diện 8 phần hành tổ chức kế toán gồm: hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán, công tác lập và phân tích báo cáo tài chính, kiểm tra kế toán, kiểm kê tài sản và lưu trữ tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin, và tổ chức bộ máy kế toán.
    • Không gian: Công ty TNHH KDTM Bích Thủy (địa chỉ: Số 89 Nguyễn Tất Thành, Phường 2, Thành phố Tuy Hòa, Tỉnh Phú Yên).
    • Thời gian: Dữ liệu và thực trạng khảo sát trong giai đoạn hoạt động đến năm 2021 (thời điểm hoàn thành khóa luận: tháng 5/2021).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và cơ sở pháp lý

Nghiên cứu được xây dựng trên hệ thống lý luận kế toán doanh nghiệp và các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt Nam:

  • Khung pháp lý nền tảng: Luật Kế toán số 88/2015/QH13; Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp; Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ.
  • Nguồn tài liệu học thuật: Giáo trình và tài liệu học tập "Tổ chức công tác kế toán tài chính" (Học viện Ngân hàng, 2018); quan điểm lý luận của Đoàn Xuân Tiên và cộng sự (2014) về hệ thống các yếu tố cấu thành tổ chức công tác kế toán.
  • Nguyên tắc tổ chức kế toán vận dụng: Nguyên tắc thống nhất, nguyên tắc phù hợp và nguyên tắc tiết kiệm - hiệu quả.

Phương pháp nghiên cứu

Tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính kết hợp phân tích thực tiễn:

  • Phương pháp phỏng vấn chuyên sâu: Tiến hành phỏng vấn trực tiếp Giám đốc điều hành và 02 nhân viên kế toán nội bộ tại công ty nhằm thu thập thông tin về quy trình xử lý công việc, phân công nhiệm vụ và luân chuyển chứng từ.
  • Phương pháp quan sát trực tiếp: Theo dõi trực tiếp các thao tác ghi chép sổ tay, lập chứng từ, luân chuyển giấy tờ giữa bộ phận kế toán nội bộ và dịch vụ kế toán thuê ngoài.
  • Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu: Sử dụng tài liệu thứ cấp bao gồm biểu mẫu chứng từ (phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập/xuất kho, hóa đơn GTGT), hệ thống sổ cái, sổ chi tiết và các Báo cáo tài chính năm do công ty và đơn vị dịch vụ kế toán thực hiện; kết hợp phương pháp tổng hợp, so sánh, đối chiếu số liệu thực tế với chuẩn mực kế toán hiện hành.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

Chương 1 hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp thương mại, phân định rõ vai trò cung cấp thông tin tài chính cho quản trị nội bộ và cơ quan quản lý nhà nước. Tác giả phân tích chi tiết 8 nội dung cấu thành của công tác kế toán:

  • Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán: Khái niệm, nội dung bắt buộc trên chứng từ theo Điều 16 Luật Kế toán 2015, quy trình lập, luân chuyển, kiểm tra và bảo quản chứng từ.
  • Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: Nguyên tắc lựa chọn và chi tiết hóa tài khoản kế toán cấp 1, cấp 2, cấp 3 theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC.
  • Tổ chức hệ thống sổ kế toán: Phân loại sổ kế toán tổng hợp (sổ nhật ký, sổ cái), sổ chi tiết và 5 hình thức sổ (Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký - Chứng từ, Kế toán trên máy vi tính). Khóa luận mô tả chi tiết quy trình ghi sổ trên máy vi tính theo Sơ đồ 1.1.
  • Tổ chức lập và phân tích Báo cáo tài chính (BCTC): Yêu cầu lập Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh BCTC; thời hạn nộp BCTC (90 ngày) và công khai BCTC (120 ngày).
  • Tổ chức kiểm tra kế toán: Mục đích, nội dung kiểm tra định kỳ và bất thường.
  • Tổ chức kiểm kê tài sản và lưu trữ tài liệu kế toán: Các trường hợp bắt buộc kiểm kê (cuối niên độ, chia tách, sáp nhập, hỏa hoạn...); thời hạn lưu trữ theo luật định (tối thiểu 5 năm, 10 năm hoặc vĩnh viễn).
  • Ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán: Yêu cầu về phần cứng, tính bảo mật, đồng bộ dữ liệu và chuẩn hóa phần mềm kế toán.
  • Tổ chức bộ máy kế toán: Phân tích đặc điểm, ưu nhược điểm của ba mô hình: mô hình tập trung, mô hình phân tán và mô hình vừa tập trung vừa phân tán.

Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Kinh doanh Thương mại Bích Thủy

Chương 2 trình bày tổng quan về đơn vị khảo sát và phân tích chi tiết thực trạng 8 nội dung tổ chức kế toán đang áp dụng:

1. Tổng quan đơn vị khảo sát

  • Tiền thân: Doanh nghiệp tư nhân Bích Thủy, chuyển đổi thành Công ty TNHH Một Thành Viên từ ngày 02/02/2012 (MST: 4400898868).
  • Đại diện pháp luật: Đào Minh Trí.
  • Vốn điều lệ: 3.000.000.000 đồng (ba tỷ đồng).
  • Ngành nghề kinh doanh chính: Mua bán máy móc, thiết bị, phụ tùng phục vụ nông nghiệp; vật liệu xây dựng (xi măng, sắt thép), thiết bị điện nước, trang trí nội thất và phân bón.
  • Cơ cấu tổ chức: Chủ tịch công ty $\rightarrow$ Giám đốc $\rightarrow$ Bộ phận kinh doanh & Bộ phận kế toán.

2. Các chính sách kế toán đơn vị đang áp dụng

Tiêu chí Chính sách áp dụng thực tế
Chế độ kế toán Áp dụng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
Niên độ kế toán Năm dương lịch (01/01 đến 31/12)
Đơn vị tiền tệ Đồng Việt Nam (VND)
Phương pháp hạch toán HTK Kê khai thường xuyên
Phương pháp tính giá xuất kho Bình quân gia quyền cố định cả kỳ
Phương pháp tính thuế GTGT Phương pháp khấu trừ
Ghi nhận tài sản & doanh thu Nguyên tắc giá gốc; ghi nhận trên cơ sở dồn tích
Khấu hao TSCĐ Phương pháp đường thẳng
Hình thức sổ kế toán Kế toán trên máy vi tính, in theo mẫu Nhật ký chung

3. Thực trạng và phân tích chi tiết từng phần hành

  • Hệ thống chứng từ: Sử dụng mẫu phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, nhập kho, hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT viết tay, các chứng từ nội bộ do kế toán dịch vụ lập trên Excel vào cuối tháng rồi in ra. Luân chuyển qua 2 sơ đồ: quy trình tổng thể (Sơ đồ 2.2) và quy trình bán hàng thu tiền mặt (Sơ đồ 2.3).
  • Hệ thống tài khoản: Sử dụng khoảng 30 tài khoản cấp 1. Đơn vị không sử dụng các tài khoản sản xuất (TK 152, 155, 621, 622, 623, 627, 337), tài khoản sự nghiệp (TK 161, 461, 466), tài khoản nội bộ và đầu tư tài chính dài hạn (TK 121, 136, 217, 221, 222, 228, 336, 343). Mở chi tiết TK 112 theo 4 ngân hàng (BIDV, Agribank, Vietinbank, Vietcombank), chi tiết TK 131 và TK 331 theo từng đối tượng. Tuy nhiên, đơn vị chưa mở chi tiết TK 156, TK 511, TK 711, TK 811 và TK 911 theo từng mặt hàng.
  • Hệ thống sổ kế toán: Kế toán dịch vụ dùng phần mềm MISA để in Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái (các TK 111, 112, 131, 133, 138, 156, 211, 214, 242, 331, 333, 334, 338, 341, 411, 421, 511, 515, 521, 632, 635, 641, 642, 711, 811, 821, 911) và các sổ chi tiết (TK 112, 131, 331).
  • Lập và phân tích BCTC: Lập đủ 4 biểu mẫu BCTC năm theo Thông tư 200; nộp cho cơ quan nhà nước trong thời hạn 90 ngày và công khai bằng văn bản trong vòng 120 ngày. Đơn vị hoàn toàn chưa thực hiện phân tích BCTC và chưa lập các báo cáo kế toán quản trị.
  • Kiểm tra kế toán & kiểm kê: Nhân viên kế toán nội bộ kiểm tra chứng từ đầu vào, đối chiếu nợ phải thu đại lý (1 lần/tháng), khách lẻ (1 lần/năm), đối chiếu ngân hàng hàng tháng. Đơn vị chỉ kiểm đếm quỹ tiền mặt cuối ngày; không tổ chức kiểm kê định kỳ đối với hàng hóa tồn kho và tài sản cố định.
  • Ứng dụng CNTT: Kế toán tại công ty chỉ ghi chép sổ tay theo dõi nội bộ. Toàn bộ phần mềm MISA do kế toán dịch vụ quản lý trên máy tính cá nhân, không có quy chế sao lưu dữ liệu dự phòng ra thiết bị ngoại vi (ổ cứng rời, đĩa CD...).
  • Bộ máy kế toán: Tổ chức theo mô hình tập trung. Công ty có 02 nhân viên kế toán tốt nghiệp đại học chuyên ngành, phụ trách công nợ, hàng hóa, thanh toán kiêm thủ quỹ; kết hợp thuê kế toán dịch vụ bên ngoài để lập chứng từ tổng hợp, kê khai thuế và lên BCTC.

Chương 3: Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Kinh doanh Thương mại Bích Thủy

Chương 3 đề xuất các giải pháp hoàn thiện xuất phát từ 3 nguyên tắc định hướng: tuân thủ pháp luật, phù hợp quy mô doanh nghiệp nhỏ, và đảm bảo tính tiết kiệm - hiệu quả.

1. Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán

Khắc phục tình trạng dồn ứ chứng từ cuối tháng bằng cách chuyển giao số liệu theo dõi hàng ngày cho kế toán dịch vụ lập chứng từ kịp thời. Thiết lập quy trình kiểm tra và ký duyệt đầy đủ (chữ ký của Giám đốc, kế toán trưởng/kế toán viên, người nhận/nộp) trước khi nhập dữ liệu vào phần mềm MISA nhằm tránh lỗi sai hàng loạt.

2. Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán

Đề xuất mở chi tiết hệ thống tài khoản cấp 2 và cấp 3 nhằm phục vụ công tác kế toán quản trị, theo dõi chính xác doanh thu, giá vốn và kết quả kinh doanh theo từng nhóm mặt hàng chủ lực (xi măng, phân bón, sắt thép).

Danh mục tài khoản chi tiết đề xuất:

Tác giả đề xuất phương pháp phân bổ chi phí bán hàng (TK 641), chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) và chi phí thuế TNDN cho từng mặt hàng dựa trên tiêu thức doanh thu hoặc số lượng hàng hóa tiêu thụ trong kỳ.

Kết quả và đóng góp

1. Tổng hợp ưu điểm và hạn chế trong tổ chức kế toán tại đơn vị

Dựa trên kết quả khảo sát thực tế tại Công ty TNHH KDTM Bích Thủy, tác giả tổng hợp thực trạng tổ chức công tác kế toán qua bảng so sánh đối chiếu:

Phần hành kế toán Ưu điểm ghi nhận Hạn chế tồn tại
Chứng từ kế toán Sử dụng đúng biểu mẫu theo Thông tư 200/2014/TT-BTC; phân loại, lưu trữ chứng từ theo trình tự thời gian. Chứng từ do kế toán dịch vụ lập thiếu chữ ký phê duyệt trước khi nhập liệu; lập dồn vào cuối tháng, không phản ánh kịp thời nghiệp vụ.
Tài khoản kế toán Vận dụng hợp lý 30 tài khoản cấp 1; mở chi tiết TK 112 (4 ngân hàng), TK 131, TK 331. Chưa mở chi tiết TK 156, 511, 632, 911 theo từng mặt hàng; hệ thống tài khoản chỉ phục vụ kế toán tài chính, thiếu vắng kế toán quản trị.
Sổ kế toán Ứng dụng hình thức kế toán trên máy vi tính (phần mềm MISA), in sổ Nhật ký chung và Sổ Cái đầy đủ. Chưa xây dựng hệ thống sổ kế toán chi tiết phục vụ nhu cầu quản trị doanh thu - chi phí từng sản phẩm.
Lập & phân tích BCTC Lập đủ 4 biểu mẫu BCTC năm; nộp đúng hạn 90 ngày và công khai trong 120 ngày. Không thực hiện phân tích số liệu tài chính; không lập báo cáo quản trị định kỳ phục vụ ra quyết định kinh doanh.
Kiểm tra & kiểm kê Kiểm tra chứng từ đầu vào; đối chiếu công nợ và ngân hàng định kỳ; kiểm đếm quỹ tiền mặt cuối ngày. Không kiểm kê định kỳ tài sản cố định và hàng tồn kho trước khi lập BCTC; thiếu các quy trình kiểm soát nội bộ.
Ứng dụng CNTT Kế toán dịch vụ sử dụng phần mềm MISA chuẩn hóa, giúp giảm bớt sai sót tính toán thủ công. Kế toán nội bộ chỉ dùng sổ tay; toàn bộ phần mềm do bên ngoài nắm giữ, không phân quyền và không có sao lưu dữ liệu dự phòng.
Bộ máy kế toán Mô hình tập trung tinh gọn; 02 nhân viên có bằng đại học chuyên ngành; tiết kiệm chi phí nhờ thuê dịch vụ. Bố trí kiêm nhiệm chưa hợp lý (kế toán kiêm thủ quỹ); chưa có bảng mô tả công việc; kế toán dịch vụ không nắm sát nghiệp vụ hàng ngày.

2. Các giải pháp và đóng góp của đề tài

  • Hoàn thiện chu trình xử lý thông tin: Đưa ra giải pháp gắn kết trách nhiệm giữa kế toán nội bộ và kế toán dịch vụ, quy định khâu soát xét, ký duyệt chứng từ trước khi nhập liệu phần mềm.
  • Thiết kế mô hình kế toán quản trị chi tiết: Xây dựng danh mục tài khoản chi tiết cấp 2 và cấp 3 cho các tài khoản hàng tồn kho (TK 156), doanh thu (TK 511), giá vốn (TK 632) và xác định kết quả kinh doanh (TK 911) cho 3 nhóm hàng hóa chính (xi măng, phân bón, sắt thép), đi kèm tiêu thức phân bổ chi phí hoạt động.
  • Tăng cường kiểm soát nội bộ: Kiến nghị thực hiện quy trình kiểm kê hiện vật định kỳ đối với kho hàng và tài sản cố định trước khi khóa sổ lập BCTC năm, tránh thất thoát tài sản.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của khóa luận:
    • Nghiên cứu dừng lại ở cấp độ một doanh nghiệp thương mại quy mô nhỏ với mô hình kết hợp kế toán nội bộ và thuê dịch vụ bên ngoài, do đó tính phổ quát cho các loại hình doanh nghiệp khác (sản xuất, xây lắp, dịch vụ lớn) bị giới hạn.
    • Các giải pháp hoàn thiện hệ thống tài khoản và phân bổ chi phí quản trị ở Chương 3 mới dừng lại ở việc thiết kế danh mục mẫu (xi măng, phân bón, sắt thép), chưa có số liệu mô phỏng chạy thử nghiệm trên phần mềm kế toán để đánh giá hiệu quả chi phí thực tế.
  • Hướng nghiên cứu tiếp theo:
    • Mở rộng đánh giá việc áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC xem có tối ưu hơn việc áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC tại các đơn vị thương mại cùng quy mô hay không.
    • Xây dựng quy chế kiểm soát nội bộ chi tiết và quy trình chuyển đổi số toàn diện (bỏ sổ tay nội bộ, áp dụng phần mềm kế toán trực tiếp tại công ty).

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Nắm bắt phương pháp viết khóa luận thực tập tốt nghiệp về đề tài tổ chức công tác kế toán; hiểu rõ cách khảo sát thực tế 8 phần hành kế toán trong một doanh nghiệp thương mại.
  • Kế toán viên và nhà quản lý doanh nghiệp nhỏ và vừa: Tham khảo mô hình phân công công việc khi kết hợp nhân sự nội bộ với dịch vụ kế toán thuê ngoài; học hỏi cách thiết kế chi tiết hệ thống tài khoản doanh thu, chi phí để phục vụ quản trị từng mặt hàng.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH KDTM Bích Thủy đang áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Hình thức kế toán áp dụng là hình thức kế toán trên máy vi tính (sử dụng phần mềm MISA), in hệ thống sổ sách theo mẫu của hình thức Nhật ký chung.

2. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Bích Thủy có đặc điểm gì nổi bật?
Công ty tổ chức bộ máy theo mô hình tập trung, kết hợp giữa 02 nhân viên kế toán nội bộ tại trụ sở và thuê dịch vụ kế toán bên ngoài. Nhân viên nội bộ thực hiện theo dõi số liệu hàng ngày trên sổ tay, thu chi tiền mặt và quản lý công nợ; kế toán dịch vụ chịu trách nhiệm lập chứng từ tổng hợp trên Excel, nhập liệu vào phần mềm MISA, kê khai thuế và lập BCTC năm.

3. Điểm yếu lớn nhất trong việc tổ chức hệ thống chứng từ và tài khoản kế toán tại đơn vị là gì?
Về chứng từ, chứng từ do kế toán dịch vụ lập vào cuối tháng không có đầy đủ chữ ký phê duyệt của Giám đốc và các bên liên quan trước khi nhập liệu vào MISA. Về tài khoản, công ty chưa mở chi tiết các tài khoản hàng hóa (TK 156), doanh thu (TK 511), giá vốn (TK 632) và xác định kết quả kinh doanh (TK 911) theo từng mặt hàng, khiến doanh nghiệp không xác định được hiệu quả kinh doanh của từng sản phẩm.

4. Khóa luận đề xuất mở chi tiết những tài khoản nào để phục vụ kế toán quản trị?
Tác giả đề xuất mở chi tiết cấp 2 và cấp 3 cho TK 156 (15611, 15612, 15613 - Giá mua; 15621, 15622, 15623 - Chi phí thu mua), TK 511 (51111, 51112, 51113 - Doanh thu bán hàng), TK 632 và TK 911 theo từng nhóm mặt hàng kinh doanh chính gồm: xi măng, phân bón và sắt thép.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Đặng Thị Kim Loan đã phản ánh chi tiết, trung thực bức tranh thực tế về tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH KDTM Bích Thủy. Đề tài đã phân tích rõ nét những hạn chế điển hình của mô hình kế toán doanh nghiệp thương mại nhỏ như việc phụ thuộc vào kế toán dịch vụ, sử dụng sổ tay thủ công và thiếu vắng công tác kế toán quản trị. Các giải pháp hoàn thiện được đề xuất có căn cứ khoa học, bám sát các quy định của Luật Kế toán 2015 và Thông tư 200/2014/TT-BTC, mang lại giá trị ứng dụng thực tiễn cho đơn vị nghiên cứu.