Hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của chi nhánh công ty tnhh best care shipping tại hà nội

Trong bối cảnh toàn cầu hóa, thương mại quốc tế đóng vai trò then chốt, và Việt Nam không ngoại lệ. 74 trang · Trường Đại Học Thương Mại · 2024.

• Tác giả: Nguyễn Thị Diệu Linh
• Người hướng dẫn: Ts. Lê Thị Việt Nga
• Trường học: Trường Đại Học Thương Mại
• Chuyên ngành: Kinh Tế & Kinh Doanh Quốc Tế
• Đề tài: Hoàn Thiện Quy Trình Nhận Hàng Nhập Khẩu Bằng Đường Hàng Không Của Chi Nhánh Công Ty TNHH Best Care Shipping Tại Hà Nội
• Loại tài liệu: Khóa Luận Tốt Nghiệp
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI CẢM ƠN
• DANH MỤC BẢNG
• DANH MỤC BIỂU ĐỒ
• DANH MỤC HÌNH VẼ
• DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG NƯỚC NGOÀI
• DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT
• 1. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG
• 1.1. Tính cấp thiết của đề tài
• 1.2. Tổng quan nghiên cứu
• 1.3. Mục tiêu nghiên cứu
• 1.4. Đối tượng nghiên cứu
• 1.5. Phạm vi nghiên cứu
• 1.6. Phương pháp nghiên cứu
• 1.6.1. Phương pháp thu thập dữ liệu
• 1.6.2. Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu
• 1.6.3. Phương pháp tổng hợp
• 1.7. Kết cấu của đề tài
• 2. CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG
• 2.1. Khái quát về dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không
• 2.2. Khái niệm dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không
• 2.3. Đặc điểm của dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không
• 2.4. Vai trò của dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không
• 2.5. Nội dung quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không
• 2.5.1. Nhận thông tin chi tiết từ đại lý, khách hàng và ký kết hợp đồng
• 2.5.2. Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
• 2.5.3. Nhận Pre-elert, làm A/N, D/O
• 2.5.4. Khai báo hải quan trên phần mềm VNACC/VCIS. Thông quan hàng hoá
• 2.5.5. Nhận hàng hoá nhập khẩu và giao hàng cho khách
• 2.5.6. Quyết toán và lưu hồ sơ
• 2.6. Các yếu tố ảnh hưởng đến việc thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không
• 2.6.1. Yếu tố bên ngoài
• 2.6.2. Yếu tố bên trong
• 3. CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH BEST CARE SHIPPING TẠI HÀ NỘI
• 3.1. Giới thiệu Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội
• 3.1.1. Quá trình hình thành và phát triển. Lĩnh vực kinh doanh chính
• 3.1.2. Cơ cấu tổ chức
• 3.1.3. Nhân lực của công ty
• 3.1.4. Cơ sở vật chất – kỹ thuật
• 3.1.5. Tình hình tài chính của công ty
• 3.2. Khái quát hoạt động kinh doanh của Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội
• 3.2.1. Tình hình chung hoạt động kinh doanh của công ty
• 3.2.2. Tình hình hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty
• 3.3. Thực trạng việc thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội
• 3.3.1. Nhận thông tin chi tiết từ đại lý, khách hàng và ký kết hợp đồng
• 3.3.2. Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
• 3.3.3. Nhận Pre-elert, làm A/N, D/O
• 3.3.4. Khai báo hải quan trên phần mềm VNACC/VCIS. Thông quan hàng hoá
• 3.3.5. Nhận hàng nhập khẩu và giao hàng cho khách
• 3.3.6. Quyết toán và lưu hồ sơ
• 3.4. Đánh giá thực trạng việc thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội
• 4. CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH BEST CARE SHIPPING TẠI HÀ NỘI
• 4.1. Định hướng phát triển hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội
• 4.2. Cơ hội và thách thức trong hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không. Mục tiêu và phương hướng hoạt động của công ty
• 4.3. Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội
• 4.3.1. Hoàn thiện khâu kiểm tra, hoàn thiện hồ sơ, chứng từ
• 4.3.2. Hoàn thiện khâu thông quan hàng hoá
• 4.3.3. Hoàn thiện khâu kiểm hàng và nhận hàng
• 4.3.4. Hoàn thiện về nguồn nhân lực
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Quy Trình Nhận Hàng Nhập Khẩu Hàng Không

Trong bối cảnh toàn cầu hóa, thương mại quốc tế đóng vai trò then chốt, và Việt Nam không ngoại lệ. Việc hội nhập sâu rộng thông qua các hiệp định thương mại thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu, kéo theo nhu cầu lớn về dịch vụ giao nhận vận tải. Các công ty logistics hàng không ra đời để đáp ứng nhu cầu này. Nhập khẩu bằng đường hàng không được ưa chuộng vì tiết kiệm thời gian và đảm bảo chất lượng. Tuy nhiên, vẫn còn những thách thức trong quy trình. Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping Hà Nội là một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực này. Nghiên cứu "Hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không" có ý nghĩa quan trọng, giúp nhân viên thực hiện nhiệm vụ hiệu quả, đóng góp vào sự phát triển của công ty. Đây là vấn đề cấp thiết, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp giao nhận hàng không.

1.1. Sự Cần Thiết Của Nghiên Cứu Quy Trình Nhập Khẩu Hàng Không

Nghiên cứu này trở nên cấp thiết do sự gia tăng nhu cầu nhập khẩu hàng hóa và sự cạnh tranh gay gắt trong ngành logistics. Việc hoàn thiện quy trình giúp nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa chi phí. Theo tài liệu, "việc hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không mang ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với nhân viên công ty trong việc giúp họ thực hiện nghĩa vụ của mình một cách hiệu quả, đồng thời cũng đóng góp cho sự phát triển của công ty." Nghiên cứu này không chỉ có giá trị cho Best Care Shipping Hà Nội mà còn cho nhiều công ty giao nhận khác.

1.2. Mục Tiêu và Phạm Vi Nghiên Cứu Quy Trình Giao Nhận Hàng

Mục tiêu chính của nghiên cứu là đánh giá thực trạng quy trình giao nhận hàng không tại Best Care Shipping Hà Nội. Phạm vi nghiên cứu bao gồm các hoạt động liên quan đến quy trình nhận hàng nhập khẩu, từ khi nhận thông tin đến khi giao hàng cho khách hàng. Thời gian nghiên cứu tập trung vào giai đoạn 2020-2023. Dữ liệu được thu thập từ cả nguồn sơ cấp (quan sát thực tế) và thứ cấp (báo cáo tài chính, tài liệu nội bộ). Các phương pháp phân tích được sử dụng bao gồm thống kê, phân tích và tổng hợp.

II. Cơ Sở Lý Luận Về Quy Trình Nhận Hàng Nhập Khẩu Hàng Air

Quy trình nhận hàng nhập khẩu hàng không bao gồm nhiều bước, từ nhận thông tin từ khách hàng đến lưu hồ sơ. Mỗi bước đều có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn và đúng thời gian. Các yếu tố bên ngoài như quy định hải quan, biến động thị trường ảnh hưởng đến quy trình. Yếu tố bên trong như năng lực nhân viên, hệ thống quản lý cũng đóng vai trò quan trọng. Để hiểu rõ quy trình, cần nắm vững khái niệm, đặc điểm và vai trò của dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không. Theo tài liệu, "Việc phát triển các dịch vụ giao nhận và vận tải hàng hóa quốc tế, đặc biệt là trong lĩnh vực nhập khẩu, đang ngày càng mở rộng và sâu hơn, đóng góp quan trọng vào việc tạo ra giá trị gia tăng cao hơn cho các doanh nghiệp có nhu cầu nhập khẩu hàng hóa."

2.1. Các Bước Cơ Bản Trong Quy Trình Nhập Khẩu Hàng Hóa

Quy trình bao gồm: (1) Nhận thông tin từ đại lý, khách hàng và ký kết hợp đồng. (2) Nhận và kiểm tra bộ chứng từ. (3) Nhận Pre-alert, làm A/N, D/O. (4) Khai báo hải quan trên phần mềm VNACC/VCIS. (5) Thông quan hàng hoá. (6) Nhận hàng hoá nhập khẩu và giao hàng cho khách. (7) Quyết toán và lưu hồ sơ. Mỗi bước đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ quy định. Bất kỳ sai sót nào cũng có thể dẫn đến chậm trễ và phát sinh chi phí.

2.2. Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Quy Trình Giao Nhận Nhập Khẩu

Các yếu tố bên ngoài bao gồm: quy định hải quan, chính sách thuế, biến động tỷ giá, và tình hình kinh tế thế giới. Các yếu tố bên trong bao gồm: năng lực nhân viên, trình độ công nghệ, hệ thống quản lý, và mối quan hệ với các đối tác. Cả yếu tố bên trong và bên ngoài cần được xem xét để quy trình diễn ra suôn sẻ. Ví dụ, việc thay đổi quy định hải quan có thể yêu cầu điều chỉnh quy trình để đảm bảo tuân thủ.

III. Phân Tích Thực Trạng Quy Trình Nhận Hàng Tại Best Care HN

Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội đã trải qua quá trình hình thành và phát triển, tập trung vào lĩnh vực giao nhận hàng hóa. Công ty có cơ cấu tổ chức rõ ràng, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và cơ sở vật chất kỹ thuật đáp ứng yêu cầu. Tình hình tài chính của công ty ổn định. Tuy nhiên, vẫn còn những hạn chế trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không. Việc đánh giá thực trạng giúp xác định điểm mạnh, điểm yếu và đưa ra giải pháp cải thiện. Theo tài liệu, "trong khoảng 1 gian thực tập tại công ty, nhận thấy rằng việc hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không mang ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với nhân viên công ty trong việc giúp họ thực hiện nghĩa vụ của mình một cách hiệu quả, đồng thời cũng đóng góp cho sự phát triển của công ty."

3.1. Giới Thiệu Best Care Shipping Hà Nội Tổng Quan Doanh Nghiệp

Best Care Shipping Hà Nội là một chi nhánh của công ty TNHH Best Care Shipping, hoạt động trong lĩnh vực logistics. Công ty cung cấp các dịch vụ như vận chuyển hàng không, khai báo hải quan, và giao nhận hàng hóa. Cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm các phòng ban chức năng, phối hợp để đảm bảo hoạt động suôn sẻ. Công ty có đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và trang thiết bị hiện đại.

3.2. Đánh Giá Thực Trạng Quy Trình Nhận Hàng Nhập Khẩu Hàng Air

Thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu tại Best Care Shipping Hà Nội có những điểm mạnh và điểm yếu. Điểm mạnh là quy trình được thực hiện khá bài bản, có sự phối hợp giữa các bộ phận. Điểm yếu là còn một số khâu chưa được tối ưu, ví dụ như khâu kiểm tra chứng từ, khai báo hải quan có thể mất nhiều thời gian. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình còn hạn chế.

3.3. Số Liệu Thống Kê Về Nhận Hàng Nhập Khẩu Giai Đoạn 2020 2023

Trong giai đoạn 2020-2023, doanh thu từ hoạt động nhận hàng nhập khẩu của Best Care Shipping Hà Nội có sự tăng trưởng. Tuy nhiên, tỷ lệ lợi nhuận còn chưa cao. Các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu là hàng điện tử, hàng tiêu dùng, và hàng may mặc. Số liệu thống kê cho thấy còn nhiều tiềm năng để phát triển hoạt động nhận hàng nhập khẩu.

IV. Giải Pháp Hoàn Thiện Quy Trình Nhận Hàng Nhập Khẩu

Để hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại Best Care Shipping Hà Nội, cần có các giải pháp đồng bộ. Các giải pháp bao gồm: hoàn thiện khâu kiểm tra chứng từ, hoàn thiện khâu thông quan hàng hóa, hoàn thiện khâu kiểm hàng và nhận hàng, và hoàn thiện về nguồn nhân lực. Các giải pháp này cần được thực hiện một cách bài bản và có sự phối hợp giữa các bộ phận. Theo tài liệu, "Đây là một vấn đề cấp thiết không chỉ đối với Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội mà còn đối với hầu hết các công ty giao nhận nói chung trong bối cảnh gia tăng về nhu cầu nhập khẩu cùng với sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp logistics."

4.1. Nâng Cao Chất Lượng Nguồn Nhân Lực Về Thủ Tục Nhập Khẩu

Đào tạo và nâng cao trình độ cho nhân viên là yếu tố then chốt. Nhân viên cần được trang bị kiến thức về thủ tục nhập khẩu, quy định hải quan, và các nghiệp vụ liên quan. Cần có các chương trình đào tạo thường xuyên để cập nhật kiến thức mới. Việc đào tạo cần chú trọng cả lý thuyết và thực hành.

4.2. Ứng Dụng Công Nghệ Vào Quy Trình Logistics Hàng Không

Ứng dụng công nghệ thông tin giúp tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót, và nâng cao hiệu quả. Cần triển khai các phần mềm quản lý logistics, phần mềm khai báo hải quan, và các công cụ hỗ trợ khác. Việc ứng dụng công nghệ cần được thực hiện một cách bài bản và có kế hoạch.

4.3. Tối Ưu Khâu Kiểm Tra Chứng Từ Nhập Khẩu Hàng Không

Khâu kiểm tra chứng từ cần được thực hiện một cách kỹ lưỡng và chính xác. Cần có quy trình kiểm tra rõ ràng và các biểu mẫu hỗ trợ. Việc kiểm tra cần đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ và tuân thủ quy định của hải quan. Cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ.

V. Định Hướng Phát Triển Hoạt Động Nhận Hàng Air Tại Best Care

Để phát triển hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không, Best Care Shipping Hà Nội cần xác định rõ định hướng phát triển. Định hướng này cần phù hợp với tình hình thị trường và năng lực của công ty. Cơ hội và thách thức cần được xem xét để đưa ra quyết định đúng đắn. Mục tiêu và phương hướng hoạt động cần được cụ thể hóa để dễ dàng thực hiện. Theo tài liệu, "Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số thách thức trong quy trình vận chuyển bằng đường hàng không, và các công ty logistics tại Việt Nam vẫn đang gặp hạn chế trong việc tối ưu hiệu quả hoạt động cung cấp dịch vụ giao nhận cho phương thức vận tải này."

5.1. Phân Tích Cơ Hội và Thách Thức Của Thị Trường Nhập Khẩu

Thị trường nhập khẩu hàng không Việt Nam đang có nhiều cơ hội phát triển do sự tăng trưởng của nền kinh tế và hội nhập quốc tế. Tuy nhiên, cũng có nhiều thách thức như cạnh tranh gay gắt, quy định hải quan phức tạp, và biến động thị trường. Cần phân tích kỹ lưỡng cơ hội và thách thức để đưa ra chiến lược phù hợp.

5.2. Xây Dựng Mục Tiêu Và Phương Hướng Hoạt Động Cụ Thể

Mục tiêu cần được xác định rõ ràng, ví dụ như tăng trưởng doanh thu, nâng cao chất lượng dịch vụ, hoặc mở rộng thị trường. Phương hướng hoạt động cần được cụ thể hóa, ví dụ như tập trung vào một số mặt hàng nhất định, hoặc cung cấp dịch vụ trọn gói. Cần có kế hoạch thực hiện cụ thể để đạt được mục tiêu.

VI. Kết Luận và Tầm Quan Trọng Của Nghiên Cứu Nhận Hàng Air

Nghiên cứu về hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại Best Care Shipping Hà Nội có ý nghĩa quan trọng. Nghiên cứu giúp nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu sai sót, và tối ưu hóa chi phí. Các giải pháp đề xuất có thể được áp dụng vào thực tế để cải thiện quy trình. Nghiên cứu này có thể là cơ sở cho các nghiên cứu tiếp theo về lĩnh vực logistics hàng không. Theo tài liệu, "Đây là một vấn đề cấp thiết không chỉ đối với Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội mà còn đối với hầu hết các công ty giao nhận nói chung trong bối cảnh gia tăng về nhu cầu nhập khẩu cùng với sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp logistics."

6.1. Tóm Tắt Các Giải Pháp Chính Để Hoàn Thiện Quy Trình

Các giải pháp chính bao gồm: nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, ứng dụng công nghệ thông tin, tối ưu khâu kiểm tra chứng từ, và xác định rõ định hướng phát triển. Các giải pháp này cần được thực hiện một cách đồng bộ và có sự phối hợp giữa các bộ phận.

6.2. Hướng Nghiên Cứu Tiếp Theo Về Logistics Và Giao Nhận

Các hướng nghiên cứu tiếp theo có thể tập trung vào ứng dụng trí tuệ nhân tạo vào quy trình logistics, nghiên cứu về chuỗi cung ứng xanh, hoặc nghiên cứu về tác động của thương mại điện tử đến ngành giao nhận hàng không. Cần có sự đầu tư vào nghiên cứu và phát triển để ngành logistics Việt Nam phát triển bền vững.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong tiến trình toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng, hoạt động thương mại quốc tế đã trở thành động lực tăng trưởng quan trọng của nhiều quốc gia. Việc Việt Nam tích cực tham gia các hiệp định thương mại tự do song phương và đa phương (như CPTPP, EVFTA, RCEP) cùng việc gỡ bỏ dần các rào cản thuế quan và phi thuế quan đã tạo điều kiện thuận lợi cho lưu lượng hàng hóa xuất nhập khẩu tăng trưởng nhanh chóng. Kéo theo đó, nhu cầu đối với các dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế ngày càng mở rộng.

Trong số các phương thức vận chuyển hàng hóa ngoại thương (đường biển, đường bộ, đường sắt và đường hàng không), phương thức vận tải hàng không ngày càng được nhiều doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn nhờ lợi thế vượt trội về tốc độ vận chuyển, rút ngắn thời gian giao hàng và đảm bảo an toàn chất lượng cho các mặt hàng giá trị cao hoặc nhạy cảm về thời gian. Tuy nhiên, dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không vẫn gặp phải nhiều rào cản từ thủ tục chứng từ phức tạp, biến động giá cước đến quy trình khai báo và thông quan tại cảng hàng không. Các doanh nghiệp logistics tại Việt Nam vẫn đối mặt với những hạn chế nhất định trong việc tối ưu hóa hiệu quả chuỗi dịch vụ này.

Chi nhánh Công ty Trách nhiệm hữu hạn (TNHH) Best Care Shipping tại Hà Nội là đơn vị cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Xuất phát từ yêu cầu nâng cao năng lực phục vụ, giảm thiểu sai sót chứng từ và nâng cao hiệu quả vận hành thực tế tại chi nhánh, tác giả Nguyễn Thị Diệu Linh đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài: "Hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội".

Văn bản xác định rõ các nội dung nghiên cứu trọng tâm như sau:

1. Mục tiêu nghiên cứu: Tìm hiểu thực trạng việc thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội; dựa trên cơ sở lý luận và kết quả phân tích thực tiễn để đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình này tại chi nhánh.
2. Đối tượng nghiên cứu: Những vấn đề lý luận cơ bản và thực trạng thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội.
3. Phạm vi nghiên cứu:

• Phạm vi không gian: Nghiên cứu được giới hạn tại Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội (Phòng 703, tầng 7, tòa nhà V.T Building, 98 Hoàng Quốc Việt, phường Nghĩa Đô, quận Cầu Giấy, Hà Nội).
• Phạm vi thời gian: Khóa luận thu thập, xử lý và phân tích số liệu hoạt động trong giai đoạn 4 năm, từ năm 2020 đến năm 2023.
• Phạm vi nội dung: Tập trung nghiên cứu các bước nghiệp vụ trong quy trình nhận hàng nhập khẩu đường hàng không, các nhân tố ảnh hưởng và các biện pháp hoàn thiện quy trình.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận hệ thống hóa cơ sở lý luận về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không dựa trên các khái niệm và nghiệp vụ chuẩn của ngành logistics:

• Khái niệm: Dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không là tập hợp các nghiệp vụ liên quan đến quá trình vận tải hàng không nhằm thay mặt người nhận hàng (người nhập khẩu) giám sát việc vận chuyển hàng hóa từ khi người nhận hàng lo liệu vận chuyển, qua các khâu xử lý thủ tục, cho đến khi giao hàng tận tay người nhận cuối cùng. Người giao nhận chịu trách nhiệm kiểm tra chứng từ, nộp cước, làm thủ tục hải quan, lưu kho bãi và bàn giao hàng hóa.
• Đặc điểm của dịch vụ: Khóa luận chỉ rõ 4 đặc điểm cốt lõi gồm tính vô hình (chất lượng chỉ cảm nhận qua thời gian, tính an toàn, độ chuẩn xác của chứng từ); tính không thể tách rời (quá trình cung ứng và tiêu thụ dịch vụ diễn ra đồng thời, không thể lưu kho sản phẩm dịch vụ); tính thụ động (phụ thuộc vào quy định pháp luật của các quốc gia, chính sách của hãng hàng không và nhu cầu khách hàng); và tính thời vụ (biến động theo chu kỳ xuất nhập khẩu hàng hóa).
• Công cụ và khung kỹ thuật nghiệp vụ: Quá trình phân tích gắn liền với việc sử dụng Hệ thống thông quan tự động và Cơ sở dữ liệu thông tin nghiệp vụ hải quan VNACCS/VCIS (Vietnam Automated Cargo And Port Consolidated System / Vietnam Customs Intelligence Information System), phần mềm khai báo hải quan ECUS, phần mềm quản lý giao nhận FAST (Freight Assistance System Technology), hệ thống phân loại mã HS (Harmonized System), cơ chế quản lý lệnh giao hàng điện tử (EDO) và vận đơn hàng không (AWB/HAWB/MAWB).

Phương pháp nghiên cứu được tác giả áp dụng bao gồm:

• Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Thu thập thông qua quan sát thực tế trong thời gian thực tập tại Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội, trực tiếp tham gia và theo dõi các thao tác nghiệp vụ tại Phòng Chứng từ (Docs/Cus) và Phòng Hiện trường (Ops).
• Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Dữ liệu được trích lục từ hệ thống tài liệu nội bộ của công ty trong giai đoạn 2020 - 2023, bao gồm Báo cáo tài chính, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính, báo cáo nhân sự và sổ sách thống kê từ Phòng Kế toán. Bên cạnh đó, tác giả tham khảo các văn bản pháp luật, tạp chí và bài viết chuyên ngành liên quan.
• Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu: Sử dụng phương pháp thống kê mô tả để hệ thống hóa số liệu tài chính, doanh thu, nhân sự và cơ cấu hàng hóa; phương pháp so sánh logic nhằm đánh giá biến động qua các năm (2020 - 2023); và phương pháp tổng hợp để rút ra kết luận về các mắt xích hạn chế trong quy trình nghiệp vụ.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan nghiên cứu vấn đề quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không

Chương này trình bày tính cấp thiết của đề tài, xác định đối tượng, mục tiêu, phạm vi và phương pháp nghiên cứu. Tác giả tiến hành điểm luận 5 công trình nghiên cứu trước đây tại Trường Đại học Thương Mại:

• Đề tài của Lữ Thị Hồng Nhung (2013) tại Công ty TNHH giao nhận vận tải Hà Thành: Đã chỉ ra ưu nhược điểm của dịch vụ hàng không nhưng các giải pháp đề xuất còn mang tính chung chung, chưa gắn kết chặt chẽ với thực trạng.
• Đề tài của Đào Thị Thùy (2015) tại Công ty TNHH vận tải Việt Nhật: Đưa ra giải pháp về mã HS, chứng từ và phương tiện vận tải, song chưa đi sâu vào diễn biến thực tế của từng khâu trong quy trình giao nhận.
• Đề tài của Vũ Thị Lan Anh (2019) tại Công ty tiếp vận EZ Shipping: Tập trung vào quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, giải pháp chưa mang tính đặc thù cho phương thức hàng không.
• Đề tài của Trần Thị Lệ Hằng (2020) tại Công ty TNHH giao nhận quốc tế Trường Thành: Phân tích quy trình đường biển, giải pháp chưa sát thực tế hiện nay.
• Đề tài của Lã Thị Nga (2021) tại Công ty Cổ phần Logistics ASG: Tiếp cận dưới góc độ quản trị quy trình hơn là phân tích chi tiết quy trình nghiệp vụ nhận hàng đường hàng không.

Qua việc tổng thuật, tác giả chỉ ra khoảng trống nghiên cứu và khẳng định sự cần thiết của việc phân tích sâu chuỗi nghiệp vụ thực tế gắn với số liệu của Best Care Shipping Hà Nội giai đoạn 2020 - 2023.

Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không

Chương 2 xây dựng khung lý thuyết chuẩn hóa quy trình nhận hàng nhập khẩu đường hàng không thành 7 bước kế tiếp nhau:

1. Nhận thông tin chi tiết từ đại lý, khách hàng và ký kết hợp đồng: Tiếp nhận yêu cầu vận chuyển, thỏa thuận chi phí, báo giá và tiến hành ký hợp đồng dịch vụ.
2. Nhận và kiểm tra bộ chứng từ: Rà soát tính hợp lệ và nhất quán giữa Hợp đồng ngoại thương (SC), Hóa đơn thương mại (CI), Bản kê đóng gói (PL), Vận đơn hàng không (AWB), Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) và mã số HS của hàng hóa.
3. Nhận Pre-alert, làm thông báo hàng đến (A/N) và lệnh giao hàng (D/O): Xin phân quyền từ hãng hàng không, nhận giấy báo hàng đến, khai báo Manifest (dựa trên MAWB, HAWB, A/N), phát hành A/N, D/O và Giấy báo nợ (Debit Note) cho khách hàng; làm thủ tục thanh toán cước hàng không (A/F) và phí địa phương (LCC) cho hãng bay để lấy lệnh giao hàng điện tử (EDO) hoặc lệnh giấy.
4. Khai báo hải quan trên phần mềm VNACCS/VCIS: Nhân viên chứng từ nhập dữ liệu lên phần mềm ECUS để lập tờ khai nháp, gửi khách hàng xác nhận và truyền dữ liệu điện tử lên hệ thống hải quan để nhận kết quả phân luồng.
5. Thông quan hàng hóa: Xử lý theo từng luồng: Luồng Xanh (miễn kiểm tra hồ sơ và hàng hóa, đóng thuế, lấy mã vạch thông quan); Luồng Vàng (hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ chứng từ giấy); Luồng Đỏ (kiểm tra hồ sơ kết hợp kiểm hóa thực tế hàng hóa).
6. Nhận hàng hóa nhập khẩu và giao hàng cho khách: Nhân viên hiện trường (Ops) xuất trình AWB, D/O tại kho hàng sân bay, kiểm tra tình trạng hàng hóa, lập biên bản giám định nếu phát hiện tổn thất/sai lệch và bố trí phương tiện vận tải đường bộ đưa hàng về địa điểm khách hàng chỉ định.
7. Quyết toán và lưu hồ sơ: Phát hành hồ sơ quyết toán các chi phí phát sinh (lưu kho, bốc xếp, vận chuyển nội địa) và lưu trữ hồ sơ phục vụ tra cứu kế toán và hải quan.

Chương này cũng phân loại các yếu tố ảnh hưởng gồm nhóm yếu tố bên ngoài (chính trị - pháp luật, kinh tế, tỷ giá hối đoái, điều kiện tự nhiên, thời tiết tại sân bay, khoa học công nghệ, khách hàng, đối thủ cạnh tranh) và nhóm yếu tố bên trong (tiềm lực tài chính, trình độ nhân sự, cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ).

Chương 3: Thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội

Chương 3 tập trung vào bức tranh thực tế tại đơn vị nghiên cứu:

• Thông tin doanh nghiệp: Chi nhánh được thành lập ban đầu tại Khâm Thiên, đến tháng 12/2019 chuyển về số 98 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội; người đại diện pháp luật là Tổng giám đốc Trần Quang Bửu; mã số thuế 0313388006-002; vốn điều lệ đạt mức gần 12,5 tỷ đồng; là thành viên mạng lưới JCTrans và WCA (mã số thành viên: 124588).
• Nhân lực: Tính đến tháng 12/2023, chi nhánh có 55 nhân viên. Về trình độ: 51 người có trình độ Đại học và trên Đại học (92,7%), 4 người trình độ Cao đẳng (7,3%). Về giới tính: 40 nữ (72,7%) và 15 nam (27,3%). Về cơ cấu bộ phận: Phòng Sales - Marketing có 33 người (60,0%), Phòng Chứng từ (Docs/Cus) có 12 người (21,8%), Phòng Hiện trường (Ops) có 5 người (9,1%), Phòng Kế toán có 4 người (7,3%), Ban Giám đốc có 1 người (1,8%).
• Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh tổng quát:
  • Vốn: Năm 2020 tổng vốn là 10.795 triệu VNĐ (vốn lưu động 6.316 triệu VNĐ, vốn cố định 4.479 triệu VNĐ).
  • Doanh thu và lợi nhuận: Năm 2020 doanh thu thuần đạt 30.263 triệu VNĐ, lợi nhuận thuần từ HĐKD đạt 1.209 triệu VNĐ, tổng lợi nhuận kế toán trước thuế đạt 1.117 triệu VNĐ, lợi nhuận sau thuế đạt 854 triệu VNĐ. Năm 2021 lợi nhuận thuần tăng 2,93 lần so với 2020. Năm 2022 doanh thu thuần tăng hơn 15% so với năm 2021.
  • Doanh thu theo mảng dịch vụ: Mảng đường biển chiếm tỷ trọng lớn nhất (năm 2020 đạt 22.342 triệu VNĐ, năm 2023 đạt 20,8 tỷ VNĐ). Dịch vụ hàng không năm 2020 đạt 4.026 triệu VNĐ (chiếm 21,87% tổng doanh thu), năm 2022 tăng 66,57% so với 2020, năm 2023 đạt hơn 6,2 tỷ VNĐ. Mảng thủ tục hải quan và vận tải nội địa chiếm 11,23% (năm 2020 đạt 3.895 triệu VNĐ).
  • Thị trường: Thị trường Châu Á chiếm 64,69% tổng doanh thu năm 2023, trong đó riêng Trung Quốc chiếm hơn 70% doanh thu Châu Á và gần 50% tổng doanh thu hàng năm.

Chỉ tiêu doanh thu dịch vụ hàng không	Năm 2020	Năm 2021	Năm 2022	Năm 2023
Doanh thu nhận hàng nhập khẩu hàng không (triệu VNĐ)	1.191	N/A	> 3.000	N/A
Doanh thu dịch vụ hàng không nói chung (triệu VNĐ)	4.026	N/A	N/A	> 6.200
Tỷ trọng doanh thu nhận hàng nhập khẩu trên tổng mảng hàng không (%)	38,7%	43,6%	45,1%	42,8%

• Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu bằng đường hàng không năm 2023: Hàng tươi sống chiếm 32%; Hàng khô, may mặc chiếm 23%; Thủy, hải sản đông lạnh chiếm 17%; Hàng nguy hiểm chiếm 10%; Linh kiện điện tử chiếm 5%; Các mặt hàng khác chiếm 13%.
• Điển cứu thực tế (Case Study): Phân tích lô hàng số JOB: HNBAI2312097. Hãng bay vận chuyển là Qatar Airways (chuyến bay QR-8950); Tuyến đường từ Cảng hàng không Incheon (Hàn Quốc) về Cảng hàng không quốc tế Nội Bài (Hà Nội, Việt Nam). Người gửi hàng (Shipper) là TAEYOUNG E&C (Hàn Quốc); Người nhận hàng (Consignee) là Công ty Cổ phần Phân phối Biến thế và Thiết bị điện miền Bắc; Khối lượng hàng: Gross Weight: 263 kg, Chargeable Weight: 263 kg. Tác giả minh chứng đầy đủ hệ thống chứng từ thực tế gồm A/N, Debit Note, Commercial Invoice, Packing List, Airway Bill và giao diện phần mềm FAST.

Chương 4: Định hướng và giải pháp hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội

Dựa trên phân tích thực trạng và bối cảnh phục hồi kinh tế hậu đại dịch, tác giả đề xuất 4 nhóm giải pháp cụ thể:

1. Hoàn thiện khâu kiểm tra, hoàn thiện hồ sơ, chứng từ: Thiết lập quy chuẩn kiểm soát chéo chứng từ ngay khi nhận bản nháp từ đại lý nước ngoài, rà soát chi tiết tên hàng, trọng lượng, điều kiện giao hàng và kiểm tra tính chính xác của mã HS nhằm hạn chế tối đa việc điều chỉnh Manifest hoặc phát sinh chi phí phạt từ hãng hàng không.
2. Hoàn thiện khâu thông quan hàng hóa: Nâng cao nghiệp vụ khai báo trên hệ thống VNACCS/VCIS và phần mềm ECUS; chuẩn bị sẵn sàng hồ sơ giải trình chi tiết để rút ngắn thời gian xử lý khi lô hàng bị phân vào luồng vàng hoặc luồng đỏ tại Chi cục Hải quan cửa khẩu sân bay quốc tế Nội Bài.
3. Hoàn thiện khâu kiểm hàng và nhận hàng: Phối hợp chặt chẽ giữa nhân viên Ops tại sân bay với bộ phận kho hàng và các đơn vị vận tải bộ nội địa; tăng cường kiểm tra thực tế tình trạng bao bì, niêm phong ngay khi tiếp nhận từ kho hàng không để kịp thời lập biên bản giám định nếu xảy ra rách vỡ hoặc thiếu hụt.
4. Hoàn thiện về nguồn nhân lực: Tổ chức các chương trình đào tạo nghiệp vụ định kỳ cho bộ phận Docs/Cus và Ops; bồi dưỡng kỹ năng ngoại ngữ thương mại, cập nhật các quy định pháp luật hải quan mới và kỹ năng xử lý tranh chấp phát sinh trong quá trình giao nhận.

Kết quả và đóng góp

Văn bản khóa luận đã đạt được các kết quả cụ thể:

• Phản ánh trung thực bức tranh tài chính và hoạt động kinh doanh giai đoạn 2020 - 2023: Làm rõ quy mô vốn (từ 10,79 tỷ VNĐ năm 2020 tăng lên gần 12,5 tỷ VNĐ vốn điều lệ), doanh thu thuần (năm 2020 đạt 30,26 tỷ VNĐ), và sự tăng trưởng của mảng vận tải hàng không (từ hơn 4,02 tỷ VNĐ năm 2020 lên hơn 6,2 tỷ VNĐ năm 2023). Tỷ trọng mảng nhận hàng nhập khẩu hàng không duy trì ổn định ở mức 38,7% đến 45,1% trong tổng doanh thu hàng không.
• Thống kê chi tiết cơ cấu nguồn nhân lực và cơ cấu hàng hóa: Cung cấp số liệu chính xác về 55 nhân sự (92,7% trình độ đại học trở lên, nữ giới chiếm ưu thế với 72,7%, phòng Sales chiếm 60% tổng nhân lực) và xác định hàng tươi sống (32%) cùng hàng may mặc (23%) là hai mặt hàng thế mạnh lớn nhất nhập khẩu qua đường hàng không của chi nhánh trong năm 2023.
• Minh họa nghiệp vụ bằng hồ sơ lô hàng có thật: Việc đưa vào phân tích hồ sơ lô hàng JOB: HNBAI2312097 (vận chuyển thiết bị biến thế 263 kg từ Incheon về Nội Bài của hãng Qatar Airways) đã làm rõ các thao tác nghiệp vụ thực tế trên phần mềm ECUS và FAST, đối chiếu giữa A/N, D/O và Debit Note.
• Đóng góp so với các nghiên cứu trước: Khắc phục sự thiếu hụt của các đề tài năm 2013, 2015, 2019, 2020 và 2021 (vốn thiên về lý thuyết chung chung, tập trung vào đường biển hoặc chỉ nghiên cứu góc độ quản trị) bằng cách cung cấp quy trình 7 bước chi tiết gắn liền với thực tế vận hành tại cảng hàng không Nội Bài và đưa ra 4 nhóm giải pháp khả thi cho doanh nghiệp giao nhận.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số giới hạn dựa trên phạm vi và dữ liệu thực tế:

• Phạm vi nghiên cứu giới hạn: Dữ liệu và thực tiễn vận hành chỉ phản ánh tình hình hoạt động tại Chi nhánh Hà Nội của Công ty TNHH Best Care Shipping, chưa bao quát toàn bộ hoạt động của toàn công ty tại các chi nhánh khác (như văn phòng Hải Phòng hay trụ sở chính).
• Nguồn số liệu: Số liệu thứ cấp phục vụ phân tích được trích xuất từ các báo cáo nội bộ của Phòng Kế toán trong giai đoạn 2020 - 2023; số liệu sơ cấp chủ yếu dựa trên quan sát cá nhân trong kỳ thực tập của tác giả.
• Hướng mở rộng nghiên cứu: Các nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát trên quy mô toàn hệ thống công ty; áp dụng thêm phương pháp khảo sát định lượng để đo lường mức độ hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ giao nhận hàng không; hoặc nghiên cứu giải pháp kết hợp phương thức vận tải đa phương thức (Air - Sea) nhằm tối ưu hóa chi phí logistics trong bối cảnh giá cước biến động.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận này là tài liệu tham khảo có giá trị học thuật và thực tiễn:

• Đối với sinh viên và người làm nghiên cứu: Sinh viên chuyên ngành Kinh tế quốc tế, Kinh doanh quốc tế, Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng có thể sử dụng khóa luận như một mẫu hình nghiên cứu thực trạng nghiệp vụ tại doanh nghiệp. Đặc biệt, cách phân loại 7 bước quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không và phương pháp tiếp cận các nhân tố ảnh hưởng tại Chương 2 là nguồn tham khảo lý thuyết rõ ràng.
• Đối với nhân viên mới ngành Logistics (Forwarder): Tài liệu cung cấp kiến thức nền tảng thực tế cho các vị trí nhân viên chứng từ (Docs/Cus) và nhân viên hiện trường (Ops). Phân tích điển cứu lô hàng JOB: HNBAI2312097 tại Chương 3 giúp người đọc hình dung chi tiết cách lập, luân chuyển và đối chiếu các chứng từ như AWB, Arrival Notice, Delivery Order, Debit Note cũng như thao tác khai báo Manifest và phân luồng trên hệ thống VNACCS/VCIS.

Câu hỏi thường gặp

Lô hàng thực tế được phân tích điển cứu trong khóa luận có thông tin cụ thể như thế nào?

Lô hàng mang mã số JOB: HNBAI2312097, vận chuyển trên chuyến bay QR-8950 của hãng hàng không Qatar Airways, hành trình từ Cảng hàng không Incheon (Hàn Quốc) về Cảng hàng không quốc tế Nội Bài (Hà Nội, Việt Nam). Người gửi hàng là Công ty TAEYOUNG E&C (Hàn Quốc) và người nhận hàng là Công ty Cổ phần Phân phối Biến thế và Thiết bị điện miền Bắc. Khối lượng tổng (Gross Weight) và khối lượng tính cước (Chargeable Weight) của lô hàng đều là 263 kg.

Cơ cấu nhân sự của Chi nhánh Best Care Shipping Hà Nội tại thời điểm tháng 12/2023 có đặc điểm gì?

Chi nhánh có tổng cộng 55 nhân sự. Về trình độ học vấn, 92,7% nhân sự (51 người) có trình độ Đại học và trên Đại học, 7,3% (4 người) có trình độ Cao đẳng. Về cơ cấu giới tính, nhân sự nữ chiếm đa số với 72,7% (40 người), nam giới chiếm 27,3% (15 người). Về phân bổ phòng ban, Phòng Sales - Marketing chiếm tỷ lệ cao nhất với 60,0% (33 người), tiếp theo là Phòng Chứng từ Docs/Cus chiếm 21,8% (12 người), Phòng Hiện trường Ops chiếm 9,1% (5 người), Phòng Kế toán chiếm 7,3% (4 người) và Giám đốc kinh doanh chiếm 1,8% (1 người).

Những mặt hàng nào chiếm tỷ trọng nhập khẩu bằng đường hàng không lớn nhất của chi nhánh trong năm 2023?

Theo thống kê tại Chương 3 của khóa luận, cơ cấu mặt hàng nhập khẩu bằng đường hàng không năm 2023 gồm: Hàng tươi sống dẫn đầu với 32%, tiếp theo là hàng khô và may mặc chiếm 23%, thủy hải sản đông lạnh chiếm 17%, hàng nguy hiểm chiếm 10%, các mặt hàng khác chiếm 13% và linh kiện điện tử chiếm 5%.

Doanh thu từ hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại chi nhánh biến động ra sao trong giai đoạn 2020 - 2023?

Doanh thu nhận hàng nhập khẩu đường hàng không năm 2020 đạt 1.191 triệu VNĐ (chiếm 38,7% doanh thu mảng hàng không). Tỷ trọng này tăng lên 43,6% năm 2021; đạt mốc hơn 3 tỷ VNĐ (chiếm tỷ trọng cao nhất 45,1%) vào năm 2022 khi các hoạt động giao thương phục hồi mạnh sau đại dịch; và đạt tỷ trọng 42,8% trong năm 2023 khi tổng doanh thu mảng hàng không đạt hơn 6,2 tỷ VNĐ.

Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại chi nhánh được thực hiện qua các bước nào?

Quy trình gồm 7 bước nghiệp vụ liên hoàn: (1) Nhận thông tin chi tiết từ đại lý, khách hàng và ký kết hợp đồng; (2) Nhận và kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ; (3) Nhận Pre-alert, phát hành A/N, D/O, khai Manifest và thanh toán cước A/F, LCC; (4) Khai báo hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS qua phần mềm ECUS; (5) Thực hiện thủ tục thông quan hàng hóa theo luồng Xanh, Vàng hoặc Đỏ; (6) Nhận hàng hóa tại kho sân bay và tổ chức giao hàng cho khách; (7) Quyết toán chi phí dịch vụ và lưu trữ hồ sơ.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Diệu Linh đã phản ánh toàn diện cơ sở lý thuyết và thực trạng thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội giai đoạn 2020 - 2023. Thông qua việc phân tích số liệu tài chính nội bộ, cơ cấu nhân sự và khảo sát ca nghiệp vụ thực tế, tác giả đã làm rõ các mắt xích vận hành từ khâu tiếp nhận thông tin, kiểm tra chứng từ đến thông quan và giao nhận hàng hóa. Trên cơ sở đó, đề tài đề xuất 4 nhóm giải pháp đồng bộ về chứng từ, thủ tục hải quan, tiếp nhận hàng hóa và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng không cho doanh nghiệp trong bối cảnh thương mại quốc tế biến động.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1: Tổng quan nghiên cứu vấn đề quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không Chương 3: Thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội Chương 4: Định hướng và giải pháp hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội 6 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG 2. Khái quát về dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không 2. Khái niệm dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không Dịch vụ nhận hàng nhập khẩu là việc thay mặt người nhận hàng (người nhập khẩu) để giám sát việc vận chuyển hàng hóa từ khi người nhận hàng lo liệu vận tải hàng, qua các bước cho đến tay người nhận cuối cùng. Qua những chỉ dẫn của người nhập khẩu, người giao nhận sẽ: - Thay mặt người nhận hàng giám sát việc vận chuyển hàng hóa từ khi người nhận hàng lo liệu vận tải hàng.

- Nhận và kiểm tra tất cả chứng từ liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa. - Nhận hàng của người chuyên chở và thanh toán cước (nếu cần) - Thu xếp việc khai báo hải quan, lưu kho,… - Giao hàng cho người nhận hàng. Như vậy, ta có thể suy ra khái niệm về dịch vụ nhận hàng bằng đường hàng không, “dịch vụ nhận hàng bằng đường hàng không là tập hợp các nghiệp vụ liên quan đến quá trình vận tải hàng không nhằm thay mặt người nhận hàng (người nhập khẩu) để giám sát việc vận chuyển hàng hóa từ khi người nhận hàng lo liệu vận tải hàng”. Giao nhận hàng không thực chất là tổ chức quá trình chuyên chở và giải quyết các thủ tục liên quan đến quá trình chuyên chở hàng hóa bằng đường hàng không.

Người thực hiện dịch vụ nhận hàng hóa bằng đường hàng không có thể là chủ hàng, các hãng hàng không, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ một người nào khác. Đặc điểm của dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không Dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không có bản chất là một loại hình dịch vụ và cũng là một phần của dịch vụ giao nhận hàng hóa nên sẽ mang cả những đặc điểm chung của dịch vụ cũng như đặc điểm riêng của dịch vụ giao nhận hàng hóa như sau: 7 - Tính vô hình: Quá trình giao nhận hàng không làm cho hàng hóa có sự dịch chuyển từ nơi này tới nơi khác, từ quốc gia này tới quốc gia khác. Sản phẩm của quá trình này mang tính vô hình vì người chủ hảng và người sử dụng dịch vụ đều không thể nhìn thấy hay cân đo, đong đếm như với sản phẩm hữu hình. Người tiêu dùng chỉ có thể thấy và cảm nhận được chất lượng dịch vụ khi qua các tiêu thức như: thời gian giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu (nhanh hay chậm), lịch trình có chính xác không, có đảm bảo an toàn không, quy cách, thủ tục chứng từ có rõ ràng không.

Nhằm giảm bớt mức độ không chắc chắn, người sử dụng dịch vụ sẽ tìm kiếm các dấu hiệu hay bằng chứng về chất lượng dịch vụ thông qua các thông tin như địa điểm, con người, trang thiết bị, tài liệu, giá cả,… - Tính không thể tách rời: Quá trình cung ứng và tiêu thụ dịch vụ diễn ra đồng thời. Tức là người cung ứng dịch vụ sẽ bắt đầu cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không thì đó cũng là lúc người tiêu dùng bắt đầu quá trình tiêu dùng dịch vụ mà phía bên người cung ứng cung cấp, và khi mà người tiêu dùng dịch vụ đã hoàn tất mọi thủ tục, cũng như nhận hàng hóa của mình thì đó cũng là lúc mà người cung ứng dịch vụ chấm dứt quá trình cung ứng dịch vụ. Cũng từ đặc điểm này mà dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không đã có thêm một đặc điểm nữa đó là tính không lưu trữ được. Các nhà cung ứng dịch vụ không thể lưu trữ dịch vụ những họ có thể lưu trữ khả năng cung ứng dịch vụ cho những lần phục vụ khách hàng tiếp theo.

- Tinh thụ động: Do dịch vụ giao nhận hàng không phụ thuộc nhiều vào nhu cầu của khách hàng cũng như các quy định ràng buộc của người vận chuyển, của luật pháp và thể chế chính phủ (quốc gia xuất khẩu, quốc gia nhập khẩu, bên thứ ba.) nên dịch vụ này mang tính thụ động. - Tính thời vụ: Dịch vụ giao nhận hàng hóa phục vụ cho hoạt động xuất nhập khẩu nên phụ thuộc lớn vào lượng hàng hóa xuất nhập khẩu. Mà hoạt động xuất nhập khẩu thường mang tính thời vụ nên hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cũng chịu ảnh hưởng bởi đặc điểm này. Vai trò của dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không Dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không đóng vai trò vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong hoạt động thương mại quốc tế, dưới đây là một số vai trò cơ bản: - Thúc đẩy thương mại quốc tế: Vận tải hàng không kết nối các quốc gia và vùng lãnh thổ trên toàn thế giới, cho phép việc vận chuyển hàng hóa qua biên giới quốc gia một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Trong đó, dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không là một trong những dịch vụ không thể thiếu của ngành vận tải hàng không, và nó cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình hội nhập kinh tế và văn hóa, đồng thời cũng thúc đẩy sự hợp tác và tăng cường giao lưu hữu nghị giữa các quốc gia. - Giúp quá trình nhận hàng hoá nhập khẩu hiệu quả hơn và tiết kiệm chi phí: Dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không sẽ tối ưu hoá trong việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực về phương tiện vận tải chính cũng như các phương tiện vận tải hỗ trợ; đồng thời giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc hỏng hóc của hàng hóa trong quá trình vận chuyển nhờ việc thực hiện các quy trình một cách chặt chẽ. Từ đó, quá trình vận chuyển hàng hóa trở nên nhanh chóng và hiệu quả, giúp tiết kiệm cả về mặt thời gian lẫn chi phí bằng cách giảm thiểu rủi ro. - Góp phần phát triển nền kinh tế quốc gia: Dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không có đóng góp một phần lớn vào ngân sách quốc gia, tạo ra nhiều cơ hội việc làm, thu hút vốn đầu tư nước ngoài và đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế toàn diện của đất nước.

Nội dung quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không 2. Nhận thông tin chi tiết từ đại lý, khách hàng và ký kết hợp đồng Sau khi chào dịch vụ và nhận được yêu cầu từ đại lý hoặc khách hàng, công ty giao nhận sẽ tiếp nhận tất cả thông tin và các yêu cầu liên quan đến việc nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không từ phía họ. Những thông tin này thường sẽ bao gồm: thông tin chi tiết về hàng hóa, điểm xuất phát, điểm đến, ngày dự kiến nhận hàng,. Công ty giao nhận cũng tiếp nhận các yêu cầu cụ thể như: thay mặt khách hàng 9 làm thủ tục thông quan nhập khẩu, nhận hàng tại sân bay, tổ chức vận chuyển hàng tới địa điểm cuối cùng theo yêu cầu của khách hàng,.

Sau khi tiếp nhận yêu cầu, nhân viên của công ty giao nhận sẽ thực hiện việc báo giá cho khách hàng. Khi hai bên đã đồng ý với mức giá bên công ty giao nhận đề xuất thì sẽ tiến hành ký kết hợp đồng. Nhận và kiểm tra bộ chứng từ Sau khi hợp đồng được ký kết, công ty giao nhận sẽ nhận được bộ chứng từ hàng hóa nhập khẩu từ khách hàng. Công ty sẽ tiến hành kiểm tra và so sánh thông tin để đảm bảo tính nhất quán và chính xác của các tài liệu này.

+ Hợp đồng mua bán: kiểm tra số, ngày ký hợp đồng, thông tin hàng hóa, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán,… + Hóa đơn thương mại: kiểm tra số, ngày lập, đơn giá, giá trị lô hàng, điều kiện giao hàng. + Chi tiết đóng gói (Packing list): Kiểm tra trọng lượng, thể tích, số lượng, cách thức đóng gói. + Vận đơn (Airway Bill): Kiểm tra số, ngày và nơi phát hành, tên tàu, mã số chuyến, trọng lượng, thể tích,. Bên cạnh việc kiểm tra tính chính xác của từng tài liệu, cần thực hiện việc so sánh các số liệu giữa các chứng từ với nhau.

Ví dụ, so sánh đơn giá trong hợp đồng với hóa đơn thương mại, kiểm tra tên hàng, số lượng, đơn giá, và giá trị lô hàng giữa hợp đồng, Packing list, và vận đơn. Nếu các số liệu này trùng khớp với nhau, bộ chứng từ được coi là hoàn chỉnh. Trái lại, nếu có sự không khớp, cần phải liên hệ với khách hàng ngay để điều chỉnh thông tin kịp thời. Đồng thời, cũng cần phải kiểm tra mã HS (Harmonized System code) để đảm bảo rằng mã này chính xác với hàng hóa được mô tả trong hợp đồng đã ký kết.

Nhận Pre-elert, làm A/N, D/O Nhân viên chứng từ (Cus) sẽ nhận được Pre-alert và HAWB final sau khi gửi mail xin phân quyền từ hãng hàng không và nhận giấy báo hàng đến (Arrival Notice). Đồng thời, khi nhận được giấy báo hàng đến, nhân viên chứng từ sẽ chịu trách nhiệm thực hiện việc khai báo Manifest. Các chứng từ cần thiết để khai báo Manifest bao gồm: MAWB, HAWB và A/N của hãng hàng không. Tiếp theo, nhân viên chứng từ (Cus) sẽ tiến hành làm A/N, D/O và Debit note để gửi cho khách hàng.

Sau đó, họ sẽ lập đề nghị thanh toán A/F và LCC và gửi cho bộ phận kế toán để thực hiện thanh toán cho hãng hàng không. Sau khi đã thanh toán phí AF và LCC cho hãng hàng không, nhân viên Cus sẽ gửi uỷ nhiệm chi và EDO cho hãng hàng không nếu đó là lệnh giao hàng điện tử. Trong trường hợp là lệnh giao hàng bằng giấy, họ sẽ xin hóa đơn từ hãng hàng không. Khai báo hải quan trên phần mềm VNACC/VCIS Khi nhận được bộ chứng từ gốc đồng khớp, nhân viên chứng từ sẽ tiến hành nhập thông tin vào phần mềm ECUS để tạo tờ khai.

Tờ khai nháp sẽ được gửi cho khách hàng và sau đó truyền ra thuế để khách hàng xác nhận, tiếp đến tờ khai hải quan sẽ được truyền đi chính thức để xử lý.