Chương 1: Tổng quan nghiên cứu vấn đề quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không Chương 3: Thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội Chương 4: Định hướng và giải pháp hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội 6 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG 2. Khái quát về dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không 2. Khái niệm dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không Dịch vụ nhận hàng nhập khẩu là việc thay mặt người nhận hàng (người nhập khẩu) để giám sát việc vận chuyển hàng hóa từ khi người nhận hàng lo liệu vận tải hàng, qua các bước cho đến tay người nhận cuối cùng. Qua những chỉ dẫn của người nhập khẩu, người giao nhận sẽ: - Thay mặt người nhận hàng giám sát việc vận chuyển hàng hóa từ khi người nhận hàng lo liệu vận tải hàng.
- Nhận và kiểm tra tất cả chứng từ liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa. - Nhận hàng của người chuyên chở và thanh toán cước (nếu cần) - Thu xếp việc khai báo hải quan, lưu kho,… - Giao hàng cho người nhận hàng. Như vậy, ta có thể suy ra khái niệm về dịch vụ nhận hàng bằng đường hàng không, “dịch vụ nhận hàng bằng đường hàng không là tập hợp các nghiệp vụ liên quan đến quá trình vận tải hàng không nhằm thay mặt người nhận hàng (người nhập khẩu) để giám sát việc vận chuyển hàng hóa từ khi người nhận hàng lo liệu vận tải hàng”. Giao nhận hàng không thực chất là tổ chức quá trình chuyên chở và giải quyết các thủ tục liên quan đến quá trình chuyên chở hàng hóa bằng đường hàng không.
Người thực hiện dịch vụ nhận hàng hóa bằng đường hàng không có thể là chủ hàng, các hãng hàng không, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ một người nào khác. Đặc điểm của dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không Dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không có bản chất là một loại hình dịch vụ và cũng là một phần của dịch vụ giao nhận hàng hóa nên sẽ mang cả những đặc điểm chung của dịch vụ cũng như đặc điểm riêng của dịch vụ giao nhận hàng hóa như sau: 7 - Tính vô hình: Quá trình giao nhận hàng không làm cho hàng hóa có sự dịch chuyển từ nơi này tới nơi khác, từ quốc gia này tới quốc gia khác. Sản phẩm của quá trình này mang tính vô hình vì người chủ hảng và người sử dụng dịch vụ đều không thể nhìn thấy hay cân đo, đong đếm như với sản phẩm hữu hình. Người tiêu dùng chỉ có thể thấy và cảm nhận được chất lượng dịch vụ khi qua các tiêu thức như: thời gian giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu (nhanh hay chậm), lịch trình có chính xác không, có đảm bảo an toàn không, quy cách, thủ tục chứng từ có rõ ràng không.
Nhằm giảm bớt mức độ không chắc chắn, người sử dụng dịch vụ sẽ tìm kiếm các dấu hiệu hay bằng chứng về chất lượng dịch vụ thông qua các thông tin như địa điểm, con người, trang thiết bị, tài liệu, giá cả,… - Tính không thể tách rời: Quá trình cung ứng và tiêu thụ dịch vụ diễn ra đồng thời. Tức là người cung ứng dịch vụ sẽ bắt đầu cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không thì đó cũng là lúc người tiêu dùng bắt đầu quá trình tiêu dùng dịch vụ mà phía bên người cung ứng cung cấp, và khi mà người tiêu dùng dịch vụ đã hoàn tất mọi thủ tục, cũng như nhận hàng hóa của mình thì đó cũng là lúc mà người cung ứng dịch vụ chấm dứt quá trình cung ứng dịch vụ. Cũng từ đặc điểm này mà dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không đã có thêm một đặc điểm nữa đó là tính không lưu trữ được. Các nhà cung ứng dịch vụ không thể lưu trữ dịch vụ những họ có thể lưu trữ khả năng cung ứng dịch vụ cho những lần phục vụ khách hàng tiếp theo.
- Tinh thụ động: Do dịch vụ giao nhận hàng không phụ thuộc nhiều vào nhu cầu của khách hàng cũng như các quy định ràng buộc của người vận chuyển, của luật pháp và thể chế chính phủ (quốc gia xuất khẩu, quốc gia nhập khẩu, bên thứ ba.) nên dịch vụ này mang tính thụ động. - Tính thời vụ: Dịch vụ giao nhận hàng hóa phục vụ cho hoạt động xuất nhập khẩu nên phụ thuộc lớn vào lượng hàng hóa xuất nhập khẩu. Mà hoạt động xuất nhập khẩu thường mang tính thời vụ nên hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cũng chịu ảnh hưởng bởi đặc điểm này. Vai trò của dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không Dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không đóng vai trò vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong hoạt động thương mại quốc tế, dưới đây là một số vai trò cơ bản: - Thúc đẩy thương mại quốc tế: Vận tải hàng không kết nối các quốc gia và vùng lãnh thổ trên toàn thế giới, cho phép việc vận chuyển hàng hóa qua biên giới quốc gia một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Trong đó, dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không là một trong những dịch vụ không thể thiếu của ngành vận tải hàng không, và nó cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình hội nhập kinh tế và văn hóa, đồng thời cũng thúc đẩy sự hợp tác và tăng cường giao lưu hữu nghị giữa các quốc gia. - Giúp quá trình nhận hàng hoá nhập khẩu hiệu quả hơn và tiết kiệm chi phí: Dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không sẽ tối ưu hoá trong việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực về phương tiện vận tải chính cũng như các phương tiện vận tải hỗ trợ; đồng thời giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc hỏng hóc của hàng hóa trong quá trình vận chuyển nhờ việc thực hiện các quy trình một cách chặt chẽ. Từ đó, quá trình vận chuyển hàng hóa trở nên nhanh chóng và hiệu quả, giúp tiết kiệm cả về mặt thời gian lẫn chi phí bằng cách giảm thiểu rủi ro. - Góp phần phát triển nền kinh tế quốc gia: Dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không có đóng góp một phần lớn vào ngân sách quốc gia, tạo ra nhiều cơ hội việc làm, thu hút vốn đầu tư nước ngoài và đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế toàn diện của đất nước.
Nội dung quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không 2. Nhận thông tin chi tiết từ đại lý, khách hàng và ký kết hợp đồng Sau khi chào dịch vụ và nhận được yêu cầu từ đại lý hoặc khách hàng, công ty giao nhận sẽ tiếp nhận tất cả thông tin và các yêu cầu liên quan đến việc nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không từ phía họ. Những thông tin này thường sẽ bao gồm: thông tin chi tiết về hàng hóa, điểm xuất phát, điểm đến, ngày dự kiến nhận hàng,. Công ty giao nhận cũng tiếp nhận các yêu cầu cụ thể như: thay mặt khách hàng 9 làm thủ tục thông quan nhập khẩu, nhận hàng tại sân bay, tổ chức vận chuyển hàng tới địa điểm cuối cùng theo yêu cầu của khách hàng,.
Sau khi tiếp nhận yêu cầu, nhân viên của công ty giao nhận sẽ thực hiện việc báo giá cho khách hàng. Khi hai bên đã đồng ý với mức giá bên công ty giao nhận đề xuất thì sẽ tiến hành ký kết hợp đồng. Nhận và kiểm tra bộ chứng từ Sau khi hợp đồng được ký kết, công ty giao nhận sẽ nhận được bộ chứng từ hàng hóa nhập khẩu từ khách hàng. Công ty sẽ tiến hành kiểm tra và so sánh thông tin để đảm bảo tính nhất quán và chính xác của các tài liệu này.
+ Hợp đồng mua bán: kiểm tra số, ngày ký hợp đồng, thông tin hàng hóa, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán,… + Hóa đơn thương mại: kiểm tra số, ngày lập, đơn giá, giá trị lô hàng, điều kiện giao hàng. + Chi tiết đóng gói (Packing list): Kiểm tra trọng lượng, thể tích, số lượng, cách thức đóng gói. + Vận đơn (Airway Bill): Kiểm tra số, ngày và nơi phát hành, tên tàu, mã số chuyến, trọng lượng, thể tích,. Bên cạnh việc kiểm tra tính chính xác của từng tài liệu, cần thực hiện việc so sánh các số liệu giữa các chứng từ với nhau.
Ví dụ, so sánh đơn giá trong hợp đồng với hóa đơn thương mại, kiểm tra tên hàng, số lượng, đơn giá, và giá trị lô hàng giữa hợp đồng, Packing list, và vận đơn. Nếu các số liệu này trùng khớp với nhau, bộ chứng từ được coi là hoàn chỉnh. Trái lại, nếu có sự không khớp, cần phải liên hệ với khách hàng ngay để điều chỉnh thông tin kịp thời. Đồng thời, cũng cần phải kiểm tra mã HS (Harmonized System code) để đảm bảo rằng mã này chính xác với hàng hóa được mô tả trong hợp đồng đã ký kết.
Nhận Pre-elert, làm A/N, D/O Nhân viên chứng từ (Cus) sẽ nhận được Pre-alert và HAWB final sau khi gửi mail xin phân quyền từ hãng hàng không và nhận giấy báo hàng đến (Arrival Notice). Đồng thời, khi nhận được giấy báo hàng đến, nhân viên chứng từ sẽ chịu trách nhiệm thực hiện việc khai báo Manifest. Các chứng từ cần thiết để khai báo Manifest bao gồm: MAWB, HAWB và A/N của hãng hàng không. Tiếp theo, nhân viên chứng từ (Cus) sẽ tiến hành làm A/N, D/O và Debit note để gửi cho khách hàng.
Sau đó, họ sẽ lập đề nghị thanh toán A/F và LCC và gửi cho bộ phận kế toán để thực hiện thanh toán cho hãng hàng không. Sau khi đã thanh toán phí AF và LCC cho hãng hàng không, nhân viên Cus sẽ gửi uỷ nhiệm chi và EDO cho hãng hàng không nếu đó là lệnh giao hàng điện tử. Trong trường hợp là lệnh giao hàng bằng giấy, họ sẽ xin hóa đơn từ hãng hàng không. Khai báo hải quan trên phần mềm VNACC/VCIS Khi nhận được bộ chứng từ gốc đồng khớp, nhân viên chứng từ sẽ tiến hành nhập thông tin vào phần mềm ECUS để tạo tờ khai.
Tờ khai nháp sẽ được gửi cho khách hàng và sau đó truyền ra thuế để khách hàng xác nhận, tiếp đến tờ khai hải quan sẽ được truyền đi chính thức để xử lý.