CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC TIỀN VÀ CÁC KHOẢN TƯƠNG ĐƯƠNG TIỀN 1. Một số nội dung liên quan đến kiểm toán khoản mục tiền và các khoản tương đương tiền 1. Khái niệm, đặc điểm khoản mục tiền và các khoản tương đương tiền 1. Khái niệm Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC: “Tiền và các khoản tương đương tiền là chỉ tiêu tổng hợp phản ánh toàn bộ số tiền và các khoản tương đương tiền hiện có của doanh nghiệp tại thời điểm báo cáo, gồm: Tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng (không kỳ hạn), tiền đang chuyển và các khoản tương đương tiền của doanh nghiệp”.
- Tiền là chỉ tiêu phản ánh toàn bộ số tiền hiện có của doanh nghiệp tại thời điểm báo cáo, gồm: Tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp (Tài khoản 111), tiền gửi ngân hàng không kỳ hạn (Tài khoản 112) và tiền đang chuyển (Tài khoản 113). - Các khoản tương đương tiền chỉ tiêu này phản ánh các khoản đầu tư ngắn hạn có thời hạn thu hồi không quá 3 tháng kể từ ngày đầu tư có khả năng chuyển đổi dễ dàng thành một lượng tiền xác định và không có rủi ro trong việc chuyển đổi thành tiền tại thời điểm báo cáo. Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này căn cứ chủ yếu vào số dư Nợ chi tiết của tài khoản 1281 “Tiền gửi có kỳ hạn” (chi tiết các khoản tiền gửi có kỳ hạn gốc không quá 3 tháng) và tài khoản 1288 “Các khoản đầu tư khác nắm giữ đến ngày đáo hạn” (chi tiết các khoản đủ tiêu chuẩn phân loại là tương đương tiền). Ngoài ra, trong quá trình lập báo cáo, nếu nhận thấy các khoản được phản ánh ở các tài khoản khác thỏa mãn định nghĩa tương đương tiền thì kế toán được phép trình bày trong chỉ tiêu này.
Các khoản tương đương tiền có thể bao gồm: Kỳ phiếu ngân hàng, tín phiếu kho bạc, tiền gửi ngân hàng có kỳ hạn gốc không quá 3 tháng… Các khoản trước đây được phân loại là tương đương tiền nhưng quá hạn chưa thu hồi được phải chuyển sang trình bày tại các chỉ tiêu khác, phù hợp với nội dung của từng khoản mục. Đặc điểm Tiền là tài sản có tính thanh khoản cao nhất và thường được sử dụng để phân tích khả năng thanh toán của một đơn vị. Khả năng gian lận xảy ra ở khoản mục này khá cao. Tiền còn là khoản mục có liên quan đến các khoản mục quan trọng khác như công nợ, thu nhập, chi phí, … 5 (Nguồn: Lê Trần Hạnh Phương và cộng sự (2020)) Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ giữa tiền và các chu trình kinh doanh khác Sơ đồ trên cho thấy sai sót trên khoản mục tiền sẽ ảnh hưởng đến các chu trình kinh doanh khác.
Các khoản tương đương tiền thường có rủi ro là đã quá hạn chưa thu hồi nhưng doanh nghiệp cố tình không ghi nhận sang chỉ tiêu khác nhằm mục đích làm tăng khả năng thanh toán của doanh nghiệp, làm đẹp báo cáo tài chính. Điều này dễ khiến các nhà đầu tư dễ có những quyết định sai lầm. Do vậy, rủi ro tiền tàng của khoản mục tiền và các khoản tương đương tiền được đánh giá là khá cao. Mục tiêu kiểm toán Các mục tiêu cần phải đạt được khi kiểm toán khoản mục tiền và các khoản tương đương tiền được trình bày trong bảng sau: Bảng 1.1: Mục tiêu kiểm toán đối với tiền và tương đương tiền Cơ sở dẫn liệu Mục tiêu kiểm toán Tính hiện hữu Đảm bảo số dư tiền và tương đương tiền được ghi nhận trên sổ cái là hiện hữu tại ngày kết thúc kỳ kế toán Tính đầy đủ Đảm bảo số dư tiền và tương đương tiền được ghi nhận chính xác, đầy đủ trong sổ cái tại ngày kết thúc kỳ kế toán Quyền và nghĩa vụ Đảm bảo đơn vị sở hữu hoặc có quyền hợp pháp đối với 6 tất cả số dư tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các khoản tương đương tiền được ghi nhận trên sổ cái tại ngày kết thúc kỳ kế toán.
Tất cả số dư tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các khoản tương đương tiền không bị hạn chế quyền sử dụng, quyền sở hữu hoặc các quyền lợi được đảm bảo khác, nếu không, tất cả các hạn chế quyền sử dụng, quyền sở hữu hoặc các quyền lợi được đảm bảo khác phải được xác định và thuyết minh trong Báo cáo tài chính. Tính chính xác Đảm bảo số liệu các khoản tiền mà đơn vị khai báo đã được tính toán chính xác về mặt số học và khớp đúng giữa sổ chi tiết và sổ cái. Đánh giá và phân bổ Đảm bảo tất cả số dư ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá hối đoái phù hợp. Trình bày và thuyết Đảm bảo tất cả thuyết minh cần thiết liên quan đến số dư minh tiền và các khoản tương đương tiền được lập chính xác, các thông tin được trình bày và mô tả phù hợp trong Báo cáo tài chính.
Kiểm soát nội bộ khoản mục tiền và các khoản tương đương tiền 1. Các yêu cầu đối với kiểm soát nội bộ khoản mục tiền và các khoản tương đương tiền Các thủ tục KSNB đối với tiền và các khoản tương đương tiền được thiết kế và vận hành tại doanh nghiệp nhằm hạn chế các sai phạm có thể xảy ra thấp nhất có thể. Các thủ tục KSNB nhằm đảm bảo các yêu cầu về: - Yêu cầu về hoạt động: Thu, chi tiền và tồn quỹ được doanh nghiệp kiểm soát một cách chặt chẽ sẽ giúp nâng cao tính hữu hiệu và hiệu quả trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc thu, chi tiền phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những tổn thất hoặc lãng phí, đảm bảo đủ lượng tiền phục vụ các hoạt động của doanh nghiệp.
Cụ thể, việc quản lý lượng tiền phù hợp trong doanh nghiệp có thể giúp tránh các tổn thất do tồn quỹ quá nhiều làm cho tiền không sinh lợi, hạn chế khả năng đầu tư, không đủ tiền mua hàng, chi trả các khoản nợ khi đến hạn, … - Yêu cầu về báo cáo đáng tin cậy: khi kiểm soát tốt tiền tại đơn vị, các hoạt động thu, chi được ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp tạo nên sự trung thực và đáng tin cậy trên Báo cáo tài chính, Dự toán thu - chi tiền, … 7 - Yêu cầu về tuân thủ: Kiểm soát việc thu, chi tiền đảm bảo phù hợp với các quy định của pháp luật (như quy định về thu thuế, về sử dụng ngoại tệ, …) và các quy chế tài chính của doanh nghiệp. Các nguyên tắc kiểm soát nội bộ khoản mục tiền và các khoản tương đương tiền Các nguyên tắc KSNB chung đối với khoản mục tiền và các khoản tương đương tiền: - Sử dụng nhân viên đủ năng lực và trung thực: Bởi vì không có hệ thống kiểm soát nội bộ nào có thể ngăn chặn và phát hiệu được hết các các sai phạm có thể xảy ra. Vì vậy cần phải sử dụng nhân viên có đủ năng lực và có tính trung thực cao để hạn chế các tổn thất lơn cho đơn vị. - Phân chia trách nhiệm pháp lý: Các chức năng cần được tách biệt như xét duyệt, ghi chép, bảo quản và thực hiện.
Ví dụ: Thủ quỹ không được kiêm kế toán tiền; người chi tiền cần tách biệt với người xét duyệt; đối với bán hàng theo bán chịu và thu tiền sau thì cần tách biệt xét duyệt bán chịu, theo dõi, thu nợ; đối với bán hàng thu tiền trực tiếp thì cần tách biệt chức năng bán hàng, thu tiền và kế toán. - Tập trung đầu mối thu tiền: Để hạn chế nguy cơ thất thoát số tiền thu được thì nên tập trung một số ít nhân viên được phép thu tiền và giữ tiền. - Áp dụng đúng nguyên tắc ủy quyền và xét duyệt: Các nghiệp vụ thu, chi tiền cần được xét duyệt trước khi thực hiện, việc này được thực hiện bởi người quản lí hoặc người có quyền xét duyệt trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc xét duyệt này có thể ủy quyền cho nhân viên cấp dưới tiến hành xét duyệt trong một phạm vi giới hạn nhằm tăng hiệu quả hoạt động.
- Ghi chép kịp thời và đầy đủ số thu: Các khoản thu, chi tiền phải được ghi chép kịp thời ngay tại thời điểm phát sinh để hạn chế khả năng thất thoát số tiền. - Bảo vệ tiền cẩn thận và chặt chẽ: Để hạn chế việc nhân viên biển thủ hoặc chiếm đoạt tạm thời số tiền thu được từ khách hàng thì doanh nghiệp phải bảo vệ tiền bằng két sắt hoặc các thiết bị bảo vệ khác, cũng như nộp ngay số tiền thu được vào ngân hàng. - Khuyến khích các hoạt động thu, chi tiền có đầy đủ biên lai hoặc phiếu thu/phiếu chi tiền: vì trên các chứng từ này có ghi các thông tin ngày tháng, số thứ tự, số tiền nên người kiểm tra có thể biết được số tiền và kiểm tra đối chiếu, qua đó hạn chế khả năng gian lận. 8 - Nên tăng cường các khoản thu, chi qua ngân hàng, hạn chế sử dụng tiền mặt: Bởi vì việc thu, chi qua bên thứ ba là ngân hàng sẽ được kiểm soát chặt chẽ hơn so với việc thu, chi bằng tiền mặt.
- Định kỳ phải đối chiếu số liệu trên sổ sách và thực tế: Định kì doanh nghiệp cần phải đối chiếu giữa sổ chi tiết và sổ cái về số dư, số phát sinh của tài khoản tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, số dư tài khoản tiền mặt và biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt, số dư tiền gửi ngân hàng và sao kê ngân hàng. Quy trình kiểm toán khoản mục tiền và các khoản tương đương tiền Theo quy trình kiểm toán mẫu của VACPA, một cuộc kiểm toán báo cáo tài chính trải qua 3 giai đoạn: - Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán; - Giai đoạn thực hiện kiểm toán; - Giai đoạn kết thúc kiểm toán; Và 3 giai đoạn này được khái quát trong sơ đồ sau: 9 (Nguồn: VACPA, Chương trình kiểm toán mẫu, ban hành theo Quyết định số 469/2019/QĐ– VACPA) Sơ đồ 1.2: Quy trình kiểm toán mẫu của VACPA 1.