CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG NHÂN VIÊN ẢNH HƯỞNG ĐẾN KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH CHÂU Á 1.1 Đặc điểm chu trình tiền lương và nhân viên có ảnh hưởng đến kiểm toán BCTC 1.1 Khái quát chung về tiền lương và nhân viên a. Bản chất của tiền lương Tiền lương (hay tiền công) là số tiền thù lao mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động mà họ đóng góp cho doanh nghiệp, để tái sản xuất sức lao động, bù đắp hao phí lao động của họ trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tiền lương bao gồm: lương nhân viên hành chính, lương theo giờ lao động/ sản lượng công việc thực tế, các khoản thưởng, hoa hồng, phúc lợi, các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản trích theo lương, theo quy điịnh hiện hành của pháp luật hoặc theo sự thảo thuận của đôi bên. Để trả tiền lương cho người lao động đúng (hợp lí), doanh nghiệp phải đảm bảo được yêu cầu sau: Đúng với chế độ tiền lương của Nhà nước; gắn với quản lý lao động của doanh nghiệp.
Các yêu cầu trên có quản lý chặt chẽ với nhau và chỉ có trên yêu cầu đó thì tiền lương mới kích thích được người lao động trong nâng cao tay nghề, nâng cao ý thức kỷ luật, thi đua lao động sản xuất thúc đẩy được sản xuất phát triển và ngược lại b. Các khoản trích theo lương Ngoài tiền lương, người lao động còn được hưởng các khoản phụ cấp, trợ cấp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế… các khoản này cũng góp phần trợ giúp người lao động và tăng thêm thu nhập cho họ trong các trường hợp khó khăn, tạm thời hoặc vĩnh viễn mất sức lao động. Quỹ BHXH nhà nước quy định doanh nghiệp phải trích lập bằng 26% mức lương tối thiểu và hệ số lương của người lao động, trong đó 18% trích vào chi phí kinh doanh của đơn vị, 8% người lao động phải nộp từ thu nhập của mình. Quỹ BHXH dùng chi: BHXH được nộp lên cơ quan quản lý, thay lương nếu xảy ra trường hợp người lao động đau ốm, nghỉ sinh hay xảy ra tai nạn lao động không thể làm việc tại doanh nghiệp, chi trợ cấp hưu trí cho người lao động về nghỉ hưu trợ cấp tiền, trợ cấp bồi dưỡng cho người lao động khi ốm 7 đau, thai sản, bệnh nghề nghiệp… trên cở sở có đầy đủ chứng từ hợp lí, đầy đủ có chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền.
Quỹ BHYT được sử dụng để thanh toán các khoản khám chữa bệnh, viện phí, thuốc thang… cho người lao động có tham gia đóng góp vào quỹ này. Tỷ lệ trích nộp là 4,5% trên tổng tiền lương cơ bản, trong đó 3% tính vào chi phí SXKD còn 1,5% khấu trừ vào lương của người lao động. Theo quy định quỹ này sẽ được nộp lên cơ quan chuyên trách để trợ cấp, chi trả cho người lao động theo quy định của y tế. Kinh phí công đoàn: dùng để chi tiêu cho các hoạt động công đoàn.
Tỷ lệ trích nộp là 2 % trên tổng tiền lương thực tế. Chi phí KPCĐ được nộp lên cơ quan công đoàn cấp trên để phục cho các hoạt động về công đoàn trong doanh nghiệp. Bào hiểm thất nghiệp: Người lao động đóng bằng 1% tiền lương tháng. Người sử dụng lao động đóng bằng 1% quỹ tiền lương tháng của những người lao động đang tham gia BHTN.
Nhà nước hỗ trợ tối đa 1% quỹ tiền lương tháng đóng BHTN của những người lao động đang tham gia BHTN và do ngân sách trung ương bảo đảm. Các quỹ nộp trên doanh nghiệp phải trích lập và thu nộp đầy đủ hàng quý. Một phần các khoản chi thuộc quỹ bảo hiểm xã hội doanh nghiệp được cơ quan quản lý ủy quyền cho hộ trên cơ sở chứng từ gốc hợp lý nhưng phải thanh toán quyết toán khi nộp các quỹ đó hàng quý cho cơ quan quản lý chúng các khoản chi phí trên, chỉ hỗ trợ ở mức tối thiểu nhằm giúp đỡ người lao động trong trường ốm đau, tai nạn lao động.2 Chức năng của chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán BCTC Chức năng của chu trình tiền lương và nhân viên bao gồm thuê mướn và tuyển dụng nhân viên; Phê duyệt thay đổi về mức lương, bậc lương, thưởng và các khoản phúc lợi; Theo dõi, tính toán thời gian lao động và khối lượng công việc, sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành; Tính lương và lập bảng lương; Ghi chép sổ sách; Thanh toán lương và bảo đảm các khoản tiền lương chưa thanh toán. Trong đó: - Thuê và tuyển dụng nhân viên: tuyển dụng và thuê mướn nhân viên do bộ phận nhân sự của các doanh nghiệp đảm nhiệm.
Mọi trường hợp tuyển dụng 8 và thuê mướn đều được ghi chép trên một bản báo cáo do ban quản lý phê duyệt. Báo cáo nêu rõ vị trí công việc, trách nhiệm công việc, mức lương khởi điểm, các khen thưởng, các khoản phúc lợi và các khoản khấu trừ đã được phê duyệt. Các cá nhân đủ điều kiện và được nhận, tất cả thông tin cá nhân, vị trí tuyển dụng, mức lương khởi điểm sẽ được lưu trên hồ sơ tại hai nơi. Một là tại phòng nhân sự để quản lý số lượng nhân viên, hai là tại phòng kế toán để kế toán căn cứ vào các hợp đồng thỏa thuận này tính lương.
Việc phân tách giữa việc tính lương, thanh toán lương và quản lý nhân sự là một hình thức kiểm soát nội bộ tốt, tránh việc thanh toán lương cho nhân viên khống. Nếu các chức năng này cùng do một nơi đảm nhận, bộ phận đó có thể khai khống số nhân viên bằng các hồ sơ giả, sau đó nhận tiền lương thanh toán cho những nhân viên khống này. Chính vì vậy, việc tách bạch sẽ phòng tránh gian lận và rủi ro. - Phê duyệt thay đổi về mức lương, bậc lương, thưởng và các khoản phúc lợi: các thay đổi về mức lương, bậc lương, thưởng và các khoản khác thường xảy ra khi có quyết định tăng lương, nhân viên lên bậc, thăng chức, chuyển công tác, cơ quan làm ăn có lãi nên tăng tiền thưởng.
Những thay đổi này phải được phê duyệt bởi những người có thẩm quyền. Bộ phận có thẩm quyền xũng phải chú ý theo dõi và xóa bỏ hồ sơ đối với những cá nhân đã nghỉ việc để tránh tình trạng đã nghỉ việc mà vẫn được trả lương. - Theo dõi, tính toán thời gian lao động và khối lượng công việc, sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành: việc theo dõi thường xuyên, phản ánh kịp thời, chính xác thời gian đã làm việc, giờ làm việc trên thực tế hoặc ngưng sản xuất, nghỉ việc và số lượng công việc hoàn thành của từng công nhân, từng đơn vị sản xuất, từng phòng ban… để có căn cứ tính lương cũng như các khoản thưởng, phúc lợi khác. Các chứng từ được sử dụng theo dõi tính toán là bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành, hợp đồng giao khoán… Ngoài ra, công ty còn sử dụng các loại chứng từ khác liên quan như: thẻ thời gian, giấy chứng nhận nghỉ ốm, thai nghén, nghỉ phép… + Bảng chấm công được sử dụng riêng cho từng bộ phận.
Tất cả thời gian làm việc thực tế, nghỉ, vắng mặt của người lao động đều được ghi chép trên bảng chấm công. Mọi thời gian làm việc, nghỉ, vắng, chậm trễ đều được thể hiện trên bảng này. Bảng thường được treo tại vị trí dễ dàng quan sát cho cả người lao động và doanh nghiệp. Có sự công khai như vậy mới tránh sự thiếu tính độc lập, thiếu khách quan có thể gây mâu thuẫn chung.
Người lao động trên 9 cơ sở bảng chấm công biết được ngày giờ lao động của mình mà có thể tự tính ra lương, so sánh với số thực tế nhận được. + Phiếu xác nhận sản phẩm lao vụ hoàn thành là chứng từ xác nhận số lượng sản phẩm hay lao vụ mà người lao động đã đạt được. Phiếu này do người trực tiếp giao việc lập, cần phải có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan: người được giao việc, người trực tiếp giao việc, người kiểm tra chất lượng sản phẩm hoặc lao vụ và người phê duyệt. Sau khi có đầy đủ chữ kí phiếu này sẽ được chuyển cho kế toán tiền lương để tính lương cho công nhân viên.
+ Hợp đồng giao khoán: là bản ký kết giữa người nhận khoán và người giao khoán về công việc cụ thể, thời gian làm việc, trách nhiệm quyền lợi. Đây là cơ sở để thanh toán tiền lương. + Thẻ thời gian: Đây là hình thức được áp dụng chủ yếu tại các nước phát triển nhằm ghi nhận thời gian từ đầu đến lúc kết thúc công việc mỗi ngày. Hình thức này đã bắt đầu được vận dụng ở các doanh nghiệp liên doanh, các công có vốn đầu tư nước ngoài ở nước ta những năm gần đây.
Mỗi nhân viên làm việc tại doanh nghiệp sẽ được phát riêng một thẻ cá nhân. Tất cả thẻ này sẽ được theo dõi bởi một cá nhân hay bộ phận độc lập khác hoặc hệ thống máy tính, thông tin tự động và phải báo cáo tình hình theo tuần. Để đo thời gian lao động, doanh nghiệp sẽ dùng thiết bị đồng hồ điện tử. Khi người lao động đến làm việc, họ sẽ đưa thẻ thời gian này vào máy, sau đó khi ra về mới được rút thẻ ra.
Tuy nhiên, khó có thể kiểm soát được tình trạng quẹt thẻ hộ, tình trạng người lao động vẫn đưa thẻ vào máy nhưng đi làm việc riêng hoặc không có mặt tại công ty nhưng đến cuối giờ quay lại công ty để rút lại thẻ. Vì vậy, doanh nghiệp bắt buộc phải giám sát chặt chẽ, có người theo dõi việc đút thẻ rút thẻ và theo dõi quá trình làm việc của người lao động. Thẻ thời gian phải được ký duyệt bởi những người giám sát trước khi chuyển đến bộ phận kế toán để tính lương. Mọi trường hợp ngừng sản xuất, nghỉ việc phải có Biên bản hợp lí để tính toán thời gian kéo dài, những thiệt hại xảy ra để xử lý và tính lương.
Các trường hợp ốm đau, có thai, tai nạn trong quá trình lao động còn phải có giấy tờ hợp lí được xác nhận của cơ quan có thẩm quyền để có căn trong quá trình ghi chép vào Bảng chấm công. - Tính lương và lập bảng lương: Dựa vào những chứng từ phía trên (hồ sơ lao động, bảng tính lương, bảng theo dõi thời gian và kết quả lao động…) kế toán tiền lương sẽ tiến hành kiểm tra tất cả trước khi tính lương và lập bảng tính 10 lương.