Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Quá trình toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế đã thúc đẩy sự lưu thông hàng hóa xuyên biên giới, tạo động lực cho hoạt động xuất nhập khẩu tăng trưởng mạnh mẽ tại Việt Nam. Vận tải hàng không đóng vai trò đặc biệt quan trọng đối với các mặt hàng yêu cầu thời gian giao hàng nhanh, giá trị cao hoặc hàng hóa tươi sống, dễ hư hỏng. Sự gia tăng nhu cầu vận chuyển quốc tế dẫn đến sự xuất hiện của nhiều doanh nghiệp cung ứng dịch vụ logistics và giao nhận hàng hóa, đồng thời tạo ra áp lực cạnh tranh gay gắt trên thị trường.

Công ty Cổ phần Dịch vụ & Thương mại Quốc tế NAM Logistics (NAM Logistics) là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận và xuất nhập khẩu. Hoạt động vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không là dịch vụ mũi nhọn, mang lại nguồn doanh thu và sản lượng vận chuyển lớn nhất cho công ty. Tuy nhiên, do thời gian thành lập chưa lâu và quy mô đang trong quá trình mở rộng, quy trình giao nhận hàng không của doanh nghiệp vẫn tồn tại những hạn chế về tổ chức kho bãi, nhân sự khai thác, năng lực book tải và xử lý khiếu nại, gây lãng phí chi phí và ảnh hưởng đến uy tín dịch vụ. Vì vậy, việc nghiên cứu hoàn thiện quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại NAM Logistics là yêu cầu cấp thiết.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể qua 3 nhiệm vụ:

  1. Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản liên quan đến quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại các doanh nghiệp giao nhận quốc tế.
  2. Tìm hiểu, phân tích thực trạng quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty Cổ phần DV & TM Quốc tế NAM Logistics giai đoạn 2021 – 2023, chỉ ra những kết quả đạt được, hạn chế và nguyên nhân tồn tại.
  3. Đề xuất các định hướng và giải pháp thực tiễn nhằm nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty trong giai đoạn tiếp theo.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Cơ sở lý luận và thực tiễn về quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần DV & TM Quốc tế NAM Logistics.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần DV & TM Quốc tế NAM Logistics (trụ sở tại Hà Nội và các chi nhánh, kho bãi tại Hưng Yên, Đà Nẵng, TP. Hồ Chí Minh).
  • Phạm vi thời gian: Thu thập và phân tích dữ liệu hoạt động kinh doanh giai đoạn 2021 – 2023 (cập nhật một số số liệu hoạt động đầu năm 2024).
  • Phạm vi nội dung: Quy trình tác nghiệp giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của doanh nghiệp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết và văn bản pháp lý

Khóa luận vận dụng hệ thống lý luận về logistics và giao nhận vận tải quốc tế:

  • Khái niệm dịch vụ giao nhận hàng không: Dựa trên các nghiên cứu của Thomas R. Bowen Jr (2004), Bo Feng và cộng sự về vận hành hàng hóa hàng không; Điều 233 Luật Thương mại Việt Nam 2005; Quy tắc mẫu về dịch vụ giao nhận vận tải của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế (FIATA).
  • Các chủ thể tham gia: Người gửi hàng (Shipper/Consignor), Người giao nhận (Freight Forwarder), Người chuyên chở (Carrier), Đại lý người giao nhận (Forwarder Agents), Người nhận hàng (Consignee).
  • Chứng từ giao nhận hàng không: Vận đơn hàng không (Airway Bill - AWB) theo quy định của Luật Hàng không Dân dụng Việt Nam 2014 và chuẩn hóa của Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA); Bản lược khai hàng hóa (Air Cargo Manifest); Phiếu cân hàng; Thông báo hàng đến (Notice of Arrival).
  • Nhân tố ảnh hưởng: Các nhân tố bên ngoài (tỷ giá hối đoái, chính sách pháp luật, hạ tầng sân bay/kho bãi, biến động thị trường) và nhân tố bên trong (bộ máy quản lý, tiềm lực tài chính, chất lượng nguồn nhân lực).

Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

  • Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Quan sát trực tiếp quy trình tác nghiệp tại văn phòng và hệ thống kho bãi của NAM Logistics trong quá trình thực tập; trao đổi trực tiếp với nhân viên các bộ phận (Kinh doanh, Khai thác kho, Xử lý hồ sơ); sử dụng kết quả phiếu khảo sát nội bộ về quy trình giao nhận.
  • Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của NAM Logistics giai đoạn 2021 – 2023; hợp đồng thương mại, vận đơn và hồ sơ hải quan thực tế; số liệu thống kê của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA), Tổng cục Thống kê; các công trình nghiên cứu trước đây (Joachim G. Schafer, Hasan 2015, Fadila Kiso 2009, Trần Thị Tố Uyên 2013, Vũ Thị Hải 2018).
  • Phương pháp phân tích dữ liệu: Sử dụng phương pháp thống kê mô tả, phân tích tổng hợp, so sánh tuyệt đối và tương đối qua các năm để đánh giá kết quả kinh doanh, sản lượng, thị phần tuyến vận chuyển và cơ cấu mặt hàng.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan của vấn đề nghiên cứu

Chương này phân tích tính cấp thiết của đề tài trong bối cảnh thương mại quốc tế mở rộng. Tác giả tiến hành tổng quan các công trình nghiên cứu liên quan đến vận tải hàng không và dịch vụ logistics trong và ngoài nước, từ đó xác định khoảng trống nghiên cứu: chưa có đề tài nào đi sâu nghiên cứu, đánh giá toàn diện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần DV & TM Quốc tế NAM Logistics. Chương 1 cũng trình bày rõ mục đích nghiên cứu, đối tượng, phạm vi không gian - thời gian, phương pháp thu thập/xử lý dữ liệu và kết cấu gồm 4 chương của khóa luận.

Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại các doanh nghiệp giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế

Tác giả hệ thống hóa các khái niệm căn bản về dịch vụ giao nhận hàng không, vai trò của người giao nhận (Forwarder) theo định nghĩa của FIATA và Luật Thương mại Việt Nam 2005. Chương 2 làm rõ các chứng từ cốt lõi, trong đó phân tích chi tiết Vận đơn hàng không (AWB) về chức năng, phân loại (AWB của hãng bay, AWB trung lập, Master AWB, House AWB), cấu trúc nội dung mặt trước và mặt sau theo tiêu chuẩn IATA. Đồng thời, chương này khái quát quy trình giao nhận chuẩn lý thuyết gồm 7 bước tác nghiệp và phân tích hai nhóm nhân tố (chủ quan và khách quan) tác động đến hiệu quả thực hiện quy trình.

Chương 3: Thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần DV & TM Quốc tế NAM Logistics

Chương 3 giới thiệu tổng quan về NAM Logistics: thành lập từ mô hình gia đình năm 2018 với 20 nhân viên, đến giai đoạn 2019 mở rộng thành công ty cổ phần, đạt quy mô 119 nhân sự với trụ sở chính tại Hà Nội và 3 chi nhánh (Hưng Yên, Đà Nẵng, TP.HCM), sở hữu 5 kho hàng nội địa và 2 kho tại nước ngoài (Nhật Bản, Hàn Quốc).

Tác giả phân tích số liệu tài chính và hoạt động kinh doanh giai đoạn 2021 – 2023 của công ty:

Chỉ tiêu tài chính Năm 2021 (VNĐ) Năm 2022 (VNĐ) Năm 2023 (VNĐ)
Tổng doanh thu 44.245.753.000 74.442.136.572 120.345.075.120
Tổng chi phí 33.942.107.462 60.055.916.322 95.406.722.608
Lợi nhuận trước thuế 10.303.645.538 14.386.220.250 24.938.352.512
Lợi nhuận sau thuế 8.242.916.430 11.508.976.200 19.950.682.013
Tăng trưởng LNST - +39,60% +73,35%

Riêng mảng dịch vụ vận tải hàng không, doanh thu tăng từ 31,25 tỷ VNĐ (2021) lên 60,45 tỷ VNĐ (2022) và đạt 102,84 tỷ VNĐ (2023). Hoạt động xuất khẩu chiếm tỷ trọng chủ đạo, đạt 72,54 tỷ VNĐ vào năm 2023 (gấp gần 3 lần doanh thu nhập khẩu).

Tuyến xuất khẩu hàng không Năm 2021 (Tỷ VNĐ) Tỷ trọng 2021 (%) Năm 2022 (Tỷ VNĐ) Tỷ trọng 2022 (%) Năm 2023 (Tỷ VNĐ) Tỷ trọng 2023 (%)
Tuyến Nhật Bản 11,00 45,17 18,76 43,57 29,20 40,25
Tuyến Hàn Quốc 8,25 33,88 14,00 32,51 24,89 34,31
Tuyến Đài Loan 5,10 20,90 10,30 23,92 18,45 25,86

Sản lượng vận chuyển tăng từ 321 tấn (2021) lên 600 tấn (2022) và 1.200 tấn (2023). Cơ cấu hàng hóa năm 2023 gồm: thực phẩm chế biến bao gói sẵn (31,5%), hàng thời trang (29,1%), hoa quả (19,1%), thực phẩm tươi (16,5%) và mặt hàng khác (3,7%).

Quy trình giao nhận thực tế tại NAM Logistics trải qua các bước:

  1. Xác nhận thông tin đặt hàng: Nhân viên kinh doanh nhận thông tin qua Zalo nội bộ, thống nhất việc đóng gói, lấy hàng.
  2. Đóng hàng và nhập kho: Kiểm tra hàng, đóng gói theo quy cách (thùng carton dán keo cho hàng thường, đóng pallet cho hàng cồng kềnh/dễ vỡ, thùng xốp đá gel tối thiểu 2 viên đối với hàng đông lạnh).
  3. Chuẩn bị chứng từ và book tải: Bộ phận hồ sơ lập chứng từ, book tải theo ngày hoặc sát ngày bay.
  4. Xuất kho và làm thủ tục hải quan: Điều xe ra sân bay Nội Bài/Tân Sơn Nhất, mở tờ khai điện tử tại Cục Hải quan TP. Hà Nội (Cầu Giấy).
  5. Phát hành Airway Bill: Hãng bay cấp Master AWB, NAM Logistics cấp House AWB và gửi bộ chứng từ đi kèm.
  6. Thông báo tình trạng hàng đến kho nhập: Theo dõi tình trạng chuyển tiếp tại Nhật, Hàn hoặc thông qua đối tác vận chuyển nội địa tại Đài Loan (Kerry, Mèo Đen).
  7. Giao hàng, thanh toán và xử lý khiếu nại: Khách nhận hàng tại kho hoặc giao tận nơi; áp dụng phương thức thanh toán 30%-70% hoặc trả sau 100%; tiếp nhận khiếu nại hư hỏng/thiếu hụt.

Tác giả đánh giá 4 thành công nổi bật (doanh thu tăng trưởng mạnh, quy mô mở rộng, có khách hàng thân thiết, kho bãi phát triển) cùng 7 hạn chế lớn: bộ phận khai thác trình độ chưa đồng đều, bộ phận xử lý hồ sơ quá tải, trao đổi công việc chủ yếu qua tin nhắn Zalo chưa có phần mềm quản lý kho chuyên dụng, tỷ lệ rớt tải cao khi book tải theo ngày (quý 1/2024 có 8/10 lô hàng đi Hàn/Đài bị rớt tải), hệ thống xe và kho bãi tại Đà Nẵng/TP.HCM bị quá tải, thủ tục khiếu nại thiếu văn bản hóa chính thức (năm 2023 tuyến Đài Loan nhận hơn 400 vụ khiếu nại nhưng chỉ giải quyết được 300 vụ; tuyến Hàn Quốc 320 vụ; tuyến Nhật Bản 300 vụ), và đối mặt tình trạng giả mạo thương hiệu lừa đảo.

Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong quy trình giao nhận vận chuyển hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty Cổ phần TM & DV Quốc tế NAM Logistics

Chương này trình bày dự báo thị trường của IATA và triển vọng tăng trưởng vận tải hàng không Việt Nam (ước đạt 6,7%/năm giai đoạn 2015–2035). Trên cơ sở mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của NAM Logistics, tác giả đề xuất 6 nhóm giải pháp thực thi:

  • Nâng cao chất lượng tuyển dụng, chú trọng kinh nghiệm thực tế; xây dựng lộ trình đào tạo nghiệp vụ chuyên sâu và thực hiện luân chuyển nhân sự giữa phòng Xử lý hồ sơ và phòng Kinh doanh.
  • Tối ưu hóa hệ thống kho bãi và phương tiện: đầu tư mở rộng kho TP.HCM và Đà Nẵng, phân bổ lịch trình điều xe hợp lý, kết hợp thuê ngoài linh hoạt mùa cao điểm.
  • Hoàn thiện quy trình xử lý khiếu nại: ban hành văn bản quy định cụ thể về thời gian, mức bồi thường và đưa điều khoản bảo hiểm vào hợp đồng thương mại.
  • Ứng dụng phần mềm quản lý kho bãi và số hóa biểu mẫu, giảm thiểu việc truyền thông tin thủ công qua Zalo.
  • Chuyển đổi chiến lược book tải dài hạn cố định (block space agreement) thay vì book tải theo ngày nhằm hạn chế rủi ro hoãn/hủy chuyến và giảm chi phí lưu kho.
  • Nâng cao hiệu quả phối hợp liên phòng ban và đưa ra các kiến nghị với Tổng cục Hải quan (đơn giản hóa thủ tục, hỗ trợ giải đáp chính sách) và Cơ quan Nhà nước (nâng cấp hạ tầng giao thông kết nối sân bay).

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính

  • Số liệu tăng trưởng: Khóa luận ghi nhận sự bứt phá của NAM Logistics trong giai đoạn 2021 – 2023, doanh thu tổng tăng từ 44,25 tỷ VNĐ lên 120,35 tỷ VNĐ, sản lượng hàng xuất khẩu tăng gần 4 lần (từ 321 tấn lên 1.200 tấn). Dịch vụ hàng không tuyến Nhật Bản duy trì tỷ trọng lớn nhất (40,25% năm 2023), tuyến Đài Loan có tốc độ tăng trưởng nhanh nhất (đạt 25,86% năm 2023).
  • Nhận diện điểm nghẽn quy trình: Khóa luận chỉ ra các sự cố điển hình trong vận hành thực tế như: chênh lệch kiểm đếm (vụ việc tháng 12/2023 thiếu 10kg hạt điều), sự cố phân luồng đỏ hải quan do lẫn hàng cấm xuất (tháng 12/2021), tắc nghẽn tải bay lên tới 10 ngày do ưu tiên hàng của tập đoàn lớn (Samsung), và tồn đọng công nợ hàng tỷ đồng do chính sách trả sau 100%.

Giải pháp và kiến nghị

Tác giả đề xuất các nhóm giải pháp xuất phát từ thực trạng doanh nghiệp:

  • Chuẩn hóa quy trình vận hành và kiểm tra hàng hóa đầu vào tại kho trước khi đóng gói xuất khẩu.
  • Xây dựng quy chế tiếp nhận và giải quyết khiếu nại minh bạch, ban hành mẫu biểu chuẩn thay cho phương thức trao đổi phi chính thức.
  • Định hướng chuyển đổi phương thức thuê tải hàng không sang hợp đồng cố định để đảm bảo chỗ (allotment) trên các chuyến bay.
  • Mở rộng năng lực lưu trữ và vận chuyển tại hai điểm nút miền Trung (Đà Nẵng) và miền Nam (TP. Hồ Chí Minh).
  • Đề xuất kiến nghị cơ quan quản lý nhà nước hoàn thiện tính đồng bộ của hệ thống văn bản pháp luật hải quan và nâng cấp hạ tầng logistics hàng không.

Đóng góp của khóa luận

Khóa luận là công trình nghiên cứu hệ thống đầu tiên về quy trình giao nhận vận tải hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần DV & TM Quốc tế NAM Logistics. Đề tài kết hợp số liệu thống kê nội bộ 3 năm liên tiếp với phân tích các ca sự cố thực tế, chỉ ra điểm nghẽn tại từng mắt xích nghiệp vụ và cung cấp hệ thống giải pháp gắn liền với điều kiện vận hành của một doanh nghiệp logistics quy mô vừa và nhỏ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi dữ liệu thực nghiệm giới hạn trong 3 năm (2021 – 2023) tại một doanh nghiệp cụ thể (NAM Logistics); nghiên cứu tập trung chủ yếu vào 3 tuyến xuất khẩu chính (Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan). Khóa luận chưa xây dựng mô hình tính toán chi phí - lợi ích định lượng chi tiết khi chuyển đổi từ hình thức book tải theo ngày sang book tải cố định, cũng như chưa thử nghiệm triển khai phần mềm quản lý kho cụ thể trên hệ thống.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không; nghiên cứu mô hình kết hợp vận tải đa phương thức (Air - Sea); khảo sát mở rộng sang các tuyến thị trường mới như Hoa Kỳ; phân tích định lượng tác động của số hóa quy trình logistics đến chi phí vận hành doanh nghiệp.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên các ngành: Kinh tế quốc tế, Kinh doanh quốc tế, Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, Kinh doanh thương mại đang thực hiện khóa luận, đề án tốt nghiệp về quy trình giao nhận vận tải quốc tế.
  • Doanh nghiệp giao nhận vừa và nhỏ: Tham khảo mô hình phân bổ quy trình tác nghiệp xuất khẩu hàng không 7 bước, các bài học kinh nghiệm về kiểm soát sai sót chứng từ, đóng gói hàng lạnh và xử lý khiếu nại bồi thường.
  • Các nội dung đáng tham khảo nhất: Hệ thống bảng số liệu thực tế về doanh thu, sản lượng mặt hàng, cơ cấu thị trường tuyến bay (Chương 3) và các phân tích về hạn chế trong khâu book tải, kiểm tra hải quan và thu hồi công nợ.

Câu hỏi thường gặp

1. Dịch vụ vận chuyển xuất khẩu bằng đường hàng không của NAM Logistics tập trung vào những thị trường nào?

Trong giai đoạn 2021 – 2023, dịch vụ xuất khẩu hàng không của công ty tập trung vào 3 thị trường chính: Nhật Bản, Hàn Quốc và Đài Loan. Trong đó, tuyến Nhật Bản chiếm tỷ trọng doanh thu cao nhất (trung bình 42,9% trong 3 năm, đạt 29,2 tỷ VNĐ năm 2023), tiếp theo là tuyến Hàn Quốc (24,89 tỷ VNĐ năm 2023) và tuyến Đài Loan (18,45 tỷ VNĐ năm 2023).

2. Các nhóm mặt hàng xuất khẩu chủ lực của NAM Logistics là gì?

Theo số liệu năm 2023 (tổng sản lượng 1.200 tấn), cơ cấu mặt hàng xuất khẩu của công ty gồm: thực phẩm chế biến bao gói sẵn chiếm 31,5% (378 tấn), hàng thời trang chiếm 29,1% (350 tấn), hoa quả chiếm 19,1% (230 tấn), thực phẩm tươi chiếm 16,5% (198 tấn) và các mặt hàng khác chiếm 3,7% (44 tấn).

3. Phương thức book tải theo ngày gây ra những rủi ro gì cho công ty?

Việc book tải theo ngày hoặc trước ngày bay khiến công ty không chủ động được chỗ chứa hàng trên máy bay, dễ bị rớt tải khi hãng hàng không ưu tiên các lô hàng lớn của các tập đoàn (như Samsung). Điển hình trong quý 1/2024, có 8/10 lô hàng đi Đài Loan và Hàn Quốc không book được tải bay, dẫn đến tình trạng hàng bị lưu kho kéo dài (có lô lên đến 10 ngày), làm tăng chi phí lưu kho và chậm thời gian giao hàng cho khách.

4. Tình hình xử lý khiếu nại tại NAM Logistics trong năm 2023 diễn ra như thế nào?

Trong năm 2023, số lượng khiếu nại ghi nhận tại 3 tuyến vận chuyển ở mức cao: tuyến Đài Loan tiếp nhận hơn 400 vụ việc (chỉ giải quyết được khoảng 300 vụ), tuyến Hàn Quốc có 320 vụ và tuyến Nhật Bản có 300 vụ khiếu nại. Nguyên nhân chủ yếu do hư hỏng, thiếu sót hàng hóa trong quá trình trung chuyển, sơ suất kiểm đếm đóng gói tại kho và sự phụ thuộc vào đối tác giao hàng nội địa tại nước nhập khẩu.

5. Khóa luận đề xuất những giải pháp trọng tâm nào để cải thiện quy trình giao nhận của công ty?

Tác giả đề xuất 6 nhóm giải pháp chính: nâng cao chất lượng tuyển dụng và đào tạo nghiệp vụ; tối ưu hóa hệ thống kho bãi và phương tiện tại Đà Nẵng và TP.HCM; ban hành văn bản quy chuẩn quy trình xử lý khiếu nại; áp dụng phần mềm quản lý kho số hóa; chuyển dần sang phương thức book tải cố định dài hạn; và tăng cường phối hợp thực thi giữa phòng Xử lý hồ sơ với phòng Kinh doanh.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Mai Loan đã khái quát có hệ thống cơ sở lý luận về quy trình giao nhận vận tải hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không, đồng thời phân tích chi tiết thực trạng hoạt động tại Công ty Cổ phần DV & TM Quốc tế NAM Logistics giai đoạn 2021 – 2023. Bằng nguồn dữ liệu thứ cấp và quan sát tác nghiệp thực tế, tác giả đã chỉ rõ các thành tựu về tăng trưởng doanh thu, sản lượng cũng như các điểm nghẽn vận hành liên quan đến nhân sự, kho bãi, book tải và giải quyết khiếu nại. Hệ thống giải pháp và kiến nghị được đề xuất mang tính ứng dụng thực tiễn cao, hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao hiệu quả vận hành và năng lực cạnh tranh trong lĩnh vực logistics hàng không.