Khóa luận hoàn thiện quy trình giao nhận hàng container xuất khẩu tại Công ty CP Saigonship Đà Nẵng

Nghiên cứu thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng container xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Saigonship Đà Nẵng.

• Tác giả: Nguyễn Minh Ngân
• Người hướng dẫn: TS. Trần Hạnh Lợi
• Trường học: Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế
• Chuyên ngành: Logistics và Quản lý Chuỗi Cung ứng
• Đề tài: Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng container xuất khẩu bằng đường biển ở Công ty CP Saigonship Đà Nẵng
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Quy trình giao nhận container xuất khẩu tại Saigonship Đà Nẵng

Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển giữ vai trò huyết mạch trong chuỗi cung ứng miền Trung. Công ty Cổ phần Saigonship Đà Nẵng thực hiện vai trò cầu nối logistics quan trọng giữa doanh nghiệp sản xuất và các hãng tàu quốc tế. Quy trình giao nhận container xuất khẩu tại Saigonship Đà Nẵng diễn ra qua nhiều bước chặt chẽ từ khâu tiếp nhận yêu cầu đến khi bàn giao hàng lên tàu. Đơn vị tiến hành tư vấn lịch trình, chuẩn bị phương tiện, phối hợp kho bãi và thực hiện khai báo hải quan điện tử. Đội ngũ giao nhận kiểm tra kỹ lưỡng tình trạng vỏ container nhằm ngăn ngừa rủi ro hư hỏng hàng hóa trong hành trình viễn dương. Sau khi xếp dỡ an toàn vào bãi cảng Tiên Sa, nhân viên hoàn tất thủ tục cấp phát vận đơn cho chủ hàng. Việc chuẩn hóa chuỗi tác nghiệp giúp hạn chế tối đa chi phí lưu kho bãi phát sinh. Hiệu quả giao nhận phụ thuộc vào sự liên kết giữa bộ phận kinh doanh, trung tâm kho vận và đội ngũ xe vận tải. Quy trình vận hành chính xác nâng cao độ tin cậy của doanh nghiệp trên thị trường logistics quốc tế.

1.1. Phương thức giao nhận nguyên container FCL

Phương thức FCL áp dụng cho các lô hàng có khối lượng lớn đủ đóng kín một hoặc nhiều container. Nhân viên tiếp nhận booking note từ hãng tàu và điều xe đầu kéo đến bãi lấy vỏ rỗng. Đội kiểm tra rà soát độ kín nước, sàn xe, vách thùng và chốt khóa bảo vệ trước khi cấp cho khách hàng. Vỏ container sau đó di chuyển về kho riêng của chủ hàng để đóng gói trực tiếp hoặc bốc xếp tại bãi cảng. Sau khi hoàn thành niêm phong kẹp chì hải quan, xe vận chuyển container về bãi CY chỉ định tại cảng Đà Nẵng. Nhân viên hiện trường làm thủ tục hạ bãi, xác nhận biên bản giao nhận EIR và nhận vận đơn đường biển chủ MB/L từ người chuyên chở. Phương thức này giảm thiểu thao tác bốc dỡ trung gian và bảo toàn nguyên vẹn phẩm chất hàng xuất khẩu.

1.2. Nghiệp vụ gom hàng lẻ container LCL và hàng kết hợp

Nghiệp vụ gom hàng lẻ phục vụ các chủ hàng có khối lượng kiện nhỏ không đủ đóng trọn một thùng hàng. Saigonship Đà Nẵng tiếp nhận hàng hóa tại kho CFS, tiến hành cân đo thể tích và kiểm tra quy cách đóng gói. Nhân viên hiện trường gom nhiều lô hàng lẻ có cùng hành trình đích để đóng chung vào một container xuất khẩu. Đối với phương thức FCL/LCL hoặc LCL/FCL, đơn vị xây dựng phương án phân loại chứng từ riêng biệt cho từng người gửi hoặc người nhận. Công ty tiến hành ký phát vận đơn gom hàng HB/L cho các chủ hàng cá lẻ sau khi hoàn tất thủ tục hải quan. Hãng tàu vận chuyển nhận nguyên container tại trạm đóng hàng và cấp vận đơn MB/L cho đại lý gom hàng. Giải pháp này giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ tiết kiệm đáng kể chi phí vận tải biển.

II. Thực trạng giao nhận container xuất khẩu tại Saigonship Đà Nẵng

Hoạt động giao nhận hàng hóa tại đơn vị ghi nhận nhiều chuyển biến tích cực song vẫn bộc lộ các hạn chế nội tại. Nhân sự toàn công ty có khoảng 38 lao động, tập trung đông nhất tại Trung tâm kho vận với 14 nhân viên và đội lái xe gồm 7 người. Khối lượng công việc tăng cao vào các kỳ cao điểm xuất khẩu gây áp lực lớn lên tiến độ xử lý thủ tục. Đội ngũ xe đầu kéo gồm 5 chiếc và 1 xe nâng chuyên dụng chưa hoàn toàn đáp ứng nhu cầu giải phóng hàng nhanh. Nhiều thời điểm đơn vị buộc phải thuê ngoài phương tiện kéo container, làm gia tăng chi phí vận hành và giảm quyền chủ động kiểm soát lịch trình. Bên cạnh đó, hệ thống trang thiết bị công nghệ thông tin văn phòng còn đơn giản với khoảng 20 máy vi tính kết nối nội bộ. Tốc độ luân chuyển chứng từ hải quan phụ thuộc nhiều vào thao tác giấy tờ thủ công của nhân viên giao nhận. Sự phối hợp giữa phòng kinh doanh và kho vận đôi khi còn gián đoạn thông tin, kéo dài thời gian chờ đợi hạ bãi container. Các rào cản này làm suy giảm năng lực cạnh tranh dịch vụ của doanh nghiệp.

2.1. Hạn chế về năng lực đội xe và thiết bị nâng hạ

Đội vận tải cơ giới tại Saigonship Đà Nẵng sở hữu 5 xe đầu kéo cùng 1 xe nâng phục vụ hoạt động kho bãi. Số lượng phương tiện này bộc lộ sự thiếu hụt rõ rệt khi phát sinh các đơn hàng xuất khẩu dự án quy mô lớn. Việc chỉ có một xe nâng duy nhất khiến thao tác bốc xếp tại kho thường xuyên rơi vào tình trạng quá tải cục bộ. Công ty phải thuê thêm đội xe từ các đơn vị vận tải vệ tinh bên ngoài nhằm đáp ứng đúng hạn giờ cắt máng closing time. Tình trạng thuê ngoài làm tăng chi phí biến đổi và tiềm ẩn rủi ro chậm trễ giờ giao container tại bãi cảng. Chi phí bảo trì đội xe cũ cũng bào mòn tỷ suất lợi nhuận ròng của bộ phận vận chuyển đường bộ.

2.2. Điểm nghẽn trong quản lý chứng từ và chuyển đổi số

Quy trình xử lý chứng từ giao nhận xuất khẩu hiện tại vẫn phụ thuộc nặng nề vào các thao tác thủ công. Dù doanh nghiệp đã trang bị máy tính và đường truyền mạng, việc chia sẻ dữ liệu giữa các bộ phận vẫn thực hiện qua văn bản rời. Thông tin khai báo hải quan điện tử và cập nhật tình trạng container chưa được đồng bộ tự động lên phần mềm chuyên dụng. Nhân viên hiện trường phải trực tiếp mang chứng từ giấy đến cảng Tiên Sa để đối chiếu lệnh giao hàng. Thao tác xử lý thủ công dễ phát sinh sai sót thông tin trên vận đơn và biên bản bàn giao EIR. Khi xuất hiện sự cố sai lệch trọng lượng hoặc số chì seal, thời gian chỉnh sửa chứng từ kéo dài gây nguy cơ trễ chuyến tàu xuất khẩu.

III. Giải pháp giao nhận container xuất khẩu tại Saigonship Đà Nẵng

Hoàn thiện chuỗi giao nhận đòi hỏi doanh nghiệp triển khai đồng bộ các giải pháp công nghệ, nhân lực và hạ tầng phương tiện. Trước hết, doanh nghiệp cần đầu tư nâng cấp hệ thống phần mềm quản lý vận tải TMS và quản lý kho bãi WMS. Việc tích hợp công nghệ giúp kết nối luồng dữ liệu thời gian thực giữa phòng kinh doanh, trung tâm kho vận và đội xe vận tải. Tiếp theo, đơn vị cần mở rộng quy mô phương tiện bằng cách bổ sung thêm xe đầu kéo mới và xe nâng tải trọng lớn. Giải pháp này giúp cắt giảm phụ thuộc vào dịch vụ thuê ngoài và nâng cao độ tin cậy về thời gian giao hàng. Về phương diện nhân sự, doanh nghiệp duy trì chính sách hỗ trợ chi phí cho nhân viên nâng cao trình độ nghiệp vụ logistics và ngoại ngữ thương mại. Đội ngũ hiện trường cần được đào tạo chuyên sâu về xử lý sự cố hải quan và kiểm soát quy cách container rỗng. Ngoài ra, việc thiết lập mối quan hệ hợp tác chiến lược với các hãng tàu lớn tạo điều kiện thuận lợi trong việc cấp vỏ cont đạt chuẩn và giữ chỗ ổn định mùa cao điểm. Những đổi mới này tạo tiền đề vững chắc cho sự tăng trưởng doanh thu.

3.1. Hiện đại hóa quy trình bằng giải pháp chuyển đổi số

Đơn vị cần đẩy mạnh ứng dụng hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử EDI kết nối trực tiếp với cổng thông tin cảng biển và cơ quan hải quan. Việc số hóa toàn bộ chứng từ như booking note, lệnh giao hàng E-DO và biên bản EIR giúp loại bỏ hoàn toàn hồ sơ giấy tờ cồng kềnh. Nhân viên hiện trường có thể cập nhật dữ liệu bàn giao container ngay trên thiết bị di động tại cảng. Khách hàng dễ dàng truy cập cổng tra cứu trực tuyến để theo dõi chính xác vị trí hàng hóa và trạng thái thông quan. Ứng dụng công nghệ cắt giảm hơn một nửa thời gian làm thủ tục tại bãi CY, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công và nâng cao mức độ hài lòng của đối tác xuất khẩu.

3.2. Nâng cao năng lực đội xe và bồi dưỡng chuyên môn nhân sự

Doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch đầu tư thêm 2 đến 3 xe đầu kéo chuyên dụng và 1 xe nâng container phụ trợ nhằm hoàn thiện chuỗi vận chuyển. Việc làm chủ năng lực cơ giới giúp đơn vị chủ động bố trí lịch trình đóng hàng tại kho khách, giảm thiểu chi phí phát sinh khi thuê ngoài. Song song đó, ban lãnh đạo đẩy mạnh các khóa đào tạo nội bộ về luật hàng hải quốc tế, Incoterms mới và kỹ năng xử lý tranh chấp chứng từ cho 14 nhân sự kho vận. Đội ngũ lái xe được tập huấn nâng cao ý thức chấp hành an toàn giao thông và quy chuẩn chằng buộc hàng hóa. Sự kết hợp giữa hạ tầng cơ giới đồng bộ và nhân sự vững chuyên môn là yếu tố cốt lõi bảo đảm quy trình vận hành trơn tru.

IV. Hoàn thiện giao nhận container xuất khẩu tại Saigonship Đà Nẵng

Việc hoàn thiện chuỗi tác nghiệp giao nhận container xuất khẩu đóng vai trò sống còn đối với sự phát triển bền vững của Saigonship Đà Nẵng. Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu nhiều biến động, sự cạnh tranh gay gắt từ các doanh nghiệp logistics quốc tế đòi hỏi đơn vị phải liên tục chuẩn hóa quy trình dịch vụ. Những cải tiến đồng bộ từ việc mở rộng đội xe cơ giới, số hóa chứng từ điện tử cho đến nâng cao chất lượng nhân lực sẽ tạo ra bước chuyển biến mạnh mẽ. Thời gian thông quan hàng hóa được rút ngắn, hạn chế tối đa tình trạng trễ tàu hoặc phát sinh phí lưu bãi container ngoài ý muốn. Chất lượng dịch vụ ổn định là chìa khóa then chốt để duy trì khách hàng hiện hữu và thu hút thêm các đối tác xuất khẩu chiến lược tại khu vực miền Trung. Việc thực thi đồng loạt các giải pháp không chỉ gia tăng hiệu quả kinh tế mà còn xây dựng vị thế vững chắc cho thương hiệu trên bản đồ hàng hải. Quy trình chuẩn hóa cũng tạo cơ sở thực tiễn giá trị cho nghiên cứu học thuật logistics.

4.1. Giá trị thực tiễn đối với doanh nghiệp và khách hàng

Quy trình giao nhận được hoàn thiện mang lại lợi ích thiết thực cho cả doanh nghiệp logistics và các đơn vị xuất khẩu địa phương. Saigonship Đà Nẵng tối ưu hóa chi phí vận hành phương tiện, giảm thiểu tình trạng xe chạy rỗng và cắt giảm đáng kể chi phí phạt dôi nhật lưu bãi Demurrage/Detention. Đối với khách hàng, tiến độ giao hàng được cam kết chuẩn xác giúp nâng cao uy tín thương mại trong mắt các đối tác nhập khẩu quốc tế. Luồng thông tin cập nhật liên tục hỗ trợ chủ hàng chủ động xây dựng kế hoạch sản xuất và dòng tiền lưu chuyển. Mối liên kết bền chặt này tạo ra chuỗi giá trị logistics gia tăng bền vững cho toàn bộ khu vực kinh tế trọng điểm miền Trung.

4.2. Khả năng nhân rộng mô hình trong quản trị chuỗi cung ứng

Mô hình hoàn thiện quy trình giao nhận container tại Saigonship Đà Nẵng đóng vai trò là khung tham chiếu tiêu chuẩn cho các doanh nghiệp logistics vừa và nhỏ. Phương thức kết hợp linh hoạt giữa gom hàng LCL và nguyên cont FCL có thể áp dụng rộng rãi tại các hệ thống cảng biển lân cận như Kỳ Hà hay Chân Mây. Các giải pháp số hóa chứng từ và tích hợp hệ thống phần mềm quản lý kho vận mở ra hướng đi bền vững cho quá trình chuyển đổi số ngành giao nhận. Đây cũng là tài liệu thực chứng quan trọng phục vụ công tác giảng dạy, nghiên cứu chuyên sâu về quản trị vận tải đa phương thức trong hệ thống đào tạo logistics hiện nay.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh toàn cầu hóa kinh tế, sự gia tăng nhanh chóng của các luồng giao thương quốc tế đòi hỏi sự phát triển đồng bộ của hệ thống logistics, kho bãi và vận tải đa phương thức. Tại Việt Nam, chủ trương mở cửa nền kinh tế đã thúc đẩy quy mô hàng hóa thông quan gia tăng mạnh mẽ. Vận tải đường biển đóng vai trò then chốt khi đảm nhận hơn 80% khối lượng hàng hóa trong buôn bán quốc tế nhờ khả năng vận chuyển khối lượng lớn, tối ưu hóa chi phí và tính thích ứng cao đối với hàng container chuyên dụng. Tuy nhiên, hoạt động vận tải biển tại Việt Nam vẫn đối mặt với một số tồn tại về hạ tầng, chi phí và hiệu quả tổ chức dịch vụ. Trước yêu cầu nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp giao nhận, tác giả Nguyễn Minh Ngân đã thực hiện đề tài: “Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng container xuất khẩu bằng đường biển ở Công ty CP Saigonship Đà Nẵng” dưới sự hướng dẫn khoa học của TS. Trần Hạnh Lợi tại Trường Đại học Kinh tế – Đại học Huế.

Mục tiêu nghiên cứu được xác định rõ ràng:

• Mục tiêu tổng quát: Phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng container xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Saigonship Đà Nẵng; từ đó đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện quy trình này.
• Mục tiêu cụ thể:
  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn về dịch vụ giao nhận hàng container xuất khẩu bằng đường biển.
  2. Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động kinh doanh và các bước tác nghiệp trong quy trình giao nhận hàng container xuất khẩu tại Công ty CP Saigonship Đà Nẵng giai đoạn 2020 – 2022.
  3. Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện dịch vụ và quy trình giao nhận hàng container xuất khẩu bằng đường biển của công ty trong thời gian tới.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Quy trình giao nhận hàng container xuất khẩu bằng đường biển và các giải pháp hoàn thiện quy trình.
• Phạm vi không gian: Hoạt động thực tế tại Công ty Cổ phần Saigonship Đà Nẵng (Khu B1-6 KCN Dịch vụ Thủy sản Thọ Quang, Phường Thọ Quang, Quận Sơn Trà, TP. Đà Nẵng).
• Phạm vi thời gian: Số liệu thứ cấp phục vụ phân tích tình hình kinh doanh, tài chính, nhân sự và quy trình được thu thập trong giai đoạn 3 năm (2020 – 2022).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết gắn liền với các quy chuẩn pháp lý và thông lệ vận tải quốc tế:

• Khung khái niệm và pháp lý:
  • Khái niệm xuất khẩu căn cứ theo Điều 28 Luật Thương mại năm 2005 và 6 hình thức xuất khẩu chủ yếu: trực tiếp, gián tiếp (ủy thác), gia công, xuất khẩu tại chỗ, tạm xuất tái nhập/tạm nhập tái xuất, và buôn bán đối lưu.
  • Dịch vụ logistics và dịch vụ giao nhận được xác định theo quy tắc mẫu của Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế (FIATA) và Điều 164, Điều 167 Luật Thương mại năm 2005 quy định rõ quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm pháp lý của người giao nhận khi đóng vai trò là đại lý (agent) hoặc người chuyên chở (principal).
  • Vận tải biển quốc tế theo Điều 3 Nghị định số 160/2016/NĐ-CP; cơ sở xác định hàng hóa xuất khẩu căn cứ Điều 53 Thông tư số 38/2015/TT-BTC; bộ chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc theo Điều 16 Thông tư số 39/2018/TT-BTC; các quy định tại Nghị định số 187/2013/NĐ-CP; Công ước Brussels 1924, Quy tắc Visby 1968, Điều 4 Công ước Hamburg 1978; cùng mục tiêu tại Quyết định số 493/QĐ-TTg ngày 19/4/2022 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chiến lược xuất nhập khẩu hàng hóa đến năm 2030.
• Phương thức vận tải container: Phương thức gửi hàng nguyên container (FCL - Full Container Load), hàng lẻ (LCL - Less than Container Load) và các hình thức kết hợp (FCL/LCL, LCL/FCL); hệ thống chứng từ liên quan gồm: Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Vận đơn đường biển (Bill of Lading - B/L gốc, Surrendered B/L), Bản thỏa thuận lưu khoang (Booking Note), Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), Phiếu xác nhận khối lượng container (VGM), Giấy chứng nhận kiểm dịch (Phytosanitary Certificate) và Chứng từ bảo hiểm.

Phương pháp nghiên cứu được triển khai kết hợp giữa nghiên cứu bàn và khảo sát thực địa:

• Phương pháp thu thập dữ liệu:
  • Dữ liệu thứ cấp: Báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, thống kê cơ cấu mặt hàng, số lượng hợp đồng ký kết và thị phần dịch vụ giao nhận của Công ty CP Saigonship Đà Nẵng giai đoạn 2020 – 2022.
  • Dữ liệu sơ cấp: Thu thập ý kiến chuyên môn từ cán bộ hướng dẫn thực tập và phiếu khảo sát trực tiếp 6 nhân viên đang tham gia vận hành quy trình giao nhận tại công ty.
• Phương pháp xử lý dữ liệu:
  • Phương pháp thống kê mô tả: Tổng hợp, hệ thống hóa các chỉ tiêu về lao động, cơ sở vật chất kỹ thuật, kết quả kinh doanh và các bảng điểm khảo sát nhân viên.
  • Phương pháp phân tích - so sánh: Đánh giá sự biến động giữa các năm 2020, 2021 và 2022 để làm rõ xu hướng tăng trưởng và thay đổi cơ cấu.
  • Phương pháp tổng hợp: Khái quát hóa ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân cốt lõi nhằm xây dựng các giải pháp hoàn thiện.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển

Chương này tập trung làm rõ bản chất của hoạt động xuất khẩu, vai trò then chốt của vận tải đường biển và dịch vụ giao nhận container trong chuỗi cung ứng toàn cầu. Tác giả phân tích cụ thể 5 phương thức vận chuyển ngoại thương (đường thủy, đường bộ, đường sắt, hàng không, đường ống), trong đó vận tải biển chiếm ưu thế áp đảo về khối lượng. Tác giả chuẩn hóa quy trình giao nhận hàng container xuất khẩu bằng đường biển trên phương diện lý thuyết thành chuỗi 10 bước nghiệp vụ liên hoàn:

1. Thỏa thuận và ký kết hợp đồng ngoại thương.
2. Xin giấy phép xuất khẩu hàng hóa (đối với mặt hàng có điều kiện).
3. Đặt chỗ với hãng tàu (Booking) và lấy container rỗng.
4. Kiểm tra và chuẩn bị hàng xuất khẩu.
5. Đóng gói hàng, xếp hàng vào container và ghi ký mã hiệu chuyên chở (Shipping Mark).
6. Mua bảo hiểm cho lô hàng xuất khẩu (đặc biệt theo điều kiện nhóm C và D).
7. Thực hiện các thủ tục hải quan (mở tờ khai, đăng ký tiếp nhận, đóng phí, phân luồng xanh/vàng/đỏ, thanh lý tờ khai, vào sổ tàu, thực xuất).
8. Giao hàng cho tàu trước giờ cắt máng (Closing time).
9. Hoàn tất các chứng từ cần thiết khác và gửi bộ chứng từ cho người mua xác nhận.
10. Thanh toán tiền hàng.

Bên cạnh đó, chương 1 phân tích các nhân tố tác động đến hoạt động giao nhận, phân chia thành: nhân tố khách quan bên ngoài (tình hình suy thoái/tăng trưởng kinh tế toàn cầu, diễn biến thời tiết hàng hải, biến động giá cước tàu biển, sự cạnh tranh gay gắt từ hơn 1.200 doanh nghiệp giao nhận trong nước và các tập đoàn quốc tế) và nhân tố chủ quan nội tại (mức độ nhận diện thương hiệu, quy mô vốn, trình độ nhân sự và nền tảng hạ tầng, phương tiện vận tải).

Chương 2: Tình hình hoạt động kinh doanh và thực trạng về quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty CP Saigonship Đà Nẵng

Chương 2 trình bày hồ sơ thực tế của Công ty CP Saigonship Đà Nẵng (tiền thân là Chi nhánh Công ty CP Vận tải biển Sài Gòn thành lập năm 2001, chính thức chuyển đổi thành công ty cổ phần ngày 01/06/2010 với 4 cổ đông sáng lập: CTCP Vận tải biển Sài Gòn, CTCP Cơ khí Tân Thanh, Cty TNHH Quang Thuận và Cty TNHH Tilly). Công ty hiện là đại lý cho hãng tàu Maersk Line, đồng thời quản trị 3 bãi container rỗng phục vụ các hãng tàu lớn (YML, Hanjin, Hapag-Lloyd, MOL, Mariana Express Line).

Tác giả cung cấp dữ liệu định lượng cụ thể về nguồn lực của doanh nghiệp:

Tiêu chí	Năm 2020	Năm 2021	Năm 2022
Tổng số lao động (Người)	28	30	38
- Trình độ Đại học	17 (60,7%)	17 (56,7%)	21 (55,3%)
- Trình độ Cao đẳng	11 (39,3%)	13 (43,3%)	17 (44,7%)
- Lao động Nam	16	19	29
- Lao động Nữ	12	11	9

Phân bổ nhân sự theo phòng ban năm 2022 cho thấy: Trung tâm kho vận có quy mô lớn nhất với 14 người (chiếm 36,8%), đội ngũ lái xe 7 người (18,4% - sở hữu bằng lái hạng C, D, E, FC), Phòng Kinh doanh 6 người (15,8%), Phòng Hành chính tổng hợp 4 người, Phòng Tài chính kế toán 3 người, và Ban Giám đốc 2 người. Về năng lực trang thiết bị và công nghệ, công ty sở hữu 5 xe đầu kéo, 1 xe nâng chuyên dụng, 20 máy vi tính, 3 máy in, 7 camera quan sát, 2 hệ thống Wifi 5G và sử dụng phần mềm khai hải quan điện tử ECUS5-VNACCS.

Quy trình giao nhận hàng container xuất khẩu thực tế tại Saigonship Đà Nẵng được triển khai qua 8 bước cụ thể:

1. Giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng dịch vụ giao nhận.
2. Lựa chọn hãng tàu, đặt chỗ (Booking note) qua hệ thống website (ví dụ hãng tàu ONE) và lấy lệnh cấp vỏ cont.
3. Chuẩn bị hàng hóa và bộ chứng từ xuất khẩu.
4. Điều xe kéo container rỗng về kho đóng hàng, xếp hàng, bấm seal và hạ bãi cảng Tiên Sa.
5. Thực hiện thủ tục hải quan điện tử trên hệ thống ECUS5-VNACCS và xin giấy phép xuất khẩu (nếu có).
6. Giao hàng cho tàu tại cảng, theo dõi việc xếp container lên tàu và thanh toán chi phí cho hãng tàu.
7. Gửi bộ chứng từ liên quan cho người mua nước ngoài.
8. Quyết toán chi phí dịch vụ và lưu trữ hồ sơ lô hàng.

Đánh giá thực trạng quy trình được tác giả thực hiện thông qua số liệu thứ cấp về doanh thu, hợp đồng, thị phần (Bảng 2.5 - 2.10) và bảng khảo sát sơ cấp ý kiến của 6 nhân viên vận hành quy trình theo 7 nhóm tiêu chí (Bảng 2.11 - 2.17): thiết kế - sắp xếp quy trình; năng lực nguồn nhân lực; tính liên kết - đồng bộ giữa các phòng ban; tính linh hoạt và đáp ứng kịp thời; phân bổ thời gian - chi phí; phản hồi của khách hàng; độ tin cậy và an toàn của dịch vụ.

Chương 3: Định hướng và một số giải pháp nhằm hoàn thiện dịch vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty CP Saigonship Đà Nẵng

Dựa trên các định hướng phát triển của ban lãnh đạo công ty và kết quả phân tích thực trạng, tác giả đề xuất 4 nhóm giải pháp trực tiếp khắc phục các hạn chế trong từng mắt xích:

• Giải pháp 1: Tạo điều kiện đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ và phát triển đội ngũ nhân viên. Tập trung bồi dưỡng chuyên sâu nghiệp vụ ngoại thương, cập nhật luật tục hải quan, nâng cao trình độ ngoại ngữ chuyên ngành logistics và kỹ năng đàm phán thương mại.
• Giải pháp 2: Hoàn thiện khâu giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng. Xây dựng quy trình báo giá chuẩn xác, tối ưu hóa các điều khoản hợp đồng giao nhận để giảm thiểu rủi ro pháp lý và chi phí phát sinh cho cả khách hàng lẫn doanh nghiệp.
• Giải pháp 3: Hoàn thiện hoạt động kiểm tra chứng từ và làm thủ tục hải quan điện tử. Nâng cao độ chuẩn xác trong khâu lập, rà soát chứng từ (hóa đơn thương mại, packing list, C/O), thao tác thuần thục trên phần mềm ECUS5-VNACCS nhằm hạn chế sai lệch thông tin dẫn đến việc phân luồng đỏ hoặc luồng vàng kiểm tra thực tế.
• Giải pháp 4: Cải thiện và nâng cấp cơ sở vật chất và phương tiện vận chuyển. Đầu tư bổ sung phương tiện vận tải đường bộ (xe đầu kéo), bảo dưỡng định kỳ các thiết bị nâng hạ và nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ quản lý điều độ container.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính của nghiên cứu thể hiện qua các số liệu và phân tích thực tiễn:

• Phản ánh rõ sự tăng trưởng về quy mô lao động của công ty từ 28 người (năm 2020) lên 30 người (năm 2021) và đạt 38 người (năm 2022). Trong đó, cơ cấu nhân sự có trình độ đại học luôn giữ tỷ trọng áp đảo, duy trì từ 55,3% đến 60,7%.
• Tổng kết chi tiết hiện trạng cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty phục vụ giao nhận: 5 xe đầu kéo, 1 xe nâng, hệ thống văn phòng trang bị 20 máy tính kết nối phần mềm khai hải quan điện tử ECUS5-VNACCS, bãi container rỗng gần cảng Tiên Sa thuận lợi cho việc cấp phát vỏ và hạ bãi xuất khẩu.
• Khảo sát trực tiếp 6 nhân viên tham gia quy trình giao nhận theo 7 nhóm tiêu chí nghiệp vụ, nhận diện rõ những điểm nghẽn về tính liên kết giữa bộ phận kinh doanh và hiện trường cảng, cũng như sai sót chứng từ làm chậm thời gian thông quan.
• Đề xuất hệ thống 4 nhóm giải pháp mang tính ứng dụng thực tiễn cao, tập trung giải quyết đồng bộ từ nguồn nhân lực, kỹ thuật đàm phán hợp đồng, quy trình chứng từ hải quan điện tử cho đến năng lực phương tiện vận tải.

Về đóng góp học thuật và thực tiễn do tác giả tự nêu: Khóa luận đã hệ thống hóa lý luận cơ bản về giao nhận hàng container bằng đường biển theo chuẩn mực quốc tế và pháp luật Việt Nam; đồng thời cung cấp một bức tranh toàn diện, khách quan về thực tế tác nghiệp giao nhận xuất khẩu tại một đơn vị dịch vụ logistics trên địa bàn TP. Đà Nẵng, tạo tiền đề để doanh nghiệp hoàn thiện quy trình quản trị chuỗi dịch vụ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế: Căn cứ theo phạm vi nghiên cứu được xác định, đề tài chỉ tập trung khảo sát tại một đơn vị duy nhất là Công ty Cổ phần Saigonship Đà Nẵng; dữ liệu thứ cấp dừng lại ở giai đoạn 2020 – 2022; mẫu khảo sát thực nghiệm đánh giá quy trình chỉ thu thập ý kiến nội bộ từ 6 nhân viên trực tiếp thực hiện trong quy trình giao nhận của công ty, chưa mở rộng thu thập dữ liệu sơ cấp từ các khách hàng là doanh nghiệp xuất khẩu trực tiếp.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Cần mở rộng phạm vi đánh giá sang quy trình giao nhận hàng container nhập khẩu hoặc dịch vụ gom hàng lẻ (LCL); tăng cường điều tra khảo sát ý kiến đánh giá mức độ hài lòng từ phía các chủ hàng đối tác; cập nhật chuỗi dữ liệu thứ cấp sang các năm tiếp theo để đánh giá biến động cước biển và quy định kiểm soát xuất nhập khẩu trong giai đoạn phục hồi kinh tế.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là nguồn tư liệu thực tế hữu ích cho:

• Đối tượng: Sinh viên, học viên chuyên ngành Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, Kinh tế đối ngoại, Kinh doanh quốc tế, Thương mại quốc tế đang chuẩn bị làm đồ án, khóa luận hoặc báo cáo thực tập tốt nghiệp.
• Nội dung đáng tham khảo:
  • Bản mô tả chi tiết 8 bước tác nghiệp thực tế của quy trình giao nhận hàng container xuất khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp cảng biển.
  • Cách thức vận hành chứng từ và thao tác nghiệp vụ liên quan đến việc đặt chỗ qua website hãng tàu, kiểm soát tải trọng VGM, cấp vỏ container, và truyền tờ khai qua phần mềm hải quan điện tử ECUS5-VNACCS.
  • Khung bảng hỏi và phương pháp tiếp cận đánh giá quy trình logistics nội bộ thông qua 7 tiêu chí đo lường nghiệp vụ.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Saigonship Đà Nẵng được thành lập như thế nào và có những cổ đông sáng lập nào?
Công ty tiền thân là Chi nhánh Công ty CP Vận tải biển Sài Gòn thành lập năm 2001. Đến ngày 01/06/2010, Công ty Cổ phần Saigonship Đà Nẵng chính thức thành lập với 4 cổ đông sáng lập: Công ty CP Vận tải biển Sài Gòn, Công ty CP Cơ khí Tân Thanh, Công ty TNHH Quang Thuận và Công ty TNHH Tilly.

2. Tình hình biến động nhân sự và cơ cấu trình độ tại Saigonship Đà Nẵng giai đoạn 2020 – 2022 như thế nào?
Số lượng lao động tăng đều qua các năm: 28 người (2020), 30 người (2021) và 38 người (2022). Trong đó, lao động có trình độ đại học luôn chiếm tỷ trọng lớn nhất qua từng năm, lần lượt là 60,7% (2020), 56,7% (2021) và 55,3% (2022).

3. Đội ngũ phương tiện vận tải và trang thiết bị vật lực chính của công ty gồm những gì?
Tính đến năm 2022, công ty sở hữu 5 xe đầu kéo, 1 xe nâng chuyên dụng, 20 máy vi tính, 3 máy in, 7 camera quan sát, 2 thiết bị Wifi 5G, 2 điện thoại bàn, 1 máy fax, 6 máy lạnh, cùng hệ thống bàn ghế văn phòng phục vụ công tác điều hành và giao nhận.

4. Quy trình giao nhận hàng container xuất khẩu tại Saigonship Đà Nẵng gồm mấy bước?
Quy trình thực tế tại công ty gồm 8 bước: (1) Giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng; (2) Lựa chọn hãng tàu, đặt chỗ và lấy booking note; (3) Chuẩn bị hàng hóa và chứng từ; (4) Kéo vỏ cont rỗng về đóng hàng và chuyển cont ra Cảng; (5) Làm thủ tục hải quan và xin giấy phép xuất khẩu; (6) Giao hàng lên tàu và thanh toán cước cho hãng tàu; (7) Gửi bộ chứng từ cho người mua nước ngoài; (8) Quyết toán và lưu hồ sơ.

5. Đánh giá thực trạng quy trình giao nhận tại công ty dựa trên nguồn dữ liệu khảo sát nào?
Tác giả đã thu thập ý kiến khảo sát sơ cấp từ 6 nhân viên trực tiếp thực hiện quy trình giao nhận tại công ty, đánh giá qua 7 nhóm tiêu chí gồm: thiết kế và sắp xếp; nguồn nhân lực; tính liên kết, đồng bộ và phối hợp; tính linh hoạt và đáp ứng kịp thời; thời gian và chi phí; phản hồi từ khách hàng; độ tin cậy và an toàn.

Kết luận

Khóa luận của sinh viên Nguyễn Minh Ngân đã hệ thống hóa hoàn chỉnh cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý liên quan đến hoạt động giao nhận hàng container xuất khẩu bằng đường biển. Bằng việc phối hợp phương pháp phân tích số liệu thứ cấp giai đoạn 2020 – 2022 với điều tra sơ cấp nội bộ, tác giả đã phản ánh trung thực thực trạng nguồn lực, năng lực vận tải và 8 bước tác nghiệp thực tế tại Công ty CP Saigonship Đà Nẵng. Các hạn chế về thủ tục chứng từ, tính phối hợp và năng lực phương tiện đã được chỉ rõ làm căn cứ đề xuất 4 nhóm giải pháp hoàn thiện có tính thực tiễn cao. Đây là công trình nghiên cứu chuyên ngành Logistics có cấu trúc chặt chẽ và giá trị tham khảo rõ ràng cho sinh viên cũng như các cán bộ nghiệp vụ giao nhận vận tải biển.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển 1. Cơ sở lý luận và thực tiễn 1. Tổng quan về xuất khẩu 1. Khái niệm xuất khẩu Theo quy định tại Điều 28 Luật Thương mại 2005 về xuất khẩu cụ thể như sau: “Xuất khẩu hàng hóa là việc hàng hoá được đưa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc đưa vào khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật.

Vai trò của xuất khẩu Xuất khẩu có vai trò rất lớn đối với nền kinh tế của một quốc gia như:  Trong kinh tế quốc gia: mở rộng thị trường, đem lại nguồn ngoại tệ lớn cho đất nước và thúc đẩy hoạt động nhập khẩu. Thúc đẩy quan hệ ngoại giao, giao lưu hợp tác kinh tế với các nước. Là tiền đề cho nhiều cuộc hợp tác giao thương lâu dài với các quốc gia trên thế giới.  Đối với cá nhân/tổ chức kinh doanh: mang lại doanh thu lớn cho doanh nghiệp, tăng doanh số bán hàng, đa dạng và mở rộng thị trường đầu ra.

Tạo việc làm cho nhiều công nhân, nhân viên. Tăng uy tín và sức ảnh hưởng lên các nơi nhập khẩu. Các hình thức xuất khẩu thông dụng Theo đó, có 6 hình thức xuất khẩu hàng hóa chính, bao gồm:  Xuất khẩu trực tiếp: Là hình thức xuất khẩu được bên bán, bên mua trực tiếp trao đổi và ký kết hợp đồng ngoại thương với nhau. Hợp đồng này phải tuân thủ, phù hợp với pháp luật của cả hai quốc gia, đồng thời đáp ứng đúng tiêu chuẩn của điều lệ mua bán quốc tế.

Ưu điểm của hình thức này là doanh nghiệp có thể tự do tìm kiếm đối tác thương mại, quyết định giá bán, phương thức thanh toán… miễn đảm bảo chúng nằm trong khuôn khổ chính sách của Nhà nước. Do đó, các doanh nghiệp xuất khẩu lớn, có uy tín và có đội ngũ chuyên môn thường lựa chọn hình thức này. 4  Xuất khẩu gián tiếp (ủy thác): Đúng như tên gọi của nó, ở hình thức này doanh nghiệp không trực tiếp trao đổi với đối tác, mà thông qua đơn vị trung gian. Đơn vị này sẽ nhận ủy thác từ doanh nghiệp bạn và đưa hàng ra nước ngoài.

Những doanh nghiệp nhỏ không có nhiều kinh nghiệm về thương mại quốc tế, hoặc chưa có đội ngũ chuyên trách, nên xuất khẩu theo hình thức này. Họ chỉ cần làm hợp đồng ủy thác cho đơn vị trung gian để thay họ lo các thủ tục xuất hàng.  Gia công hàng xuất khẩu: Với hình thức này, doanh nghiệp trong nước sẽ nhận tư liệu như máy móc, thiết bị, vật liệu… từ công ty nước ngoài và sản xuất. Hàng hóa sau khi hoàn thiện sẽ xuất khẩu theo chỉ định của công ty đặt hàng.

Hình thức xuất khẩu này khá phổ biến ở nước ta. Sở hữu nguồn nhân lực trẻ, dồi dào, giá rẻ là một trong các lý do nhiều doanh nghiệp lớn ở các nước đến đặt hàng.  Xuất khẩu tại chỗ: Tại chỗ ở đây có nghĩa là ngay tại Việt Nam. Khi xuất khẩu theo hình thức này, doanh nghiệp không cần lo các thủ tục xuất khẩu, vì bên bán sẽ đến Việt Nam để lấy hàng.

Điều này sẽ nằm trong thỏa thuận của hai bên, và bên bán sẵn sàng đến tận nơi nhận hàng. Có thể do họ muốn được tự tay kiểm tra hàng hóa trước khi nhập hàng về.