Khóa luận: Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu đường biển tại One Asia

Tài liệu phân tích quy trình giao hàng xuất khẩu đường biển tại One Asia. Đánh giá thực trạng, chỉ ra tồn tại và đề xuất giải pháp hoàn thiện hiệu quả.

• Tác giả:
• Người hướng dẫn: ThS. Chu Tiến Minh
• Trường học: Trường Đại Học Thương Mại
• Chuyên ngành: Kinh Tế & Kinh Doanh Quốc Tế
• Đề tài: Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Khái niệm và vai trò của quy trình giao hàng xuất khẩu đường biển

Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là một trong những hoạt động logistics quan trọng nhất trong thương mại quốc tế hiện đại. Đây là quá trình vận chuyển hàng hóa từ nhà máy sản xuất đến cảng xuất khẩu, và sau đó giao cho tàu biển để vận chuyển tới khách hàng nước ngoài. Vai trò của dịch vụ giao hàng xuất khẩu không chỉ giới hạn ở việc vận chuyển hàng hóa mà còn bao gồm các hoạt động như kiểm tra chất lượng, làm thủ tục hải quan, lập chứng từ vận tải và quyết toán chi phí. Với vai trò then chốt trong chuỗi cung ứng toàn cầu, hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường quốc tế.

1.1. Khái niệm dịch vụ giao hàng xuất khẩu đường biển

Dịch vụ giao hàng xuất khẩu đường biển là hoạt động vận chuyển hàng hóa từ địa điểm giao hàng tại Việt Nam đến cảng biển, sau đó được tàu biển vận chuyển tới các quốc gia khác. Dịch vụ này bao gồm nhiều khâu liên quan như kiểm tra hàng hóa, làm các loại chứng từ hải quan, thủ tục cảng biển, và quản lý container. Các công ty tiếp vận như One Asia đóng vai trò trung gian, kết nối giữa người xuất khẩu và các cơ quan hải quan, cảng biển, tàu biển.

1.2. Đặc điểm và tầm quan trọng của quy trình này

Đặc điểm của quy trình giao hàng xuất khẩu bao gồm tính phức tạp cao, yêu cầu tuân thủ nhiều quy định pháp luật, và liên quan đến nhiều bên tham gia như hải quan, cảng, tàu và shipper. Tầm quan trọng nằm ở khả năng tối ưu hóa thời gian, chi phí và đảm bảo an toàn hàng hóa, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng và tăng tính cạnh tranh của doanh nghiệp xuất khẩu.

II. Các giai đoạn chính trong quy trình giao hàng xuất khẩu

Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển thường được chia thành các giai đoạn tuần tự, mỗi giai đoạn có những yêu cầu và nhiệm vụ riêng biệt. Giai đoạn đầu tiên là nắm bắt tình hình, chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải, bao gồm kiểm tra thông tin đơn hàng, xác nhận tàu và ngày giao hàng. Giai đoạn thứ hai là giao hàng tại địa điểm quy định, giữ đúng thời hạn và địa điểm để tránh phát sinh chi phí phát sinh. Giai đoạn thứ ba bao gồm lập và bàn giao chứng từ vận tải quan trọng như bill of lading. Cuối cùng là quyết toán chi phí để đảm bảo tính minh bạch tài chính. Việc hiểu rõ từng giai đoạn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình giao hàng xuất khẩu.

2.1. Chuẩn bị hàng hóa và thủ tục hài quan

Chuẩn bị hàng hóa bắt đầu bằng việc kiểm tra chất lượng, số lượng và đóng gói theo tiêu chuẩn quốc tế. Tiếp theo là làm thủ tục hải quan bao gồm khai báo hải quan, chuẩn bị chứng từ, và chờ phê duyệt từ cơ quan hải quan. Giấy phép xuất khẩu cần được chuẩn bị đầy đủ để tránh trì hoãn trong quá trình thông quan.

2.2. Lập chứng từ vận tải và quyết toán chi phí

Chứng từ vận tải bao gồm bill of lading, packing list, invoice, và các tài liệu khác theo yêu cầu của khách hàng. Quyết toán chi phí là khâu cuối cùng, bao gồm thanh toán lệ phí cảng, phí vận tải, phí kho và các chi phí khác, đảm bảo mọi chi phí được ghi chép chính xác và minh bạch cho cả hai bên.

III. Thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu tại doanh nghiệp

Tại Công ty TNHH Tiếp vận Hà Nộ One Asia, quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển đã đạt được nhiều kết quả tích cực nhưng vẫn còn một số tồn tại cần cải thiện. Công ty đã hoàn thành hàng trăm lô hàng xuất khẩu với tỷ lệ thành công cao, tiết kiệm chi phí cho khách hàng thông qua việc tối ưu lộ trình vận chuyển. Tuy nhiên, những thách thức trong quy trình giao hàng bao gồm việc giải quyết các trường hợp hàng hóa bị hư hại, xử lý các vấn đề về thủ tục hành chính chậm, và điều phối thời gian giao hàng khi có những thay đổi bất ngờ từ khách hàng hoặc cảng biển. Hoàn thiện quy trình tại One Asia sẽ giúp nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng số lượng khách hàng hài lòng.

3.1. Những thành công đạt được

Công ty One Asia đã xây dựng được mối quan hệ tốt với các cảng biển chính, các nhà vận chuyển tàu uy tín, và các cơ quan hải quan. Việc đầu tư vào hệ thống quản lý chứng từ điện tử giúp tăng tốc độ xử lý tài liệu. Tỷ lệ hài lòng khách hàng liên tục tăng cao, chứng tỏ hiệu quả của quy trình hiện tại. Công ty cũng đã giảm được thời gian xử lý từ 5-7 ngày xuống còn 3-4 ngày.

3.2. Những tồn tại và nguyên nhân

Tồn tại chính bao gồm: thiếu nhân lực chuyên môn, hệ thống thông tin liên lạc chưa tối ưu giữa các bộ phận, và sự chậm trễ trong xử lý các trường hợp đặc biệt. Nguyên nhân xuất phát từ sự tăng trưởng nhanh của lượng đơn hàng, đầu tư công nghệ chưa đủ, và quy trình đào tạo nhân viên còn hạn chế. Cần cải thiện hệ thống quản lý quy trình để tăng hiệu suất.

IV. Giải pháp hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu

Để hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Tiếp vận Hà Nội One Asia, cần áp dụng các giải pháp toàn diện và chiến lược dài hạn. Giải pháp công nghệ bao gồm đầu tư vào phần mềm quản lý logistics hiện đại, tích hợp hệ thống theo dõi container theo thời gian thực, và ứng dụng trí tuệ nhân tạo để dự báo rủi ro. Giải pháp nhân lực tập trung vào tuyển dụng và đào tạo cán bộ chuyên môn, đặc biệt là những người am hiểu about quy trình hải quan và vận tải quốc tế. Giải pháp tổ chức bao gồm xây dựng các quy trình chuẩn và hệ thống kiểm soát chất lượng chặt chẽ. Việc tối ưu hóa quy trình giao hàng sẽ giúp giảm chi phí hoạt động, tăng tốc độ xử lý, và nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng.

4.1. Đầu tư công nghệ thông tin và tự động hóa

Hệ thống quản lý logistics hiện đại giúp tự động hóa các bước trong quy trình giao hàng, giảm sai sót do nhân công. Công nghệ blockchain có thể được áp dụng để tăng tính minh bạch và bảo mật chứng từ điện tử. Ứng dụng mobile cho phép khách hàng theo dõi tình trạng hàng hóa real-time. Đầu tư vào cơ sở hạ tầng số là yếu tố then chốt để nâng cao năng lực cạnh tranh.

4.2. Xây dựng quy trình chuẩn và đào tạo nhân lực

Quy trình chuẩn hóa giúp đảm bảo mọi lô hàng được xử lý theo cách nhất quán. Chương trình đào tạo định kỳ dành cho nhân viên về các quy định hải quan mới, kỹ năng giao tiếp quốc tế, và xử lý tình huống khẩn cấp. Xây dựng đội ngũ chuyên gia trong từng lĩnh vực giúp nâng cao chất lượng dịch vụ và phản ứng nhanh hơn với yêu cầu của khách hàng.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1: Tổng quan nghiên cứu - Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển - Chương 3: Thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Tiếp vận Hà Nội One Asia - Chương 4: Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Tiếp vận Hà Nội One Asia 6 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 2. Khái quát về dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 2. Khái niệm dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Dịch vụ giao nhận vận chuyển quốc tế là một lĩnh vực quan trọng trong thương mại toàn cầu, giúp kết nối các thị trường trong và ngoài nước, cũng như thúc đẩy phát triển thương mại giữa các quốc gia với nhau. Cũng chính vì lẽ đó, ngày càng nhiều bộ quy tắc và điều luật được ban hành, sửa đổi nhằm phù hợp với thực tiễn các vấn đề liên quan đến giao nhận, vận chuyển hàng hóa.

Trên thế giới, Liên đoàn Vận tải biển Quốc tế (FIATA) là một trong những tổ chức phi chính phủ lớn nhất, đại diện cho ngành giao nhận vận tải. Năm 2019, Tổ chức đã công bố phiên bản cập nhật của Quy tắc mẫu dành cho dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa, làm thang đo cho các các hiệp hội và doanh nghiệp giao nhận hàng hóa toàn cầu soạn thảo các điều khoản và điều kiện giao dịch riêng của họ. Dựa trên Quy tắc mẫu này, các dịch vụ thuộc bất kỳ loại nào liên quan đến việc vận chuyển, hợp nhất, lưu trữ, xử lý, đóng gói hoặc phân phối hàng hóa, cũng như các dịch vụ phụ trợ và tư vấn liên quan đến các dịch vụ trên, bao gồm nhưng không giới hạn các vấn đề về hải quan và tài chính, khai báo hàng hóa cho mục đích hợp pháp, mua bảo hiểm hàng hóa và thu thập hoặc thực hiện thanh toán các chứng từ liên quan đến hàng hóa đều được xem là dịch vụ giao nhận vận tải. Tại Việt Nam, ngay từ năm 1997, Luật Thương mại đã ra đời nhằm để đáp ứng nhu cầu hội nhập kinh tế quốc tế, chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung sang nền kinh tế thị trường của quốc gia.

Trong đó, Điều 163 Luật Thương mại (1997) quy định, “Dịch vụ giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức việc vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người làm dịch vụ giao nhận khác (gọi chung là khách hàng)”. Mặt khác, tại Điều 233 Luật Thương mại 2005 cũng nhấn mạnh khái niệm “Dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ 7 tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hoá theo thỏa thuận với khách hàng để hưởng thù lao”. Dịch vụ logistics bao gồm không chỉ các hoạt động vận chuyển đơn thuần mà còn tích hợp các bước quản lý chuỗi cung ứng, từ khi hàng hóa được sản xuất đến khi đến tay người tiêu dùng, làm cho quy trình trở nên thông suốt và hiệu quả hơn. Từ đây, ta có thể rút ra kết luận, “Dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là tổng hợp các hoạt động thương mại liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa từ quốc gia này sang quốc gia khác qua đường biển.

Dịch vụ này bao gồm tất cả các công việc cần thiết như nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu trữ, xử lý, đóng gói, phân phối và các thủ tục hải quan. Ngoài ra, nó còn bao gồm các dịch vụ phụ trợ như tư vấn, mua bảo hiểm hàng hóa, và thực hiện thanh toán các chứng từ liên quan đến hàng hóa, tất cả nhằm đảm bảo giao hàng đúng thời hạn và an toàn tới người nhận theo sự ủy thác của các bên liên quan. Đặc điểm dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển - Tính không hiện hữu/ vô hình (Intangibility): Dịch vụ không thể cảm nhận bằng các giác quan như thị giác, thính giác, khứu giác, xúc giác, vị giác, … cho nên dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển luôn luôn có tính vô hình, không thể hiện hữu. Dịch vụ này chỉ được thể hiện qua sự di chuyển của hàng hóa được vận chuyển từ quốc gia này sang quốc gia khác.

Quá trình này là vô hình, không thể cảm nhận được nên có thể gây ra nhiều khó khăn cho khách hàng khi quyết định lựa chọn sử dụng dịch vụ. Khách hàng chỉ đánh giá được dịch vụ qua giá cả, chất lượng, phản hồi của khách hàng, … Vì thế, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển cần tập trung khẳng định chất lượng dịch vụ thông qua các dấu hiệu hữu hình. - Tính không thể tách rời/ không thể chia cắt (Inseparability): Quá trình doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển từ ga/bãi/cảng của nước này tới ga/bãi/cảng nước khác cũng là quá trình mà khách hàng sử dụng dịch vụ. Điều này có nghĩa quá trình cung cấp dịch vụ và tiêu dùng dịch vụ là hai hoạt động diễn ra đồng thời, không thể tách rời.

Vì vậy, đối với các doanh nghiệp 8 cung cấp dịch vụ cần tổ chức và quản lý quy trình cung ứng dịch vụ sao cho phù hợp với yêu cầu của khách hàng, đảm bảo an toàn cho hàng hóa, tối ưu và hiệu quả. - Tính không lưu giữ được (Inventory): Do quá trình cung ứng dịch vụ và tiêu dùng dịch vụ diễn ra đồng thời, do đó dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển có tính không thể lưu trữ được. Đồng thời, không thể lưu kho để bảo quản và cũng không thể định giá như một tài sản tồn kho. Doanh nghiệp cung ứng dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển cần chủ động ứng phó với diễn biến của thị trường để khai thác và sử dụng phương tiện vận tải một cách hiệu quả, tối ưu.

- Tính không sở hữu (Lack of ownership): Dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển giúp di chuyển hàng hóa từ địa điểm này đến địa điểm khác, đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa từ quốc gia này tới quốc gia khác bằng đường biển. Nên khách hàng có quyền tiếp cận và sử dụng dịch vụ nhưng không có quyền chiếm hữu, định đoạt dịch vụ và các yếu tố tạo ra dịch vụ đó như con người, phương tiện vận tải, máy móc, thiết bị, ga/bãi/cảng. Do đó, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ có thể thuyết phục khách hàng tôn trọng con người, tài sản được sử dụng trong quá trình cung cấp dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển. - Tính không ổn định (Inconsistency): Chất lượng dịch vụ thường không ổn định, có thể thay đổi và khác biệt do phụ thuộc vào người thực hiện dịch vụ, thời gian giao hàng, địa điểm, các yếu tố ngoại cảnh như thời tiết, khí hậu.

Trong đó, cảm nhận của khách hàng được xem là yếu tố quan trọng nhất để đánh giá chất lượng dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển. Tuy nhiên, tùy vào mức độ hài lòng cũng như yêu cầu của khách hàng mà mỗi người có mỗi cảm nhận khác nhau. Cho nên, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển cần có phương án chuẩn hóa quy trình và chất lượng dịch vụ; nâng cao trình độ chuyên môn và tay nghề lao động; giảm thiểu sự biến động và thay đổi theo chiều hướng xấu của dịch vụ. - Tính thích ứng (Adaptability): Nhu cầu đối với dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển rất đa dạng, phức tạp, dễ thay đổi do tính chất hàng hóa, thời tiết, địa lý hay luật lệ …khác nhau.

Đòi hỏi các doanh nghiệp cung ứng dịch vụ cần có khả năng thích ứng và biến đổi linh hoạt để có thể cung cấp dịch vụ theo cách thuận lợi, phù hợp với nhu cầu khách hàng. Phân loại dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Dựa vào các hình thức xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển hiện nay, ta có thể phân loại dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển thành: - Giao nhận theo container: + Dịch vụ giao hàng xuất khẩu nguyên container (FCL/FCL; CY/CY): Là hình thức giao hàng hóa xuất khẩu trong đó toàn bộ một container được sử dụng để chở hàng hóa của một khách hàng duy nhất từ nơi sản xuất hoặc kho lưu trữ đến cảng đích hoặc đến tay khách hàng. Dịch vụ này đặc biệt phù hợp cho các doanh nghiệp muốn xuất khẩu hàng hóa với khối lượng lớn hoặc muốn đảm bảo độ an toàn và an ninh cho hàng hóa của họ. + Dịch vụ giao hàng xuất khẩu lẻ container (LCL/LCL; CFS/CFS): Là hình thức vận chuyển hàng hóa trong đó nhiều lô hàng nhỏ từ nhiều khách hàng khác nhau được xếp chung vào một container.

Đây là giải pháp thích hợp cho các doanh nghiệp không có đủ hàng hóa để lấp đầy một container hoàn toàn. Nó giúp giảm chi phí vận chuyển, cung cấp sự linh hoạt cho các doanh nghiệp, và đảm bảo hàng hóa được giao một cách an toàn và hiệu quả. + Dịch vụ giao hàng xuất khẩu kết hợp (FCL/LCL; CY/CFS hoặc LCL/FCL; CFS/CY): Là hình thức vận chuyển kết hợp của hình thức FCL/FCL và LCL/LCL, hình thức này khá linh hoạt mà đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Đối với hình thức FCL/LCL, ban đầu hàng hóa lớn sẽ được xếp chung vào một container nguyên, sau đó hàng hóa được tách nhỏ ra và gộp vào container khác để vận chuyển.

Tương tự, hình thức LCL/FCL, ban đầu các hàng hóa nhỏ được gửi đi trong các container khác nhau, sau đó, được gom lại và gửi trong cùng 1 container chung. - Giao hàng rời (Bulk Cargo): Áp dụng với những hàng hóa có khối lượng chuyên chở rất lớn và ở dạng thô, khô như than đá, lưu huỳnh, quặng sắt, hàng nông sản, phế liệu không đóng thùng hay bao kiện. Những loại này sẽ được đưa vào trực tiếp các khoang thùng hàng chống thấm nước của tàu.