CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ TỒN KHO 1. Tổng quan về tồn kho 1. Khái niệm hàng tồn kho Có nhiều định nghĩa về “hàng tồn kho”, trong đó có ba định nghĩa phù hợp nhất với đề tài nhiên cứu là: “Hàng tồn kho là dự trữ của các nguyên vật liệu, các bộ phận, bán thành phẩm và thành phẩm mà nó xuất hiện trong quá trình sản xuất và phân phối” (Ballou 2004, trang 326).
Theo Chase, Jacobs và Aquilano (2004, trang 545) “tồn kho là dự trữ của các vật tư, nguồn lực được sử dụng trong tổ chức. Hệ thống tồn kho bao gồm các quy định và các phương pháp kiểm soát giúp theo dõi tồn kho và quyết định mức tồn kho cần có, thời điểm cần bổ sung tồn kho và số lượng đơn hàng cần có”. “Hàng tồn kho là tổng hợp tất cả các nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng cho nhu cầu trước mắt hoặc tương lai. Hàng tồn kho bao gồm nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, bán thành phẩm và thành phẩm chưa tiêu thụ” (Hồ Tiến Dũng, 2009, trang 199).
Theo chuẩn mực kế toán quốc tế IAS số 2, hàng tồn kho là những tài sản: Được giữ để đem bán trong kỳ sản xuất kinh doanh thông thường Đang trong quá trình sản xuất ra các thành phẩm để bán Dưới hình thức nguyên vật liệu hoặc vật dụng mà chúng được sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp các dịch vụ. Trong trường hợp cung cấp dịch vụ, hàng tồn kho gồm những chi phí dịch vụ mà khoản doanh thu tương ứng với nó chưa được công nhận. (Ví dụ như các công việc đang tiến hành của kiểm toán viên hay luật sư) Hàng tồn kho thường xuất hiện ở dạng sau: Hàng hoá mua về để bán: hàng mua để nhập kho, hàng mua đang đi trên đường. Hàng gửi đi bán, hàng gửi đi gia công chế biến.
Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán. Sản phẩm dở dang: sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 5 Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường. Chi phí dịch vụ dở dang.
Chức năng của hàng tồn kho Theo Hồ Tiến Dũng (2009), hàng tồn kho có 3 chức năng sau: Chức năng liên kết: Chức năng chủ yếu nhất của quản trị tồn kho là liên kết giữa quá trình sản xuất và cung ứng. Khi cung và cầu của một loại hàng tồn kho nào đó không đều đặn giữa các thời kỳ thì việc duy trì thường xuyên một lượng tồn kho nhằm tích lũy đủ cho thời kỳ cao điểm là một vấn đề hết sức cần thiết. Thực hiện tốt chức năng liên kết nhằm đảm bảo sản xuất liên tục, tránh sự thiếu hụt trong cung ứng. Chức năng ngăn ngừa tác động của lạm phát: Nếu doanh nghiệp biết trước được tình hình tăng giá nguyên vật liệu hay hàng hóa, họ có thể dự trữ tồn kho để tiết kiệm chi phí.
Như vậy, tồn kho sẽ là một hoạt động đầu tư tốt. Chức năng khấu trừ theo số lượng: Việc mua hàng với số lượng lớn có thể đưa đến việc giảm phí tổn sản xuất do nhà cung ứng sẽ chiết khấu cho đơn hàng số lượng lớn. Tuy nhiên, điều này lại dẫn đến chi phí tồn trữ cao, do đó trong quản trị tồn kho người ta cần xác định một lượng đặt hàng tối ưu để hưởng được giá khấu trừ mà chi phí tồn kho tăng không đáng kể. Các chi phí tồn kho Một trong các tiêu chí để đánh giá một mô hình tồn kho hiệu quả là dựa trên chi phí tồn kho.
Theo Arnold et al. (2008), chi phí tồn kho gồm các loại sau: Chi phí sản phẩm: là giá mua sản phẩm, bao gồm giá thành của sản phẩm và các chi phí trực tiếp liên quan đến việc đưa được sản phẩm về đến kho như là chi phí vận tải, thuế, và bảo hiểm. Chi phí đặt hàng: là toàn bộ chi phí có liên quan đến việc thiết lập đơn hàng bao gồm: chi phí tìm nguồn hàng, thực hiện quy trình đặt hàng (giao dịch, ký kết hợp đồng, thông báo qua lại) và chi phí quản lý việc chuyển hàng đến kho. Chi phí lưu kho (Chi phí giữ hàng): là những chi phí phát sinh trong thực hiện hoạt động tồn trữ.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 Chi phí hết hàng: là chi phí phản ánh kết quả về kinh tế khi hết hàng trong kho. Việc hết hàng trong kho sẽ dẫn đến 2 trường hợp: - Thứ nhất, khách hàng phải chờ cho tới khi có hàng. Điều này có thể làm mất đi thiện chí muốn hợp tác với doanh nghiệp trong tương lai của khách hàng. - Thứ hai, nếu không có sẵn hàng thì sẽ mất đi cơ hội bán hàng.
Như vậy, tiền lời bị mất do bán được ít hàng và khách hàng chuyển sang mua hàng từ đối thủ cạnh tranh. Khái niệm, mục tiêu, vai trò của quản trị tồn kho và các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị tồn kho 1. Khái niệm quản trị tồn kho Hiệp hội quản trị sản xuất và tồn kho của Mỹ (APICS) định nghĩa quản trị tồn kho là một phần của quản trị kinh doanh liên quan đến việc hoạch định và kiểm soát tồn kho (Toomey, 2000). “Quản trị tồn kho luôn là một vấn đề hết sức quan trọng của tất cả các doanh nghiệp sản xuất.
Quản trị tồn kho là việc quyết định quy mô và thời điểm nắm giữ tồn kho. Quản trị tồn kho luôn cần thiết ở mọi khâu trong chuỗi cung ứng để đảm bảo không bị thiếu nguyên liệu sản xuất và không thiếu hàng cung cấp cho khách hàng”. (Heck, 2009) Theo Wikipedia (2009) quản trị tồn kho bao gồm các hoạt động sau: kiểm soát thời gian cung ứng, chi phí giữ hàng, dự báo tồn kho, kiểm soát tồn kho thực tế, quản lý không gian chứa hàng, quản lý chất lượng tồn kho và bổ sung tồn kho. Mục tiêu và vai trò của quản trị tồn kho Mục tiêu của quản trị tồn kho Theo Reid và Sanders (2007), quản trị tồn kho có 2 mục tiêu cơ bản: (1) Đảm bảo có hàng đúng số lượng, đúng chất lượng và đúng thời điểm để phục vụ sản xuất và bán hàng, từ đó có thể đạt được mức dịch vụ khách hàng nhất định.
(2) Phải đạt được mức dịch vụ khách hàng đó với chi phí tối ưu. Vai trò của quản trị tồn kho LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 Quản trị tồn kho quyết định sức khỏe của chuỗi cung ứng, đồng thời cũng ảnh hưởng đến tình hình tài chính. Các tổ chức và các doanh nghiệp đều cố gắng duy trì mức tồn kho tối ưu để vừa có thể đáp ứng tốt các nhu cầu và không bị tồn kho quá cao. Nếu tồn kho thấp thì sẽ có rủi ro không đáp ứng được nhu cầu khách hàng khi có biến động, nếu tồn kho cao thì chi phí lưu trữ cao và doanh nghiệp phải mất một khoản tiền mặt rất lớn đầu tư vào tồn kho.
Quản trị tồn kho ngày càng trở nên quan trọng trong hoạt động kinh doanh ngày nay, cách thức quản trị tồn kho sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động của doanh nghiệp. Mục tiêu của quản trị tồn kho là tối thiểu hóa các chi phí liên quan đến tồn kho và tối đa hóa dịch vụ khách hàng thông qua việc cân đối cung cầu. Vì vậy các doanh nghiệp thành công là các doanh nghiệp có khả năng duy trì mức tồn kho tối ưu và đảm bảo mức dịch vụ khách hàng cao hơn mức trung bình của ngành. Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị tồn kho Nhu cầu thị trường Mục đích tồn kho là để đảm bảo cung ứng bình thường, liên tục đáp ứng nhu cầu thị trường.
Do vậy nhu cầu của thị trường có ảnh hưởng rất lớn đến số lượng, chủng loại của hàng tồn. Cụ thể: - Vào các ngày lễ, tết, nhu cầu hàng tiêu dùng tăng lên đáng kể vì thế số lượng, chủng loại của hàng tồn cũng tăng lên. - Nhu cầu thị trường đối với các sản phẩm khác nhau cũng có quy luật biến động khác nhau nên lượng tồn kho của từng loại cũng khác nhau. Ví dụ: trà “Lipton chanh đá” vào mùa mưa thì bán rất ít, nhưng lại có nhu cầu rất cao trong mùa nóng, trong khi đó trà “Lipton nhãn vàng túi lọc” thì ngược lại; do đó lượng tồn kho của 2 loại này cũng có biến động trái ngược nhau.
Thời gian cung ứng và khả năng cung ứng của các nhà cung cấp Theo King (2011), thời gian cung ứng và khả năng cung ứng ảnh hưởng rất lớn đến độ tin cậy cung ứng và ảnh hưởng đến tồn kho. Nhà cung cấp (bao gồm các nhà sản xuất trong nước và ngoài nước) là người cung ứng sản phẩm cho doanh nghiệp. Nếu trên thị trường có nhiều nhà cung cấp và các nhà cung cấp có khả năng cung ứng LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 điều đặn, kịp thời theo yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp tức là có độ tin cậy cao thì không cần giữ tồn kho cao và ngược lại. Vị trí địa lý và điều kiện giao thông vận tải Đây cũng là nhân tố cần tính đến khi xác định nhu cầu tồn kho thành phẩm, bởi lẽ nếu một doanh nghiệp nằm trong khu vực có điều kiện vận chuyển khó khăn hiểm trở thì phải tính toán lượng hàng tồn kho như thế nào đó để hạn chế việc đi lại, không thể vận chuyển mua bán thường xuyên như các doanh nghiệp khác được.
Nếu không doanh nghiệp sẽ rất bị động trong hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên, với sự phát triển của hệ thống giao thông vận tải nói chung và các phương tiện vận chuyển nói riêng như hiện nay đã tạo điều kiện thuận lợi hơn rất nhiều cho công tác vận chuyển hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, từ kho của công ty đến các cửa hàng, các đơn vị trực thuộc…, giảm bớt trở ngại trong giao nhận, rút ngắn thời gian vận chuyển, góp phần tăng hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Đặc điểm, tính chất thương phẩm của hàng hoá Mỗi loại hàng có đặc điểm, tính chất thương phẩm khác nhau, yêu cầu về việc bảo quản khác nhau, do đó ảnh hưởng đến số lượng hàng tồn và thời gian tồn kho. Ví dụ: hàng thực phẩm tươi sống: có đặc điểm, tính chất thương phẩm phức tạp: dễ hư hỏng, là mặt hàng tiêu dùng hàng ngày, khách mua thường xuyên nên mức tồn kho thường đủ để bán trong 1- 2 ngày, thời gian tồn kho 1-2 ngày.