CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Quản trị NNL trong DN 1. Khái niệm về quản trị NNL Nguồn nhân lực trong DN được hiểu theo nghĩa bao gồm kinh nghiệm, kỹ năng, trình độ đào tạo và những sự tận tâm nỗ lực hay bất cứ đặc điểm nào khác tạo giá trị gia tăng và năng lực cạnh tranh cho tổ chức của những người lao động. Quản trị NNL là một bộ phận quan trọng trong quản lý DN mà mọi nhà quản trị đều phụ trách quản lý. Nhiệm vụ chủ yếu của quản trị NNL là đảm bảo có đúng người với kỹ năng và trình độ phù hợp để thực hiện mục tiêu của DN.
Tóm lại, quản trị NNL là tất cả các hoạt động, chính sách và các quyết định quản lý liên quan, có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa DN và nhân viên. Bên cạnh đó, quản trị NNL đòi hỏi phải có tầm nhìn chiến lược gắn với chiến lược hoạt động của DN.2 Hoạch định NNL Hoạch định NNL là quá trình xem xét một cách có hệ thống các nhu cầu về NNL để vạch ra kế hoạch làm thế nào để đảm bảo mục tiêu "đúng người, đúng việc, đúng nơi, đúng lúc ". Hoạch định NNL sẽ giúp DN trả lời những câu hỏi sau: + DN cần những nhân viên như thế nào? + Khi nào DN cần họ? + Họ cần phải có những kỹ năng nào? TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 5 + DN đã có sẵn những người thích hợp chưa? Và nếu họ có tất cả những kiến thức, thái độ và kỹ năng cần thiết hay không? DN sẽ tuyển dụng họ từ bên ngoài hay lựa chọn từ những nhân viên hiện có? Hoạch định NNL được tiến thành theo qui trình 5 bước như sau: Bước 1: Dự báo nhu cầu NNL - Để dự báo nhu cầu nhân lực một cách chính xác, bạn cần phải nắm rõ trong tương lai, DN: + Mong muốn đạt được mục tiêu gì? + Cần phải thực hiện những hoạt động gì? + Sản xuất những sản phẩm hoặc dịch vụ nào? + Sản xuất ở qui mô như thế nào? - Dựa trên những thông tin này, bạn xác định nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp, bao gồm: + Số lượng: bao nhiêu nhân viên cho từng vị trí công việc? + Chất lượng: những phẩm chất và kỹ năng cần thiết là gì? + Thời gian: khi nào thì cần? Bước 2: Phân tích thực trạng NNL Khi phân tích, DN cần căn cứ vào các yếu tố: + Những yếu tố phân tích về mặt hệ thống: Số lượng, cơ cấu, trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, năng lực làm việc thái độ làm việc, phẩm chất cá nhân, cơ cấu tổ chức và các chính sách quản lý NNL (tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, .) TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 6 + Những yếu tố phân tích về mặt quá trình: mức độ hấp dẫn của công việc đối với nhân viên, sự thỏa mãn của nhân viên đối với công việc, môi trường văn hóa, phong cách quản lý, những rào cản, mục tiêu cụ thể mà DN đã đề ra. Bước 3: Đưa ra quyết định tăng hoặc giảm NNL So sánh nhu cầu nhân lực với thực trạng NNL của DN để xác định liệu nhân lực đang dư thừa hay thiếu hụt so với nhu cầu của DN.
Sau đó, cần lựa chọn các giải pháp để khắc phục sự dư thừa hoặc thiếu hụt nhân lực. Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện: Kế hoạch tuyển dụng nhân viên, bố trí lại cơ cấu tổ chức, đề bạt, thuyên chuyển nhân viên và tinh giảm lao động dư thừa. Bước 5: Đánh giá việc thực hiện kế hoạch + Xác định những sai lệch giữa mục tiêu với quá trình thực hiện kế hoạch. + Phân tích nguyên nhân dẫn đến các sai lệch đó.
+ Đề ra các giải pháp điều chỉnh sai lệch và các biện pháp hoàn thiện. Sau khi đã hoạch định NNL cần thiết trong tương lai, DN cần phải tìm kiếm để đảm bảo NNL sẵn có khi cần.3 Phân tích công việc Phân tích công việc là một nhiệm vụ không thể thiếu được của một nhà quản trị, đó là khâu đầu tiên của quá trình tuyển dụng, phân tích công việc là cơ sở là nền tảng cho quá trình sử dụng nhân lực có hiệu quả sau này. Đây là quá trình thu thập những tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống liên quan đến một việc cụ thể nhằm làm rõ bản TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 7 chất của từng công việc. Đồng thời, cung cấp cho các nhà quản trị tóm tắt về nhiệm vụ của công việc nào đó trong mối tương quan của công việc khác.
Ngoài ra, phân tích công việc còn là tài liệu cơ bản để xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc: + Bảng mô tả công việc liệt kê các nhiệm vụ, chức năng, các mối quan hệ trong công việc, điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc. + Bảng tiêu chuẩn công việc liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng và đặc điểm cá nhân thích hợp cho công việc. Thông thường, quá trình thực hiện phân tích công việc được chia thành 3 giai đoạn: + Chuẩn bị phân tích: Xác định mục đích của việc phân tích công việc, xem xét các thông tin có liên quan đến công việc, Lựa chọn người thực hiện công việc tiêu biểu. + Tiến hành phân tích: Thu thập thông tin về công việc, thẩm định thông tin phân tích.
+ Kết quả phân tích: viết các tài liệu về công việc.4 Tuyển dụng lao động Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm và lựa chọn đúng người để thõa mãn các nhu cầu lao động và bổ sung cho lực lượng lao động hiện có. Tuyển dụng lao động đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động quản trị nhân lực cũng như trong hoạt động kinh doanh của DN. Bởi tuyển dụng là quá trình lựa chọn những người lao động phù TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 8 hợp, phát hiện tiềm năng lao động theo đúng yêu cầu của DN. Việc tuyển dụng nhân lực của DN dựa vào các nguồn: + Tuyển dụng nội bộ: Phương pháp này giúp tìm kiếm ra các ứng viên phù hợp, khuyến khích phát triển chuyên môn và đào tạo chéo giữa các nhân viên giúp họ nhìn thấy tiềm năng phát triển tại công ty, từ đó họ sẽ không có ý định rời bỏ DN để chuyển sang tổ chức khác.
+ Do nhân viên trong DN giới thiệu: Nhân viên trong DN có thể biết được nhiều người khác trong cùng lĩnh vực thông qua mối quan hệ hoặc đã cùng họ làm việc với họ trước đó. Biện pháp này rất hiệu quả khi các nhân viên có bạn bè sẽ làm việc rất nhiệt tình. + Nhân viên cũ: Hơn ai hết họ là người hiểu biết rõ về công việc, văn hóa tổ chức, có nhiều kinh nghiệm làm việc và được trang bị thêm nhiều kiến thức trong thời gian xa DN. + Quảng cáo: áp dụng hình thức quảng cáo sẽ thu hút được nguồn ứng viên dồi dào Tuy nhiên, chất lượng quảng cáo thường được thể hiện qua: tên tựa đề, tính rõ ràng – sáng tạo – trung thực, đặc trưng và tiêu chuẩn công việc, quyền lợi ứng viên, hình thức quảng cáo đẹp và hấp dẫn,.
+ Công ty cung ứng nguồn lao động: các công ty này thường sử dụng các vị trí có chọn lọc và cung ứng ứng viên một cách nhanh chóng, dựa trên nguồn dữ liệu dồi dào sẵn có., những công ty này có khả năng giúp DN thiết lập tiêu chuẩn lựa chọn, kiểm tra và loại bỏ những ứng viên không phù hợp. Trong hoạt động tuyển dụng, DN phải lưu ý một số vấn đề chính: + Không phải các chỗ trống đều cần phải lấp đầy. TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 9 + Những biến đổi trong thương mại dẫn đến yêu cầu công việc chỉ đáp ứng trong thời gian ngắn. + Nguồn thông tin tốt nhất về công việc thông thường là những người đã nắm giữ những công việc trước đây.
+ Vị trí trống là cơ hội để tái nhận trách nhiệm của một công việc. + Có thể tái phân công công việc cho các nhân viên hiện thời. + Đôi lúc hai người cùng chia xẻ một công việc có thể năng suất cao hơn một người. Tóm lại, yêu cầu quan trọng của tuyển dụng là tuyển chọn nhân sự vào làm việc trong DN phải có trình chuyên môn cần thiết, biết tuân thủ kỷ luật, trung thực,.nếu tuyển chọn không kỹ, tuyển chọn sai, tuyển theo cảm tính hoặc theo một sức ép nào đó sẽ dẫn đến hậu quả nhiều mặt về kinh tế và xã hội.5 Đào tạo và phát triển NNL Đào tạo là củng cố xây dựng hoạt động học tập, những kiến thức, những kỹ năng cho người lao động để họ hiểu biết những công việc mà họ đang làm.
Phát triển NNL: Là quá trình củng cố những kiến thức, kinh nghiệm nhằm hoàn thiện hơn những công việc của người lao động để họ có khả năng thích ứng hơn, làm việc có hiệu quả hơn. Mục tiêu của đào tạo và phát triển NNL trong doanh nghiệp, nhằm sử dụng tối đa NNL của doanh nghiệp, thông qua việc giúp đỡ cho người lao động hiểu rõ hơn công việc, nắm vững kỹ năng, kiến thức cơ bản với tinh thần tự giác cao trong công TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 10 việc, thực hiện tốt những nhiệm vụ được giao, thích ứng với sự thay đổi, công nghệ khoa học kỹ thuật cao. Trong thực tế, các DN thường áp dụng nhiều phương thức đào tạo khác nhau: + Tại nơi làm việc: theo kiểu kèm cặp tại chỗ, luân phiên thay đổi công việc. + Ngoài nơi làm việc: theo kiểu nghiên cứu tình huống, hội thảo, liên kết tổ chức chương trình đào tạo với các trường Đại học,.
Hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực hiệu quả sẽ mang lại những nhiều lợi ích to lớn cho DN. Cụ thể, như sau: + Chuẩn bị và thay thế những vị trí còn thiếu, việc bổ sung này diễn ra thường xuyên nhằm giúp cho hoạt động kinh doanh của DN trôi chảy. + Chuẩn bị cho nhân viên thực hiện những nhiệm vụ và trách nhiệm mới khi có sự thay đổi trong mục tiêu: cơ cấu, thay đổi về chiến lược kinh doanh, chính sách và kỹ thuật công nghệ mới,. + Hoàn thiện và phát huy khả năng làm việc của nhân viên, hoàn thành nhiệm vụ hiện tại cũng như những nhiệm vụ trong tương lai.
+ Giảm bớt sự giám sát đối với nhân viên do họ tư biết cách kiểm soát và thực hiện công việc.