CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP 1. Tổng quan về hàng tồn kho và quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp 1. Khái niệm và đặc điểm hàng tồn kho Từ khi trên thế giới bắt đầu xuất hiện hoạt động sản xuất và lưu thông hàng hóa thì hàng tồn kho cũng xuất hiện như là một hiện tượng tất yếu, khách quan. Mark thì “Tồn kho hay dự trữ hàng hóa là một sự cố định và độc lập hóa hình thái của sản phẩm”.
Như vậy các sản phẩm đang trong quá trình mua, bán và cần thiết cho quá trình mua bán là nằm trong hình thái hàng tồn kho. Hàng tồn kho đóng một vai trò quan trọng trong quản trị kinh doanh của một công ty. Hàng tồn kho phát sinh từ nhu cầu sản xuất và phân phối hàng hoá, hàng tồn kho thường chiếm phần lớn (40-50%) tài sản của một công ty. Trong sản xuất, mỗi công ty luôn phải có một lượng hàng tồn kho thích hợp (vốn sản xuất, vật tư tiêu hao, thành phẩm, sản phẩm đang trong quá trình sản xuất, v.) cần thiết cho sản xuất.
Vì vậy, việc kiểm soát và quản lý hàng tồn kho là hết sức quan trọng, quá trình sản xuất diễn ra liên tục, đều đặn, có hiệu quả và lực lượng vật chất chủ yếu để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách thường xuyên liên tục và đồng bộ. Bộ Tài chính quy định trong Chuẩn mực Kế toán số 02 ban hành kèm theo Quyết định số 149/2001/QĐ–BTC ngày 31/12/2001, thì khái niệm hàng tồn kho được quy định là tài sản: Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang; Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất – kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Nói một cách đơn giản, hàng tồn kho là bất kỳ tài nguyên chưa sử dụng nào được lưu trữ để sử dụng trong tương lai. Cho dù đó là đầu vào hay đầu ra của một doanh nghiệp, hàng tồn kho sẽ xuất hiện ngay khi các tài nguyên chưa sử dụng sẵn sàng.
Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh mà loại hàng tồn kho sẽ khác nhau và nội dung của việc lập kế hoạch và kiểm soát hàng tồn kho cũng sẽ khác nhau. 5 Đối với các doanh nghiệp làm kinh doanh, cung cấp dịch vụ mà sản phẩm là vô hình như dịch vụ của các công ty tư vấn, công ty giải trí… thì hàng tồn kho chủ yếu là công cụ, phụ tùng và phương tiện, nguyên vật liệu – công nghệ sử dụng trong hoạt động của họ. Đối với lĩnh vực này, tồn kho nguyên vật liệu và sản phẩm có tiềm năng, có thể được tích lũy trong sự tích lũy tri thức, trong khả năng và kiến thức của người lao động. Trong thế giới thương mại, các doanh nghiệp mua hàng hóa và bán chúng để kiếm lời.
Hàng tồn kho của họ chủ yếu là hàng hóa được mua và hàng hóa sẵn sàng để giao cho người tiêu dùng. Trong lĩnh vực này, các công ty hầu như không tồn kho bán thành phẩm trên dây chuyền như trong ngành sản xuất. Đối với lĩnh vực sản xuất chế tạo, các sản phẩm của doanh nghiệp phải trải qua một quá trình lâu dài để chuyển đổi nguyên liệu thô đầu vào thành sản phẩm cuối cùng. Vì vậy có thể kết luận hàng tồn kho bao gồm từ nguyên vật liệu, đến bán thành phẩm và thành phẩm cuối cùng trước khi đến tay người tiêu dùng.
Đặc điểm của hàng tồn kho chính là mối liên kết giữa việc sản xuất và bán sản phẩm. Có thể nói đây là một bộ phận tài sản ngắn hạn nhưng chiếm tỷ trọng lớn, có vai trò đặc biệt quan trọng trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Phân loại hàng tồn kho Hàng tồn kho thường chiếm một phần lớn trong tổng tài sản lưu động của công ty nên dễ xảy ra sai sót, gian lận trong hoạt động quản lý. Mỗi công ty lựa chọn các phương pháp định giá hàng tồn kho khác nhau và các mô hình hàng tồn kho phù hợp tùy theo điều kiện và hoàn cảnh hoạt động của mình.
Giá trị hàng tồn kho có tác động trực tiếp đến giá vốn hàng bán, ảnh hưởng đáng kể đến lợi nhuận thuần của năm tài chính. Duy trì một lượng hàng tồn kho thích hợp sẽ mang lại nhiều lợi ích cho một doanh nghiệp. Hàng tồn kho là tài sản lưu động chuyển toàn bộ giá trị của nó qua chu kỳ kinh doanh, vì vậy việc quản lý hàng tồn kho trở nên phức tạp và quan trọng hơn. Các doanh nghiệp sản xuất thường sẽ có ba loại hàng tồn kho tương ứng với ba giai đoạn khác nhau của một quá trình sản xuất: 6 Tồn kho nguyên vật liệu: Bao gồm các loại hàng hóa mà doanh nghiệp mua để sử dụng trong quá trình sản xuất.
Nó có thể bao gồm các vật liệu cơ bản (chẳng hạn như thép trong ngành cơ khí, sợi trong ngành dệt may), bán thành phẩm (chẳng hạn như chip bộ nhớ dùng để lắp ráp máy tính) hoặc cả hai. Việc duy trì một lượng hàng tồn kho phù hợp sẽ tạo thuận lợi cho hoạt động mua sắm nguyên vật liệu và hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Đặc biệt, các nguồn cung cấp sẽ được hưởng lợi từ việc có thể tìm nguồn hàng với số lượng lớn từ các nhà cung cấp với mức giá chiết khấu. Ngoài ra, khi các công ty dự đoán rằng giá nguyên liệu thô sẽ tăng trong tương lai hoặc một nguyên liệu nào đó sẽ bị thiếu hụt, hoặc cả hai, việc duy trì một lượng hàng tồn kho lớn sẽ đảm bảo rằng công ty sẽ luôn có nguồn cung cấp kịp thời và đầy đủ.
với chi phí ổn định. Một bộ phận sản xuất luôn cần có đủ số lượng hàng tồn kho để thực hiện kế hoạch sản xuất và sử dụng thiết bị sản xuất và nhân lực một cách hiệu quả. Do đó, bộ phận quản lý hàng tồn kho cũng như doanh nghiệp có thể hiểu tại sao bộ phận sản xuất của doanh nghiệp luôn muốn duy trì lượng nguyên vật liệu dự trữ lớn. Tồn kho bán thành phẩm: bao gồm sản phẩm dở dang và thành phẩm chưa thực hiện thủ tục đưa vào kho thành phẩm.
Hàng tồn kho trong quá trình sản xuất chủ yếu là sản phẩm dở dang. Đây là những nguyên liệu thô được đặt ở từng giai đoạn của dây chuyền sản xuất. Trong điều kiện kinh tế thị trường, các sản phẩm sản xuất ra đòi hỏi trình độ công nghệ ngày càng cao. Do đó, quy trình sản xuất ngày càng có nhiều công đoạn và giữa các công đoạn này luôn có những sản phẩm dở dang - những bước đệm nhỏ mà quá trình sản xuất không ngừng diễn ra.
Nếu dây chuyền càng dài và phức tạp, có nhiều công đoạn phân tách nhỏ thì sẽ có nhiều bán thành phẩm hơn. Tồn kho thành phẩm: Bao gồm thành phẩm được lưu trữ trong kho và thành phẩm được gửi đi đến người mua hàng. Hầu hết các doanh nghiệp sau khi hoàn thành công đoạn sản xuất đều chưa thể tiêu thụ sản phẩm ngay được, giữa sản xuất và tiêu thụ luôn có độ “độ trễ” nhất định. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến hiện tượng này.
Việc duy trì đủ số lượng thành phẩm trong kho có lợi cho cả bộ phận sản xuất và tiếp thị bán hàng của doanh nghiệp. Từ quan điểm của bộ phận tiếp thị bán hàng, trong trường hợp kỳ vọng tiêu thụ trong tương lai không chắc chắn, một lượng lớn hàng tồn kho thành phẩm sẽ sớm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong tương lai. Nó cũng 7 giảm thiểu việc mất doanh thu do hết hàng hoặc thiệt hại về uy tín do giao hàng trễ khi hết hàng. Từ quan điểm của nhà sản xuất, việc duy trì lượng tồn kho thành phẩm lớn cho phép sản xuất số lượng lớn, giúp giảm chi phí sản xuất đơn vị do chi phí cố định được dàn trải ra một số lượng lớn hàng tồn kho thành phẩm.
Trên đây là cách phân loại hàng tồn kho theo bộ phận. Hàng tồn kho cũng có thể được phân loại dựa trên thời gian tồn tại của nó. Hàng tồn kho của một công ty có thể được duy trì liên tục, hoặc có thể tồn tại trong một khoảng thời gian ngắn mà không bị trùng lặp. Trên cơ sở này, hàng tồn kho có thể được chia thành hai loại: Tồn kho một kì: Bao gồm các mặt hàng chỉ tồn kho một lần và không có ý định tái nhập hoặc dự trữ sau khi tiêu dùng.
Tồn kho nhiều kì: Bao gồm các mặt hàng được duy trì tồn kho lâu dài, các đơn vị tồn kho đã được sử dụng hoặc tiêu dùng sẽ được bổ sung. Giá trị và thời gian bổ sung các đơn vị tồn kho sẽ được điều chỉnh dựa trên mức tồn kho để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Tồn kho nhiều kì thường được các doanh nghiệp sử dụng nhiều hơn so với tồn kho một kì. Hàng hóa tồn kho còn có thể chia theo nhu cầu của nguyên vật liệu: bao gồm nhu cầu nguyên vật liệu phụ thuộc lẫn nhu cầu nguyên vật liệu độc lập.
Tồn kho nhu cầu độc lập: Nhu cầu tồn kho của một loại mặt hàng tồn kho độc lập, không bị ảnh hưởng bởi nhu cầu tồn kho của bất kỳ loại hàng nào khác trong tồn kho. Ví dụ như hàng hóa là thành phẩm được bán trực tiếp cho khách hàng. Nhu cầu của các loại hàng tồn kho này được ước tính qua dự báo hoặc những đơn đặt hàng của người mua hàng. Mục đích của việc phân loại để giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định về số lượng đặt hàng và thời gian đặt hàng của những mặt hàng có nhu cầu tồn kho độc lập.
Tồn kho có nhu cầu phụ thuộc: Bao gồm các loại hàng tồn kho mà nhu cầu của nó phụ thuộc vào nhu cầu của một hoặc nhiều hàng hóa khác trong kho. Ví dụ để lắp ráp hoàn thiện được một chiếc điện thoại di động doanh nghiệp sản xuất cần: bo mạch chủ, pin, màn hình, khung thân vỏ. Nhìn chung, nhu cầu về nguyên vật liệu và các đơn vị có thể được tính toán nếu chúng ta có thể ước tính được nhu cầu của các loại 8 thành phẩm cần sử dụng đến chúng. Các quyết định của doanh nghiệp về số lượng đặt hàng và thời gian đặt hàng lại cho hàng hóa tồn kho phụ thuộc sẽ khác nhiều so với tồn kho độc lập.
Lợi ích của việc lưu trữ hàng tồn kho Dự trữ hàng tồn kho sẽ đem lại cho doanh nghiệp những lợi thế nhất định cho hoạt động sản xuất, kinh doanh.