CHƯƠNG I SVTH: Nguyễn Thu Phương Lớp: 16K - SB Luan van Khóa luận tốt nghiệp 3 GVHD: Th.S Phan Tuấn Anh CƠ SỞ LÝ THUYẾT CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO CỦA DOANH NGHIỆP 1.1 Một số khái niệm liên quan tới quản trị hàng tồn kho 1.1 Khái niệm hàng tồn kho * Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 Hàng tồn kho: Là những tài sản: - Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường. - Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang. - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ để sử dụng cho quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Hàng tồn kho bao gồm: - Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến.
- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán. - Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm. - Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường. * Theo quan điểm của quản trị tài chính doanh nghiệp.
Hàng tồn kho được định nghĩa như sau: “ Hàng tồn kho dự trữ là những tài sản mà doanh nghiệp lưu trữ sản xuất hoặc để tiêu thụ. Trong các doanh nghiệp, tồn kho dự trữ tồn tại dưới các dạng: - Nguyên vật liệu, nhiên liệu dự trữ sản xuất. - Sản phẩm dở dang và bán thành phẩm. - Thành phẩm chờ tiêu thụ”.
Hàng tồn kho là bất kì nguồn nhàn rỗi nào được giữ để sử dụng trong tương lai. Bất kì lúc nào mà ở đầu vào hay đầu ra của một doanh nghiệp có các nguồn không sử dụng ngay khi nó sẵn sàng, tồn kho sẽ xuất hiện.(Theo trang web http://www.2 Khái niệm quản trị hàng tồn kho SVTH: Nguyễn Thu Phương Lớp: 16K - SB Luan van Khóa luận tốt nghiệp 4 GVHD: Th.S Phan Tuấn Anh Quản trị hàng tồn kho là một công tác quản trị nhằm: - Đảm bảo cho hàng hóa có đủ số lượng và cơ cấu, không làm cho quá trình bán ra bị gián đoạn, góp phần nâng cao chất lượng kinh doanh và tránh bị ứ đọng hàng hóa. - Đảm bảo giữ gìn hàng hóa về mặt giá trị và giá trị sử dụng, góp phần làm giảm hư hỏng, mất mát hàng hóa gây tổn thất về tài sản cho doanh nghiệp. - Đảm bảo cho lượng vốn doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái vật chất ở mức độ tối ưu nhằm tăng hiệu quả vốn hàng hóa và góp phần làm giảm chi phí bảo quản hàng hóa.
Quản trị hàng tồn kho là một trong những nội dung quan trọng của quản trị tài chính doanh nghiệp. (Theo trang web http://tailieu.vn/ và theo trang web www.vn – trang thông tin tài chính) 1.3 Các thuật ngữ có liên quan: - Chính sách tồn kho: là các chính sách mà các nhà quản lý sản xuất, quản lý marketing và quản lý tài chính phải làm việc cùng nhau để đạt được sự thống nhất, để có sự cân bằng các mục tiêu khác nhau như: giảm chi phí sản xuất, giảm chi phí tồn kho và tăng khả năng đáp ứng cho khách hàng. - Kiểm soát tồn kho: là quá trình theo dõi, giám sát hàng tồn kho của công ty. - Nguyên vật liệu: là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Nguyên liệu, vật liệu gồm: Nguyên liệu, vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế,vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản. (Theo quan điểm kế toán) - Chi phí đặt hàng: bao gồm các chi phí giao dịch, vận chuyển và chi phí giao nhận hàng, chi phí đặt hàng được tính cho mỗi lần đặt hàng khi doanh nghiệp đặt hàng từ bên ngoài, chi phí đặt hàng bao gồm: chi phí chuẩn bị một yêu cầu mua hàng, chi phí để lập được một đơn đặt hàng như chi phí thương lượng, chi phí nhận và kiểm tra hàng hóa, chi phí vận chuyển và chi phí trong thanh toán (Theo nguồn http://www.vn/) - Chi phí lưu kho (hay chi phí bảo quản ): Chi phí lưu kho bao gồm tất cả các SVTH: Nguyễn Thu Phương Lớp: 16K - SB Luan van Khóa luận tốt nghiệp 5 GVHD: Th.S Phan Tuấn Anh chi phí lưu trữ hàng hóa trong kho một khoản thời gian xác định trước .Chi phí lưu giữ được tính trên mỗi đơn vị hàng lưu kho hoặc được tính bằng tỷ lệ phần trăm trên giá trị hàng lưu kho trong một thời kỳ, chi phí hư hỏng và chi phí thiệt hại do hàng tồn kho bị lỗi thời, chi phí bảo hiểm, chi phí thuế, chi phí đầu tư vào hàng tồn kho* Chi phí lưu giữ (Theo nguồnhttp://www.vn/) - Hàng hóa để bán: Hàng hoá là các loại vật tư, sản phẩm do doanh nghiệp mua về với mục đích để bán (Bán buôn và bán lẻ) (Theo quan điểm của tài chính- kế toán) 1.2 Nội dung và mô hình quản trị hàng tồn kho 1.1 Nội dung quản trị hàng tồn kho: 1.1 Các nhân tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho. Đối với các mức tồn kho dự trữ nguyên vật liệu, nhiên liệu thường phụ thuộc vào: - Quy mô sản xuất và nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất của doanh nghiệp. Nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu của doanh nghiệp thường bao gồm 3 loại: dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm, dự trữ thời vụ (đối với các doanh nghiệp sản xuất có tính chất thời vụ).
- Khả năng sẵn sàng cung ứng của thị trường. - Chu kỳ giao hàng quy định trong hợp đồng giữa đơn vị cung ứng nguyên vật liệu với doanh nghiệp. - Thời gian vận chuyển nguyên vật liệu từ nơi cung ứng đến doanh nghiệp. - Giá cả của các loại nguyên vật liệu, nhiên liệu cung ứng.
Đối với mức tồn kho dự trữ bán thành phẩm, sản phẩm dở dang, các nhân tố ảnh hưởng bao gồm: - Đặc điểm và các yêu cầu về kỹ thuật, công nghệ trong quá trình chế tạo sản phẩm. - Độ dài thời gian chu kỳ sản xuất sản phẩm. SVTH: Nguyễn Thu Phương Lớp: 16K - SB Luan van Khóa luận tốt nghiệp 6 GVHD: Th.S Phan Tuấn Anh - Trình độ tổ chức quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Đối với mức tồn kho dự trữ sản phẩm thành phẩm thường chịu ảnh hưởng của các nhân tố: - Sự phối hợp giữa khấu sản xuất và tiêu thụ sản phẩm.
- Hợp đồng tiêu thụ sản phẩm giữa doanh nghiệp và khách hàng. - Khả năng xâm nhập và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp. Để minh họa cho vấn đề nêu trên chúng ta xét một bảng phân loại ABC trên cơ sở giá trị hàng năm của 10 loại hàng tồn kho ở một công ty sau đây: Bảng 1.1: Giá trị hàng năm của các món hàng Giá trị hàng Món hàng Nhu cầu hàng Giá mua mỗi đơn năm của các món % so với tổng giá năm (đơn vị) vị (ngàn đồng) hàng (ngàn đồng) trị hàng năm 1 5.250 100% Nhìn vào bảng 1.1 ta thấy: Món hàng 3 và 6 có giá trị chiếm tời 73,2% tổng giá trị. Trong khi đó các món hàng 1,5,7,8,10 chỉ chiếm 10,5% tổng giá trị.
Các món hàng còn lại 2,4 và 9 chiếm 16,3% tổng giá trị. Như vậy, việc xếp hạng ABC cho các loại hàng hoá ở trên được thể hiện trong bảng dưới đây: SVTH: Nguyễn Thu Phương Lớp: 16K - SB Luan van Khóa luận tốt nghiệp 7 GVHD: Th.S Phan Tuấn Anh Bảng 1.2 : Xếp hạng ABC cho hàng tồn kho Số thứ tự các % so với tổng giá % so với tổng số lượng Nhóm hàng món hàng trị hàng năm hàng tồn kho A 3; 6 73,2 20 B 2; 4; 9 16,3 30 C 1; 5; 7; 8; 10 10,5 50 Tổng số 100% 100% Tác dụng của kỹ thuật phân tích ABC: (1) Đầu tư có trọng tâm khi mua hàng. Chẳng hạn, ta phải dành các nguồn tiềm lực để mua hàng nhóm A nhiều hơn so với nhóm C; (2) Xác định các chu kỳ kiểm toán khác nhau cho các nhóm khác nhau: + Đối với loại hàng tồn kho thuộc nhóm A, việc tính toán phải được thực hiện thường xuyên, thường là mỗi tháng một lần; + Đối với loại hàng tồn kho thuộc nhóm B sẽ tính toán trong chu kỳ dài hơn, thường là mỗi quý một lần; +Đối với loại hàng tồn kho thuộc nhóm C thường tính toán 6 tháng 1 lần. Chúng ta có thể khảo sát về chu kỳ tính toán qua ví dụ 1.1 dưới đây: Ví dụ 1.1: Công ty A có khoảng 5.000 loại hàng được phân nhóm theo kỹ thuật phân tích ABC.
Nhóm hàng A gồm 500 loại, nhóm hàng B gồm 1.750 loại, nhóm hàng C gồm 2. Công ty quy định chu kỳ kiểm toán là: Nhóm A: 1 tháng/1 lần; Nhóm B: 1 quý/1 lần; Nhóm C: 6 tháng/1 lần. Nếu số ngày làm việc trong tháng được quy định là 20 ngày, thì có bao nhiêu loại hàng được tính toán, kiểm toán mỗi ngày? Như vậy, lượng hàng phải kiểm toán mỗi ngày được tính toán trong bảng sau: SVTH: Nguyễn Thu Phương Lớp: 16K - SB Luan van Khóa luận tốt nghiệp 8 GVHD: Th.S Phan Tuấn Anh Bảng 1.3: Kế hoạch quản lý hàng tồn kho Nhóm hàng Số lượng Lượng hàng phải kiểm Chu kỳ kiểm toán toán mỗi ngày A 500 Mỗi tháng (20 ngày) 500/20 = 25 loại/ngày B 1.750/120 = 23 loại/ngày Tổng cộng 77 loại/ngày (3) Giúp nâng cao trình độ của nhân viên giữ kho (do họ thường xuyên thực hiện các chu kỳ kiểm toán của từng nhóm hàng; (4) Có được các báo cáo tồn kho chính xác. Đương nhiên mức độ chính xác tuỳ thuộc vào giá trị hàng tồn kho; (5) Có thể áp dụng các phương pháp dự báo khác nhau cho các nhóm hàng khác nhau.
Nhóm A phải được dự báo cẩn thận hơn các nhóm B và C (chẳng hạn mặt hàng giản đơn thì áp dụng phương pháp dự báo bình quân giản đơn…) 1.2 Mô hình lượng đặt hàng hiệu quả (EOQ) Là một mô hình quản trị tồn kho mang tính định lượng, có thể sử dụng nó để tìm mức tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp. Ưu điểm: là một công thức xác định đơn giản, ngắn gọn, dễ sử dụng mà tại đó có sự kết hợp của đơn hàng, chi phí và chi phí hàng tồn kho thực là ít nhất. Nhược điểm: - Nhu cầu phải biết trước và nhu cầu không đổi - Phải biết trước thời gian kể từ khi đặt hàng cho tới khi nhận được hàng và thời gian đó không đổi.