Tổng quan nghiên cứu

Trong cơ cấu giá thành sản xuất công nghiệp khai thác mỏ, chi phí nguyên vật liệu và phụ tùng thay thế chiếm tỷ trọng rất cao, thường xuyên dao động từ 30% đến 45% tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Đối với ngành than, việc tối ưu hóa công tác quản trị vật tư là đòn bẩy trực tiếp giúp doanh nghiệp hạ giá thành sản phẩm, nâng cao biên lợi nhuận và gia tăng năng lực cạnh tranh trên thị trường năng lượng. Theo định hướng quy hoạch phát triển ngành than Việt Nam, mục tiêu sản lượng toàn ngành đạt khoảng 60 triệu tấn than sạch, đòi hỏi các đơn vị thành viên phải triệt để thực hiện các giải pháp tiết kiệm tài nguyên và kiểm soát chi phí đầu vào.

Công ty Cổ phần Than Hà Lầm - Vinacomin là một trong những đơn vị khai thác than hầm lò trọng điểm thuộc Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam với lịch sử xây dựng từ năm 1960. Khi các diện khai thác lộ thiên dần thu hẹp, công ty chuyển mạnh sang khai thác hầm lò xuống các mức sâu dưới -50 mét đến -300 mét. Điều kiện địa chất phức tạp, áp lực mỏ lớn và yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động đòi hỏi khối lượng vật tư phục vụ chống giữ, vận tải và thông gió rất lớn như thép chống lò, vì chống thủy lực, gỗ mỏ và vật liệu nổ công nghiệp.

Luận văn tập trung giải quyết bài toán hoàn thiện công tác quản lý vật tư tại Công ty Cổ phần Than Hà Lầm thông qua việc phân tích thực trạng dữ liệu trong giai đoạn 2 năm 2012 - 2013. Mục tiêu cụ thể là xác định các nút thắt trong chu trình lập kế hoạch, mua sắm, dự trữ, cấp phát và hạch toán vật tư. Từ đó, nghiên cứu đề xuất hệ thống giải pháp quản trị khoa học nhằm cắt giảm từ 5% đến 8% chi phí lưu kho, rút ngắn kỳ luân chuyển vốn lưu động và đảm bảo cung ứng đầy đủ, kịp thời cho nhiệm vụ sản xuất kinh doanh giai đoạn 2014 - 2020.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu ứng dụng lý thuyết quản trị chuỗi cung ứng và mô hình quản trị hàng tồn kho kinh tế EOQ (Economic Order Quantity) để xác định quy mô đặt hàng tối ưu nhằm tối thiểu hóa tổng chi phí đặt hàng và chi phí bảo quản lưu kho. Đồng thời, luận văn sử dụng mô hình xác định mức dự trữ kỹ thuật bao gồm mức dự trữ thường xuyên được tính toán theo công thức tích số giữa mức tiêu hao bình quân ngày đêm và thời gian một chu kỳ cung ứng, kết hợp với mức dự trữ bảo hiểm để ứng phó với các rủi ro chậm trễ nguồn hàng hoặc biến động đột xuất của điều kiện địa chất mỏ.

Nghiên cứu làm rõ các khái niệm cốt lõi: (1) Vật tư kỹ thuật trong khai thác mỏ - các tư liệu lao động tham gia vào chu kỳ sản xuất và chuyển toàn bộ giá trị vào chi phí trong kỳ; (2) Định mức tiêu hao vật tư - mức tiêu hao tối đa cho phép để hoàn thành một đơn vị sản phẩm; (3) Hệ số luân chuyển vốn và kỳ luân chuyển vốn dự trữ; (4) Quy chuẩn vật tư an toàn mỏ theo Quyết định số 221/QĐ-HĐQT của Tập đoàn Vinacomin ban hành quy chế quản lý vật tư.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu thứ cấp được thu thập đầy đủ từ hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán vật tư, sổ chi tiết nhập - xuất - tồn và hệ thống định mức khoán chi phí tại các phòng chức năng của Công ty Than Hà Lầm trong giai đoạn 2012 - 2013.

Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phương pháp đánh giá nhanh nông thôn (RRA) và phương pháp đánh giá có sự tham gia của cộng đồng (PRA) với tổng cỡ mẫu khảo sát là 40 người. Phương pháp chọn mẫu phân tầng ngẫu nhiên được thực hiện trên 5 đơn vị sản xuất tiêu biểu gồm: Công trường Khai thác 1 (10 người), Công trường Khai thác 3 (15 người), Công trường Khai thác 5 (12 người), Phân xưởng Kiến thiết cơ bản 2 (6 người) và Phân xưởng Kiến thiết cơ bản 5 (8 người). Thành phần mẫu bao gồm 10 thợ khai thác hầm lò trực tiếp, 10 nhân viên hạch toán vật tư, 10 cán bộ quản lý phân xưởng và 10 công nhân cơ điện.

Lý do lựa chọn phương pháp phân tích số liệu kết hợp giữa phân tổ thống kê, phương pháp so sánh chuỗi thời gian và phương pháp hạch toán kế toán là nhằm lượng hóa chính xác sự biến động giữa số liệu kế hoạch và số liệu thực hiện. Tính chất đặc thù của khai thác mỏ hầm lò có độ rủi ro cao đòi hỏi sự đối chiếu liên tục giữa định mức lý thuyết và thực tế tiêu hao tại gương lò. Quá trình xử lý dữ liệu được tiến hành khoa học qua phần mềm bảng tính trong mốc thời gian hoàn thành nghiên cứu năm 2014.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Phân tích số liệu thực tế tại Công ty Cổ phần Than Hà Lầm trong 2 năm 2012 - 2013 đã chỉ ra 4 phát hiện quan trọng:

  • Cơ cấu chi phí vật tư luôn chiếm tỷ lệ chi phối từ 35% đến 42% trong tổng giá thành sản xuất than hầm lò của đơn vị. Trong đó, nhóm vật tư chiếm tỷ trọng giá trị lớn nhất bao gồm thép chống lò SVP, vì chống thủy lực, gỗ mỏ và vật liệu nổ, chiếm trên 65% tổng giá trị mua sắm hàng năm.
  • Tần suất mua sắm chưa được tối ưu hóa qua các mô hình toán kinh tế. Số lần đặt hàng đối với một số nhóm vật tư chính bị phân tán từ 20 đến 25 lần trong một năm, làm gia tăng chi phí giao dịch, vận chuyển và thủ tục đặt hàng từ 12% đến 15% so với mức chi phí tối ưu theo mô hình EOQ.
  • Vòng quay vốn lưu động trong khâu dự trữ vật tư còn tương đối chậm, hệ số luân chuyển chỉ đạt bình quân từ 3,2 đến 3,6 vòng mỗi năm, dẫn đến kỳ luân chuyển vốn dự trữ kéo dài từ 95 đến 100 ngày. Lượng vốn lưu động bị ứ đọng do tồn kho vượt định mức an toàn ước tính trên 18 tỷ đồng tại các thời điểm cuối quý.
  • Tình trạng thực hiện định mức tiêu hao vật tư tại các công trường khai thác than còn chênh lệch vượt định mức từ 2,5% đến 4,8%, đặc biệt ở khâu tiêu hao phụ tùng cơ điện mỏ và vật liệu chèn lò, nguyên nhân do tỷ lệ thu hồi và tái sử dụng vật tư cũ chỉ đạt dưới 40% so với tiềm năng.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân cốt lõi của tình trạng trên là do công tác lập kế hoạch nhu cầu vật tư tại công ty vẫn chủ yếu dựa trên phương pháp thống kê kinh nghiệm của các kỳ trước, chưa gắn kết chặt chẽ với phương pháp tính toán phân tích điều kiện áp lực mỏ khi khai thác than xuống sâu. Việc dự báo nhu cầu chưa tính toán đầy đủ các yếu tố biến động của điều kiện địa chất và tiến độ đào lò chuẩn bị sản xuất.

Hơn nữa, mô hình tổ chức bộ máy quản lý vật tư còn thiếu sự liên kết thông tin tức thời giữa kho trung tâm và các kho phân xưởng tại mặt bằng các giếng nghiêng. Khi trình bày dữ liệu qua bảng cân đối nhập - xuất - tồn và biểu đồ so sánh cơ cấu chi phí khoán, sự mất cân đối thể hiện rõ qua việc một số mặt hàng vật tư thông dụng bị tồn đọng với số lượng lớn trong khi một số chủng loại phụ tùng đặc chủng lại thiếu hụt cục bộ, buộc doanh nghiệp phải mua bổ sung khẩn cấp với chi phí cao.

So sánh với các nghiên cứu cùng chuyên ngành trong Tập đoàn Vinacomin, kết quả nghiên cứu tại Than Hà Lầm phản ánh đúng bức tranh chung của các mỏ than hầm lò vùng Quảng Ninh trong giai đoạn chuyển đổi công nghệ khai thác. Việc chuẩn hóa định mức tiêu hao và tái cấu trúc quy trình cung ứng là yêu cầu cấp thiết để thực hiện thành công các mục tiêu tái cơ cấu ngành than theo tinh thần Quyết định số 89/2008/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.

Đề xuất và khuyến nghị

  • Ứng dụng mô hình đặt hàng kinh tế tối ưu EOQ cho từng nhóm vật tư chủ lực như thép chống lò, gỗ mỏ và dầu mỡ bôi trơn. Phòng Vật tư chủ trì tính toán quy mô lô hàng và nhịp điệu cung ứng định kỳ, đặt mục tiêu giảm từ 5% đến 8% tổng chi phí đặt hàng và lưu kho trong giai đoạn 2014 - 2015.
  • Hoàn thiện hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật tiêu hao vật tư bằng phương pháp tính toán phân tích kết hợp khảo nghiệm thực tế tại từng vỉa than. Phòng Kỹ thuật công nghệ và Phòng Kế hoạch phối hợp rà soát 6 tháng một lần, phấn đấu giảm tỷ lệ hao hụt vật tư vượt định mức từ 4,8% xuống dưới 1,5%.
  • Tăng cường công tác thu hồi, sửa chữa và tái sử dụng vật tư cũ như vì chống thép, phụ tùng máy cào, máng cào tại xưởng cơ điện. Đặt mục tiêu nâng tỷ lệ thu hồi tái sử dụng lên trên 60%, giúp tiết kiệm từ 3 đến 5 tỷ đồng chi phí mua sắm vật tư mới mỗi năm cho công ty.
  • Rút ngắn kỳ luân chuyển vốn lưu động khâu dự trữ từ 98 ngày xuống dưới 85 ngày bằng cách phân loại vật tư tồn kho theo phương pháp ABC, kiên quyết xử lý thanh lý vật tư ứ đọng chậm luân chuyển trên 12 tháng.
  • Kiến nghị Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam hoàn thiện cơ chế đấu thầu mua sắm tập trung đối với các vật tư nhập khẩu chuyên dùng mỏ, đồng thời xây dựng hệ thống điều tiết vật tư dự trữ chung giữa các công ty than khu vực Hòn Gai nhằm giảm áp lực tồn kho riêng lẻ.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  • Ban lãnh đạo và cán bộ quản lý Phòng Vật tư, Phòng Kế hoạch, Phòng Kế toán của các công ty khai thác mỏ hầm lò và lộ thiên: Vận dụng phương pháp xác định quy mô đặt hàng tối ưu và kiểm soát định mức tiêu hao sát với điều kiện địa chất công nghệ mỏ.
  • Các nhà quản trị tài chính doanh nghiệp công nghiệp nặng: Tham khảo khung phân tích hiệu quả sử dụng vốn lưu động, kỹ thuật rút ngắn kỳ luân chuyển vốn dự trữ và phương pháp hạch toán chi phí vật tư theo từng tổ đội sản xuất.
  • Học viên cao học, sinh viên chuyên ngành Quản lý kinh tế, Quản trị kinh doanh và Kinh tế mỏ: Sử dụng công trình như một nghiên cứu tình huống thực tiễn điển hình về quản trị chuỗi cung ứng nội bộ và phương pháp kết hợp điều tra PRA/RRA với số liệu kế toán.
  • Chuyên viên tư vấn và triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp (ERP): Khai thác hệ thống biểu mẫu phân tích nhập - xuất - tồn và cơ chế giao khoán chi phí theo sản phẩm để thiết kế phân hệ quản lý vật tư kho mỏ chuyên biệt.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao công tác quản lý vật tư trong khai thác than hầm lò lại có tính đặc thù cao hơn các ngành sản xuất khác? Khai thác than hầm lò không có nguyên vật liệu chính cấu thành thực thể sản phẩm than mà sử dụng khối lượng lớn vật tư phục vụ chống giữ, an toàn và thông gió. Các vật tư như thép chống lò, vật liệu nổ đòi hỏi tiêu chuẩn phòng nổ nghiêm ngặt và mức độ an toàn tuyệt đối theo quy định mỏ.

  2. Làm thế nào để cân bằng giữa mục tiêu giảm tồn kho và đảm bảo an toàn sản xuất hầm lò liên tục? Doanh nghiệp cần áp dụng mô hình dự trữ bảo hiểm dựa trên mức tiêu hao bình quân ngày đêm và thời gian cung ứng cách quãng. Việc phân loại vật tư theo nhóm xung yếu giúp duy trì mức dự trữ an toàn cho vật tư mỏ đặc chủng trong khi tối thiểu hóa dự trữ nhóm vật tư thông dụng.

  3. Phương pháp định mức tiêu hao vật tư nào phù hợp nhất cho Công ty Than Hà Lầm? Phương pháp tính toán phân tích kết hợp điều chỉnh theo điều kiện áp lực mỏ thực tế là tối ưu nhất. Phương pháp này khắc phục nhược điểm cảm tính của phương pháp thống kê kinh nghiệm, giúp định mức sát với từng diện khai thác ở các mức sâu từ -50 mét đến -300 mét.

  4. Mô hình EOQ mang lại lợi ích cụ thể gì cho công tác mua sắm vật tư của công ty? Mô hình EOQ xác định chính xác số lượng đặt hàng tối ưu cho mỗi đợt, giúp Than Hà Lầm giảm số lần đặt hàng từ 25 lần xuống mức hợp lý, từ đó tiết kiệm từ 12% đến 15% chi phí giao dịch, vận chuyển mà không làm gián đoạn chu kỳ sản xuất.

  5. Việc rút ngắn kỳ luân chuyển vốn dự trữ vật tư từ 98 ngày xuống 85 ngày có ý nghĩa kinh tế ra sao? Rút ngắn 13 ngày luân chuyển giúp giải phóng hơn 18 tỷ đồng vốn lưu động bị ứ đọng trong kho. Doanh nghiệp giảm thiểu chi phí lãi vay ngân hàng, hạn chế hao hụt phẩm chất vật tư do ẩm mốc môi trường mỏ và nâng cao hiệu quả sinh lời tổng thể.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận và phương pháp luận về quản lý vật tư trong doanh nghiệp khai thác than hầm lò theo kinh tế thị trường.
  • Đánh giá sâu sắc thực trạng quản lý vật tư tại Công ty Cổ phần Than Hà Lầm giai đoạn 2012 - 2013, chỉ rõ chi phí vật tư chiếm tới 42% giá thành sản xuất than.
  • Xác định nguyên nhân tồn tại trong khâu lập kế hoạch theo kinh nghiệm, tần suất mua sắm phân tán và kỳ luân chuyển vốn dự trữ kéo dài tới 100 ngày.
  • Đề xuất 5 nhóm giải pháp đồng bộ gồm: ứng dụng mô hình đặt hàng EOQ, hoàn thiện định mức tính toán phân tích, tăng tỷ lệ thu hồi tái chế trên 60% và tin học hóa quản trị kho.
  • Kết quả nghiên cứu là tài liệu tham khảo thực tiễn có giá trị cao cho quá trình tái cấu trúc quản trị chi phí của Công ty Than Hà Lầm và Tập đoàn Vinacomin giai đoạn 2015 - 2020. Các đơn vị khai thác mỏ cần sớm áp dụng khung giải pháp này để chuẩn hóa chuỗi cung ứng nội bộ ngay trong kỳ kế hoạch sản xuất kinh doanh tới.