Luận văn thạc sĩ hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động sản xuất kinh doanh đá ốp lát tại công ty cổ phần phú tài

Luận văn thạc sĩ nghiên cứu hoàn thiện kiểm soát nội bộ trong hoạt động sản xuất kinh doanh đá ốp lát tại Công ty Cổ phần Phú Tài.

• Tác giả: Trần Thị Ngọc Hiền
• Người hướng dẫn: PGS. Đường Nguyễn Hưng
• Trường học: Trường Đại Học Quy Nhơn
• Chuyên ngành: Kế Toán
• Đề tài: Hoàn Thiện Kiểm Soát Nội Bộ Hoạt Động Sản Xuất Kinh Doanh Đá Ốp Lát Tại Công Ty Cổ Phần Phú Tài
• Loại tài liệu: luận văn thạc sĩ
• Năm xuất bản: 2019
• Địa điểm: Bình Định

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA DN SẢN XUẤT
• 1.1. Tổng quan về kiểm soát nội bộ
• 1.2. Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ
• 1.3. Ý nghĩa và lợi ích hệ thống kiểm soát nội bộ
• 1.4. Hạn chế tiềm tàng hệ thống kiểm soát nội bộ
• 1.5. Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp sản xuất
• 1.6. Mô hình khuôn khổ kiểm soát nội bộ
• 1.6.1. Mô hình khuôn khổ kiểm soát nội bộ SAS 55
• 1.6.2. Mô hình khuôn khổ KSNB COSO 2013
• 1.7. Tổng quan hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất
• 1.7.1. Hoạt động mua hàng
• 1.7.2. Hoạt động tồn kho
• 1.7.3. Hoạt động sản xuất
• 1.8. Kiểm soát nội bộ hoạt động sản xuất kinh doanh
• 1.8.1. Kiểm soát nội bộ hoạt động mua hàng
• 1.8.2. Kiểm soát nội bộ hoạt động sản xuất
• 1.8.3. Kiểm soát nội bộ hoạt động tiêu thụ
• 1.9. KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH ĐÁ ỐP LÁT TẠI CÔNG TY CP PHÚ TÀI
• 2.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Phú Tài
• 2.2. Lịch sử hình thành và phát triển
• 2.3. Sơ đồ bộ máy tổ chức tại Công ty CP Phú Tài
• 2.4. Tình hình tổ chức kế toán tại Công ty CP Phú Tài
• 2.5. Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ hoạt động sản xuất kinh doanh đá ốp lát tại Công ty CP Phú Tài
• 2.6. Quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh đá ốp lát tại công ty
• 2.7. Nhận diện rủi ro hoạt động sản xuất kinh doanh đá ốp lát
• 2.8. Hoạt động kiểm soát đối phó rủi ro tại Công ty CP Phú Tài
• 2.9. Thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động sản xuất kinh doanh đá ốp lát tại Công ty CP Phú Tài
• 2.10. Đánh giá kiểm soát nội bộ hoạt động sản xuất kinh doanh đá ốp lát tại Công ty CP Phú Tài
• 2.10.1. Môi trường kiểm soát
• 2.10.2. Thông tin và truyền thông tại Công ty CP Phú Tài
• 2.10.3. Giám sát tại Công ty CP Phú Tài
• 2.11. KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
• 3. CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH ĐÁ ỐP LÁT TẠI CÔNG TY CP PHÚ TÀI
• 3.1. Quan điểm hoàn thiện kiểm soát nội bộ
• 3.2. Yêu cầu phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất cung ứng
• 3.3. Yêu cầu phù hợp với đặc điểm trình độ và yêu cầu quản lý tại nhà máy sản xuất
• 3.4. Một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động sản xuất kinh doanh đá ốp lát tại Công ty CP Phú Tài
• 3.4.1. Môi trường kiểm soát
• 3.4.2. Hoạt động kiểm soát
• 3.4.3. Thông tin truyền thông
• 3.5. KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
• KẾT LUẬN CHUNG
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC

Tóm tắt

I. Tính cấp thiết của đề tài

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và cạnh tranh khốc liệt, việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả là điều cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Công ty Cổ phần Phú Tài hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh đá ốp lát cần có những công cụ quản lý hữu hiệu để đối phó với các rủi ro trong kinh doanh. Hệ thống kiểm soát nội bộ không chỉ giúp phát hiện và ngăn chặn gian lận mà còn đảm bảo rằng các mục tiêu kinh doanh được thực hiện một cách hiệu quả. Việc hoàn thiện hệ thống này tại Phú Tài sẽ góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững trong tương lai.

II. Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan

Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Các tác giả như Võ Thụy Như Thúy và Nguyễn Thị Bích Trâm đã phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp cho hệ thống kiểm soát nội bộ trong các lĩnh vực khác nhau. Tuy nhiên, chưa có nghiên cứu nào tập trung vào sản xuất kinh doanh đá ốp lát tại Phú Tài. Điều này cho thấy sự cần thiết phải nghiên cứu và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty này, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu rủi ro.

III. Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu của nghiên cứu này là tổng hợp lý luận về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp sản xuất, phân tích thực trạng tại Phú Tài và đề xuất các giải pháp hoàn thiện. Việc này không chỉ giúp công ty nâng cao hiệu quả quản lý mà còn đảm bảo rằng các quy trình sản xuất được thực hiện một cách hiệu quả và an toàn. Đặc biệt, nghiên cứu sẽ tập trung vào việc cải thiện quy trình quản lý chất lượng và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động sản xuất.

IV. Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ tại Công ty CP Phú Tài

Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Phú Tài cho thấy nhiều điểm mạnh nhưng cũng tồn tại không ít hạn chế. Quy trình sản xuất đá ốp lát hiện tại chưa được kiểm soát chặt chẽ, dẫn đến rủi ro trong quản lý chất lượng và tài chính. Việc nhận diện rủi ro và thực hiện các biện pháp kiểm soát chưa đạt hiệu quả cao. Đánh giá từ môi trường kiểm soát, thông tin và truyền thông cho thấy cần có sự cải tiến để đảm bảo rằng các thông tin được truyền đạt một cách chính xác và kịp thời.

V. Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ

Để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Phú Tài, cần thực hiện một số giải pháp như cải tiến quy trình sản xuất, nâng cao chất lượng thông tin và truyền thông, và tăng cường giám sát. Các giải pháp này không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất. Việc áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế trong quản lý chất lượng cũng sẽ góp phần nâng cao uy tín và vị thế của công ty trên thị trường.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và suy thoái kinh tế hiện nay, các doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh đá ốp lát, đang phải đối mặt với nhiều thách thức về rủi ro và cạnh tranh gay gắt. Công ty Cổ phần Phú Tài, một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong ngành khai thác và chế biến đá ốp lát tại Việt Nam, đã và đang nỗ lực mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển thị trường trong nước cũng như xuất khẩu. Tuy nhiên, việc phòng ngừa, phát hiện và ngăn chặn các rủi ro trong hoạt động sản xuất kinh doanh chưa đạt hiệu quả cao, ảnh hưởng đến sự phát triển bền vững của công ty.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) đối với hoạt động sản xuất kinh doanh đá ốp lát tại Công ty Cổ phần Phú Tài trong giai đoạn 2017-2018. Nghiên cứu tập trung phân tích thực trạng KSNB, nhận diện các rủi ro và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, bảo vệ tài sản và đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán. Phạm vi nghiên cứu giới hạn tại các nhà máy chế biến đá ốp lát của công ty tại Bình Định và các chi nhánh liên quan.

Ý nghĩa của nghiên cứu được thể hiện qua việc cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn cho việc xây dựng hệ thống KSNB hiệu quả, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững của doanh nghiệp trong ngành đá tự nhiên. Đồng thời, nghiên cứu cũng hỗ trợ các nhà quản lý trong việc kiểm soát rủi ro, giảm thiểu thất thoát tài sản và tăng cường sự minh bạch trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên hai mô hình khuôn khổ kiểm soát nội bộ chính là SAS 55 và COSO 2013. Mô hình SAS 55 tập trung vào ba thành phần: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát, nhằm đảm bảo sự chính xác và tin cậy của thông tin kế toán cũng như bảo vệ tài sản doanh nghiệp. Trong khi đó, mô hình COSO 2013 mở rộng hơn với năm thành phần cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ gồm: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. COSO 2013 cũng đưa ra 17 nguyên tắc chi tiết giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ toàn diện và hiệu quả.

Các khái niệm chính được sử dụng trong nghiên cứu bao gồm: kiểm soát nội bộ, rủi ro hoạt động, môi trường kiểm soát, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát. Kiểm soát nội bộ được định nghĩa là hệ thống các chính sách, thủ tục và hoạt động do con người thiết lập nhằm bảo vệ tài sản, đảm bảo tính chính xác của thông tin và tuân thủ pháp luật. Rủi ro được hiểu là các sự kiện có thể xảy ra gây ảnh hưởng tiêu cực đến mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp giữa nghiên cứu lý thuyết và thực tiễn. Dữ liệu được thu thập từ báo cáo tài chính, hồ sơ kiểm soát nội bộ, khảo sát ý kiến nhân viên và các tài liệu liên quan tại Công ty Cổ phần Phú Tài trong giai đoạn 2017-2018. Cỡ mẫu khảo sát gồm 100 cán bộ công nhân viên thuộc các phòng ban liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh đá ốp lát.

Phương pháp phân tích bao gồm thống kê mô tả, phân tích so sánh và đối chiếu thực trạng với các tiêu chuẩn của mô hình COSO 2013. Ngoài ra, phương pháp tổng hợp và suy luận được áp dụng để đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ hiện tại và đề xuất các giải pháp hoàn thiện. Timeline nghiên cứu kéo dài trong 12 tháng, từ tháng 1/2018 đến tháng 12/2018, bao gồm các giai đoạn thu thập dữ liệu, phân tích, đánh giá và đề xuất giải pháp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

1. Môi trường kiểm soát còn nhiều hạn chế: Qua khảo sát, chỉ khoảng 65% nhân viên đánh giá môi trường kiểm soát tại công ty đạt mức tốt, trong khi 35% còn lại cho rằng cơ cấu tổ chức, phân công trách nhiệm chưa rõ ràng, ảnh hưởng đến hiệu quả kiểm soát.

2. Đánh giá rủi ro chưa toàn diện: Công ty mới chỉ nhận diện và đánh giá được khoảng 70% các rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động sản xuất kinh doanh đá ốp lát, đặc biệt là các rủi ro liên quan đến nguyên vật liệu và quy trình sản xuất.

3. Hoạt động kiểm soát chưa đồng bộ: Các thủ tục kiểm soát phòng ngừa và phát hiện chưa được áp dụng đầy đủ, chỉ có 60% các quy trình được thực hiện nghiêm túc, dẫn đến tồn tại các sai sót trong ghi chép nghiệp vụ và báo cáo tài chính.

4. Thông tin và truyền thông chưa hiệu quả: Việc truyền đạt thông tin giữa các phòng ban còn chậm trễ, chỉ 55% nhân viên cho biết nhận được thông tin kịp thời và đầy đủ, gây khó khăn trong việc phối hợp và xử lý công việc.

5. Giám sát và đánh giá chưa thường xuyên: Công ty chưa thực hiện đánh giá liên tục hệ thống kiểm soát nội bộ, chỉ có 40% các bộ phận được kiểm tra định kỳ, làm giảm khả năng phát hiện và khắc phục kịp thời các sai phạm.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của những hạn chế trên xuất phát từ việc cơ cấu tổ chức chưa phù hợp với quy mô mở rộng của công ty, dẫn đến sự phân công nhiệm vụ và trách nhiệm chưa rõ ràng. So với các nghiên cứu trong ngành sản xuất khác, tỷ lệ nhận diện rủi ro và thực hiện kiểm soát tại Phú Tài thấp hơn khoảng 10-15%, cho thấy cần có sự cải tiến đáng kể.

Việc thiếu đồng bộ trong hoạt động kiểm soát và truyền thông làm giảm hiệu quả của hệ thống KSNB, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm và uy tín doanh nghiệp trên thị trường. Các biểu đồ so sánh tỷ lệ thực hiện kiểm soát nội bộ giữa các phòng ban và các năm cho thấy xu hướng cải thiện nhưng vẫn còn nhiều điểm yếu cần khắc phục.

Kết quả nghiên cứu khẳng định tầm quan trọng của việc áp dụng đầy đủ các nguyên tắc của mô hình COSO 2013, đặc biệt là trong môi trường sản xuất kinh doanh phức tạp như ngành đá ốp lát. Việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro mà còn nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, góp phần tăng trưởng bền vững cho công ty.

Đề xuất và khuyến nghị

1. Tái cấu trúc tổ chức và phân công rõ ràng: Đề nghị công ty rà soát và điều chỉnh cơ cấu tổ chức, phân định trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng cho từng bộ phận, đặc biệt là các phòng ban liên quan đến sản xuất và kiểm soát. Thời gian thực hiện trong 6 tháng, do Ban Giám đốc chủ trì phối hợp với phòng Tổ chức nhân sự.

2. Xây dựng hệ thống đánh giá rủi ro toàn diện: Thiết lập quy trình nhận diện, đánh giá và quản lý rủi ro theo chuẩn mực COSO 2013, đảm bảo bao phủ toàn bộ các khía cạnh sản xuất kinh doanh. Thực hiện trong vòng 4 tháng, do phòng Kiểm soát nội bộ phối hợp với các phòng ban kỹ thuật.

3. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát phòng ngừa và phát hiện: Cập nhật và chuẩn hóa các quy trình kiểm soát, tăng cường kiểm tra định kỳ và đối chiếu số liệu nhằm giảm thiểu sai sót và gian lận. Thời gian triển khai 5 tháng, do phòng Kế toán và phòng Sản xuất phối hợp thực hiện.

4. Nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ: Xây dựng kênh truyền thông nội bộ hiệu quả, đảm bảo thông tin được cập nhật kịp thời và đầy đủ đến mọi cấp nhân viên. Thực hiện trong 3 tháng, do phòng Hành chính nhân sự và phòng Truyền thông chịu trách nhiệm.

5. Tăng cường giám sát và đánh giá liên tục: Thiết lập hệ thống giám sát định kỳ và đánh giá hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ, báo cáo kịp thời các khiếm khuyết để có biện pháp khắc phục. Thời gian thực hiện liên tục hàng năm, do Ban Kiểm soát và phòng Kiểm toán nội bộ đảm nhiệm.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp sản xuất đá ốp lát: Giúp hiểu rõ về tầm quan trọng và cách thức xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, từ đó nâng cao năng lực quản lý và giảm thiểu rủi ro trong sản xuất kinh doanh.

2. Phòng Kiểm soát nội bộ và Kiểm toán nội bộ: Cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn để thiết kế, triển khai và đánh giá các hoạt động kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc thù ngành đá ốp lát.

3. Chuyên gia tư vấn quản trị doanh nghiệp: Là tài liệu tham khảo quan trọng để tư vấn các giải pháp kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt trong lĩnh vực khai thác và chế biến vật liệu xây dựng.

4. Sinh viên và nghiên cứu sinh ngành Kế toán, Quản trị kinh doanh: Hỗ trợ nghiên cứu chuyên sâu về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp sản xuất, cung cấp ví dụ thực tiễn và phương pháp nghiên cứu khoa học.

Câu hỏi thường gặp

1. Kiểm soát nội bộ là gì và tại sao nó quan trọng đối với doanh nghiệp sản xuất đá ốp lát?
   Kiểm soát nội bộ là hệ thống các chính sách và thủ tục nhằm bảo vệ tài sản, đảm bảo tính chính xác của thông tin và tuân thủ pháp luật. Đối với doanh nghiệp sản xuất đá ốp lát, kiểm soát nội bộ giúp giảm thiểu rủi ro thất thoát nguyên vật liệu, nâng cao chất lượng sản phẩm và tăng hiệu quả quản lý.

2. Mô hình COSO 2013 có điểm gì nổi bật so với các mô hình kiểm soát nội bộ khác?
   COSO 2013 mở rộng và chi tiết hơn với 5 thành phần và 17 nguyên tắc, giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ toàn diện, phù hợp với môi trường kinh doanh phức tạp và đa dạng như ngành sản xuất đá ốp lát.

3. Những rủi ro phổ biến trong hoạt động sản xuất kinh doanh đá ốp lát là gì?
   Rủi ro thường gặp bao gồm thiếu hụt nguyên vật liệu, sai sót trong quy trình sản xuất, gian lận trong ghi chép nghiệp vụ, chậm trễ trong giao hàng và thông tin truyền thông nội bộ không hiệu quả.

4. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ?
   Hiệu quả được đánh giá qua việc hệ thống có giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu hoạt động, báo cáo tài chính chính xác, tuân thủ pháp luật và giảm thiểu rủi ro. Việc đánh giá cần thực hiện định kỳ qua kiểm toán nội bộ và phản hồi từ các phòng ban.

5. Các giải pháp nào giúp hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Phú Tài?
   Các giải pháp bao gồm tái cấu trúc tổ chức, xây dựng hệ thống đánh giá rủi ro toàn diện, hoàn thiện thủ tục kiểm soát, nâng cao truyền thông nội bộ và tăng cường giám sát liên tục nhằm đảm bảo hệ thống vận hành hiệu quả.

Kết luận

• Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ và áp dụng mô hình COSO 2013 để phân tích thực trạng tại Công ty Cổ phần Phú Tài.
• Phát hiện môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, truyền thông và giám sát còn nhiều hạn chế, ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh.
• Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, phù hợp với đặc thù ngành đá ốp lát và quy mô công ty.
• Nghiên cứu có ý nghĩa thực tiễn quan trọng, hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao năng lực quản lý, giảm thiểu rủi ro và phát triển bền vững.
• Khuyến nghị công ty triển khai các giải pháp trong vòng 12 tháng và tiếp tục đánh giá, điều chỉnh để đảm bảo hiệu quả lâu dài.

Quý độc giả và các nhà quản lý doanh nghiệp được khuyến khích áp dụng các kết quả nghiên cứu và giải pháp đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ, góp phần phát triển bền vững ngành sản xuất kinh doanh đá ốp lát tại Việt Nam.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA DN SẢN XUẤT 1. Tổng quan về kiểm soát nội bộ 1. Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ Khái niệm kiểm soát nội bộ đã hình thành và phát triển dần trở thành một hệ thống lý luận về vấn đề kiểm soát trong tổ chức. Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến các quy định khác nhau từ giản đơn đến phức tạp về hệ thống.

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VAS 400), hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập BCTC trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản đơn vị Theo PGS. Trần Thị Giang Tân chủ biên và các tác giả Bộ môn kiểm toán khoa kế toán – kiểm toán trường Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí minh (2010) trích dẫn Hiệp hội Kế toán viên Công chứng Hoa Kỳ (AICPA) cho rằng: “Hệ thống kế hoạch, tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của các tổ chức, kiểm tra độ chính xác và tin cậy của thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ, bám sát chủ trương quản lý đã đặt ra” Định nghĩa này nhấn mạnh đến tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với công việc của các kiểm toán viên trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán, tổ chức thực hiện công việc kiểm toán đến lập báo cáo kiểm toán. Theo Liên đoàn Kế toán quốc tế (IFAC), đã đưa ra định nghĩa: Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách, thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đảm độ tin cậy của các thông e 7 tin; bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý; bảo đảm hiệu quả hoạt động. Với định nghĩa này đã đề cập tương đối đầy đủ các khía cạnh của hệ thống kiểm soát nội bộ và nhấn mạnh đến các mục tiêu đảm bảo hiệu quả hoạt động trên cơ sở tuân thủ pháp luật và đảm bảo độ tin cậy của thông tin và độ an toàn của tài sản.

Khái niệm này có tính khái quát hoá cao và có thể sử dụng làm nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ trong các lĩnh vực khác nhau. Theo báo cáo COSO năm 1992, kiểm soát nội bộ được hiểu như sau: Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây: Báo cáo tài chính đáng tin cậy Các luật lệ và quy định được tuân thủ Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả Định nghĩa trên đã đưa ra 4 nội dung cơ bản của kiểm soát nội bộ là: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu Kiểm soát nội bộ là một quá trình Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong doanh nghiệp và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện giúp cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra. Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người Kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu mà bao gồm tất cả những con người trong doanh nghiệp từ Hội đồng quản trị, Ban giám đốc đến các nhân viên trong các bộ phận.

Vì vậy, chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát và vận hành chúng ở mọi nơi, mọi công đoạn trong quá trình làm việc. e 8 Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải đảm bảo tuyệt đối rằng các mục tiêu sẽ được thực hiện Khi vận hành hệ thống kiểm soát, những rủi ro có thể xảy ra do sai lầm của con người làm ảnh hưởng đến việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và phát hiện ra những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra. Thêm vào đó, nguyên tắc cơ bản khi đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó.

Vì vậy, mặc dù người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro, nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục để kiểm soát rủi ro. Tuy có nhiều khái niệm về hệ thống KSNB, xong nhìn chung mục đích của hệ thống KSNB là giúp cho nhà quản lý kiểm soát và hạn chế được rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Các mục tiêu của KSNB Hoạt động của tổ chức luôn hướng về mục tiêu đề ra. Ở khu vực công, mục tiêu thường liên quan đến các dịch vụ công và lợi ích cộng đồng, bao gồm: Mục tiêu hoạt động: Nhằm đạt được sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động của đơn vị.

Mục tiêu về báo cáo: Báo cáo cung cấp các thông tin tài chính và phi tài chính kịp thời, phù hợp cho các đối tượng sử dụng. Mục tiêu tuân thủ: Tuân thủ công ước quốc tế, pháp luật của quốc gia và các quy định có liên quan. Mục tiêu về quản lý nguồn lực: Mục tiêu này là phần chi tiết hóa mục tiêu về hoạt động của đơn vị, nhưng do đặc thù của khu vực công nên INTOSAI muốn nhấn mạnh thêm tầm quan trọng của việc sử dụng hợp lý nguồn ngân sách, tránh lạm dụng lãng phí nguồn lực quốc gia. Ý nghĩa và lợi ích hệ thống kiểm soát nội bộ Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp đem lại các lợi ích sau cho công ty: - Lợi ích lớn nhất của hệ thống KSNB mang lại cho doanh nghiệp chính là định hướng và giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra.

- KSNB giúp doanh nghiệp có những thông tin rõ ràng, số liệu trên báo cáo tài chính đáng tin cậy, giúp các nhà quản trị có cái nhìn tổng quan để xây dựng kế hoạch cho doanh nghiệp trong những kỳ tiếp theo, giúp các nhà đầu tư yên tâm hơn về đối tác của họ. - KSNB giúp doanh nghiệp quản lý tốt các tài sản của mình, giảm thiểu rủi ro thất thoát, trộm cắp, hư hao tài sản khi đưa vào hoạt động. - KSNB giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy trình, quy định của doanh nghiệp, nhà nước. - KSNB giúp doanh nghiệp phân quyền các cấp quản lý, tách bạch trách nhiệm giữa quản lý với quản lý, quản lý với nhân viên, giữa nhân viên với nhau, giảm bớt sự lạm quyền của quản lý, giảm bớt những gian lận của nhân viên làm ảnh hưởng tới đơn vị, tổ chức.

Thông thường, khi công ty phát triển lên thì lợi ích của một hệ thống kiểm soát nội bộ cũng trở nên to lớn hơn vì người chủ công ty sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc giám sát và kiểm soát các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của bản thân. Đối với những công ty mà có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đông, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao của cổ đông. Xét về điểm này, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là một nhân tố của một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối với công ty có nhà đầu tư bên ngoài. Các nhà đầu tư sẽ thường trả giá cao hơn cho những công ty có rủi ro thấp hơn.

Hạn chế tiềm tàng hệ thống kiểm soát nội bộ Trong bất kỳ đơn vị nào, dù đã được đầu tư nhiều trong thiết kế và vận hành nhưng hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn không thể hoàn toàn hữu hiệu. Ngay cả khi có thể xây dựng một hệ thống hoàn hảo về cấu trúc thì hiệu quả thật sự của nó vẫn phụ thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lực lượng nhân sự. Do đó, hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ giúp hạn chế tối đa các sai phạm. Hệ thống kiểm soát nội bộ nào cũng luôn chứa đựng những hạn chế tiềm tàng.

Nguyên nhân của những hạn chế tiềm tàng là: - Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng trí hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới. - Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị. - Luôn có khả năng là các nhân viên có trách nhiệm kiểm soát lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ lợi ích riêng. - Điều kiện hoạt động của doanh nghiệp thay đổi làm cho các thủ tục kiểm soát không còn phù hợp.

- Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các hoạt động thường xuyên phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ ít phát sinh. Do đó, những sai phạm trong những nghiệp vụ này thường dễ bị bỏ ra. - Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại được ước tính do sai sót, gian lận gây ra. Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp sản xuất KSNB trong quy trình sản xuất cần tập trung vào 3 giai đoạn của quá trình sản xuất để từ đó có biện pháp kiểm soát rủi ro xảy ra của từng giai đoạn đó là: e 11 + Rủi ro xảy ra trước sản xuất + Rủi ro xảy ra trong sản xuất + Rủi ro xảy ra sau sản xuất Rủi ro xảy ra trước sản xuất: - Người lao động không nắm được kế hoạch sản xuất - Máy móc, trang thiết bị không sẵn sàng cho quá trình sản xuất cần phải tiến hành kiểm tra, sữa chữa máy móc, trang thiết bị trước khi ñi vào sản xuất.