Hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH Pico Hà Nội

Khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu tốt nghiệp kế toán kiểm toán hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại, vận dụng lý thuyết vào thực tế, đề xuất giải

• Trường học: Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
• Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh
• Đề tài: Hoàn Thiện Kiểm Soát Nội Bộ Trong Chu Trình Bán Hàng Và Thu Tiền Tại Công Ty TNHH Pico Hà Nội
• Loại tài liệu: Đề Tài Tốt Nghiệp
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
• 1.1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
• 1.1.1. Khái niệm, mục tiêu của kiểm soát nội bộ
• 1.1.2. Các thành phần của kiểm soát nội bộ
• 1.1.3. Nguyên tắc thiết kế kiểm soát nội bộ
• 1.1.4. Những hạn chế vốn có của kiểm soát nội bộ
• 1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
• 1.2.1. Đặc điểm, chức năng của chu trình bán hàng và thu tiền
• 1.2.2. Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền
• 1.3. KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH PICO
• 2.1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH PICO
• 2.1.1. Khái quát quá trình hình thành và phát triển
• 2.1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh
• 2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH PICO HÀ NỘI
• 2.2.1. Môi trường kiểm soát
• 2.2.2. Quy trình đánh giá rủi ro
• 2.2.3. Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
• 2.2.4. Hoạt động kiểm soát
• 2.2.5. Giám sát các kiểm soát
• 2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH PICO HÀ NỘI
• 2.3.1. Hạn chế và nguyên nhân
• 2.4. KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
• 3. CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH PICO
• 3.1. SỰ CẦN THIẾT HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY
• 3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH PICO
• 3.2.1. Môi trường kiểm soát
• 3.2.2. Quy trình đánh giá rủi ro
• 3.2.3. Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
• 3.2.4. Hoạt động kiểm soát
• 3.2.5. Giám sát các kiểm soát
• 3.3. KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
• DANH MỤC SƠ ĐỒ
• DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Tóm tắt

I. Vai trò của kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng Pico

Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một quy trình thiết yếu, được thiết kế để cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho việc đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. Theo báo cáo của COSO 2013, các mục tiêu này bao gồm độ tin cậy của báo cáo tài chính, hiệu quả hoạt động và sự tuân thủ pháp luật. Trong bối cảnh của một doanh nghiệp bán lẻ điện máy như Pico Hà Nội, hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò xương sống cho sự ổn định và phát triển. Chu trình bán hàng và thu tiền là hoạt động cốt lõi, tạo ra doanh thu nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro. Việc hoàn thiện KSNB trong chu trình này không chỉ giúp bảo vệ tài sản, ngăn chặn gian lận trong chu trình bán hàng, mà còn đảm bảo thông tin kế toán chính xác, từ đó hỗ trợ ban lãnh đạo ra quyết định chiến lược. Một quy trình bán hàng và thu tiền được kiểm soát chặt chẽ sẽ giảm thiểu thất thoát doanh thu, tối ưu hóa dòng tiền và nâng cao uy tín thương hiệu trên thị trường. Đây là nền tảng cho việc quản trị rủi ro doanh nghiệp một cách hiệu quả và bền vững.

1.1. Khái niệm và mục tiêu cốt lõi của hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VSA 315, hệ thống kiểm soát nội bộ là quy trình do ban quản trị, ban giám đốc và các cá nhân liên quan thiết kế, thực hiện để đảm bảo đạt được mục tiêu. Các mục tiêu chính bao gồm: (1) Đảm bảo độ tin cậy của thông tin tài chính, cung cấp dữ liệu chính xác cho việc ra quyết định. (2) Đảm bảo sự tuân thủ các quy định pháp luật và chính sách nội bộ của công ty. (3) Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp khỏi các hành vi lạm dụng, trộm cắp hoặc hư hỏng. (4) Đảm bảo hoạt động diễn ra hữu hiệu và hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực để đạt được mục tiêu chiến lược. Một hệ thống KSNB mạnh mẽ là công cụ không thể thiếu để nhà quản lý giám sát và điều hành doanh nghiệp.

1.2. Các rủi ro tiềm ẩn trong quy trình bán hàng và thu tiền

Chu trình bán hàng và thu tiền tại các doanh nghiệp bán lẻ như Pico phải đối mặt với nhiều rủi ro cố hữu. Các rủi ro này bao gồm: bán hàng nhưng không thu được tiền dẫn đến nợ xấu khó đòi; giao hàng sai số lượng, quy cách hoặc chủng loại; thất thoát hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Hơn nữa, các sai phạm như không lập hóa đơn, lập hóa đơn sai, ghi nhận sai niên độ doanh thu có thể làm sai lệch báo cáo tài chính. Việc nhân viên lạm dụng tiền bán hàng hoặc không ghi nhận đầy đủ các khoản thu cũng là một rủi ro nghiêm trọng. Nếu không có các thủ tục kiểm soát hiệu quả, những rủi ro này có thể gây ra tổn thất tài chính lớn, ảnh hưởng đến dòng tiền và làm giảm lòng tin của các bên liên quan.

II. Phân tích hạn chế trong kiểm soát bán hàng tại Pico Hà Nội

Nghiên cứu thực trạng tại Công ty TNHH Pico Hà Nội cho thấy hệ thống KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền đã được xây dựng nhưng còn tồn tại nhiều hạn chế. Mặc dù công ty có cơ cấu tổ chức rõ ràng và các nhà quản lý nhận thức được tầm quan trọng của kiểm soát, việc triển khai trên thực tế vẫn còn nhiều bất cập. Công tác đánh giá rủi ro chủ yếu dựa vào kinh nghiệm cá nhân của nhà quản lý thay vì một quy trình hệ thống. Hoạt động kiểm soát, mặc dù được thiết kế, đôi khi còn mang tính hình thức, chưa thực sự đi vào chiều sâu. Đặc biệt, việc thiếu một bộ phận kiểm toán nội bộ chuyên trách khiến hoạt động giám sát các kiểm soát không được thực hiện định kỳ và độc lập. Những hạn chế này làm giảm hiệu lực của toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ, tạo ra những kẽ hở cho sai sót và gian lận trong chu trình bán hàng có thể xảy ra.

2.1. Yếu kém trong môi trường và quy trình đánh giá rủi ro

Môi trường kiểm soát tại Pico có những điểm mạnh như tính chính trực và giá trị đạo đức được đề cao. Tuy nhiên, việc thiếu chiến lược cụ thể để duy trì và phát triển văn hóa này còn là một điểm yếu. Quan trọng hơn, quy trình đánh giá hiệu quả kiểm soát nội bộ và nhận diện rủi ro chưa được chuẩn hóa. Các nhà quản lý thường dựa trên kinh nghiệm để xử lý vấn đề thay vì áp dụng các phương pháp phân tích rủi ro khoa học. Điều này dẫn đến việc bỏ sót các rủi ro mới phát sinh, đặc biệt là các rủi ro liên quan đến ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán và bán hàng. Công ty cũng chưa xây dựng được định mức hao hụt vật liệu rõ ràng, gây khó khăn cho việc kiểm soát công nợ phải thu và chi phí.

2.2. Bất cập trong hoạt động kiểm soát và hệ thống thông tin

Các nguyên tắc kiểm soát cơ bản như bất kiêm nhiệm chưa được áp dụng triệt để. Tài liệu nghiên cứu chỉ ra rằng tại xưởng thi công của Pico, đội trưởng kiêm nhiệm cả việc tiếp nhận, xuất vật liệu và theo dõi, ghi chép. Điều này tạo ra rủi ro sai sót và lạm dụng. Thêm vào đó, phần mềm kế toán đang được sử dụng độc lập, chưa tích hợp với các hệ thống quản lý khác, làm giảm khả năng chia sẻ thông tin và đối chiếu dữ liệu tự động. Quy trình xét duyệt đơn hàng và luân chuyển chứng từ đôi khi còn chậm trễ, ảnh hưởng đến việc ghi nhận doanh thu và theo dõi công nợ kịp thời. Công tác đối chiếu, đặc biệt là đối chiếu vật tư và công nợ, chưa được thực hiện thường xuyên.

III. Giải pháp nền tảng hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Pico

Để khắc phục những hạn chế hiện hữu, việc hoàn thiện KSNB tại Pico cần bắt đầu từ những giải pháp mang tính nền tảng. Trọng tâm là cải thiện môi trường kiểm soát và xây dựng một quy trình đánh giá rủi ro chuyên nghiệp. Ban lãnh đạo cần nâng cao nhận thức về vai trò của KSNB không chỉ qua lời nói mà còn bằng hành động cụ thể, chẳng hạn như tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu và tham khảo kinh nghiệm từ các đơn vị đã vận hành KSNB hiệu quả. Việc xây dựng và phổ biến các chuẩn mực đạo đức kinh doanh phải trở thành một phần văn hóa doanh nghiệp. Đồng thời, cần thiết lập một bộ máy chuyên trách hoặc quy trình bài bản cho việc nhận diện, phân tích và ứng phó với rủi ro, thay thế phương pháp dựa trên kinh nghiệm cá nhân. Đây là những bước đi đầu tiên nhưng mang tính quyết định để xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh.

3.1. Cải thiện môi trường kiểm soát thông qua chính sách nhân sự

Con người là yếu tố then chốt của mọi hệ thống kiểm soát. Pico cần rà soát và hoàn thiện chính sách nhân sự theo hướng minh bạch và công bằng. Cần xây dựng các bản mô tả công việc chi tiết, quy định rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn cho từng vị trí, đặc biệt là trong quy trình bán hàng và thu tiền. Chế độ lương thưởng, kỷ luật cần gắn liền với hiệu quả công việc và mức độ tuân thủ quy định. Đa dạng hóa các hình thức đào tạo, không chỉ về chuyên môn mà còn về KSNB và đạo đức nghề nghiệp cho nhân viên. Một đội ngũ nhân sự có năng lực, liêm chính và được động viên đúng mức sẽ là nền tảng vững chắc nhất cho một môi trường kiểm soát hiệu quả.

3.2. Xây dựng quy trình quản trị rủi ro doanh nghiệp bài bản

Công ty cần chuyển đổi từ việc đánh giá rủi ro dựa trên kinh nghiệm sang một quy trình quản trị rủi ro doanh nghiệp có hệ thống. Quy trình này nên bắt đầu bằng việc xác định rõ các mục tiêu ở cấp công ty và từng bộ phận. Sau đó, tiến hành nhận diện toàn diện các rủi ro (cả bên trong và bên ngoài) có thể ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu. Các rủi ro này cần được phân tích và đánh giá dựa trên xác suất xảy ra và mức độ ảnh hưởng. Kết quả phân tích sẽ là cơ sở để thiết kế các thủ tục kiểm soát tương ứng. Việc áp dụng các mô hình quản trị rủi ro như mô hình COSO 2013 sẽ cung cấp một khung lý luận khoa học và thực tiễn cho hoạt động này.

IV. Phương pháp tối ưu hóa quy trình bán hàng và thu tiền

Bên cạnh các giải pháp nền tảng, việc tối ưu hóa quy trình thu tiền và bán hàng là nhiệm vụ trọng tâm. Các thủ tục kiểm soát cụ thể cần được rà soát và tăng cường. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm phải được quán triệt, tách biệt rõ ràng chức năng phê duyệt, thực hiện, ghi sổ và bảo quản tài sản. Cần ứng dụng công nghệ để tự động hóa các khâu có thể, giảm thiểu sai sót do con người. Việc xây dựng một lưu đồ chu trình bán hàng thu tiền chuẩn hóa và phổ biến đến toàn bộ nhân viên liên quan là rất cần thiết. Lưu đồ này sẽ mô tả chi tiết từng bước, từ khâu nhận đơn hàng, xét duyệt tín dụng, giao hàng, xuất hóa đơn cho đến thu tiền và xử lý công nợ. Điều này giúp đảm bảo tính nhất quán, minh bạch và dễ dàng kiểm tra, giám sát trong toàn bộ chu trình.

4.1. Tăng cường hoạt động kiểm soát theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm là một trong những trụ cột của kiểm soát nội bộ. Tại Pico, cần có sự phân tách rõ ràng các nhiệm vụ. Ví dụ, người chịu trách nhiệm phê duyệt chính sách bán hàng và tín dụng cho khách hàng không được là người theo dõi công nợ. Nhân viên kế toán bán hàng và công nợ phải độc lập với thủ kho và bộ phận giao hàng. Đặc biệt, tại xưởng thi công, cần tách biệt người mua vật liệu, người kiểm nhận, người xuất dùng và người ghi chép. Việc áp dụng nghiêm ngặt nguyên tắc này sẽ tạo ra một cơ chế kiểm tra chéo tự nhiên, làm giảm đáng kể cơ hội cho các hành vi gian lận và sai sót xảy ra mà không bị phát hiện.

4.2. Hiện đại hóa hệ thống thông tin và quy trình luân chuyển chứng từ

Hệ thống thông tin cần được nâng cấp để hỗ trợ KSNB hiệu quả hơn. Giải pháp tối ưu là triển khai một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) để tích hợp phần mềm kế toán với các phân hệ quản lý khác như bán hàng, kho. Điều này cho phép dữ liệu được chia sẻ tức thì, giảm thiểu việc nhập liệu trùng lặp và tạo điều kiện cho việc đối chiếu tự động. Quy trình luân chuyển chứng từ cần được số hóa. Việc phê duyệt các chứng từ như đơn đặt hàng, phiếu xuất kho có thể thực hiện ngay trên phần mềm, giúp rút ngắn thời gian và đảm bảo mọi giao dịch đều được phê chuẩn đúng thẩm quyền trước khi thực hiện. Cần có quy định rõ ràng về thời hạn luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận.

V. Bí quyết giám sát để đảm bảo hiệu quả kiểm soát nội bộ

Thiết kế một hệ thống kiểm soát tốt là chưa đủ; việc giám sát liên tục để đảm bảo hệ thống đó vận hành hiệu quả là yếu tố quyết định sự thành công. Giám sát bao gồm cả hoạt động giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ. Giám sát thường xuyên được thực hiện bởi các cấp quản lý trong quá trình điều hành công việc hàng ngày. Tuy nhiên, để có một cái nhìn khách quan và toàn diện, hoạt động giám sát định kỳ thông qua kiểm toán nội bộ là không thể thiếu. Việc đánh giá hiệu quả kiểm soát nội bộ một cách độc lập sẽ giúp phát hiện các khiếm khuyết, các thủ tục không còn phù hợp hoặc không được tuân thủ, từ đó đưa ra các kiến nghị cải tiến kịp thời. Đây là cơ chế phản hồi quan trọng giúp hệ thống KSNB của Pico không ngừng được hoàn thiện và thích ứng với sự thay đổi của môi trường kinh doanh.

5.1. Thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập chuyên trách

Giải pháp mang tính đột phá và cần thiết nhất cho hoạt động giám sát tại Pico là thành lập một bộ phận kiểm toán nội bộ chu trình doanh thu độc lập. Bộ phận này nên trực thuộc Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát để đảm bảo tính khách quan. Chức năng chính của kiểm toán nội bộ là rà soát, đánh giá tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ trên mọi hoạt động, đặc biệt là các chu trình trọng yếu như bán hàng và thu tiền. Họ sẽ lập kế hoạch kiểm toán hàng năm, thực hiện các cuộc kiểm tra và báo cáo trực tiếp kết quả, phát hiện và kiến nghị cho cấp lãnh đạo cao nhất. Sự tồn tại của kiểm toán nội bộ sẽ nâng cao ý thức tuân thủ của các bộ phận khác.

5.2. Áp dụng các chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả KSNB

Để hoạt động giám sát không mang tính cảm tính, cần xây dựng một bộ chỉ số đo lường hiệu quả (KPIs) cho quy trình bán hàng và thu tiền. Các chỉ số này có thể bao gồm: số ngày thu tiền bình quân (DSO), tỷ lệ nợ quá hạn, chi phí cho các khoản nợ xấu khó đòi, số lượng khiếu nại của khách hàng về hóa đơn, thời gian trung bình từ lúc giao hàng đến lúc xuất hóa đơn. Việc theo dõi và phân tích các chỉ số này định kỳ sẽ giúp nhà quản lý nhanh chóng nhận diện các điểm bất thường, các khu vực yếu kém trong quy trình kiểm soát. Đây là công cụ hữu hiệu để đánh giá hiệu quả kiểm soát nội bộ một cách định lượng và đưa ra các hành động khắc phục dựa trên dữ liệu thực tế.

Trích đoạn nội dung tài liệu

chương 1 của luận văn đã hệ thống hóa lý luận về KSNB chu trình bán hàng và phân tích thu tiền trong doanh nghiệp để làm cơ sở quan trọng dé đánh giá đối chiếu và Nội ở với thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH Pico Hà bán chương 2, từ đó luận văn đưa ra những giải pháp để tăng cường KSNB chu trình hàng và thu tiền tại công ty TNHH Pico Hà Nội. 21 CHƯƠNG 2: THỰC TRANG KIEM SOAT NOI BO DOI VOI CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN TAI CONG TY TNHH PICO 2. GIOI THIEU CHUNG VE CONG TY TNHH PICO 2. Khai quat qua trinh hinh thanh va phat trien a.

Khái quát về công ty Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH PICO HÀ NỘI Tên giao dịch quốc tế: PICO HA NOI LIMITED Tên giao dịch viết tắt: PICO HÀ NỘI LTD Trụ sở: số 561 Kim Mã, phường Ngọc Khánh, quận Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: [phone] Website: vn.com Email: hanoi. Qua trinh hinh thanh va phat triển Công ty Pieo Hà Nội là chỉ nhánh của Tập doan Pico Global, một Tập đoàn quảng cáo đa quốc gia với trụ sở chính đặt tại Hongkong và 40 chỉ nhánh đặt tại các quốc gia trên toàn thể giới trải dài từ châu A, chau Phi, Uc, Chau Au, Trung Dong, Bac va Nam Mỹ. Được thành lập và đi vào hoạt động từ năm 1994 tại Việt Nam, công ty luôn đi tiên phong trong lĩnh vực trang trí, thiết kế và dàn dựng gian hàng trién lam. Là công ty hàng dau trong lĩnh vực quảng cáo và tổ chức triển lãm.

luôn nỗ lực đóng góp giúp cho lĩnh vực quảng cáo và triên lãm ngày càng phát triên một cách chuyên nghiệp và hoàn hảo hơn tại Hà Nội cũng như trên toàn Việt Nam. 22 Xuất phát điểm dựa trên nền tảng tô chức triển lãm, trải qua hơn 40 năm xây dựng và phát triển, công ty cũng đã thành công trong việc mở rộng lĩnh vực hoạt động sang các lĩnh vực liên quan: - Phân tích doanh nghiệp, tư vấn và thiết kế, thực hiện chiến lược Marketing và phát triên kinh doanh - Thiết kế và thi công trang trí nội thất - Thiết kế, dàn dựng và thi công gian hàng triển lãm đăng cấp quốc tế 2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh Lĩnh vực hoạt động chính của công ty: - Thiết kế và thi công trang trí nội thất nhà ở, văn phòng, showroom. - Thiết kế, dàn dựng và thi công gian hàng triển lãm cho các hãng nỗi tiếng như Panasonic, LG, Samsung, Yamaha.

Đối tượng thiết kế, thi công có khối lượng, giá trị lớn, thời gian thi công khá dài: việc thiết kế, thi công được diễn ra tại phòng làm việc và tại xưởng: sản phẩm tạo ra được cung cấp cho khách hàng dựa trên đơn đặt hàng chứ không nhập kho như các sản phẩm thông thường khác. Quá trình thiết kế thi công bao gồm nhiều giai đoạn, có thể tóm tắt quy trình hoạt động của công ty như sau: 23 Nhan don dat hang Thiét ké chi tiét Thảo luận, tư vấn Thi công khách hàng —— Lắp đặt Khảo sát hiện trạng Thiết kế sơ bộ Sơ đồ 2.1: Quy trình hoạt động của công ty TNHH Pico Hà Nội Sau khi công ty nhận được đơn đặt hàng từ phía khách hàng, nhân viên của công ty sẽ đến thảo luận, tìm hiểu thông tin cũng như các yêu cầu cụ thể của khách hàng. Sau đó, công ty sẽ tiền hành khảo sát hiện trạng, đo đạc các thông SỐ kỹ thuật chuẩn bị cho việc thiết kê. Trong giai đoạn thiết kế, đầu tiên các kiến trúc sư cần phác họa bản thiết kế sơ bộ dé tìm phong cách chủ đạo, không gian tông thể.

Từ đó đưa ra bản thiết kế chỉ tiết về vật liệu, màu sắc, trang trí, thâm mỹ. Sau khi bản thiết kế được hoàn thành và được khách hàng đồng ý, công ty mới tiếp tục thực hiện giai đoạn tiếp theo đó là tiến hành thi công và lắp đặt. Sản phẩm hoàn thành sẽ được vận chuyền giao cho khách hàng. Dựa vào điều khoản thanh toán trên hợp đồng, khách hàng sẽ chuyên khoản thanh toán cho công ty.

Có thể thấy quy trình hoạt động của công ty cũng không quá phức tạp, nhưng đòi hỏi phải được thực hiện một cách chính xác, đúng trình tự. 24 Đặc điểm bán hàng và thanh toán tại cong ty *Dac diém ban hang - Hoạt động bán hàng được thực hiện theo từng dự án, hợp đông. - Hàng hóa, dịch vụ cung cấp chủ yếu là các sản phẩm nội thất như bàn, ghé, tủ, vách ngăn, cửa kính,. được dùng cho nhà ở, văn phòng, showroom.

- Quy trình bán hàng của công ty như sau: + Khảo sát hiện trạng. sau đó lên kế hoạch thiết kế theo nhu cầu, ý tưởng của khách hàng. Ngoài ra, các kiến trúc sư sẽ tư vấn giúp khách hàng về phong cách thiết kế, bố trí không gian tối ưu, lựa chọn thiết bị vật liệu phù hợp. + Các vật liệu chủ yếu (kính, gỗ, đá.) được công ty mua và vận chuyển tới xưởng thi công tại Cầu Diễn để tiến hành thi công, lắp đặt.

Vật liệu được mua dựa trên tiễn độ dự án, tránh ứ đọng vốn cũng như tránh thiếu hụt vật liệu làm gián đoạn công việc. + Bàn giao và thanh lý hợp đồng với khách hàng. Hoạt động cung cấp và hoàn thiện dịch vụ diễn ra ở nhiều nơi trên địa bàn rộng nên khó kiểm soát trong quá trình vận chuyền. we +A +A *Dac diém thu tién: Hoạt động thanh lý hợp đồng, thu tiền thường có giá trị lớn, chiếm tỷ trọng rất lớn trong toàn bộ hoạt động của công ty, vì vậy hình thức thanh toán thường là chuyên khoản, thanh toán qua ngân hàng.

25 Thảo luận, tư vấn với Thiết ké khách hàng =. L “ v Khảo sát hiện trạng Thi công, lắp đặt VY Soan thao ky két hop Ban giao, thanh ly hop đồng đông Sơ đồ 2.2: Quy trình bán hàng và thu tiền của công ty 2. THUC TRANG KIEM SOAT NOI BO DOI VOI CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN TAI CONG TY TNHH PICO HA NOI 2. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế và vận hành KSNB.

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến ý thức của mọi người trong đơn vị. là nền tảng cho các bộ phận khác trong KSNB. Tinh chính trực và giá trị đạo đức Tính chính trực và giá trị đạo đức thể hiện ở sự minh bạch, công bằng trong mọi hoạt động bên trong cũng như trong quan hệ với các đối tác bên ngoài. Công ty đã xây dựng được một hệ thống những quy định, quy tắc rõ ràng và được áp dụng công băng cho tất cả từ cấp lãnh đạo cũng như mọi nhân viên; thiết lập ra các chính sách và quy trình nghiêm ngặt để tạo ra tính tuân thủ đồng thời khuyến khích nhân viên thực hiện.

Hệ thống quy chế, quy định được xây dựng đồng bộ đồng thời kiểm soát các hoạt động thiết kế, thi công. 26 Ngoài ra, các lãnh đạo cũng như các nhân viên trong công ty đã tạo ra một văn hóa doanh nghiệp giàu tính chính trực và đạo đức ứng xử đối với khách hàng cũng như nhà cung cấp. Chính sự công bằng, tính trách nhiệm trong công việc cũng như việc ứng xử của các thành viên trong công ty đã hình thành nên một môi trường làm việc lành mạnh và thân thiện, thiết lập ra các giá trị đạo đức đảm bảo mọi nhân viên luôn làm điều đúng đắn. Đặc thù quản lý Trong quá trình hoạt động kinh doanh, lãnh đạo công ty luôn ý thức việc nâng cao hơn nữa chất lượng trong mỗi lĩnh vực, phát triển lành mạnh, bền vững, luôn thiết kế và thi công những sản phẩm đáp ứng theo đúng yêu cầu của khách hàng với sứ mệnh “Trở thành đối tác được khách hàng lựa chọn thông qua việc cung cấp các giải pháp ty sáng tạo và hiệu quả, liên tục vượt quá mong đợi của họ”.

Hiện nay, lãnh đạo công dự đã đánh giá đúng tình hình thực tế, hoạt động thi công xây dựng, thi công nội thất báo còn khó khăn, từ đó có sự điều chỉnh các chỉ tiêu kinh doanh của công ty một cách Việc phù hợp đảm bảo khả năng thực hiện và hoàn thành trong những nỗ lực cao nhất. đặt ra chỉ tiêu phù hợp với điều kiện thực tế và năng lực của công ty đã góp phần làm giảm áp lực cho công nhân viên trong công ty khi thực hiện nhiệm vụ và giảm thiều các rủi ro của doanh nghiệp. Ngoài ra, công ty cũng rất quan tâm tới các vấn đề liên quan đến trách nhiệm xã hội. với sự tập trung vào cộng đồng, môi trường và nhân viên.

Công ty tham gia các hoạt động cộng, đồng một cách mạnh mẽ từ việc tham gia vào các tô chức từ thiện, cứu trợ thiên tai.Các nhà lãnh đạo có tầm nhìn xa, nuôi dưỡng nhân tài, giúp họ phát triển với những mục tiêu kế hoạch thăng tiến nghề nghiệp rõ ràng. Chinh sach nhan sự và năng luc lam việc của nhân viên Với đặc điểm là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thiết kế, thi công, các nhân viên trong công ty đòi hỏi phải có trình độ nhất định. Công ty đã đào tạo xây dựng đội ngũ kỹ sư có trình độ chuyên môn cao, đội ngũ thi công kỹ thuật lành nghề để có thể thực hiện những dự án lớn, nhỏ khác nhau. Với những vị trí cấp cao đòi hỏi có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm dày dặn đẻ có thể đưa ra những kế hoạch công việc đúng đắn.

Lực lượng lao động của công ty bao gồm lao động làm việc tại khối văn phòng và lao động làm việc tại xưởng thi công. Việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên do bộ phận nhân sự đảm nhiệm. Các nhân viên đều được yêu cầu tham gia khóa đào tạo tuyên dụng và khi có sự thay đổi trong công việc của công ty và được phân công nhiệm vụ theo đúng chuyên môn của mình. Công ty ưu tiên tuyên những nhân viên có trình độ chuyên môn cao, có kinh nghiệm, năng lực làm việc ở các doanh nghiệp khác.

Nhân viên tại khối văn phòng thường được ký hợp đồng lao động dài hạn. Lực lượng lao động tại xưởng thi công ngoài đội trưởng được ký hợp đồng dài hạn, còn lại chủ yếu là lao động thuê ngoài theo hợp đồng thuê khoán thời vụ.