CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI 1. NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1. Khái quát về hệ thống kiểm soát * Khái niệm về kiểm soát trong quản lý Thông qua hoạt động kiểm tra, kiểm soát nhà quản lý sẽ đƣợc cung cấp thông tin về quá trình thực hiện, về kết quả đạt đƣợc, kịp thời so sánh với các mục tiêu đã đặt ra trong kế hoạch để có những điều chỉnh các hoạt động một cách phù hợp nhằm đạt đƣợc mục tiêu đề ra một cách hiệu quả nhất. Theo từ điển tiếng Việt (Từ điển tiếng Việt, Viện ngôn ngữ học, NXB Đà Nẵng), thì kiểm soát là một phƣơng tiện nhằm giảm thiểu những yếu tố gây tác động xấu tới hoạt động của một đối tƣợng nào đó.
Quản lý là sự tác động có tổ chức, có định hƣớng của chủ thể quản lý lên đối tƣợng quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực đã xác định để thực hiện đƣợc những mục tiêu dự kiến. Kiểm soát là quá trình đo lƣờng đánh giá và tác động lên đối tƣợng kiểm soát nhằm đảm bảo mục tiêu kế hoạch đƣợc thực hiện một cách có hiệu quả. Kiểm soát trong quản lý: kiểm soát đƣợc xem là một chức năng quang trọng của các nhà quản lý. Kiểm soát đƣợc định nghĩa nhƣ là một quá trình “giữ cho mọi thứ đi đúng hƣớng” và đƣợc nhận biết nhƣ là một chức năng cuối cùng của quá trình quản lý, giúp cho các mục tiêu của tổ chức đƣợc thực hiện một các hiệu quả.
(Theo Merchant 1985) Nhƣ vậy, Kiểm soát là một chức năng của quản lý, là một tiến trình gồm các hoạt động giám sát gắn liền với quản lý, phát sinh từ chính nhu cầu của quản lý, gắn liền với mọi hoạt động, ở đâu có quản lý thì ở đó có kiểm soát. e 11 *Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ Có rất nhiều định nghĩa về kiểm soát nội ộ đƣợc công ố rộng rãi. Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế Chuẩn mực IAS 400 “Hệ thống KSNB là toàn ộ những chính sách và thủ tục kiểm soát do an lãnh đạo của đơn vị thiết lập nhằm đảm ảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, ảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện gian lận hoặc sai sót, tính chính xác và tính đầy đủ của các ghi chép kế toán; đồng thời đảm ảo lập trong thời gian mong muốn những thông tin tài chính đáng tin cậy”.
Còn theo định nghĩa của AICPA (Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ thì “KSNB gồm cơ cấu tổ chức và các biện pháp, cách thức liên quan đƣợc chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tài sản, kiểm tra sự chính xác và đáng tin cậy của số liệu kế toán, thúc đẩy các hoạt động có hiệu quả, khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của ngƣời quản lý”. Hiện nay định nghĩa đƣợc chấp nhận rộng rãi là định nghĩa của COSO Theo báo cáo của COSO năm 1992 đƣợc công bố dƣới tiêu đề KSNB đã định nghĩa về KSNB nhƣ sau: “KSNB là một quá trình bị chi phối bởi ngƣời quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó đƣợc thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt đƣợc các mục tiêu sau đây: (1) Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động; (2) Sự tin cậy của báo cáo tài chính; (3) Sự tuân thủ pháp luật và các quy định”.2] (4) Theo định nghĩa trên, có 4 khái niệm quan trọng cần lƣu ý, đó là: KSNB là một quá trình; con ngƣời; đảm bảo hợp lý và các mục tiêu. + Về KSNB là một quá trình: Các hoạt động của đơn vị đƣợc thực hiện thông qua lập kế hoạch, thực hiện và giám sát. Để đạt đƣợc mục tiêu mong muốn, đơn vị cần kiểm soát các hoạt động của mình, KSNB chính là quá trình này; e 12 + Về con ngƣời: KSNB đƣợc thiết kế và vận hành bởi các nhà quản lý, HĐQT, các nhân viên trong đơn vị, nó là công cụ phục vụ cho nhà quản lý; + Về tính đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong việc đạt đƣợc các mục tiêu của tổ chức chứ không thể đảm bảo tuyệt đối; + Các mục tiêu: Có thể chia các mục tiêu kiểm soát đơn vị cần thiết lập thành 03 nhóm sau: * Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn nhân lực.
* Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà tổ chức cung cấp. * Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy định. Theo COSO (2013), kiểm soát nội bộ đƣợc định nghĩa nhƣ sau: Kiểm soát nội bộ là một tiến trình đƣợc thiết lập và vận hành bởi hội đồng quản trị, ban quản lý và các nhân sự khác, đƣợc thiết kế để đem lại một sự bảo đảm hợp lý đối với việc đạt đƣợc các mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo và sự tuân thủ với các luật và quy định liên quan.7] Khái niệm KSNB theo INTOSAI 1992 và INTOSAI 2013 Theo hƣớng dẫn của INTOSAI 1992 Theo tài liệu hƣớng dẫn của INTOSAI 1992, khái niệm kiểm soát bộ đƣợc định nghĩa nhƣ sau: “Kiểm soát nội bộ là cơ cấu của một tổ chức bao gồm nhận thức, phương pháp, quy trình và các biện pháp của người lãnh đạo nhằm bảo đảm sự hợp lý để đạt được các mục tiêu của tổ chức” [10, tr. Mục tiêu của tổ chức theo INTOSAI bao gồm: - Thúc đẩy các hoạt động của đơn vị diễn ra có trình tự, đạt đƣợc tính hữu hiệu và hiệu quả nhằm cung cấp các dịch vụ có chất lƣợng phù hợp với nhiệm vụ của đơn vị.
e 13 - Bảo vệ và quản lý nguồn lực tránh thất thoát, lạm dụng, lãng phí, tham ô, vi phạm pháp luật và sử dụng sai mục đích. - Khuyến khích tuân thủ pháp luật, quy định chính sách của Nhà nƣớc và nội quy, quy chế nội bộ đơn vị. - Xây dựng và duy trì các dữ liệu thông tin quản lý và thông tin tài chính đáng tin cậy, đảm bảo tính đúng đắn và kịp thời. Theo hướng dẫn của INTOSAI 2013 Theo tài liệu hƣớng dẫn của INTOSAI 2013, khái niệm kiểm soát nội ộ đƣợc định nghĩa nhƣ sau: “KSNB là một quá trình ị chi phối ởi nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị, nó đƣợc thiết lập để đối phó với các rủi ro và cung cấp một sự đảm ảo hợp lý nhằm đạt đƣợc các mục tiêu chung của tổ chức”.
Theo đó, có 5 đặc điểm quan trọng cần làm rõ, đó là: - Kiểm soát nội bộ là một quá trình. Kiểm soát nội bộ không phải là từng hoạt động riêng rẽ mà nó một chuỗi các hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và đƣợc kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Chính quá trình này là phƣơng tiện giúp đơn vị đạt đƣợc mục tiêu của mình. - Kiểm soát nội bộ chịu sự chi phối của con ngƣời.
Kiểm soát nội bộ đƣợc thiết kế và vận hành bởi con ngƣời, từ cấp lãnh đạo cao nhất đến tất cả các cán bộ, công chức, viên chức. Chính họ sẽ định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát và vận hành chúng. Tuy vậy, muốn hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hữu hiệu thì từng thành viên trong tổ chức phải hiểu đƣợc trách nhiệm, quyền hạn của mình và hƣớng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ chức. - Kiểm soát nội bộ đƣợc thiết lập để đối phó với rủi ro.
Việc thực hiện sứ mạng của tổ chức sẽ phải đối mặt với nhiều rủi ro. Kiểm soát nội bộ có thể giúp tổ chức nhận diện và đối phó với rủi ro để tối đa hóa khả năng đạt đƣợc mục tiêu. e 14 - Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý. Kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong việc đạt đƣợc các mục tiêu của đơn vị chứ không thể đảm bảo tuyệt đối.
Bởi hệ thống kiểm soát nội bộ dù chặt chẽ đến đâu cũng tồn tại những hạn chế tiềm tàng, đó là sự thông đồng của các cá nhân hay sự lạm quyền của nhà quản lý…, kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhƣng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra. - Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ Mỗi đơn vị thƣờng có các mục tiêu kiểm soát cần đạt đƣợc, để từ đó xác định các chiến lƣợc cần thực hiện, có thể là mục tiêu chung của toàn đơn vị hay là mục tiêu cụ thể nào đó cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị. Có thể chia các mục tiêu kiểm soát của đơn vị cần thiết lập thành 4 nhóm: - Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhằm đạt đƣợc sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động của đơn vị. - Nhóm mục tiêu về báo cáo: nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà tổ chức cung cấp.
Báo cáo cung cấp các thông tin tài chính và phi tài chính kịp thời, phù hợp cho các đối tƣợng sử dụng. - Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: tuân thủ công ƣớc quốc tế, pháp luật của quốc gia và các quy định có liên quan. - Nhóm mục tiêu về quản lý nguồn lực: Mục tiêu này là phần chi tiết hóa mục tiêu về hoạt động của đơn vị, nhƣng do đặc thù của khu vực công nên INTOSAI muốn nhấn mạnh thêm tầm quan trọng của việc sử dụng hợp lý nguồn ngân sách, tránh lạm dụng, lãng phí nguồn lực quốc gia, bảo vệ các nguồn lực chống thất thoát, sử dụng sai mục đích và tổn thất. Quy trình kiểm soát Trình tự của quy trình kiểm soát thể hiện theo sơ đồ 1.1 Xác định mục tiêu kiểm soát (tổng hợp và chi tiết) Phân Xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát tích nguyên nhân Đo lƣờng kết quả thực hiện chênh lệch và điều chỉnh So sánh kết quả với tiêu chuẩn Đánh giá lại kết quả, đƣa ra hành động quản lý tiếp theo Sơ đồ 1.1: Trình tự của quy trình kiểm soát (Nguồn: Quyết định số 1456/QĐ-BHXH ngày 01 tháng 12 năm 2015 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam) 1.