CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1. Các khái niệm cơ bản về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp 1. Khái niệm tiền lương và các khoản trích theo lương.
Khái niệm và ý nghĩa của tiền lương Theo Khoản 1, điều 90, Bộ luật Lao động năm 2019 quy định: “ Tiền lương là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo thỏa thuận để thực hiện công việc, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác.” Mức lương của người lao động không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định tại Nghị định số 38/2022/NĐ-CP từ ngày 01/07/2022, mức lương tối thiểu vùng theo tháng và mức lương tối thiểu vùng theo giờ như sau: Vùng Mức lương tối thiểu tháng Mức lương tối thiểu giờ Vùng I 4.500 VNĐ Vùng II 4.000 VNĐ Vùng III 3.500 VNĐ Vùng IV 3.600 VNĐ Danh mục địa bàn vùng I, vùng II, vùng III, vùng IV được quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 38/2022/NĐ-CP. Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, vừa là một yếu tố chi phí cấu thành nên giá trị các loại sản phẩm, lao vụ, dịch vụ. Do đó, việc chi trả tiền lương hợp lý, phù hợp có tác dụng tích cực thúc đẩy người lao động hăng say trong công việc, tăng năng suất lao động, đẩy nhanh tiến độ khoa học kỹ thuật. Các doanh nghiệp sử dụng có hiệu quả sức lao động nhằm tiết kiệm chi phí tăng tích lũy cho đơn vị.
* Ý nghĩa của tiền lương đối với người lao động và doanh nghiệp Tiền lương có ý nghĩa quan trọng đối với cả người lao động và doanh nghiệp. Vì tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, nó có tác dụng bù đắp lại sức lao động mà họ bỏ ra thể hiện thông qua tiền lương được trả. Nếu tiền lương trả không hợp lý có thể gây nên tình trạng người lao động không đảm bảo ngày giờ công, kỷ luật lao động kém và chất lượng công việc không cao. Tăng lương là biện pháp khuyến khích người lao động làm việc hăng say để tăng năng suất lao động.
Tuy nhiên, doanh nghiệp tăng lương dẫn đến tăng chi phí sản xuất kinh doanh, ảnh hưởng đến giá cả và khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường, còn tăng năng suất lao động lại làm giảm chi phí cho từng đơn vị sản phẩm, làm cho chi phí của một đơn vị sản phẩm được hạ thấp. Do đó, cần tính toán hợp lý để tốc độ tăng năng suất lao động nhanh hơn tốc độ tăng lương. Đối với người lao động: Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong đời sống của họ, nó quyết định sự ổn định, phát triển kinh tế gia đình họ. Trong một số trường hợp, tiền lương phản ánh địa vị của người lao động trong gia đình, trong mối quan hệ với đồng nghiệp cũng như giá trị tương đối của họ đối với tổ chức xã hội.
Khả năng kiếm tiền công cao hơn sẽ thúc đẩy họ ra sức học tập, làm việc để nâng cao giá trị bản thân do đó đóng góp nhiều hơn cho doanh nghiệp nơi họ làm việc. Đối với doanh nghiệp: Tiền lương có vai trò quan trọng trong việc kích thích người lao động làm việc tận tụy, có trách nhiệm đối với công việc và khả năng sáng tạo của họ. Dựa trên cơ chế thị trường hiện nay, người lao động được tuyển dụng trên cơ sở hợp đồng lao động do đó người lao động có quyền lựa chọn nơi làm việc có lợi cho họ nhất. Vì vậy, tiền lương là điều kiện đảm bảo cho doanh nghiệp có đội ngũ lao động lành nghề, tiền lương cao hay thấp là yếu tố quyết định đến ý thức công việc của họ với doanh nghiệp.
Thông qua tiền lương, người sử dụng lao động sẽ định hướng người lao động làm việc theo ý định của mình nhằm tổ chức hợp lý, tăng cường kỷ luật lao động cũng như khuyến khích tăng năng suất lao động. Các khoản trích theo lương Các khoản trích theo lương là khoản trích từ lương và chi phí mà cả người lao động và người sử dụng lao động phải cùng thực hiện để đảm bảo tính ổn định đời sống cho người lao động và duy trì những hoạt động doanh nghiệp. Các khoản trích theo lương bao gồm: Bảo hiểm xã hội (BHXH): khoản tiền mà doanh nghiệp và người lao động đóng để bù đắp một phần thu nhập cho người lao động trong trường hợp mất sức lao động như: ốm đau, tai nạn, thai sản. Bảo hiểm y tế (BHYT): Khoản tiền mà cả người sử dụng lao động và người lao động chi trả cho cơ quan bảo hiểm để được hỗ trợ chi phí khám - chữa bệnh trong trường hợp ốm đau, bệnh tật.
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): Khoản tiền mà doanh nghiệp và người lao động đóng để được hỗ trợ về mặt tài chính tạm thời khi bị mất việc tuy nhiên cần phải đáp ứng đủ yêu cầu theo quy định của pháp luật. Kinh phí công đoàn (KPCĐ): Khoản tiền mà chỉ doanh nghiệp đóng để thực hiện những chỉ tiêu cho hoạt động tổ chức. Theo Khoản 1, Điều 186, Chương XII, Bộ luật lao động năm 2012 quy định: “Người sử dụng lao động, người lao động phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp và được hưởng các chế độ theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội và pháp luật về bảo hiểm y tế.” Căn cứ vào quy trình ban hành kèm theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam và Công văn số 2159/BHXH-BT, các khoản bảo hiểm trích theo lương và tỷ lệ trích được quy định như sau: Các khoản trích theo lương Trích vào Chi phí Trích vào lương Tổng của doanh nghiệp của NLĐ Bảo hiểm xã hội (BHXH） 17,5% 8% 25,5% Bảo hiểm y tế (BHYT) 3% 1,5% 4,5% Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) 1% 1% 2% Kinh phí công đoàn (KPCĐ) 2% 2% Tổng 23,5% 10,5% 34% Như vậy, hàng tháng doanh nghiệp phải đóng cho cơ quan Bảo hiểm xã hội 32% trên tổng quỹ lương phải trả nhân viên (BHXH, BHYT, BHTN). Đồng thời, phải đóng cho Liên đoàn lao động của Quận/Huyện là 2% trên quỹ lương phải trả nhân viên (KPCĐ) trong trường hợp có thành lập công đoàn.
Quỹ tiền lương, quỹ BHXH, quỹ BHYT, quỹ BHTN, quỹ KPCĐ * Quỹ tiền lương Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương mà doanh nghiệp dùng để tra cho tất cả các loại lao động do doanh nghiệp trực tiếp quản lý và sử dụng. Thành phần quỹ lương thuộc doanh nghiệp bao gồm các khoản chủ yếu sau: + Tiền lương tính theo thời gian, tiền lương tính theo sản phẩm và tiền lương khoán + Tiền lương trả cho người lao động sản xuất ra sản phẩm hỏng trong phạm vi chế độ quy định. + Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan, trong thời gian được điều động đi công tác làm nghĩa vụ theo chế độ quy định, thời gian nghỉ phép, thời gian đi học. + Tiền ăn trưa, ăn ca.
+ Các loại phụ cấp làm thêm giờ, làm thêm,. + Các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên. Ngoài ra, trong quỹ tiền lương kế hoạch còn được tính cả khoản tiền chi trợ cấp bảo hiểm xã hội cho công nhân viên trong thời gian ốm đau, thai sản, tai nạn lao động… Để phục vụ cho công tác hạch toán tiền lương trong doanh nghiệp có thể chia thành hai loại: Tiền lương lao động trực tiếp và tiền lương lao động gián tiếp. Trong đó, chi tiết theo tiền lương chính và tiền lương phụ.
+ Tiền lương chính: là khoản tiền lương phải trả cho người lao động bao gồm lương cơ bản nhân với hệ số tiền lương cộng với các khoản phụ cấp theo lương, cộng mức tiền thưởng, cộng tiền làm thêm giờ. Tiền lương chính của người lao động trực tiếp sản xuất ra sản phẩm gắn liền với quá trình sản xuất và thường được hạch toán và phân tích theo giá thành sản phẩm, có quan hệ trực tiếp với năng suất lao động. + Tiền lương phụ: là khoản tiền lương phải trả cho người lao động không làm những nghiệp vụ chính nhưng vẫn được hưởng lương theo chế độ mà doanh nghiệp quy định. Tiền lương phụ không gắn liền với quá trình sản xuất ra sản phẩm, thường được phân bổ cho các đối tượng tính giá thành và không có mối quan hệ trực tiếp đến năng suất lao động.
* Quỹ BHXH Theo khoản 1, Điều 3 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, Bảo hiểm xã hội là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết, trên cơ sở đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội. Theo chế độ tài chính hiện hành, quỹ BHXH được hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ 25,5% trên tổng quỹ lương của doanh nghiệp. Người sử dụng lao động phải nộp 17,5% trên tổng quỹ lương và tính vào chi phí sản xuất – kinh doanh, còn 8% trên tổng quỹ lương thì do người lao động trực tiếp đóng góp (trừ vào thu nhập của họ). Những khoản trợ cấp thực tế cho người lao động tại doanh nghiệp trong các trường hợp họ bị ốm đau, tai nạn lao động, nữ công nhân viên nghỉ đẻ hoặc thai sản… được tính toán trên cơ sở mức lương ngày của họ, thời gian nghỉ (có chứng từ hợp lệ) và tỷ lệ trợ cấp BHXH.
Khi người lao động được nghỉ hưởng BHXH, kế toán phải lập phiếu nghỉ hưởng BHXH cho từng người và lập bảng thanh toán BHXH để làm cơ sở thanh toán với cơ quan quản lý quỹ. Các doanh nghiệp phải nộp BHXH trích được trong kỳ vào quỹ tập trung do quỹ BHXH quản lý. * Quỹ BHYT Quỹ BHYT là quỹ được sử dụng để trợ cấp cho những người có tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt động khám, chữa bệnh. Theo khoản 1, Điều 18 Quyết định 595/QĐ-BHXH, các doanh nghiệp phải thực hiện trích quỹ BHYT bằng 4,5% tổng quỹ lương, trong đó doanh nghiệp phải chịu 3% (tính vào chi phí sản xuất - kinh doanh) còn người lao động trực tiếp nộp 1,5% (trừ vào thu nhập của họ).
Quỹ BHYT do cơ quan BHYT thống nhất quản lý và trợ cấp cho người lao động thông qua mạng lưới y tế. Vì vậy, khi trích BHYT, các doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan BHYT.