CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ THANH TÓAN VỚI NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY. Đặc điểm người bán của Công ty CP Hàn và Tự động hóa. Có thể tóm lược vài nét về Công ty cổ phần kỹ thụât hàn và tự động hóa (sau đây gọi tắt là “Công ty”) như sau: Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN HÀN VÀ TỰ ĐỘNG HÓA. Tên giao dịch: TECHNOLOGY OF WELDING AND AUTOMATIC JOINT STOCK COMPANY.
Tên viết tắt: AUTOWELD., JSC Địa chỉ trụ sở chính: Số 8,ngõ 142,phố Quan Nhân,Phường Nhân Chính,Quận Thanh Xuân,Thành phố Hà Nội,Việt Nam. Mã số thuế: 0102798564 Hình thức sở hữu: Công ty cổ phần Điện thoại: 0437857281 Fax: 0437765135 Vốn điều lệ: 90.000 đồng (Chín mươi tỷ đồng VN) Mệnh giá cổ phần:10.000 đồng Tổng số cổ phần:9. SV: Nguyễn Phùng Sơn 2 toán 54B Lớp: Kế Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: ThS. Nguyễn Đức Dũng Bảng 1.1:Danh sách cổ đông sáng lập Số Tên cổ đông Số cổ phần TT 1 Trần Văn Khang 7.000 2 Hoàng Thị Đào 1.000 3 Hà Quyết Thắng 450.000 Nguồn: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của Công ty Năm 2007, Công ty tham gia các hoạt động kinh tế với tư cách là công ty cổ phần với tên gọi chính thức là Công ty cổ phần Hàn và Tự động hóa.
Trải qua hơn 9 năm hình thành và trưởng thành, công ty đã tham gia đóng góp xây dựng hàng chục công trình lớn nhỏ trong và ngoài quân đội….Với những thành tựu đó, Công ty đã trở thành một trong những công ty xây dựng hàng đầu Việt Nam hiện nay, đóng góp công sức cho sự phát triển không ngừng của ngành Xây dựng nói riêng cũng như đất nước ta nói chung.Các ngành nghề chính của công ty: - Xây dựng các loại nhà máy; các công trình giao thông cầu, đường, sân bay, bến cảng; hạ tầng kỹ thuật khu đô thị, khu công nghiệp, khu chế xuất; các công trình cấp, thoát nước, các nhà cao tầng như khách sạn, khu chung cư, khu văn phòng, bệnh viện, các công trình thể thao, văn hoá. - Sản xuất và lắp dựng nhà thép tiền chế mọi khẩu độ, xà gồ, tấm lợp kim loại mạ mầu - Tư vấn đầu tư, tư vấn khảo sát, thiết kế xây dựng, qui hoạch các khu đô thị, các khu công nghiệp, khu chế xuất. - Thí nghiệm vật liệu xây dựng, kiểm tra chất lượng các công trình xây dựng bằng các phép thử, khoan khảo sát địa chất, đăng kiểm; SV: Nguyễn Phùng Sơn 3 toán 54B Lớp: Kế Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: ThS. Nguyễn Đức Dũng - Vật liệu xây dựng gạch, đá, cát, xi-măng; các sản phẩm bê tông đúc sẵn, bê tông thương phẩm, ống cấp thoát nước, các sản phẩm inox, các sản phẩm cơ khí.
Xây dựng tất cả các loại nhà ở như: - Nhà cho một hộ gia đình, - Nhà cho nhiều gia đình, bao gồm cả các toà nhà cao tầng. - Xây dựng tất cả các loại nhà không để ở như: - Nhà dành cho sản xuất công nghiệp, ví dụ các nhà máy, công trường, phân xưởng lắp ráp… - Bệnh viện, trường học các khu văn phòng, - Khách sạn, cửa hàng, các dãy nhà hàng, cửa hàng ăn, -Các khu thể thao trong nhà, - Gara bao gồm cả gara ngầm, - Kho hàng, Kinh doanh ngành nghề xây dựng nên các mặt hàng mua vào của Công ty cũng liên quan đến xây dựng,cụ thể Công ty mua vào các mặt hàng sau: Bảng 1.2: Danh mục các mặt hàng mua vào của công ty Stt Sản phẩm,Vật liệu Đơn vị tính 1 Máy hàn Cái 2 Que hàn Que 3 Xi măng Kg 4 Máy bơm Cái 5 Cát m3 6 Tôn m3 7 Gạch 4 lỗ 8 x 8 x 18 Tuynel (loại 1) Viên SV: Nguyễn Phùng Sơn 4 toán 54B Lớp: Kế Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: ThS. Nguyễn Đức Dũng 8 Gạch đinh 4 x 8 x 18 Tuynel (loại 1) Viên 9 Thép cuộn phi 6mm CT3 Kg 10 Thép cuộn phi 10mm CT3 Kg 11 Gỗ coffa thông dài trên 3,5m m3 12 Đá 5x7 m3 13 Đá 4x6 m3 14 Điều hòa cái Nguồn: Phòng cung ứng vật tư Công ty.3: Danh sách các nhà cung cấp thường xuyên của Công ty. Công ty TNHH xây dựng Minh Hải Phát Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Tuấn Khánh Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng và thiết bị TKS Công ty TNHH thương mại dịch vụ sản xuất Vạn Vinh Cửa Hàng Vật Liệu Đinh Toàn Cửa hàng Vật liệu xây dựng Tân Hiệp Phát .
Nguồn: Phòng kinh doanh. Đặc điểm thanh toán với người bán của Công ty Phương thức mua hàng của Công ty * Phương thức mua hàng Công ty kết hợp cả hai phương thức mua hàng là: phương thức mua hàng trực tiếp và phương thức chuyển hàng. + Phương thức mua hàng trực tiếp SV: Nguyễn Phùng Sơn 5 toán 54B Lớp: Kế Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: ThS. Nguyễn Đức Dũng Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, Công ty cử cán bộ đơn vị mua hàng mang giấy giới thiệu nhận hàng đến đơn vị thanh toán để nhận theo quy định trong hợp đồng hay mua hàng trực tiếp tại cơ sở sản xuất và chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa về doanh nghiệp.
+ Phương thức chuyển hàng là bên bán căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc đơn đặt hàng, chuyển hàng tới cho bên mua hàng tại địa điểm do bên mua quy định. * Phương thức thanh toán: Tuỳ thuộc vào nhóm nhà cung cấp cũng như các loại hàng hóa, dịch vụ mua vào mà công ty có phương thức thanh toán khác nhau như trả chậm hoặc trả trước, trả ngay.Các phương thức thanh toán là yếu tố quan trọng trong quan hệ thanh toán của doanh nghiệp với tất cả các đối tượng và được thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng kinh tế. Các phương thức thanh toán hiện nay rất đa dạng và phong phú nhưng về cơ bản có thể chia thành thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt. Trong hai loại thanh toán trên thì thanh toán dùng tiền mặt đang ngày càng thu hẹp nhường chỗ cho thanh toán không dùng tiền mặt bới những tiện ích mà nó mang lại.
Thanh toán không dùng tiền mặt tiết kiệm thời gian, an toàn đồng thời giảm lượng tiền mặt trong lưu thông giúp nhà nước kiểm soát lạm phát do thừa tiền. Hình thức áp dụng chủ yếu là thanh toán bằng chuyển khoản, việc thanh toán bằng tiền mặt chỉ áp dụng đối với các nghiệp vụ số tiền phát sinh nhỏ (nhỏ hơn 50 triệu VNĐ), đơn giản và hai bên đối tác nằm trong địa bàn nhỏ hẹp để đảm bảo an toàn. Phương thức thanh toán bằng tiền mặt áp dụng cả với tiền VNĐ và ngoại tệ. Thanh toán bằng chuyển khoản gồm chủ yếu là thanh toán bằng ủy nhiệm thu và ủy nhiệm chi, những giao dịch mà việc thanh toán bằng tiền mặt là không an toàn thì sẽ sử dụng phương pháp thanh toán này.
Trong hình thức SV: Nguyễn Phùng Sơn 6 toán 54B Lớp: Kế Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: ThS. Nguyễn Đức Dũng này thì Ngân hàng sẽ đóng vai trò là trung gian thực hiện việc thanh toán giữa công ty với người bán và người mua và thu phí chuyển khoản. Nhìn chung hầu hết các hoạt động thanh toán đều được công ty thực hiện bằng chuyển khoản, hạn chế đến mức thấp nhất việc thanh toán bằng tiền mặt. Công ty phân chia khách hàng thành hai nhóm đối với khách hàng có thể áp dụng cho khách hàng theo phương thức thanh toán theo định kỳ hoặc thanh toán trả chậm trừ những hợp đồng mua hàng thanh toán không thường xuyên hoặc khách hàng mới thì phải thanh toán trực tiếp, thanh toán ngay 1.
Tổ chức quản lý thanh toán với người bán của Công ty.1: Bộ máy tổ chức quản lý mua bán-thanh toán hàng. Ban Giámđốc Phòng Phòng Phòng Xuất Phòng Phòngk Kinh dựán kế nhậpk kho ỹ thuật doanh toán hẩu hàng thi công Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ phối hợp Ban giám đốc: Ban giám đốc công ty thực hiện chức năng: đưa ra quyết định từ khâu mua hàng trong nước, nhập khẩu hàng cho đến đưa ra mức giá bán phù hợp và cuối cùng là ký kết hợp đồng với khách hàng. Tiến hành xem xét các hóa đơn mua thanh toán hóa đã phù hợp chính xác hay chưa rồi tiến hành ký kết các hóa đơn đó… SV: Nguyễn Phùng Sơn 7 toán 54B Lớp: Kế Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: ThS. Nguyễn Đức Dũng Phòng kinh doanh: Nắm bắt được tình hình thanh toán với người bán,quản lý tốt tình hình tài chính của doanh nghiệp,hàng tháng Phòng tài chính của công ty lập Báo cáo kế toán quản trị về tình hình công nợ phải thu, phải trả chi tiết theo số nợ, đối tượng, thời hạn và khả năng thanh toán để từ đó ban lãnh đạo doanh nghiệp đánh giá, xem xét và có những quyết định kịp thời đúng đắn đảm bảo ổn định, lành mạnh hoá tình hình tài chính của công ty, tạo sức hút đối với các nhà đầu tư và hợp tác kinh doanh.Phòng kinh doanh đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình mua hàng của công ty, phòng kinh doanh có trách nhiệm tìm kiếm các nhà cung cấp tiềm năng trên địa bàn,khảo sát giá cả.
Phòng dự án: Phòng dự án cũng tương tự phòng kinh doanh, đều là những phòng ban then chốt trong tìm kiếm và xúc tiến khách hàng. Nhiệm vụ của phòng dự án: Thứ nhất, nhân viên phòng dự án phải chịu trách nhiệm thu hồi công nợ các hợp đồng mà mình tiến hành ký kết vì thế mỗi nhân viên phòng dự án cần thường xuyên đốc thúc khách hàng thanh toán theo đúng điều khoản đã ký kết trong hợp đồng. Thứ hai, tìm hiểu thông tin cần thiết như thông số kỹ thuật, thời gian bảo hành, các chức năng của các sản phẩm trongdanh mục sản phẩm của công ty để đưa ra tư vấn cho khách hàng. Thứ ba, thường xuyên theo dõi hàng tồn kho để đảm bảo khi ký kết hợp đồng có hàng cho khách hàng hay không, nếu không đủ thì cần tiến hành lập yêu cầu đặt hàng về cho dự án.
Phòng kế toán: phòng kế toán đóng vai trò vô cùng to lớn trong khâu mua thanh toán hóa của công ty. Cụ thể: Chức năng của phòng kế toán: khi các phòng kinh doanh hay phòng dự án kí kết được hợp đồng, sẽ chuyển giao hợp đồng cho phòng kế toán, qua đó kế toán tổng hợp xem xét, đối chiếu, kiểm tra các điều khoản trong hợp đồng và lưu trữ một cách hợp lý nhất các hợp đồng kinh tế để dễ dàng đối chiếu lúc cần SV: Nguyễn Phùng Sơn 8 toán 54B Lớp: Kế Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: ThS. Nguyễn Đức Dũng thiết.