CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM VÀ SX TBYT NHẬT ANH 1. Đặc điểm khách hàng tại công ty TNHH TM và SX thiết bị Y tế Nhật Anh 1. Danh mục khách hàng Đối với bất kỳ một doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh nào thì việc tồn tại và phát triển lâu dài trên thị trường đều là điều quan trọng. Để thực hiện được điều đó thì doanh nghiệp phải không ngừng giữ vững khách hàng và thu hút được thêm những khách hàng mới theo bảng 1.1 như sau: SVTT: Đoàn Văn Nội _Lớp FNE3 2 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS Trần Trung Tuấn Bảng 1.1: Danh mục một số khách hàng tiêu biểu của công ty STT Tên Công ty MST Địa chỉ Điện thoại 8 Công ty TNHH TM và Sản 0104786229 Khu Công Nghiệp Phùng, thị trấn 0433.862562 Xuất LIN Phùng, Đan Phượng, Hà Nội 9 Công ty TNHH Cơ Khí 0103271717 Kho nội Thương, Tổ 37, TT Đông 0973 238 841 Phương Mai Anh, h.
Đông Anh, TP. Hà Nội 10 Công ty TNHH Cơ Khí 0104611500 Lo A2, CN4, đường CN9, cụm CN Từ 0433636018 Chính xác C. Phương Canh, Q. Nam Từ Liêm.
Hà Nội 11 Công ty CP Cơ Khí Chính 0106160557 Tổ dân phố Phú Hà, p.510 Xác An Khánh Nam Từ Liêm. Hà Nội 12 Công ty TNHH Cơ Khí Việt 0101990145 KCN An Khánh, Hoài Đức, Hà Nội 0916 311 101 Á ( Nguồn: Phòng kinh doanh) SVTT: Đoàn Văn Nội _Lớp FNE3 3 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS Trần Trung Tuấn 1. Phân loại khách hàng - Khách hàng thân thiết: + Đây là những khách hàng có mỗi quan hệ mật thiết, uy tín và chủ đạo của công ty, là khách hàng hiện tại và tiềm năng trong tương lai. + Là nguồn thu nhập chủ đạo và đảm bảo trong tương lai gần.
+ Có thể dự đoán trước ngày khách đến và đi dựa trên lịch sử giao dịch. Đây là những khách hàng lớn, quan trọng và có tính quyết định trong sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Công ty nhật Anh luôn cố gắng trong việc phục vụ nhóm khách hàng này với mục tiêu “giữ chân” khách hàng. Khách hàng than thiết luôn được hưởng nhiều ưu đãi hơn so với những khách hàng khác về : Giá cả, thời gian thanh toán và thậm trí cả về chất lượng….
Cụ thể : - Giá Sơn tĩnh điện dành cho các khách hàng than thiết là : 3.540đồng/ kg sản phẩm, còn lại là :4.300đồng/ kg sản phẩm - Thời gian thanh toán: công ty có thể cho nhóm khách hàng thanh toán chậm hoặc quá hạn trong một khoảng thời gian nhất định. - Chất lượng luôn được đảm bảo bằng các khâu sản xuất tỉ mỉ, đúng kỹ thuật và bằng các loại bột sơn mới, sạch, tốt…. Ngoài ra, công ty còn hỗ trợ vận chuyển trong những trường hợp khách hàng xảy ra sự cố về vận chuyển và khó khắc phục…… SVTT: Đoàn Văn Nội _Lớp FNE3 4 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS Trần Trung Tuấn Bảng 1.2: Khách hàng thân thiết của công ty Nhật Anh STT Tên Công ty MST Địa chỉ Điện thoại 1. Công ty TNHH Thiết bị y 0103755877 Km32, KCN Lai Xá, Kim Chung, Hoài 04.4409 tế Phúc Linh Đức, Hà Nội 2 Công ty TNHH Cơ Khí 0103271717 Kho nội Thương, Tổ 37, TT Đông 0973 238 841 Phương Mai Anh, h.
Đông Anh, TP. Hà Nội 3 Công ty TNHH Cơ Khí 0104611500 Lo A2, CN4, đường CN9, cụm CN Từ 0433636018 Chính xác C. Phương Canh, Q. Nam Từ Liêm.
Hà Nội 4 Công ty CP Cơ Khí Chính 0106160557 Tổ dân phố Phú Hà, p.510 Xác An Khánh Nam Từ Liêm. Hà Nội 5 Công ty TNHH Cơ Khí 0101990145 KCN An Khánh, Hoài Đức, Hà Nội 0916 311 101 Việt Á 6 Công Ty TNHH Cơ Điện 0104220306 Cụm 10, Xã Tân Lập, h. Đan Phượng, 0433.215 Trường Giang Hà Nội ( Nguồn: Phòng kinh doanh) SVTT: Đoàn Văn Nội _Lớp FNE3 5 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS Trần Trung Tuấn Khách hàng vãng lai ( khách lẻ): Những khách hàng được xếp trong nhóm này là những khách hàng lấy số lượng ít, trong thời gian dài, không có lịch hẹn trước và không thể dự đoán trước. Đây là nhóm khách hàng nhỏ lẻ, tuy không tạo thu nhập chính cho công ty song lại tạo ra các khoản thu nhập chi tiêu hàng ngày.
Hàng hóa được làm xen kẽ, phối hợp với những hàng chủ đạo để máy móc và người công nhân được làm việc hết công suất. Khách hàng vãng lai luôn luôn phải thanh toán ngay sau khi nhận hàng ( hay trước khi mang hàng ra khỏi khu vực của công ty) Tuy đây là những khách hàng không nhận được nhiều ưu đãi của công ty, xong lợi nhuận từ các khách hàng này không cao do khối lượng hàng nhỏ lẻ, số lượng không nhiều xong vẫn phải đầy đủ quy trình sản xuất gia công. Hàng hóa của những khách vãng lai thường được ghép chung với các khách hàng khác để đủ một lô sản xuất. Đã có nhiều khách hàng vãng lai sau một thời gian đã trở thành khách hàng than thiết của công ty Nhật Anh 1.3 Phân nhóm - Nhóm khách hàng thanh toán không dùng tiền mặt.
Đây là những khách hàng được phép thanh toán chậm trong thời hạn nhất định được quy định trong hợp đồng kinh tế và theo sự phê duyệt của ban giám đốc Đây là nhóm khách hàng chủ đạo của công ty, tạo nguồn thu nhập chính, có mỗi quan hệ mật thiết và tạo được nhiều uy tín. Nhóm khách hàng này có nguồn hàng lớn, ổn định và là những đơn hàng chủ đạo trong sản xuất - Nhóm khách hàng thanh toán bằng tiền mặt: SVTT: Đoàn Văn Nội _Lớp FNE3 6 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS Trần Trung Tuấn Những khách hàng thanh toán bằng tiền mặt chủ yếu là khách thanh toán ngay sau khi nhận hàng. Đây là nhóm khách hàng không thường xuyên, khách vãng lai, là các công ty nhỏ và hộ kinh doanh cá nhân với số lượng hàng ít. Mã hóa khách hàng của công ty.
Công ty dùng phương pháp mã hóa nhà cung cấp, mỗi nhà cung cấp ứng với một mã số cụ thể, phương pháp này được làm trên phần mềm excel và được thực hiện tại phòng kinh doanh. Hệ thống mã được sử dụng thống nhất tại tất cả các phòng bantrong Công ty. Việc thay đổi mã, tạo mã mới được thông báo kịp thời tới tất cả nhân viên sử dụng. Cách mã hóa tên khách hàng của công ty: Dùng tên ngắn gọn của khách hàng viết hoa không dấu làm mã khách hàng Bảng 1.3: Bảng mã hóa các khách hàng của công ty Tên công ty Cách mã hóa công ty Công Ty TNHH Cơ Khí Việt Á VIETA Công ty TNHH cơ khí An Khánh ANKHANH Công ty TNHH MTV LIN LIN Công ty CP Nội Thất và Dịch Vụ phòng thí PHUONGDONG nghiệm Phương Đông Công ty TNHH Thiết Bị Y Tế Phúc Linh PHUCLINH Công ty TNHH Cơ Khí Phương Mai PHUONG MAI Công ty TNHH Đa Ngành Hải Đăng HAIDANG Công Ty Cơ Khí Hào An HAOAN ( Nguồn: Phòng kinh doanh) SVTT: Đoàn Văn Nội _Lớp FNE3 7 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS Trần Trung Tuấn 1.
Đặc điểm thanh toán với khách hàng của công ty TNHH TM và SX thiết bị Y tế Nhật Anh + Phương thức thanh toán: Công ty sử dụng hai phương thức thanh toán đó là: Thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt. Phương thức thanh toán bằng tiền mặt: Thăng toán bẳng tiền mặt bao gồm các loại hình thanh toán như : Thanh toán bằng tiền Việt Nam, trái phiếu ngân hàng, ngoại tệ các loại và các giấy tờ có giá trị như tiền. Khi nhận được vật tư ,hàng hóa, dịch vụ thì bên mua xuất tiền mặt ở quỹ trả trực tiếp cho người bán Hình thức thanh toán trên chỉ phù hợp vói các loại hình giao dịch với số lượng nhỏ và đơn giản, bởi vì các khoản mua có giá trị lớn việc thanh toán trở nên phức tạp vào kém an toàn. Thông thường hình thức này áp dụng trong thanh toán với các khách hàng nhỏ lẻ Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt: Đây là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách tinh chuyển tài khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng.
Các hình thức cụ thể bao gồm : - Thanh toán bằng Séc: Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu có sẵn đặc biệt của ngân hàng, yêu cầu ngân hàng tính tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị được hưởng có tên trên Séc. Đơn vị phát hành Séc hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc sử dụng Séc. Séc phát hành khi tài khoản ở ngân hàng có số dư. Séc thanh toán bao gồm: Séc chuyển khoản, Séc bảo chi, Séc tiền mặt và Séc định mức.
SVTT: Đoàn Văn Nội _Lớp FNE3 8 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS Trần Trung Tuấn + Séc chuyển khoản dung để thanh toán và mua bán hàng hóa giữa các đơn vị trong cùng một địa phương, Séc có tác dungjddeer thanh toán chuyển khoản không có giá trị để lĩnh tiền mặt, Séc phát hành chỉ có giá trị trong thời gian quy định. + Séc định mức: là Séc chuyển khoản nhưng chỉ được ngân hàng đảm bảo chi tổng số tiền nhất định trong cả quyển Séc. Séc định mức có thể thanh toán trong cùng địa phương hoặc khác địa phương. Khi phát hàng, đơn vị chỉ dược phát hàng trong phạm vi ngân hàng đảm bảo chi.
Mỗi lần phát hành phải ghi hạn mức còn lại vào mặt sau của tờ Séc. Đơn vị bán khi nhận Séc phải kiểm tra hạn mức còn lại của quyển Séc. + Séc bảo chi: là Séc chuyển klkhoanr được ngân hàng bảo chi số tiền ghi trên từng tờ Séc. Khi phát hành Séc, đơn vị phát hành đưa đến ngân hàng để đóng dấu bảo chi… + Đối tượng thanh toán: Do đặc điểm ngành nghề dịch vụ gia công Sơn tĩnh điện, hàng hóa chủ yếu là các đồ kim khí khá nặng và cồng kềnh nên khách hàng của công ty chủ yếu là các doanh nghiệp thuộc địa phương và các tỉnh , thành phố lân cận.
Ví dụ : Công ty TNHH TM và Sản Xuất LIN ( Hà Nội) Công ty TNHH Vico Steel…. ( Vĩnh Phúc) + Thời hạn thanh toán: Thời hạn thanh toán là khoảng thời gian từ khi diễn ra nghiệp vụ bán hàng đến khi tiền hàng được khách hàng thanh toán. Với những hợp đồng không quá lớn hoặc hợp đồng với nhà cung cấp không thường xuyên Công ty thu tiền ngay. Với những hợp đồng của các công ty uy tín, hợp tác lâu dài, khối lượng hàng lớn và ổn định công ty cho phép trả chậm lại các khoản SVTT: Đoàn Văn Nội _Lớp FNE3 9 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS Trần Trung Tuấn thanh toán.