CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN Y TẾ- INMED 1. Đặc điểm khách hàng tại công ty TNHH Đầu tư và phát triển y tế- INMED. Công ty TNHH Đầu tư và phát triển y tế- INMED hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực kinh doanh thương mại các loại dược phẩm, dụng cụ y tế, các dịch vụ liên quan đến các ngành y tế… Do đó, hoạt động thanh toán là hoạt động diễn ra thường xuyên, trong đó, hoạt động thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp chiếm tỷ trọng và quy mô lớn, ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động kinh. Hoạt động này quyết định đến tình hình tài chính của công ty.
Về đối tượng thanh toán, công ty TNHH Đầu tư và phát triển y tế- INMED doanh nghiệp hạch toán độc lập, hoạt động ở thị trường dược phẩm, kinh doanh rất nhiểu chủng loại với các mức giá hết sức cạnh tranh. Cũng như hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh dược phẩm, khách hàng của công ty chủ yếu là các doanh nghiệp, những người bán sỉ, bán lẻ, có số lượng người mua rất lớn khoảng hơn 200 khách hàng. Theo tính chất hoạt động có thể chia khách hàng làm một số nhóm chủ yếu sau: - Các doanh nghiệp Nhà nước như Xí nghiệp Dược phẩm TW 1, Công ty Dược liệu TW 1, công ty dược phẩm Thanh Hóa, công ty dược vật tư y tế Thái Bình, công ty dược vật tư Tuyên Quang,v.v…Nhu cầu về thuốc của đối tượng này chủ yếu là các mặt hàng sản xuất trong nước nằm trong danh mục thuốc thiết yếu. Đây là những đơn vị kinh doanh có uy tín trên thị trường với Sinh viên: Bùi Thanh Lan 1 Lớp: KT.01K25B- VB2CQ Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS.TS Trần Quý Liên mạng lưới tiêu thụ rộng khắp gồm hệ thống các đại lý, hiệu thuốc và các cửa hàng giới thiệu sản phẩm.
Vì thế nhu cầu hàng hóa là rất lớn. - Các bệnh viện trung ương và một số bệnh viện tuyến tỉnh thành như: Bệnh viện Bạch Mai, Viện Lao và bệnh phổi TW, Bệnh viện Quân y 103, Bệnh viện E, Bệnh viện Việt Đức, Bệnh viện Thanh nhàn, Bệnh viện Việt Nam CuBa, Bệnh viện Đống Đa, Bệnh viện Đa khoa Đức Giang, Bệnh viện Mắt TW, Bệnh viện tỉnh Nam Định, Bệnh viện Việt Tiệp (Hải Phòng), BV tỉnh Phú Thọ, Bệnh viện nhi TW. Tuy nhiên, thị phần này hiện đang phải cạnh tranh khốc liệt, bởi sản phẩm của công ty phải cạnh tranh với nhiều sản phẩm của các hãng nổi tiếng của nước ngoài do nhu cầu điều trị đòi hỏi lượng cung đa dạng cả về số lượng và chủng loại các biệt dược mới, mà các mặt hàng này lại là thế mạnh của các hãng sản xuất của nước ngoài. - Các công ty trách nhiệm hữu hạn, các nhà thuốc tư nhân, các công ty cổ phần như công ty TNHH Dược phẩm Việt Anh, công ty TNHH dược phẩm Ba Đình v.v…Đây là những khách hàng khá mới của công ty - số lượng ngày càng tăng thuộc nhóm khách hàng mục tiêu nhưng cũng là những đối thủ cạnh tranh đáng gờm vì tính linh hoạt cả về chiến lược kinh doanh và giá cả.
Từ những đặc điểm trên công ty đã xây dựng quy trình hợp lý giúp các sản phẩm có thể tiếp cận đến tay khách hàng được thuận lợi và dễ dàng nhất, từ đó cũng góp phần giúp khách hàng có thể thanh toán thuận tiện và nhanh chóng nhất, cụ thể như sau: a) Quy trình phân phối trực tiếp từ công ty đến khách hàng: Khách hàng của công ty không chỉ là những bệnh viện, những công ty dược phẩm, những nhà thuốc, quầy thuốc ở khu vực trong nội thành Hà Nội, nơi trụ sở công ty toạ lạc mà còn rất nhiều từ các tỉnh miền Bắc thậm chí cả miền Trung và miền Nam. Do đó việc có một quy trình đảm bảo nhanh, gọn đồng thời đảm bảo phân phối rộng khắp là rất cần thiết. Dù khách hàng ở xa Sinh viên: Bùi Thanh Lan 2 Lớp: KT.01K25B- VB2CQ Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS.TS Trần Quý Liên hay gần thì quy trình mua bán hàng hoá của công ty có thể tóm gọn qua sơ đồ sau đây: Giám đốc Nhà cung cấp Khách hàng Phòng kinh doanh Bộ phận kho BP kế toán bán hàng Hàng hoá Sơ đồ 1.1: Quy trình phân phối trực tiếp sản phẩm từ công ty đến khách hàng. Quy trình thực hiện việc mua bán hàng hoá (ở đây là thuốc) diễn ra khép kín.
Sau khi khách hàng ký kết hợp đồng mua bán thuốc, với những thoả thuận được 2 bên cùng chấp nhận, giám đốc hoặc phòng kinh doanh sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng. Giám đốc sẽ trao đổi mọi thông tin với phòng kinh doanh và ngược lại nếu có bất kỳ vấn đề gì phòng kinh doanh sẽ báo cáo lại với giám đốc. Thông tin luôn luôn diễn ra theo 2 chiều, đảm bảo không có gì khúc mắc. Từ yêu cầu khách hàng, phòng kinh doanh sẽ trao đổi với bộ phận kho về lượng hàng hóa tồn kho.
Nếu không đủ với đơn đặt hàng, phòng kinh doanh sẽ đặt hàng với nhà cung cấp và mua hàng nhập kho hoặc chuyển luôn cho khách hàng. Số lượng, tên thuốc khách hàng cần sau đó sẽ đc phòng kinh doanh chuyển xuống bộ phận kế toán bán hàng. Kế toán bán hàng tập hợp các đơn đặt hàng do phòng kinh doanh chuyển xuống, có thắc mắc trao đổi lại với phòng này, sau đó sẽ viết phiếu xuất kho chuyển cho kế toán Sinh viên: Bùi Thanh Lan 3 Lớp: KT.01K25B- VB2CQ Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS.TS Trần Quý Liên bán hàng trên máy xuất hoá đơn. Hoá đơn này được đưa xuống bộ phận kho.
Bộ phận kho xuất kho hàng hoá sau khi đã có và không vướng mắc gì về hoá đơn. Hàng hoá sau đó được chuyển đến tay khách hàng. Đối với khách hàng ở xa thì công ty có đội xe gồm 6 chiếc xe chở hàng đưa đến tận nơi. Đến đây kết thúc một quy trình mua, bán hàng.
Việc thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp sẽ do thủ quỹ phụ trách. Có thể thấy rằng quy trình này diễn ra khá hoàn hảo. Có được sự trao đổi thông tin giữa tất cả các bộ phận có liên quan. Giám đốc nắm vai trò điều hành và giám sát.
Việc đáp ứng yêu cầu khách hàng, phục vụ nhanh chóng, kịp thời kể cả các khách hàng ở tỉnh xa đã khiến công ty chiếm được thiện cảm, lòng tin của khách hàng. Chính vì vậy, tình hình kinh doanh của công ty không ngừng phát triển. Mạng lưới phân phối ngày càng rộng. Khách hàng đến với công ty ngày càng nhiều hơn.
Tuy nhiên, có thể thấy rằng quy trình này qua nhiều khâu trung gian, sẽ mất thời gian và chi phí nhiều hơn. Đặc biệt sẽ chậm tiến độ nếu khách hàng ở xa cần hàng ngay. Do đó công ty cần tìm biện pháp hợp lý điều chỉnh cho phù hợp. b) Quy trình phân phối qua hệ thống cửa hàng, quầy thuốc: Công ty hiện có những cửa hàng thuốc, quầy thuốc phân phối đến người tiêu dùng theo mô hình sau: Công ty Cửa hàng, quầy thuốc Khách hàng/người tiêu dùng Sơ đồ 1.2: Quy trình phân phối sản phẩm qua hệ thống cửa hàng, quầy thuốc.
Sinh viên: Bùi Thanh Lan 4 Lớp: KT.01K25B- VB2CQ Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS.TS Trần Quý Liên Công ty sẽ gửi thuốc cho các cửa hàng, quầy thuốc treo biển công ty. Đây có thể gọi như là đại lý cấp 1 cho công ty. Các đại lý này sẽ được hưởng chiết khấu, giá ưu đãi hơn. Hàng tháng sẽ khoán cho các đại lý này bán 1 lượng hàng nhất định.
Tiền bán hàng thu được sẽ nộp cho công ty theo giá như trên. lãi các cửa hàng, quầy thuốc sẽ được hưởng. Đây là một kênh phân phối có thể tiếp cận dễ dàng với những khách hàng nhỏ, lẻ. Tuy nhiên, do qua khâu trung gian nên giá cả có thể cao hơn và công tác kế toán phức tạp hơn.
Đặc điểm thanh toán với khách hàng của công ty TNHH Đầu tư và phát triển y tế- INMED. Vai trò của thanh toán với người mua trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Đối với tất cả các doanh nghiệp mà nhất là các doanh nghiệp kinh doanh thương mại thì quan hệ thanh toán với người mua luôn giữ một vị trí hết sức quan trọng. Nghiệp vụ thanh toán phát sinh khi doanh nghiệp bán hàng hoá cho khách hàng và kết thúc một chu trình kinh doanh. Quan hệ thanh toán với người mua thực chất là việc doanh nghiệp phải đảm bảo làm sao giữ được khách hàng nhưng cũng đồng thời tránh để cho khách hàng chiếm dụng vốn không đảm bảo nguồn vốn quay vòng trong kinh doanh, giảm hiệu quả sử dụng vốn.
Nhìn chung quan hệ thanh toán với người mua có ảnh hưởng trọng yếu đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Quản lý tốt quan hệ thanh toán này sẽ giúp tình hình tài chính của doanh nghiệp luôn ổn định và lành mạnh. Về phương thức thanh toán áp dụng tại công ty: Một trong những yếu tố góp phần làm nên uy tín của công ty trên thị trường chính là chính sách thanh toán mềm dẻo, linh hoạt được áp dụng đối với đối tác của mình. Nếu Sinh viên: Bùi Thanh Lan 5 Lớp: KT.01K25B- VB2CQ Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS.TS Trần Quý Liên căn cứ theo công cụ thanh toán, các hình thức thanh toán được thực hiện tại công ty đối với đối tác trong nước là thanh toán dùng tiền mặt, bao gồm thanh toán bằng tiền mặt VNĐ, thanh toán bằng tiền mặt ngoại tệ, thanh toán bằng hối phiếu ngân hàng v.v… và thanh toán không dùng tiền mặt mà phổ biến là hình thức chuyển tiền thông qua ngân hàng.
Đối với các đối tác nước ngoài, các phương thức thanh toán chủ yếu là thanh toán nhờ thu, thanh toán bằng tín dụng thư, phương thức chuyển tiền… Cụ thể hiện tại INMED đang thực hiện hai phương thức thanh toán sau: a. Thanh toán dùng tiền mặt : Đây là hình thức thanh toán mà bên mua xuất tiền mặt khỏi quỹ để thanh toán trực tiếp cho nên bán khi nhận được hàng hóa, dịch vụ. Hình thức thanh toán này bao gồm : - Thanh toán bằng tiền Việt Nam đồng. - Thanh toán bằng tiền mặt ngoại tệ.
- Thanh toán bằng các loại giấy tờ có giá trị tương đương tiền. - Thanh toán bằng vàng bạc, đá quý… b.