CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN THÀNH PHẨM VÀ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1. Vai trò của kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất 1. Thành phẩm và ý nghĩa của thành phẩm Thành phẩm là sản phẩm đã được chế tạo xong ở giai đoạn chế biến cuối cùng của quy trình công nghệ sản xuất trong doanh nghiệp, được kiểm nghiệm đủ tiêu chuẩn kỹ thuật quy định và nhập kho.
Thành phẩm là kết quả của một quá trình lao động sáng tạo của toàn bộ công nhân viên của doanh nghiệp, là tài sản của một doanh nghiệp, là cơ sở tạo ra lợi nhuận của doanh nghiệp. Thành phẩm nào của doanh nghiệp cũng được biểu hiện trên hai mặt hiện vật và giá trị hay nói cách khác là biểu hiện trên các mặt số lượng, chất lượng và giá trị. Số lượng của thành phẩm phản ánh quy mô thành phẩm mà doanh nghiệp tạo ra nó còn chất lượng của thành phẩm phản ánh giá trị sử dụng của thành phẩm và được xác định bằng tỷ lệ phần trăm tốt, xấu hoặc phẩm cấp của thành phẩm. Thành phẩm do các doanh nghiệp sản xuất cung cấp cho xã hội có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc thoả mãn nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội.
Đồng thời trong phạm vi doanh nghiệp, khối lượng thành phẩm doanh nghiệp hoàn thành trong từng thời kỳ là cơ sở đánh giá quy mô của doanh nghiệp, cung ứng cho nền kinh tế. Từ đó, tạo cơ sở để các cơ quan chức năng xác định được cân đối cần thiết trong nền kinh tế quốc dân. Tiêu thụ thành phẩm và ý nghĩa của tiêu thụ thành phẩm Tiêu thụ thành phẩm hay còn gọi là bán hàng là quá trình trao đổi để thực hiện giá trị của hàng, tức là để chuyển hoá vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị (hàng–tiền). Tiêu thụ là khâu cuối cùng của hoạt động sản xuất, là giai đoạn cuối cùng trong quá trình tuần hoàn vốn của một doanh nghiệp, nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp.
Có hai hình thức tiêu thụ là tiêu thụ ngoài và tiêu thụ nội bộ. Tiêu thụ ngoài là hình thức cung cấp thành phẩm nhằm thoả mãn nhu cầu của các đơn vị khác hoặc của các cá nhân ngoài doanh nghiệp. Tiêu thụ nội bộ là cung cấp thành phẩm giữa các đơn vị trong cùng một công ty, một tập đoàn. Quá trình tiêu thụ luôn gắn với những hình thức nhất định, có thể là tiêu thụ trực tiếp, hàng đổi hàng, bán trả góp, ký gửi ….
Quá trình tiêu thụ kết thúc khi khách hàng 1 Thang Long University Library chấp nhận thanh toán tiền hàng hoặc khi doanh nghiệp nhận được tiền về số hàng đã cung cấp thông qua một số hình thức đã thanh toán như tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, trả góp…. Quá trình tiêu thụ được coi là hoàn thành khi hội tụ đủ hai điều kiện là thành phẩm đã được chuyển giao cho khách hàng và khách hàng đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán tiền hàng. Với nền kinh tế quốc dân, quá trình tiêu thụ góp phần đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của xã hội, giữ vững quan hệ cân đối tiền hàng, ổn định đời sống nhân dân làm cho nền kinh tế vững mạnh. Như vậy, quá trình tiêu thụ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng với nền kinh tế quốc dân nói chung và quá trình sản xuất trong doanh nghiệp nói riêng.
Nhiệm vụ của kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm Đối với một doanh nghiệp sản xuất việc tối đa hoá lợi nhuận để đạt được mục tiêu kinh tế là điều quan trọng nhất. Để làm được điều đó thì việc quản lý, theo dõi quá trình sản xuất và tiêu thụ thành phẩm phải được đặt lên hàng đầu vì chúng là các giai đoạn quan trọng trong quá trình luân chuyển vốn và thu hồi vốn của doanh nghiệp. Kế toán là một công cụ sắc bén và hữu hiệu mà các doanh nghiệp sử dụng để thực hiện việc quản lý cũng như theo dõi những biến động trong quá trình sản xuất và tiêu thụ. Và kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm có những nhiệm vụ sau: - Ghi chép, phản ánh kịp thời, thường xuyên, số hiện có, sự biến động từng loại về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị.
- Ghi chép đầy đủ toàn bộ chi phí bỏ ra để tính toán phân bổ chính xác chi phí cho số sản phẩm tiêu thụ, xác định đúng đắn doanh thu và kết quả tiêu thụ. - Phản ánh, quản lý chặt chẽ tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, tình hình tiêu thụ các loại sản phẩm, kịp thời đưa ra các biện pháp hữu hiệu khắc phục những tồn tại đó. Theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán tiền hàng, thanh toán với ngân hàng, thực hiện chính sách với nhà nước, tình hình phân phối kết quả kinh doanh. - Cung cấp thông tin về kế toán phục vụ lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình tiêu thụ và phân phối kết quả kinh doanh.
Kế toán thành phẩm 1. Quản lý thành phẩm Trong doanh nghiệp sản xuất, thành phẩm được coi là tài sản quan trọng của doanh nghiệp, là cơ sở để tạo ra lợi nhuận của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Mọi tổn thất về thành phẩm đều làm ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy mà yêu cầu quản lý thành phẩm phải được đặt lên hàng đầu.
2 Về mặt số lượng cần phải quản lý sự thay đổi của từng loại thành phẩm trong quá trình nhập, xuất. Đồng thời xác định lượng hàng tồn kho cuối kỳ để kịp thời phát hiện tình hình thừa, thiếu của thành phẩm để có biện pháp xử lý. Chất lượng của thành phẩm là điều quan trọng quyết định đến mức tiêu thụ thành phẩm của doanh nghiệp. Do đó doanh nghiệp cần phải quản lý chặt chẽ, làm tốt công tác kiểm tra chất lượng thành phẩm tránh trường hợp đưa ra thị trường những sản phẩm kém chất lượng.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải thường xuyên thay đổi mẫu mã mặt hàng, đa dạng hoá chủng loại đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần phải thường xuyên tổ chức theo dõi, phản ánh chính xác, đầy đủ kịp thời và giám sát chặt chẽ tình hình hiện có, sự biến động của từng loại thành phẩm về mặt giá trị. Nguyên tắc kế toán Thành phẩm của một doanh nghiệp sản xuất thường rất đa dạng, phong phú về chủng loại và được chia thành các mức độ phẩm cấp khác nhau. Mỗi một loại thành phẩm lại có cách bảo quản, quản lý khác nhau.
Do vậy muốn quản lý tốt thành phẩm phải tuân theo một số nguyên tắc: - Tổ chức kế toán thành phẩm cụ thể với từng loại, từng thứ hạng sản phẩm theo đúng số lượng, chất lượng của sản phẩm. - Phân công nhiệm vụ tới từng người, đảm bảo ghi chép kịp thời, chính xác, đầy đủ, khoa học. Có sự kết hợp giữa phòng kế toán với nhân viên hạch toán phân xưởng, giữa kế toán thành phẩn với thủ kho…đảm bảo số liệu kế toán chính xác đáp ứng nhu cầu quản lý thành phẩm. - Hạch toán thành phẩm nhập, xuất kho theo giá thành thực tế.
Ngoài ra có thể sử dụng thêm giá hạch toán để theo dõi tình hình nhập-xuất kho thành phẩm một cách thường xuyên. - Phải có quy chế bảo quản thành phẩm, quản lý chặt chẽ việc nhập, xuất kho thành phẩm. Đánh giá thành phẩm Về nguyên tắc thành phẩm phải được đánh giá theo giá trị vốn thực tế. Đối với thành phẩm nhập kho: - Doanh nghiệp sản xuất thì thành phẩm được đánh giá theo giá thành công xưởng gồm có: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung.
3 Thang Long University Library - Thành phẩm do doanh nghiệp thuê ngoài gia công thì được đánh giá theo giá thành sản xuất thực tế gồm có: chi phí nguyên vật liệu đem gia công, chi phí thuê gia công và các chi phí khác liên quan đến quá trình gia công. Đối với thành phẩm xuất kho: 4 phương pháp Tính theo giá thực tế đích danh: khi xuất kho lô thành phẩm nào thì tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô thành phẩm đó. Phương pháp này tuân thủ đúng nguyên tắc phù hợp của kế toán, chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Tuy nhiên phương pháp này áp dụng được cho những doanh nghiệp có ít loại thành phẩm, ổn định, dễ nhận diện và phải được bảo quản theo lô để dễ dàng quản lý và xuất kho.
Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO): thành phẩm được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định lô thành phẩm nào nhập kho trước sẽ xuất tiêu thụ trước. Phương pháp này không tuân thủ đúng theo nguyên tắc phù hợp của kế toán, doanh thu thực tế không phù hợp với chi phí thực tế. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO): thành phẩm được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định lô thành phẩm nào nhập kho sau sẽ xuất tiêu thụ trước.
Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả không ổn định và đang có xu hướng tăng. Phương pháp bình quân: giá thực tế của thành phẩm xuất kho được tính theo giá đơn vị bình quân. Giá đơn vị bình quân được tính theo 2 cách: - Phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ: Theo phương pháp này, đến cuối kỳ mới tính trị giá vốn của thành phẩm bán trong kỳ. Tuỳ theo kỳ dự trữ của doanh nghiệp áp dụng mà kế toán thành phẩm căn cứ vào giá nhập kho của thành phẩm, lượng thành phẩm tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ để tính giá đơn vị bình quân.
Công thức tính đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ: Đơn giá bình Giá trị TP tồn đầu kỳ + Giá trị TP nhập trong kỳ quân cả kỳ Số lượng TP tồn đầu kỳ + Số lượng TP nhập trong = kỳ dự trữ Phương pháp trên khá đơn giản, chỉ cần tính toán một lần vào cuối kỳ. Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm là công tác kế toán dồn chủ yếu vào cuối kỳ. Ngoài ra, phương pháp này chưa đáp ứng được yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại thành phẩm với số lần nhập, xuất nhiều.