Chuyên đề thực tập: Hoàn thiện kế toán tài sản cố định tại Công ty TNHH Thương mại Sơn Hà

• Trường học: Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
• Chuyên ngành: Kế Toán
• Đề tài: Hoàn Thiện Kế Toán Tài Sản Cố Định Tại Công Ty TNHH Thương Mại Sơn Hà
• Loại tài liệu: Đồ Án Tốt Nghiệp
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Hà Nội

• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI SƠN HÀ
• 1.1. Đặc điểm tài sản cố định hữu hình tại Công ty TNHH Thương mại Sơn Hà
• 1.2. Phân loại tài sản cố định hữu hình tại Công ty TNHH Thương mại Sơn Hà
• 1.3. Tình hình tăng, giảm tài sản cố định hữu hình tại Công ty TNHH Thương mại Sơn Hà
• 1.3.1. Trường hợp tăng tài sản cố định hữu hình
• 1.3.2. Trường hợp giảm tài sản cố định hữu hình
• 1.4. Tổ chức quản lý tài sản cố định hữu hình trong Công ty TNHH Thương mại Sơn Hà
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI SƠN HÀ
• 2.1. Kế toán chi tiết tài sản cố định hữu hình tại Công ty TNHH Thương mại Sơn Hà
• 2.2. Kế toán tổng hợp tài sản cố định hữu hình tại Công ty TNHH Thương mại Sơn Hà
• 2.2.1. Kế toán tổng hợp tăng, giảm tài sản cố định hữu hình
• 2.2.2. Kế toán tổng hợp khấu hao tài sản cố định hữu hình
• 2.2.3. Kế toán tổng hợp sửa chữa tài sản cố định hữu hình
• 3. CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI SƠN HÀ
• 3.1. Đánh giá về thực trạng kế toán tài sản cố định hữu hình tại Công ty TNHH Thương mại Sơn Hà
• 3.2. Vấn đề kế toán tài sản cố định hữu hình tại Công ty TNHH Thương mại Sơn Hà
• 3.3. Giải pháp hoàn thiện kế toán tài sản cố định hữu hình tại Công ty TNHH Thương mại Sơn Hà
• 3.4. Về công tác quản lý tài sản cố định hữu hình
• KẾT LUẬN
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

I. Vai trò của việc hoàn thiện kế toán tài sản cố định

Trong bối cảnh kinh tế hiện đại, việc quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản cố định (TSCĐ) là yếu tố sống còn quyết định năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Đối với một công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại và xây lắp như Công ty TNHH Thương mại Sơn Hà, TSCĐ không chỉ là tư liệu lao động chính mà còn chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng tài sản. Do đó, hoàn thiện kế toán tài sản cố định không đơn thuần là nghiệp vụ ghi chép, mà là một công cụ quản trị chiến lược. Một hệ thống kế toán TSCĐ được tổ chức khoa học sẽ đảm bảo phản ánh chính xác nguyên giá tài sản cố định, tình hình hao mòn, và giá trị còn lại. Điều này cung cấp thông tin minh bạch cho ban lãnh đạo để đưa ra các quyết định đầu tư, sửa chữa, hay thanh lý tài sản cố định một cách kịp thời và hiệu quả. Việc tuân thủ các quy định hiện hành như Thông tư 45/2013/TT-BTC và Thông tư 200/2014/TT-BTC không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn tối ưu hóa chi phí thông qua việc trích khấu hao tài sản cố định hợp lý. Bài viết này sẽ đi sâu phân tích thực trạng và đề xuất các giải pháp khả thi nhằm nâng cao hiệu quả quản lý TSCĐ tại Công ty Sơn Hà.

1.1. Cơ sở lý luận về quản lý và hạch toán TSCĐ

Cơ sở lý luận của kế toán tài sản cố định được xây dựng trên các chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS 03) và các văn bản pháp quy liên quan. Theo đó, một tài sản được ghi nhận là TSCĐ hữu hình khi thỏa mãn đồng thời các tiêu chuẩn: chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó; nguyên giá tài sản cố định phải được xác định một cách đáng tin cậy; và có thời gian sử dụng ước tính trên một năm. Công tác hạch toán bao gồm các quy trình từ ghi nhận ban đầu, theo dõi tăng giảm, tính khấu hao, đến khi thanh lý. Việc lựa chọn phương pháp khấu hao (đường thẳng, số dư giảm dần,...) và xây dựng một quy chế quản lý tài sản cố định chặt chẽ là nền tảng để đảm bảo thông tin kế toán trung thực, hợp lý và có thể so sánh được.

1.2. Tổng quan về Công ty TNHH Thương mại Sơn Hà

Công ty TNHH Thương mại Sơn Hà là một đơn vị hạch toán độc lập, hoạt động chính trong lĩnh vực xây lắp các công trình dân dụng và giao thông. Với đặc thù ngành nghề, công ty sở hữu một lượng lớn TSCĐ đa dạng, chủ yếu là máy móc thiết bị thi công, phương tiện vận tải, nhà cửa và vật kiến trúc. Việc quản lý TSCĐ phân tán tại nhiều công trình gây ra không ít khó khăn. Do đó, nhu cầu hoàn thiện kế toán tài sản cố định để kiểm soát chặt chẽ, tối ưu hóa việc sử dụng và thu hồi vốn đầu tư là một nhiệm vụ cấp thiết, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty.

II. Hướng dẫn đánh giá thực trạng kế toán TSCĐ tại Sơn Hà

Để đề xuất giải pháp phù hợp, việc đầu tiên là phải đánh giá một cách toàn diện thực trạng kế toán tài sản cố định tại Công ty Sơn Hà. Quá trình này không chỉ nhìn vào những con số trên sổ sách kế toán TSCĐ mà còn xem xét toàn bộ quy trình vận hành, từ khâu lập kế hoạch mua sắm, quản lý sử dụng, đến khi thanh lý. Dựa trên tài liệu nghiên cứu, công tác kế toán TSCĐ tại công ty đã đạt được nhiều ưu điểm đáng ghi nhận như việc tuân thủ chế độ kế toán, áp dụng phần mềm để giảm tải công việc và có quy trình luân chuyển chứng từ tương đối bài bản. Tuy nhiên, bên cạnh những mặt tích cực, vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần được khắc phục. Các hạn chế này tập trung chủ yếu vào phương pháp tính khấu hao chưa linh hoạt, công tác quản lý trách nhiệm chưa triệt để và hệ thống báo cáo quản trị chưa thực sự phát huy vai trò hỗ trợ ra quyết định. Việc nhận diện rõ ràng các điểm mạnh và điểm yếu này là chìa khóa để xây dựng các giải pháp mang tính thực tiễn và hiệu quả.

2.1. Ưu điểm trong công tác quản lý và hạch toán TSCĐ

Công ty Sơn Hà đã triển khai công tác quản lý TSCĐ khá chặt chẽ. Trách nhiệm của các bộ phận trong việc đề xuất mua sắm, sửa chữa, thanh lý tài sản cố định được quy định rõ ràng. Việc mã hóa TSCĐ theo quy ước giúp thuận tiện cho việc theo dõi và kiểm kê tài sản cố định. Về mặt hạch toán, công ty vận dụng linh hoạt hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, phản ánh kịp thời các nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ. Việc áp dụng phần mềm kế toán Misa đã giúp tự động hóa nhiều khâu, giảm thiểu sai sót và đảm bảo số liệu được ghi nhận vào sổ Nhật ký chung một cách chính xác.

2.2. Hạn chế còn tồn tại trong quy trình kế toán TSCĐ

Hạn chế lớn nhất là việc công ty chỉ áp dụng duy nhất phương pháp khấu hao tài sản cố định theo đường thẳng cho tất cả các loại tài sản. Phương pháp này tuy đơn giản nhưng không phản ánh chính xác mức độ hao mòn thực tế, đặc biệt với các máy móc thi công có cường độ sử dụng cao trong giai đoạn đầu. Bên cạnh đó, dù có phân cấp quản lý, việc xử phạt các sai phạm trong sử dụng, bảo quản tài sản chưa triệt để. Công tác luân chuyển chứng từ từ các công trình xa về phòng kế toán còn chậm trễ, đôi khi thất lạc, gây khó khăn cho việc hạch toán kịp thời. Cuối cùng, hệ thống báo cáo chủ yếu phục vụ mục đích kế toán tài chính, chưa có các báo cáo phân tích hiệu quả sử dụng TSCĐ chuyên sâu cho ban lãnh đạo.

III. Giải pháp tối ưu hóa quy chế quản lý tài sản cố định

Để khắc phục những hạn chế trong công tác quản lý, việc xây dựng và hoàn thiện một quy chế quản lý tài sản cố định chi tiết, mang tính thực thi cao là giải pháp nền tảng. Quy chế này cần được xem như một cẩm nang vận hành, quy định rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn của từng cá nhân, bộ phận trong suốt vòng đời của một tài sản. Từ việc lập kế hoạch đầu tư, tổ chức nghiệm thu, bàn giao, bảo dưỡng định kỳ cho đến quy trình kiểm kê tài sản cố định và thanh lý. Một quy chế chặt chẽ sẽ giúp nâng cao hiệu quả quản lý TSCĐ bằng cách giảm thiểu thất thoát, lãng phí và đảm bảo tài sản được khai thác tối đa công suất. Song song đó, việc cải tiến quy trình luân chuyển chứng từ và sổ sách kế toán TSCĐ cũng đóng vai trò quan trọng, đảm bảo dòng thông tin giữa các bộ phận được thông suốt, chính xác và kịp thời, làm cơ sở vững chắc cho mọi quyết định quản trị.

3.1. Xây dựng quy chế quản lý TSCĐ rõ ràng chi tiết

Công ty cần ban hành một văn bản quy chế chính thức. Trong đó, cần quy định cụ thể: (1) Thẩm quyền phê duyệt các quyết định mua sắm, sửa chữa, thanh lý TSCĐ theo từng mức giá trị. (2) Trách nhiệm vật chất của cá nhân, bộ phận được giao trực tiếp sử dụng tài sản. (3) Quy trình và tần suất kiểm kê tài sản cố định định kỳ và đột xuất. (4) Chế tài xử lý cụ thể đối với các trường hợp làm mất mát, hư hỏng tài sản do lỗi chủ quan. Việc này giúp nâng cao ý thức trách nhiệm và đảm bảo tài sản của công ty được bảo vệ tốt hơn.

3.2. Cải tiến quy trình luân chuyển chứng từ và sổ sách

Để giải quyết vấn đề chậm trễ chứng từ, công ty nên áp dụng quy trình báo cáo và gửi chứng từ điện tử (bản scan) ngay khi nghiệp vụ phát sinh, bản gốc sẽ được chuyển về sau. Cần quy định thời hạn cụ thể cho việc nộp chứng từ gốc về phòng kế toán. Đồng thời, nên mở thêm sổ sách kế toán TSCĐ chi tiết theo từng bộ phận, đội thi công. Sổ này không chỉ giúp phòng kế toán dễ dàng đối chiếu mà còn giúp trưởng bộ phận trực tiếp theo dõi và quản lý tài sản thuộc phạm vi của mình, gắn trách nhiệm quản lý một cách hiệu quả.

IV. Tối ưu phương pháp hạch toán và khấu hao tài sản cố định

Một trong những giải pháp hoàn thiện kế toán TSCĐ mang lại hiệu quả tức thì là việc tối ưu hóa phương pháp hạch toán, đặc biệt là cách tính khấu hao. Việc chỉ áp dụng phương pháp đường thẳng có thể không phản ánh đúng thực tế tiêu hao giá trị của tài sản, dẫn đến chi phí phân bổ không hợp lý và làm sai lệch kết quả kinh doanh từng kỳ. Do đó, công ty cần xem xét áp dụng đa dạng các phương pháp khấu hao tài sản cố định cho từng nhóm tài sản khác nhau, dựa trên tính chất và cường độ sử dụng. Hơn nữa, việc đầu tư và ứng dụng một phần mềm quản lý tài sản cố định chuyên dụng sẽ là một bước đột phá. Phần mềm này không chỉ tự động hóa việc tính toán phức tạp mà còn cung cấp một cơ sở dữ liệu tập trung, giúp theo dõi lịch sử sửa chữa, bảo dưỡng và lập kế hoạch thay thế tài sản một cách khoa học, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý TSCĐ toàn diện.

4.1. Lựa chọn phương pháp khấu hao tài sản cố định phù hợp

Công ty nên phân loại TSCĐ để áp dụng phương pháp khấu hao thích hợp. Cụ thể: (1) Tiếp tục áp dụng phương pháp đường thẳng cho các tài sản như nhà cửa, vật kiến trúc, phương tiện vận tải hành chính có mức độ hao mòn ổn định. (2) Áp dụng phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh đối với các loại máy móc, thiết bị thi công mới, hiện đại có hiệu suất cao trong những năm đầu. Cách làm này giúp thu hồi vốn đầu tư nhanh hơn và phản ánh chi phí hợp lý hơn theo mức độ khai thác tài sản, tuân thủ đúng theo quy định của Thông tư 45/2013/TT-BTC.

4.2. Ứng dụng phần mềm quản lý tài sản cố định hiệu quả

Thay vì chỉ dựa vào các tính năng cơ bản của phần mềm kế toán Misa, công ty nên xem xét đầu tư một phần mềm quản lý tài sản cố định chuyên biệt. Phần mềm này cần có các chức năng như: quản lý thông tin chi tiết của từng TSCĐ (lý lịch, thông số kỹ thuật, phụ tùng), tự động tính khấu hao theo nhiều phương pháp, theo dõi chi phí sửa chữa, bảo dưỡng, cảnh báo khi đến kỳ kiểm kê hoặc bảo trì, và tạo ra các báo cáo quản trị đa chiều. Việc này sẽ số hóa toàn bộ công tác quản lý, giảm thiểu sai sót thủ công và cung cấp dữ liệu tức thời cho việc ra quyết định.

V. Minh họa ứng dụng giải pháp kế toán tài sản cố định

Lý thuyết và giải pháp sẽ trở nên thuyết phục hơn khi được minh họa bằng các ứng dụng thực tiễn. Việc áp dụng các giải pháp đã đề xuất vào quy trình hạch toán tăng giảm TSCĐ và báo cáo tại Công ty Sơn Hà sẽ cho thấy sự khác biệt rõ rệt. Chẳng hạn, khi mua mới một tài sản, quy trình sẽ được số hóa và kiểm soát chặt chẽ hơn. Khi thanh lý tài sản cố định, quyết định sẽ dựa trên dữ liệu phân tích chi phí và hiệu quả thay vì chỉ dựa trên cảm tính. Quan trọng nhất, hệ thống báo cáo quản trị được xây dựng sẽ cung cấp một bức tranh toàn cảnh về hiệu suất hoạt động của từng tài sản. Các chỉ số như tỷ suất sinh lời trên TSCĐ, hiệu suất sử dụng theo thời gian, chi phí sửa chữa trên nguyên giá sẽ được theo dõi định kỳ. Những dữ liệu này là đầu vào vô giá, giúp ban lãnh đạo điều chỉnh chiến lược đầu tư và nâng cao hiệu quả quản lý TSCĐ một cách bền vững.

5.1. Quy trình hạch toán tăng TSCĐ tối ưu Mua mới

Lấy ví dụ việc mua xe Toyota Innova. Theo quy trình mới, ngay khi quyết định mua được duyệt, yêu cầu sẽ được tạo trên phần mềm quản lý tài sản cố định. Khi nhận xe và chứng từ (hóa đơn, biên bản giao nhận), kế toán sẽ scan và đính kèm vào hệ thống, đồng thời hạch toán ghi tăng nguyên giá tài sản cố định. Phần mềm sẽ tự động gán mã tài sản, bắt đầu tính khấu hao theo phương pháp đã được thiết lập trước và lên lịch bảo dưỡng định kỳ. Quy trình này đảm bảo không có sự chậm trễ hay thất lạc chứng từ, và tài sản được đưa vào quản lý ngay lập tức.

5.2. Quy trình hạch toán giảm TSCĐ hiệu quả Thanh lý

Đối với việc thanh lý xe UAZ, thay vì chỉ dựa vào hiện trạng hỏng hóc, hệ thống sẽ cung cấp báo cáo về tổng chi phí sửa chữa đã phát sinh, so sánh với hiệu quả làm việc. Hội đồng thanh lý sẽ dựa trên dữ liệu này để đưa ra quyết định. Khi quyết định thanh lý được duyệt, kế toán thực hiện các bút toán ghi giảm TSCĐ và giá trị hao mòn lũy kế trên phần mềm. Mọi chứng từ liên quan như biên bản thanh lý, phiếu thu sẽ được lưu trữ điện tử, giúp việc tra cứu và quyết toán sau này trở nên dễ dàng, minh bạch.

VI. Định hướng tương lai cho kế toán tài sản cố định Sơn Hà

Việc hoàn thiện kế toán tài sản cố định không phải là một dự án một lần mà là một quá trình cải tiến liên tục. Sau khi đã triển khai các giải pháp về quy chế, phương pháp hạch toán và công nghệ, định hướng tương lai cho Công ty Sơn Hà là biến bộ phận kế toán TSCĐ từ vai trò ghi chép đơn thuần thành một bộ phận phân tích và tư vấn chiến lược cho ban lãnh đạo. Dữ liệu về TSCĐ cần được tích hợp với các dữ liệu kinh doanh khác để xây dựng các mô hình phân tích hiệu quả đầu tư, dự báo nhu cầu thay thế thiết bị và tối ưu hóa chi phí vòng đời tài sản. Việc đào tạo nâng cao năng lực cho đội ngũ kế toán, giúp họ không chỉ am hiểu nghiệp vụ mà còn có kỹ năng phân tích dữ liệu, là yếu tố then chốt để hiện thực hóa định hướng này. Một hệ thống kế toán TSCĐ hiện đại và thông minh sẽ là lợi thế cạnh tranh quan trọng, giúp công ty phát triển bền vững trong tương lai.

6.1. Tóm tắt các giải pháp và lợi ích cốt lõi mang lại

Tựu trung lại, các giải pháp hoàn thiện kế toán TSCĐ bao gồm: (1) Ban hành quy chế quản lý tài sản cố định chặt chẽ; (2) Áp dụng linh hoạt các phương pháp khấu hao tài sản cố định; (3) Đầu tư phần mềm quản lý tài sản cố định chuyên dụng. Các giải pháp này sẽ mang lại lợi ích kép: Về mặt quản trị, giúp nâng cao trách nhiệm, giảm thất thoát và ra quyết định đầu tư chính xác hơn. Về mặt tài chính, giúp phản ánh chi phí hợp lý, tối ưu hóa thuế và tăng cường hiệu quả sử dụng vốn.

6.2. Lộ trình triển khai và các kiến nghị dài hạn

Công ty nên xây dựng một lộ trình triển khai theo từng giai đoạn. Giai đoạn 1: Soạn thảo và ban hành quy chế quản lý mới (3 tháng). Giai đoạn 2: Lựa chọn và triển khai phần mềm quản lý, đồng thời đào tạo nhân sự (6 tháng). Giai đoạn 3: Đưa hệ thống vào vận hành và bắt đầu xây dựng các báo cáo quản trị chuyên sâu. Về dài hạn, công ty cần định kỳ xem xét, đánh giá lại tài sản cố định quan trọng để đảm bảo giá trị sổ sách phản ánh đúng giá trị thị trường, phục vụ tốt hơn cho các quyết định chiến lược và quản trị doanh nghiệp.