CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ KẾ TOÁN PHẢI TRẢ NHÀ CUNG CẤP TẠI DOANH NGHIỆP 1. Một số lý luận cơ bản về kế toán phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp Đối với một doanh nghiệp, khoản phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp thường phát sinh nhiều nhất, chiếm tỷ trọng cao nhất và cũng chứa đựng nhiều rủi ro nhất trong tổng số các khoản phải thu, phải trả của doanh nghiệp. Vì vậy, khi quyết định về một hợp đồng kinh tế, doanh nghiệp cần phải xem xét kỹ khả năng tài chính của khách hàng cũng như bản thân công ty để tránh những rủi ro phát sinh. Ngoài ra, khoản phải thu khách hàng, phải trả người bán gắn liền với quá trình mua, bán hàng nên nếu doanh nghiệp có được một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu về quá trình mua bán hàng chắc chắn sẽ giảm thiểu những rủi ro có thể phát sinh.
Khái niệm phải thu khách hàng Khoản phải thu khách hàng phát sinh khi doanh nghiệp đã cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa được khách hàng thanh toán bằng tiền. Xét về mặt bản chất, đây là tài sản của doanh nghiệp, vì vậy, doanh nghiệp cần phải kiểm soát chặt chẽ và có biện pháp để thu hồi kịp thời. Nguyên tắc hạch toán: - Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu, theo từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết phải thu ngắn hạn, phải thu dài hạn và ghi chép theo từng lần thanh toán. - Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư.
- Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (Tiền mặt, séc hoặc đã thu qua Ngân hàng). - Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng thời hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được. SVTH: Nguyễn Việt Hoa 5 Lớp: K20CLCI Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Diệu Linh - Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo sự thỏa thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao. Khái niệm khoản phải trả nhà cung cấp Phải trả cho người bán hay còn gọi là các khoản nợ thương mại là những khoản nợ ngắn hạn mà doanh nghiệp phải trả cho nhà cung cấp theo các hợp đồng đã ký kết.
Đây là những khoản nợ phát sinh từ các giao dịch mua bán vật tư, hàng hóa, dịch vụ hay hợp đồng xây dựng do chưa đến hạn thanh toán và còn trong thời hạn thanh toán theo hợp đồng. Nguyên tắc hạch toán: - Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ, hoặc cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ trả tiền ngay (bằng tiền mặt, tiền séc hoặc đã trả qua Ngân hàng).
- Những vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán. - Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp ngoài hóa đơn mua hàng. Các phương thức thanh toán Thanh toán là quan hệ kinh doanh xảy ra khi một doanh nghiệp phát sinh các khoản phải thu, phải trả, các khoản vay với khách hàng của mình trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Quan hệ thanh toán có ba hình thức chủ yếu: thanh toán trực tiếp, thanh toán qua trung gian và bù trừ công nợ.
SVTH: Nguyễn Việt Hoa 6 Lớp: K20CLCI Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Diệu Linh - Thanh toán trực tiếp: Sau khi nhận được hàng mua, doanh nghiệp thương mại thanh toán ngay tiền cho người bán, có thể bằng tiền mặt, bằng tiền cán bộ tạm ứng, bằng chuyển khoản, có thể thanh toán bằng hàng (hàng đổi hàng)… - Thanh toán qua trung gian: đây là hình thức thanh toán mà người mua và người bán không thanh toán trực tiếp với nhau mà có người thứ ba (ngân hàng hay tổ chức tài chính khác) đứng ra làm trung gian thanh toán cho các khoản nợ phát sinh đó thông qua Ủy nhiệm chi, Ủy nhiệm thu, Séc hay thư tín dụng. - Bù trừ công nợ: giao dịch mua bán và cung cấp hàng hóa giữa hai đơn vị, khi đó các đối tượng sẽ vừa là người mua đồng thời cũng là người bán. Khi phát sinh giao dịch, giữa hai đơn vị phải lập biên bản bù trừ công nợ để cấn nợ cho nhau. Nội dung kế toán các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến ngoại tệ a.
Tỷ giá và quy định sử dụng tỷ giá trong kế toán Tỷ giá hối đoái được hiểu là giá của một đơn vị ngoại tệ tính theo đồng nội tệ. Đây chính là giá của ngoại tệ trên thị trường và được xác định dựa trên quan hệ cung cầu về ngoại tệ. Quy định sử dụng tỷ giá trong kế toán: Khi doanh nghiệp thực hiện giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ra một đơn vị tiền tệ thống nhất mà đơn vị mình sử dụng (USD). Việc quy đổi phải căn cứ vào tỷ giá của nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố để ghi sổ.
Trong kế toán sử dụng 3 loại tỷ giá: tỷ giá giao dịch, tỷ giá xuất và tỷ giá ghi nhận nợ. Tỷ giá giao dịch hay còn gọi là tỷ giá thực tế (là tỷ giá do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh), tỷ giá này được sử dụng khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế liên quan tới doanh thu, chi phí, hàng tồn kho, TSCĐ, khi tăng tiền mặt, tiền gửi, hoặc ghi tăng công nợ là ngoại tệ. Tỷ giá xuất là tỷ giá ghi trên sổ kế toán trước thời điểm thanh toán, tỷ giá này được sử dụng đối với các trường hợp giảm vốn bằng tiền là ngoại tệ và được tính theo phương pháp bình quân, FIFO hoặc đích danh. Cuối năm tài chính, kế toán phải tiến hành đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch bình quân do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm đó.
SVTH: Nguyễn Việt Hoa 7 Lớp: K20CLCI Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Diệu Linh b. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán có liên quan đến ngoại tệ Kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán có liên quan đến ngoại tệ thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1. Sơ đồ kế toán thanh toán với người mua bằng ngoại tệ phát sinh trong giai đoạn hoạt động SXKD ( trong năm tài chính) Sơ đồ 1.Sơ đồ kế toán thanh toán với người bán bằng ngoại tệ phát sinh trong giai đoạn SXKD (trong năm tài chính) SVTH: Nguyễn Việt Hoa 8 Lớp: K20CLCI Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Diệu Linh Sơ đồ 1. Kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm báo cáo (Nguồn: Dựa trên thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính.) Các doanh nghiệp có nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải được thực hiện ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính theo một đơn vị tiền tệ thống nhất.
Ở thời điểm cuối năm tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (đơn vị tiền tệ khác với đơn vị tiền tệ chính thức được sử dụng trong kế toán) theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm cuối năm tài chính, có thể phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái (lãi hoặc lỗ). Doanh nghiệp phải chi tiết khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ của hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản của hoạt động kinh doanh. Đối với doanh nghiệp đầu tư XDCB, tỷ giá phát sinh trong năm và chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư ngoại tệ phát sinh trong kỳ (giai đoạn trước hoạt động) chênh lệch tỷ giá phát sinh trong năm và chênh lệch do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối năm được phản ánh vào Nợ hoặc Có TK 413 cho đến thời điểm hoàn thành đầu tư xây dựng, bàn giao công trình đưa vào sử dụng sẽ được kết chuyển ngay toàn bộ hoặc phân bổ dần vào Có TK 515 hoặc Nợ TK 635 trong thời gian tối đa không quá 5 năm. Vai trò của kế toán phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp Với lượng vốn chủ sở hữu có hạn, doanh nghiệp không thể nào chi trả tất cả các khoản phát sinh trong hoạt động kinh doanh, dẫn dến phải chiếm dụng vốn của SVTH: Nguyễn Việt Hoa 9 Lớp: K20CLCI Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Diệu Linh tổ chức khác làm phát sinh quan hệ thanh toán.
Trong tất cả các khoản phải thu của doanh nghiệp thì phải thu khách hàng chiếm vị trí quan trọng nhất. Số tiền thu được từ khách hàng là nguồn tiền chính để doanh nghiệp có thể chi trả các khoản nợ và tiếp tục hoạt động kinh doanh của mình.